Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
tä säilyttämisestä riippumatta siitä, ovatko kysymyksessä yksittäiset tiedot (esim. tietokannassa<br />
oleva data) vai asiakirjoiksi luettavat kokonaisuudet.<br />
2.2.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi<br />
<strong>Arkistot</strong>oimi ainutlaatuinen<br />
Asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat kumpikin melko uusia termejä Suomessa. Aikaisemmin puhuttiin<br />
arkistonhoidosta. <strong>Arkistot</strong>oimi tuli lainsäädäntöön vuonna 1981 arkistolain uusimisen yhteydessä.<br />
Myös nykyinen arkistolaki rakentuu tämän käsitteen varaan.<br />
<strong>Arkistot</strong>oimen käsite on kansainvälisesti tarkasteltuna varsin ainutlaatuinen, koska se sisältää elementtejä<br />
sekä asiakirjahallinnosta että perinteisestä arkistonhoidosta. <strong>Arkistot</strong>oimen tehtävät ja<br />
tavoitteet on määritelty arkistolain 7 §:ssä. Lain perusteluista ilmenee, että arkistotoimen tavoitteiden<br />
saavuttaminen edellyttää suunnittelua ja toimenpiteitä jo asiakirjojen aktiivivaiheen aikana.<br />
Asiakirjahallinto Yhdysvalloista<br />
Asiakirjahallinto (engl. records management) on lähtöisin Yhdysvalloista, jossa sitä on voimaperäisesti<br />
kehitetty 1940-luvulta lähtien. Asiakirjahallinnon synty liittyy asiakirjamäärien kasvuun ja<br />
amerikkalaiseen tehokkuusajatteluun. Teoreettisena taustana on asiakirjojen jako kahteen ryhmään<br />
records- ja archives-jaottelun pohjalta. Amerikkalainen asiakirjahallinto keskittyy nimenomaan<br />
ajankohtaisiin asiakirjoihin (records), kun taas historialliset asiakirjat (archives) ovat arkistonhoitajan<br />
aluetta.<br />
ICA:n arkistosanasto määrittelee asiakirjahallinnon seuraavasti:<br />
Asiakirjahallinto on osa yleishallintoa, ja se tavoittelee taloudellisuutta ja tehokkuutta asiakirjojen<br />
laatimisessa, säilyttämisessä, käytössä ja hävittämisessä koko niiden elinkaaren ajan.<br />
Määritelmässä puhutaan elinkaaresta (life-cycle), mutta on ilmeistä, että käsitteen ulkopuolelle on<br />
tässä rajattu pysyvä säilytys, joka kuuluu arkistonhoitajan tehtäväkenttään.<br />
Kansainvälinen asiakirjahallintoa koskeva ISO-standardi (15489) puolestaan määrittelee asiakirjahallinnon<br />
siten, että<br />
kysymyksessä on osa hallintoa ja että sen tehtävänä on asiakirjojen tuottamisen, vastaanottamisen,<br />
säilyttämisen, käytön ja hävittämisen tehokas ja systemaattinen kontrolli mukaan lukien prosessit,<br />
joilla saadaan talteen ja säilymään asiakirjallinen todistusvoimainen tieto asioiden hoitoon liittyvistä<br />
tapahtumista ja toimenpiteistä.<br />
Asiakirjahallinto ja arkistotoimi lähellä toisiaan<br />
Suomessa asiakirjahallintoa ja arkistotointa pidetään läheisesti toisiinsa liittyvinä ja osittain samansisältöisinä<br />
toimintoina. <strong>Arkistot</strong>oimi on määritelty laissa, asiakirjahallinnosta ei vastaavaa määritelmää<br />
ole. Asiakirjahallinto kuitenkin mainitaan arkistolaissa. Sen 7 §:ssä todetaan, että arkistotoimen<br />
vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.<br />
<strong>Arkistot</strong>oimessa on selvä asiakirjahallinnollinen ulottuvuus. <strong>Arkistot</strong>oimen tehtävät eivät rajoitu<br />
pelkästään ns. päätearkistoon, vaan arkistotoimi osallistuu asiakirjojen käsittelyn ohjaamiseen niiden<br />
koko elinkaaren ajan.<br />
19
Change language