Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
8. ARKISTOT JA YHTEISKUNTA<br />
8.1 <strong>Arkistot</strong>, hallinto ja kansalaiset<br />
Merkitys ja näkökulma vaihtelevat<br />
Arkistojen ominaispiirteisiin kuuluu, että niiden merkitys on monitahoinen näkökulmasta ja käyttäjäkunnasta<br />
riippuen. Asiakirjat ja arkistot ovat hallinnossa operatiivisia työkaluja. Toimivaltaisen<br />
viranomaisen asianmukaisia muotoja noudattavalla asiakirjalla (esim. päätöksellä) on usein erityisiä<br />
oikeusvaikutuksia: päätöksen kohde oikeutetaan tai velvoitetaan johonkin tai hän saa jonkin etuuden.<br />
Joissain asiakirjoissa oikeudellinen näkökulma ei ole yhtä keskeinen. Erilaisissa raporteissa,<br />
vuosikertomuksissa, tiedotusmateriaalissa yms. tietosisällön merkitys on korostuneempi.<br />
Osa asiakirjoista menettää merkityksensä pian sen jälkeen, kun asia, johon ne liittyvät on tavalla<br />
tai toisella käsitelty loppuun tai kun asiakirjat on vain todettu tiedoksi saapuneiksi. Jotkut asiakirjat<br />
ovat sisäisen tai ulkoisen tietopalvelun tarpeiden tai oikeudellisten syiden vuoksi tarpeellisia jonkin<br />
aikaa, esim. 5–10 vuotta. Yleensä vain pieni osa asiakirjoista on juridisista tai tutkimuksellisista<br />
syistä merkityksellisiä vuosikymmeniä (esim. palkkatiedot 50 vuotta) tai pysyvästi.<br />
Asiakirjan käsite hämärtynyt<br />
Tietotekniikka on hämärtänyt asiakirjan käsitettä. Viranomainen ei välttämättä miellä sähköisessä<br />
muodossa olevaa tietoa asiakirjalliseksi tiedoksi, joka tulee sisällyttää arkistonmuodostussuunnitelmaan<br />
ja jonka käsittelyssä on otettava huomioon arkistotoimen vaatimukset. Tietotekniikan<br />
mahdollistama verkottuminen voi niin ikään olla ongelmallista arkistonmuodostuksen ja aineiston<br />
säilytysvastuun näkökulmasta. Aina ei ole selvää, minkä viranomaisen arkistoon usean viranomaisen<br />
yhteiskäytössä oleva tietokanta ja siinä olevat tiedot kuuluvat.<br />
Lainsäädäntö edellyttää<br />
Arkistojen ja arkistotoimen asema on vahvistettu lainsäädännössä. Arkistolain ohella laki viranomaisten<br />
toiminnan julkisuudesta on tässä yhteydessä tärkeä. Se painottaa asiakirjahallinnon merkitystä<br />
julkisuusperiaatteen, tietosuojan ja hyvän tiedonhallintatavan toteuttamisessa.<br />
Lainsäädännön velvoitteista huolimatta viranomaiset eivät aina panosta arkistotoimeensa riittävästi.<br />
Viranomaisia kiinnostaa ennen muuta akuuttien tietotarpeiden tyydyttäminen ja keskeisimpien<br />
oikeudellisten intressien turvaaminen. Aineisto, jota tarvitaan suhteellisen harvoin tai aineisto,<br />
jonka säilytys perustuu lähinnä tutkimuksen tarpeisiin, nähdään helposti vain kustannuksia aiheuttavana<br />
painolastina. Mikäli tähän liittyy vielä käsitys tietotekniikan kyvystä ratkaista kaikki asiakirjahallinnon<br />
ongelmat ja yleinen resurssien niukkuus, voi olla melko varma, että arkistotoimen<br />
asema organisaatiossa on heikko. Arkistonhoitajan (tai vastaavan) on tällöin pyrittävä osoittamaan<br />
suunnitelmallisen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hyödyt niin kustannusten, toiminnan ja tietopalvelun<br />
kuin intressien turvaamisenkin kannalta.<br />
Näkyvyys heikko<br />
Arkistojen yhteiskunnallinen näkyvyys on melko heikko. Ns. suuren yleisön käsitys viranomaisten<br />
arkistoista sekä arkistolaitoksesta ja muista arkistoinstituutioista on luultavasti varsin epämääräinen.<br />
Sama pätee epäilemättä myös suureen osaan päättäjistä. Kirjastot ja museot ovat arkistoja<br />
tunnetumpia. Niiden markkinointi on ehkä tehokkaampaa ja ne (varsinkin kirjastot) mielletään<br />
arkistoja paremmin tietoyhteiskuntakehitykseen kuuluviksi, mutta asiaan vaikuttaa myös näiden<br />
189
Change language