Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
Asiakirja ja arkisto<br />
Asiakirjan tärkein tuntomerkki<br />
on sen kiinteä yhteys arkistonmuodostajan<br />
toimintaan ja tehtäviin.<br />
Suomalaisen arkistokäsityksen<br />
mukaan kaikki arkistonmuodostajan<br />
toiminnan yhteydessä syntyneet<br />
asiakirjat ja muut vastaavat<br />
tietoaineistot kuuluvat sen<br />
arkistoon riippumatta aineiston<br />
iästä tai säilytysarvosta.<br />
Onko asiakirja osa arkistoa välittömästi sen jälkeen, kun se on<br />
saapunut tai laadittu Perinteinen näkemys esim. Ruotsissa on<br />
ollut se, että arkistoon liittäminen tapahtuu sen jälkeen, kun<br />
asia, johon asiakirja liittyy, on tavalla tai toisella loppuun<br />
käsitelty. Tietotekniikka on tuonut asiaan uuden näkökulman.<br />
Onko asiankäsittelyjärjestelmässä oleva asiakirja osa arkistoa<br />
vasta sitten, kun asia, johon se liittyy, on käsitelty loppuun<br />
Suurta käytännön merkitystä tällä rajanvedolla ei ole, koska<br />
asiakirja joka tapauksessa kuuluu arkistotoimen piiriin heti,<br />
kun se on saapunut tai laadittu tai jopa sitä ennen. Tätä<br />
osoittavat mm. kirjaamiselle (rekisteröinnille) ja pysyvästi<br />
säilytettävien asiakirjojen laatimismenetelmille ja -materiaaleille<br />
asetettavat vaatimukset.<br />
Mikä on asiakirja tietojärjestelmässä<br />
Tietotekniikan kehitys on mutkistanut asiakirjan käsitettä. Tämä on pyritty ottamaan huomioon<br />
arkistolain määritelmässä, mutta kyseinen määritelmä pysyttelee varsin yleisellä tasolla. Se ei anna<br />
suoraa vastausta esimerkiksi siihen, mikä tieto tai tietojen kokonaisuus muodostaa asiakirjan tietokannassa.<br />
Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta oleva asiakirjan määritelmä täsmentää arkistolain<br />
vastaavaa:<br />
Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä<br />
vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa<br />
viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden<br />
taikka muiden apuvälineiden avulla.<br />
Erikseen laissa määritellään vielä viranomaisen asiakirja. Kyseisessä määritelmässä tulee esiin asiakirjan<br />
yhteys toimintaan.<br />
Julkisuuslaissa asiakirjan kriteerinä mainitaan sähköisten aineistojen osalta se, että tietokoneen<br />
<strong>muisti</strong>ssa olevat merkinnät muodostavat viestin, joka koskee tiettyä kohdetta tai asiaa. Kriteeri ei<br />
liity tietojen tallennustapaan. Yhdelle atk-levykkeelle talletetut merkinnät eivät välttämättä ole<br />
laissa tarkoitettu asiakirja. Toisaalta samaan viestiin (asiakirjaan) kuuluvia merkintöjä voi olla useammallakin<br />
levykkeellä. Kysymys on merkintöjen välisestä loogisesta yhteydestä.<br />
Määritelmää tarkasteltaessa on huomattava, että se liittyy nimenomaan julkisuuslain tarkoituksen<br />
toteuttamiseen: on tiedettävä, mitä aineistoa lain tarkoittama tiedonsaantioikeus koskee. Määritelmä<br />
kuitenkin auttaa jäsentämään asiakirjan (erityisesti sähköisen asiakirjan) käsitettä myös arkistotoimen<br />
näkökulmasta.<br />
Julkisuuslain määritelmästä huolimatta kysymykseen siitä, mikä on asiakirja tietojärjestelmässä, ei<br />
aina ole helppo antaa täsmällistä vastausta. Käytännössä on kuitenkin selvää, että kaikki tieto,<br />
mikä sisältyy viranomaisen tehtävien hoidossa käytettyyn tietojärjestelmään, on luonteeltaan asiakirjallista<br />
tietoa, jota tulee käsitellä arkistolain edellyttämällä tavalla. Juridiselta kannalta kyseisten<br />
tietojen asiakirjallisuus ilmenee mm. siinä, että arkistolaitoksella on oikeus päättää niiden pysyväs-<br />
18
Change language