Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
7. ARKISTOINSTITUUTIOT
7.1 Arkistolaitos
7.1.1 Erilaisia tapoja järjestää arkistolaitos
Käsitteellä arkistolaitos voidaan ensinnäkin viitata maan koko arkistojärjestelmään, ts. siihen,
miten ja missä arkistoja muodostuu, ketkä ovat niistä vastuussa, miten arkistojen käyttö on järjestetty,
mitä lainsäädäntöä ja organisatorisia rakenteita arkistoihin liittyy jne. Toisaalta arkistolaitos
voidaan käsittää suppeammassa mielessä Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen muodostamaksi
kokonaisuudeksi. Arkistolainsäädäntö määrittelee arkistolaitoksen viimeksi mainitulla tavalla.
Suurimmassa osassa maailman maita on jonkinlainen arkistolaitos, ja näillä arkistolaitoksilla on
tiettyjä yhteisiä ja toisaalta erottavia piirteitä. Nykyaikaisten arkistolaitosten kantaäitinä voidaan
pitää vuonna 1790 perustettua Ranskan Kansallisarkistoa. Se kokosi suojiinsa asiakirjallista kulttuuriperintöä,
joka asetettiin vapaasti tutkijoiden käytettäväksi. Tämä on edelleen maailman eri
Kansallisarkistojen ja arkistolaitosten perustehtävä.
Arkistolaitoksessa säilytettävän aineiston julkisuus vaihtelee maittain. On tavallista, että asiakirjojen
julkiseksi tulo on kytketty siihen, milloin ne siirretään arkistolaitokseen. Jos asiakirjat siirretään
arkistoinstituutioon 63 esim. 30 vuoden kuluttua, ne tulevat julkisiksi siirtoajankohdasta lukien.
Suomessa tällaista kytkentää ei ole, vaan viranomaisten asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia jo
ollessaan arkistonmuodostajan hallussa. Kansainvälinen tilanne on alkanut lähentyä Suomen käytäntöä,
kun eri maissa on alettu uudistaa julkisuuslainsäädäntöä vapaampaan suuntaan.
Se, missä määrin arkistolaitokset ohjaavat viranomaisia asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kysymyksissä,
vaihtelee niin ikään suuresti. Suomen arkistolaitos on tässä ohjauksessa aktiivinen, mitä
myös lainsäädäntö edellyttää. Saksan liittotasavallan Bundesarchiv ja Ranskan arkistolaitos puolestaan
edustavat toista, perinteisempää suuntausta, jossa asiakirjahallinto ei ole niin keskeistä. Tämä
johtuu kyseisten maiden lainsäädännöstä ja hallintotraditioon liittyvistä seikoista. Tosin viime
vuosien ja vuosikymmenten kehitys, erityisesti asiakirjamäärien kasvu ja sähköisten asiakirjojen
problematiikka, on vaikuttanut siihen, että arkistolaitokset eri maissa ovat aikaisempaa enemmän
alkaneet suuntautua hallintoon päin. Jos viranomaiset jätetään “oman onnensa nojaan” asiakirjahallinnon
ja arkistotoimen kysymyksissä, asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys vaarantuu.
Eräs arkistolaitosten kenttätyön muoto, joka tosin pitkällä aikavälillä palvelee nimenomaan tutkimusta,
on asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta. Kutakuinkin kaikilla arkistolaitoksilla on jonkinlainen
rooli arvonmäärityksessä joko niin, että arkistolaitos määrittelee kaikkien viranomaisasiakirjojen
säilytysajat tai niin, että toimivalta on rajattu sen määrittelemiseen, mitkä asiakirjat ovat
pysyvästi säilytettäviä.
Arkistolaitoksilla on usein keskusvirasto (Kansallisarkisto), jonka alaisuudessa toimii alueellisia
laitoksia (maakunta-arkistoja tai vastaavia). Pohjoismaat Islantia lukuun ottamatta ovat tästä hyviä
esimerkkejä (Islannissa ei ole maakunta-arkistoja). Myös Ranska edustaa omalla tavallaan kyseistä
63 Tässä kirjassa arkistoinstituutiolla tarkoitetaan laitosta, jonka pääasiallinen tehtävä on säilyttää ja pitää käytettävissä
useita arkistoja (fondeja). Arkistoinstituutioita ovat esim. Kansallisarkisto ja Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto.
Arkistoinstituutioksi on tässä laskettu myös Suomen Elokuva-arkisto, joka säilyttää ja pitää käytettävissä tiettyä erityisaineistoa.
Kirjastoja ja museoita ei ole laskettu arkistoinstituutioiksi, vaikka ne usein säilyttävätkin arkistoja, koska
tämä tehtävä ei ole niiden pääasiallinen tehtävä. Tosin tässä kohtaa kysymys on makuasiasta. Esim. Helsingin yliopiston
kirjastoa voisi hyvin kutsua myös arkistoinstituutioksi, koska se on merkittävimpiä yksityisarkistoja säilyttäviä
laitoksia Suomessa.
170