Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

tietojärjestelmään tai tulostaminen paperille/mikrofilmille voi olla hankalaa ja suuria kustannuksia
vaativaa.
Arkistonmuodostussuunnitelmaa täydentää muu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistus,
jossa mm. määritellään kyseisen tehtäväalueen vastuut sekä kuvataan ja ohjeistetaan siihen kuuluvat
toiminnot ja vaatimukset (mm. rekisteröinti, luettelointi, seulonta, arkistotilat). Tällä tavoin
luodaan edellytykset julkisuuslain edellyttämälle hyvälle tiedonhallintatavalle.
Toimiva arkistonmuodostus edellyttää koulutusta. Organisaation työntekijöiden tulee ymmärtää,
mikä on arkistonmuodostussuunnitelman tarkoitus ja mitä suunnitelman soveltaminen edellyttää
yksittäiseltä työntekijältä.
Arkistonmuodostuksen asianmukainen toteutus edellyttää myös valvontaa. Minkään ohjeistuksen
vaikuttavuudesta ei voi olla varmuutta, mikäli ohjeiden toteutumista ei tavalla tai toisella valvota.
Arkistonmuodostussuunnitelma on pidettävä ajan tasalla. Tehtävissä ja toiminnoissa tapahtuvat
muutokset heijastuvat myös asiakirjoihin ja edellyttävät siten suunnitelman tarkistamista.
Arkistotoimen ja varsinkin asiakirjahallinnon painopiste on arkistonmuodostuksessa ja asiakirjojen
elinkaaren aktiivivaiheessa. Kuitenkin myös ns. päätearkistotehtävät ovat edelleen tärkeitä.
Niitä ovat aineiston järjestäminen, siistiminen, sijoittaminen arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin,
luettelointi sekä aineistoon liittyvä tietopalvelu. Päätearkistossa oleva aineisto (tai ainakin osa siitä)
on tutkimuksen tarpeisiin pysyvästi säilytettävää materiaalia. Arkistolaki edellyttää, että siitä huolehditaan
asianmukaisesti.
Asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvien vastuiden määrittely on tärkeää. Tapa, jolla vastuut
organisoidaan, riippuu paljolti organisaation koosta ja tehtävistä. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
suunnittelu ja ohjeistus tulee kuitenkin aina olla jonkun/joidenkin vastuulla. Tehtävien käytännön
toteutus ei voi olla pelkästään yhden henkilön varassa, koska asiakirjahallinto ja arkistotoimi
koskettavat organisaation kaikkia tai lähes kaikkia työntekijöitä. Tietyt tehtävät tosin voivat
kuulua vain yhdelle henkilölle (esim. päätearkistossa olevan aineiston luettelointi ja päätearkiston
tietopalvelu).
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät edellyttävät, että niitä hoitavat tuntevat arkistolain
ohella myös muun tarvittavan lainsäädännön. Siihen kuuluvat ainakin laki viranomaisten toiminnan
julkisuudesta, henkilötietolaki, hallintolaki, tekijänoikeuslaki ja (mikäli organisaatio tarjoaa
sähköisiä asiointipalveluja) laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Tämän lisäksi on
usein hallinnonalakohtaista lainsäädäntöä, joka tulee ottaa huomioon. Myös tietoturvaan liittyvät
määräykset ja ohjeet on syytä tuntea.
Viranomaisarkistonhoitajan tulee aina muistaa kaksoistehtävänsä. Hän palvelee hallintoa ja kansalaisia
mitä moninaisimmissa hallintoon, tiedonsaantiin ja oikeusturvaan liittyvissä kysymyksissä.
Toisaalta arkistonhoitaja on myös aina kulttuurin ja tutkimuksen palveluksessa. Hän varmistaa
omalta osaltaan, että Suomen asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluvat asiakirjat saadaan talteen,
että niitä säilytetään turvallisesti ja että ne ovat mahdollisimman vaivattomasti, julkisuus ja
tietosuoja huomioon ottaen, tiedon tarvitsijoiden käytettävissä.
169