Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
6. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI
KOKONAISUUTENA: YHTEENVETOA
Kirjan loppuosa käsittelee arkistoinstituutioita, arkistojen merkitystä yhteiskunnassa ja arkistotieteen
kehitystä. Seuraavassa on yhteenvetoa kirjan alkuosan teemoista.
Asiakirjat ja arkistot ovat todistuskappaleita arkistonmuodostajan toiminnasta. Ne ovat todistuskappaleita
sekä juridisessa että laajemmassa, tutkimukseen liittyvässä mielessä. Todistusvoimaisuuteen
liittyvän näkökohdan lisäksi asiakirjoille on tunnusomaista, että ne sisältävät erilaista informaatiota,
jonka potentiaalinen käyttäjäkunta on laaja ja vaihtelee aineistojen elinkaaren eri
vaiheissa. Virkamiesten, kansalaisten ja tutkijoiden kiinnostus asiakirjoissa olevaa informaatiota
kohtaan voi olla kokonaan tai osittain samanaikaista, mutta usein se sijoittuu myös aivan eri kohtiin
elinkaarta.
Asiakirjahallinnolla ja arkistotoimella on kolme päätehtävää: ne pyrkivät varmistamaan aineistojen
säilymisen, käytettävyyden ja todistusvoiman. Näiden tavoitteiden saavuttaminen vahvistaa oikeusturvaa,
lisää organisaation kykyä palvella sisäisiä ja ulkoisia asiakkaitaan sekä säästää kustannuksia.
Lisäksi asiakirjahallinto ja arkistotoimi edesauttavat julkisuusperiaatteen ja tietosuojan toteutumista,
mikä liittyy läheisesti oikeusturvanäkökohtaan. Kyseiset toiminnot eivät palvele
toiminnasta irrallaan olevia ”arkistollisia” päämääriä vaan niiden tarkoituksena on tuottaa organisaatiolle
lisäarvoa sekä osaltaan varmistaa, että kansalaisten edut ja oikeudet sekä heitä koskevat
velvoitteet toteutuvat.
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen keskeinen tehtävä on ohjata arkistonmuodostusta. Arkistonmuodostuksessa
on kolme prosessia, joiden tuloksena arkisto syntyy: rekisteröinti, arkistointi ja
seulonta.
Tavoitteena on, että muodostuvan arkiston käytettävyys on hyvä (tiedot löytyvät helposti) olipa
asiakirjojen muoto mikä tahansa. Käytettävyys pyritään varmistamaan asiakirjojen/tietojen elinkaaren
kaikissa vaiheissa ja myös silloin, kun tietojen säilytysmuodossa tapahtuu muutoksia.
Seulonta liittyy läheisesti käytettävyyteen. Tehokas seulonta lisää jäljelle jäävän aineiston käytettävyyttä,
mikä liittyy tiedonhaun nopeuteen sekä oikeusturvan ja myös tietosuojan toteutumiseen.
Seulotusta aineistosta on myös helpompi varmistaa, että pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat
todella ovat tallessa ja ettei niitä erehdyksessä hävitetä. Seulonta vähentää myös kustannuksia.
Seulonnan tehokkuus riippuu käytetyistä rekisteröinti- ja arkistointijärjestelmistä. Viranomaisilla
itsellään on vastuu määritellä määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat. Arkistolaitos päättää,
mitkä asiakirjalliset tietoaineistot otetaan pysyvään säilytykseen.
Laadukas arkistonmuodostus edellyttää suunnittelua, ohjeistusta, koulutusta ja valvontaa. Suunnittelun
tärkein työväline on arkistonmuodostussuunnitelma. Se toimii myös suunnittelun dokumentaationa
ja arkistonmuodostuksen tärkeimpänä ohjeena. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää
tiedot muodostuvista asiakirjasarjoista ja muista tietoaineistoista, niiden rekisteröinnistä, arkistointijärjestyksestä
ja säilytysajoista. Tämä on arkistonmuodostussuunnitelman minimitietosisältö,
mutta siihen voidaan (ja on syytä) merkitä myös muita tietoja, jotka ohjeistavat asiakirjojen käsittelyä,
säilytystä ja hyödyntämistä.
Sähköisten aineistojen yleistyessä suunnitelmallisen arkistonmuodostuksen vaatimus on erityisen
tärkeä. Mikäli asiakirjahallinnon ja arkistotoimen näkökulmaa ei oteta huomioon jo järjestelmien
suunnitteluvaiheessa, pysyvään säilytykseen mahdollisesti määrättyjen tietojen siirtäminen toiseen
168