Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Paperitulosteina toimitettavien luovutusluetteloiden lisäksi voidaan etenkin monisivuiset luettelot
toimittaa vastaanottajalle sähköisessä muodossa erikseen sovittavalla tavalla.
Luovuttava viranomainen vastaa siirrosta. Se hankkii tarvittavan kaluston sekä vastaa kustannuksista.
Vastuu aineistosta siirtyy arkistolaitokselle sen jälkeen, kun aineisto on vastaanottavan arkiston
tiloissa ja luovutusluettelo tarkastettu ja hyväksytty.
Sähköisten aineistojen siirrot (kirj. Markku Mäenpää)
Sähköiset, pysyvään säilytykseen tarkoitetut aineistot siirretään arkistolaitokseen niiden teknisen
vanhenemisen välttämiseksi paljon varhaisemmin kuin paperiaineistot, noin 5–10 vuoden kuluttua.
Siirtotiedostojen muodostamis- ja siirtoprosessin aikana on huolehdittava, ettei tietojen alkuperäisyys
ja eheys vaarannu. Mikäli siirto sisältää salassa pidettävää aineistoa, on se suojattava siirtämisen
ajaksi sopivin teknisin toimenpitein.
Arkistolaitos antaa tarkemmat ohjeet siirtovälineistä, asiakirjan formaateista sekä tarvittavista metatiedoista
ja muusta dokumentaatiosta. 62 Luovuttava viranomainen vastaa siitä, että luovutettava
aineisto on ehyt kokonaisuus ja että aineisto ja siihen liittyvät metatiedot ovat autenttisia.
Arkistolaitos tarkastaa ensin luovutettavan aineiston ja vertaa sitä saatuun dokumentaatioon. Mikäli
aineisto on luettavissa ja mikäli se vastaa dokumentaatiota, arkistolaitos hyväksyy aineiston
siirron. Aineiston siirtoon liittyvistä kustannuksista vastaa siirtävä viranomainen.
62 Asiankäsittelyjärjestelmien osalta ks. myös arkistolaitoksen määräys Asiakäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien
asiakirjojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. Määräys 20.12.2005 (KA 1486/40/2005). Arkistolaitos
2005 (http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/akj_maarays.pdf).
167