Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
5.3.10 Asiakirjojen siirrot arkistolaitokseen
Paperiasiakirjojen siirrot
Valtion viranomaiset siirtävät tiettyjä poikkeuksia lukuunottamatta 58 pysyvään säilytykseen määrätyt
asiakirjansa arkistolaitokseen. Siirto koskee pääasiassa yli neljääkymmentä vuotta vanhempaa
aineistoa. Myös nuorempaa aineistoa voidaan sopimuksen mukaan siirtää, mutta tuolloin aineiston
säilyttämisestä peritään vuotuista maksua. Sähköisessä muodossa olevaa, pysyvästi säilytettävää
aineistoa neljänkymmenen vuoden raja ei koske, vaan sitä voidaan siirtää maksutta arkistolaitokseen
myös huomattavasti tuoreempana. Sama pätee lakkautettujen viranomaisten pysyvästi
säilytettäviin asiakirjoihin.
Kunnat tai kuntayhtymät eivät pääsääntöisesti siirrä pysyvästi säilytettäviä asiakirjojaan arkistolaitokseen,
vaan niillä on omat keskusarkistonsa. Poikkeuksena saattaa olla esim. kunnan lakkauttaminen,
jolloin kunnan ”heitteille” joutunut arkisto otetaan arkistolaitoksen suojiin. 59 Toinen vastaavanlainen
tapaus voi syntyä silloin, kun kaksi tai useampi kunta yhdistyy. Yhdistyneiden
kuntien arkistosta voi muodostua niin suuri kokonaisuus, että uusi kunta ei voi sen järjestämisestä,
seulonnasta ja siihen liittyvästä tietopalvelusta yksin suoriutua, niin että arkisto on siirrettävä
maakunta-arkistoon, mikä luonnollisesti herättää kysymyksen maksajasta.
Siirrettävien arkistojen tulee siis olla 40 vuotta vanhempia ja sellaisia, ettei niitä viranomainen enää
virkatoiminnassa tarvitse. Samalla kertaa luovutetaan tavallisesti 10–20 vuoden kertymän asiakirjat.
Aineiston tulee olla seulottua, niin että siirto sisältää vain arkistolaitoksen päätöksellä pysyvään
säilytykseen määrättyjä asiakirjoja. 60 Aineiston tulee olla myös järjestettyä sekä asianmukaisesti
pakattua ja luetteloitua. Luetteloihin mahdollisesti liitettävistä kuvailuista (hallintohistoriat yms.)
sovitaan siirron yhteydessä tapauskohtaisesti arkistolaitoksen kanssa. Siirron ajankohdasta sovitaan
vastaanottavan arkiston kanssa. Sen edustajalle on varattava mahdollisuus ennen siirtoa käydä
toteamassa, onko aineisto siirtokunnossa ja luovutusluettelo asianmukaisesti laadittu.
Siirrettävään, salassa pidettävään asiakirjaan on tehtävä merkintä salassapidosta (Laki viranomaisten
toiminnan julkisuudesta (621/19999 25 §). Merkinnän tulee sisältää salassapidon peruste, miltä
osin asiakirja on salainen (ellei se ole sitä kokonaan) sekä myös salassapidon lakkaaminen. Merkintä
on tehtävä jokaiseen koteloon, sidokseen ja vastaavaan sekä tarvittaessa yksittäiseen
asiakirjaan.
Siirrettävistä asiakirjoista on laadittava luovutusluettelo, jona toimii pääsääntöisesti normaali arkistoluettelo.
61 Siihen tulee merkitä em. salassapitomerkinnät. Luetteloon tehdään myös merkintä
siitä, mitkä aineistokokonaisuudet ovat henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitettuja henkilörekistereitä.
Luovutusluettelo laaditaan kahtena allekirjoitettavana kappaleena. Vastaanottokuittaus tehdään
vasta, kun vastaanottava arkisto on tarkastanut, että kaikki siirtoon kuuluvat aineistot on
siirretty arkistoon. Sekä siirtävä viranomainen että vastaanottava arkisto saavat omat allekirjoitetut
kappaleet luovutusluettelosta.
58 Ulkoasiainhallinto, puolustusministeriö ja puolustusvoimat, rajavartiolaitos.
59 Tosin myös tällöin kunnalla on jokin hallinnollinen ”perillinen”, jonka vastuu arkistosta on selvitettävä.
60 Arkistolaitoksessa mahdollisesti säilytettävät, aikanaan hävitettävät asiakirjat perustuvat luovuttajan ja arkistolaitoksen
sopimukseen maksullisesta säilytyksestä, ja ovat asia erikseen.
61 Karttojen, filmien, äänitteiden, mikrofilmien yms. aineistojen luovutusluetteloista sovitaan erikseen.
166