Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
lunäkökohta saattaa olla keskeinen perustelu digitoinnille: huonokuntoinen aineisto halutaan asettaa
tutkijoiden käyttöön digitaalisessa muodossa, jolloin tarve käsitellä alkuperäisaineistoa vähenee.
(suurempi kuva: 800x600 | 1600x1200 pikseliä)
Kuva 25. ”Digitointinurkkaus” Hämeenlinnan maakunta-arkistossa. Arkistolaitoksen
yksiköissä on siirrytty kopiopalvelussa tuottamaan kopiot digitoimalla entisen valokopioinnin
asemesta silloin, kun kysymyksessä ovat vanhat, huonokuntoiset tai vaikeasti kopioitavat
asiakirjat. Kuvan oikeassa laidassa näkyy pienikokoinen skanneri. Kuva: Jari
Lybeck.
Digitoinnin tavoitteeseen liittyy läheisesti kysymys kohderyhmästä ja aineiston kysynnästä. Mitä
asiakaskunnan osaa halutaan palvella ja miten aineistoon kohdistuva kysyntä otetaan huomioon
digitointisuunnitelmaa tehtäessä Asetetaanko “vakavien” tutkijoiden tiedontarpeet esim. koululaisten
ja satunnaisten “nettisurffailijoiden” tarpeiden edelle vai olisiko löydettävissä jokin kompromissi,
niin että kaikkia ryhmiä voitaisiin palvella tehokkaasti
Digitointi vähentää työtä organisaation tietopalvelussa, mutta työmäärä lisääntyy toisaalla. Aineisto
tulee aina valmistella digitointia varten. Asiakirjat on tarvittaessa järjestettävä, puhdistettava,
suoristettava ja mahdollisesti konservoitava, niistä on poistettava klemmarit ja muut asiaan kuulumattomat
esineet jne. Digitoinnin jälkeen on tarkistettava työn laatu. Työmäärä keventyy, jos
digitointi tehdään ostopalveluna. Digitointiin ja sen valmisteluun liittyvä työmäärän lisääntyminen
on kertaluonteista, kun taas työn väheneminen tietopalvelussa on luonteeltaan pysyvää.
Digitointihankkeen strategisiin kysymyksiin kuuluu kuvatun aineiston pitkäaikaissäilytys. Jotta
aineisto olisi mahdollisimman kauan käytettävissä ja kopioitavissa ilman uudelleen kuvaamista,
mikä on kallista ja rasittaa aineistoa, on kiinnitettävä huomiota kuvien arkistotiedostojen ja niihin
liittyvien metatietojen siirtämiseen (migraatio) tiedosto- ja säilytysformaattien muuttuessa. Arkistotiedostojen
formaatiksi suositellaan Tagged Image File Format - eli TIFF-formaattia (pakkaamaton).
Arkistotiedosto on yleensä laaja, eikä sitä aseteta käytettäväksi Internetiin. Arkistotiedostoista
voidaan tuottaa pienempiä versioita, joissa voidaan käyttää TIFF-formaattia tai
tavallisemmin jotain jakeluformaattia (JPEG 2000, PNG, GIF). Jakeluversioita on usein kaksi.
Toinen niistä sisältää kuvat pienoiskoossa (engl. thumbnails).
Formaatin ohella tallennusvälineellä (esim. CD-R, DVD-R) on merkitystä digitoidun aineiston
säilyvyydelle ja käytettävyydelle. Aineisto tulisi kopioida uudelle tietovälineelle vähintään joka viides
vuosi.
Digitointihankkeissa aiheutuu kustannuksia digitointilaitteista ja -työstä (aineiston valmistelu mukaan
lukien) tai vastaavista ostopalveluista sekä digitaalisen aineiston säilytyksestä ja ylläpidosta.
Säästöä voi puolestaan kertyä työmäärän vähenemisestä aineiston käsittelyssä sekä kopiointi- ja
konservointikustannusten laskusta.
Kustannuskysymykseen liittyvät myös ratkaisut digitaalisten kuvien hinnoittelusta: sallitaanko
kuvien vapaa kopiointi vai maksavatko (hyvälaatuiset) kuvat
162