Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Digitointi joustavoittaa asiakaspalvelua. Digitoidusta aineistosta voidaan helposti tuottaa kopioita,
ja esim. kirjapainoihin kuvat voidaan toimittaa sähköisesti julkaisuja varten. Laadukkaat kopiot
ovat yleensä maksullisia. Epätarkan kuvan voi vapaasti tulostaa tai tallentaa Internetistä, tarkka
kuva edellyttää esim. maksullista rekisteröitymistä tai kopion tilaamista ao. laitoksesta.
Vaikka digitointia ei yleisesti voi pitää pitkäaikaissäilytyksen ratkaisuna, se palvelee tätäkin tarkoitusta.
Mikäli aineiston kunto heikkenee nopeasti eikä prosessia voida tehokkaasti pysäyttää, digitointi
(tai mikrokuvaus) voi olla ainoa keino pelastaa aineiston sisältämä informaatio. Erityisesti
vanhojen äänitteiden osalta digitoinnilla on tällainen tehtävä. Digitaalisen kuvankäsittelyn avulla
kuvan terävyyttä ja muuta laatua on mahdollista parantaa. Digitaalisesta kuvasta tulee näin parempi
kuin originaalista. Kuvankäsittelystä tulisi aina olla maininta ao. kuvan yhteydessä. Edellä sanottu
koskee myös äänitteiden vastaavaa käsittelyä.
Digitoitu aineisto edellyttää kuvailua (metatietoja). Erilaisia metatietomalleja on useita, eräs tunnetuimmista
on Dublin Core -kuvailustandardi. Kuvamuotoiseen materiaaliin ei voi suoraan kohdistaa
hakuja, vaan hakemisto täytyy rakentaa erikseen. Tämä on usein digitointiprojektin työläin
vaihe. Tekstiaineiston digitoinnissa voidaan kuvamuotoisen tallennuksen asemesta käyttää OCR
(optical character recognition) -tekniikkaa, jossa tietokoneohjelma tunnistaa kirjain- ja muut merkit
ja tallettaa ne tekstitiedostoksi. Tämä helpottaa tietojen hakua ja indeksointia sekä formaattien
vaihtoa (migraatiota).
Digitointisuunnitelma
Mikäli organisaatio aikoo ottaa kuva- tai tekstiaineiston digitoinnin keskeiseksi osaksi toimintaansa,
se edellyttää digitointisuunnitelmaa. Huomioon otettavia seikkoja ovat:
• digitoinnin tavoite: aineiston tutkimus-, opetus- yms. käytön tehostaminen
vai tiedottaminen ja pr-toiminta/virtuaaliset näyttelyt,
• kohderyhmä,
• aineiston kysyntä,
• aineiston kunto,
• toteutus: omat laitteet ja työ vai ostopalvelut,
• vaikutukset asiakaspalveluun,
• vaikutukset työmäärään,
• kustannukset,
• tekijänoikeus-, julkisuus- ja tietosuojanäkökohtien mahdollinen vaikutus
hankkeeseen.
Ennen oman projektin käynnistämistä, kannattaa tutustua siihen, mitä muissa hankkeissa on tehty.
Internetissä on runsaasti tietoa digitointihankkeista ja niiden suunnittelussa huomioon otettavista
seikoista. Kulttuuriomaisuuden digitointia koskeva EU-hanke Minerva on tuottanut käsikirjan
digitoinnin ns. hyvistä käytännöistä (Good practices handbook, 2004).
Digitointisuunnitelmaa laadittaessa on ensiksi määriteltävä digitoinnin tavoite. Digitoimalla tyypillisiä
ja/tai näyttäviä dokumentteja voidaan viestittää organisaation arvoista, tavoitteista ja toiminnasta.
Digitaalisista aineistoista voidaan myös rakentaa virtuaalisia näyttelyitä Internetiin. Toista
lähestymistapaa edustaa ratkaisu, jossa digitoidaan laajoja aineistokokonaisuuksia (esim. kokonaisia
arkistoja tai niiden hakemistoja) tutkijoiden käyttöön. Digitoinnin perusteluna voi olla myös
halu helpottaa jonkin hyvin runsaasti kysytyn aineiston saatavuutta. Joissain tapauksissa suoje-
161