Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
vielä läheskään ratkaistu. Sähköisessä muodossa olevan tiedon säilyvyys ja käytettävyys on alue,
jossa muistiorganisaatiot voivat tehdä hedelmällistä yhteistyötä. Kysymykset ovat tällä alueella sen
laatuisia, että professioiden teoreettisen pohjan eroavuudet eivät vaikeuta yhteistyötä.
2.2 Keskeiset käsitteet
2.2.1 Asiakirja ja arkisto
Asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta on luonnollisesti mahdotonta puhua ilman asiakirjan ja
arkiston käsitteitä.
Sanalla arkisto on kolme perusmerkitystä. Se voi tarkoittaa 1) arkistohuonetta, 2) organisaatioyksikköä
tai laitosta joka säilyttää arkistoa/arkistoja, 3) arkistonmuodostajan toiminnan tuloksena
syntynyttä asiakirjojen kokonaisuutta eli fondia. Tässä luvussa tarkastellaan arkistoa kohdan kolme
mukaisessa merkityksessä.
Arkistonmuodostaja tarkoittaa organisaatiota tai henkilöä, jonka toiminnan tuloksena arkisto
muodostuu.
Mikä on asiakirja
Edellisessä luvussa on viitattu asiakirjan eri ulottuvuuksiin. Tärkein asiakirjallisuuden kriteeri on
yhteys toimintaan ja siitä johtuva asiakirjan (tai asiakirjallisen tiedon) todistusvoima.
Kansainvälisen arkistoneuvoston (ICA) arkistosanasto (1988) määrittelee asiakirjan seuraavasti:
Mille tahansa tietovälineelle tallennettua informaatiota, jonka on tuottanut,
vastaanottanut ja jota ylläpitää virasto, laitos, organisaatio tai yksilö hoitaessaan
lainsäädännöstä johtuvia velvoitteitaan tai muuten tehtäviensä hoidossa.
Määritelmä vastaa suomalaista asiakirjanäkemystä.
Viimeaikaisessa keskustelussa on puhuttu tunnusmerkeistä, jotka erottavat asiakirjan muista dokumenteista.
Kaikilla dokumenteilla on jokin sisältö, rakenne ja konteksti. Asiakirjalle on ominaista,
että tietosisällön lisäksi on saatava talteen myös sen konteksti. Keskeisiä kontekstitietoja ovat
mm. kuka on luonut asiakirjan, missä asiassa ja milloin. Myös asiakirjan rakenne voi olla tärkeä
säilyttää, mutta tietoteknisessä ympäristössä (konversioiden ja migraatioiden yhteydessä) sen säilyttäminen
voi olla vaikeaa tai mahdotonta. 1 Toisin kuin esim. kirjan kohdalla asiakirjan kontekstin
säilyttäminen on olennaisen tärkeää asiakirjan ymmärtämisen ja todistusvoimaisuuden kannalta.
2 Asiakirjan konteksti voidaan päätellä useista eri seikoista. Pelkästään jo sen fyysinen sijainti
tietyssä kohtaa arkistokokonaisuutta kertoo paljon sen synty- ja käsittely-yhteyksistä, samoin siinä
olevat diaari- tai muut käsittelymerkinnät. Sähköisessä toimintaympäristössä kontekstin keskeisiä
varmistajia ovat ns. metatiedot (ks. sivu 73).
1 Tiedot asiakirjan alkuperäisestä rakenteesta voidaan dokumentoida erikseen, jos sitä pidetään tarpeellisena.
2 Voidaan perustellusti sanoa, että esim. kirjan kontekstitiedot ovat hyödyllisiä (mikä oli kirjoittajan poliittinen tausta,
milloin kirja on kirjoitettu, milloin julkaistu jne.), mutta kirjan tai muiden vastaavien dokumenttien kontekstitiedoilla
ei ole samanlaista ja yhtä ilmeistä juridista ja tutkimukseen liittyvää merkitystä kuin asiakirjojen kontekstilla.
16