Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Mikrokuvauksen historia liittyy kiinteästi valokuvauksen historiaan. 1920-luvulla mikrokuvaus tuli
laajamittaiseen kaupalliseen käyttöön. Kuvauksen kohteena olivat ennen muuta tiliaineistot sekä
historialliset asiakirjat, joiden säilyminen pyrittiin näin turvaamaan.
Mikrokuvauksen tavoitteet
Mikrokuvaus
ainutkertaisen asiakirjaaineiston
turvaamiseksi =
varmuus- eli turvakuvaus
alkuperäisten asiakirjojen korvaamiseksi
mikrofilmillä =
tallekuvaus
asiakirjojen saatavuuden ja
käytettävyyden helpottamiseksi
= käyttökuvaus
Tietotekniikan nopean kehityksen on usein arveltu tekevän mikrokuvauksen tarpeettomaksi, mutta
näin ei ole käynyt. Tietyissä tapauksissa mikrokuvaus puolustaa edelleen paikkaansa. Mikrokuvauksella
voidaan säästää kustannuksia, parantaa aineiston saatavuutta ja käytettävyyttä sekä
turvata arvokkaan aineiston säilyminen. Huomionarvoinen seikka
on myös se, että tällä hetkellä hyvälaatuisen mikrofilmin säilyvyys
on huomattavasti parempi kuin sähköisen aineiston. Mikrokuvatun
aineiston käytettävyyttä on mahdollista parantaa
tietotekniikkaan perustuvien hakujärjestelmien avulla.
Kustannussäästöjä syntyy silloin, kun paljon tilaa vievä aineisto
(esim. tilitositteet) mikrokuvataan ja alkuperäinen aineisto hävitetään.
Tämä voi vapauttaa huomattavan määrän säilytystilaa.
Tilansäästö paperiaineistoon verrattuna voi olla jopa 95–98 prosenttia.
Näin saavutettua kustannussäästöä luonnollisesti pienentävät
mikrokuvauksesta aiheutuvat kustannukset. Tilitositteista
on huomattava, että alkuperäiset tositteet voidaan
nykyisten säädösten mukaan hävittää vain, jos tiedot ovat kahdella
konekielisellä tietovälineellä (kysymykseen tulevat mikrofilmin
lisäksi optiset tai magneettiset tietovälineet).
Mikäli kysymyksessä ovat viranomaisen pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat, mikrokuvattua
alkuperäisaineistoa ei saa hävittää ilman arkistolaitoksen lupaa. Lupamenettely ja mikrokuvauksen
toteuttaminen on selostettu arkistolaitoksen määräyksessä Pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen
ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä (2005). 55 Määräyksen liitteenä
on luettelo mikrokuvausta koskevista standardeista.
Mikrokuvaus parantaa kuvatun aineiston saatavuutta. Asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluva
aineisto voidaan asettaa tiedon tarvitsijoiden käytettäväksi mikrokuvatussa muodossa samanaikaisesti
eri puolilla maata erilaisissa instituutioissa (arkistoissa, kirjastoissa, yliopistoissa yms.). 56 Suosittu
sukututkimusharrastus ei olisi mahdollista ilman, että sen keskeinen aineisto, kirkonkirjat,
ovat saatavissa mikrokuvatussa muodossa. Yksityiset ja yhteisöt voivat myös ostaa kopioita kulttuurilaitoksissa
olevista mikrofilmeistä ja -korteista.
Saatavuuden lisäksi myös aineiston käytettävyys usein parantuu, esim. isoa karttaa tai piirustusta
on helpompi käsitellä mikrokuvatussa muodossa kuin alkuperäisenä. Kulttuuriperintöön kuuluvan
aineiston saatavuuden ja käytettävyyden ohella mikrofilmit ja -kortit helpottavat viranomaisten ja
yhteisöjen jokapäiväistä toimintaa. Massa-aineistojen käsittely ja niissä olevan tiedon siirtäminen
paikasta toiseen tapahtuu usein kätevimmin mikrokuvatussa muodossa.
Mikrokuvaus on keskeinen keino turvata arvokkaiden asiakirjojen säilyminen. Kun aineisto mikrokuvataan,
se voidaan rauhoittaa käsittelyltä joko kokonaan tai osittain. Rauhoittaminen voi olla
tarpeen aineiston huonon kunnon vuoksi tai siksi, että se on hankalasti käsiteltävää. Aineiston
55 Pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä. Määräys 15.6.2005
(KA 222/40/05). Helsinki 2005 (http://www.narc.fi/Arkistolaitos/a/tiedostot/PDF/mikrokuvausohje.pdf).
56 Joissain tapauksissa myös kansainvälinen lainaustoiminta on mahdollista.
154