Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
KAMUT-hankkeissa, joihin ovat osallistuneet Helsingin yliopiston kirjasto, Kansallisarkisto, Museovirasto
ja eräät muut laitokset.
Kuvailun mullistavuutta ei toisaalta ole syytä liioitella. Kuvailutietoa on ennenkin sisältynyt arkistohakemistoihin
(esim. hallintohistorialliset johdannot sekä tietosisältöä valaisevat huomautusmerkinnät
arkistoluetteloissa). Kyseinen tieto on vain ollut hajallaan ja epäyhtenäisesti esitettyä.
Kuvailussa tietosisällöt ja esittämistavat ovat täsmälliset ja yhdenmukaiset.
Kuvailu ja luettelointi ovat käsitteellisesti eri asioita. Luettelo laaditaan arkiston fyysistä rakennetta
seuraten, kun taas kuvailu ei ole sidoksissa arkiston rakenteeseen. Kuvailu antaa sekä arkistonmuodostajasta
että sen tuottamasta aineistosta systemaattista tietoa, joka helpottaa asiakirjojen/tietojen
hakua ja ymmärtämistä. Tietojen ymmärtämistä kuvailu palvelee siten, että se valaisee
kontekstia, jossa tiedot ovat syntyneet. Kontekstitiedot liittyvät ennen muuta arkistonmuodostajaan
ja sen tehtäviin.
Arkistoaineiston kuvailu poikkeaa kirjastomateriaalin vastaavasta. Julkaisu on itsenäinen kokonaisuus,
jonka kuvailussa ei tarvitse ottaa huomioon julkaisun syntyprosessia tai muita julkaisuja.
Arkistoaineisto on sitä vastoin monikerroksista ja siihen liittyy erilaisia suhdeverkostoja. Yksittäistä
asiakirjaa, sarjaa tai muuta osakokonaisuutta ei voi ymmärtää irrallaan arkiston kokonaisuudesta.
Arkistoaineiston kerroksellisen luonteen mukaisesti kuvailu koostuu neljästä tasosta: arkistonmuodostaja-,
arkisto-, sarja- ja yksikkötasosta. Aineiston tuottanutta yhteisöä tai henkilöä koskevat
tiedot esitetään arkistonmuodostajatasolla, aineistoa koskevat tiedot hierarkkisesti arkisto-,
sarja- ja yksikkötasolla. Viides taso, ns. yleistaso, on myös mahdollinen. Se tulee kysymykseen
silloin, kun halutaan esittää kuvailutietoa, joka koskee yhteisesti useita arkistonmuodostajia tai
arkistoja/sarjoja/yksiköitä.
Arkistolaitoksen kuvailu- ja luettelointisäännöissä esitetään malli (ks. liite 2.9), jossa kuvailu ja
arkistoluettelo on yhdistetty yhdeksi arkistohakemistoksi. Luettelotiedot liitetään tällöin varsinaisen
kuvailun loppuun. Arkistoluettelo voi olla myös kuvailusta erillinen kokonaisuus.
Kuvailutasojen lisäksi kuvailussa operoidaan kuvailualueiden ja -elementtien avulla. Kuvailualueita
on viisi, kuvailuelementtejä 26:
1. Identifiointitietojen alue
1.1* Nimet
1.2 Tunnus
1.3* Aikamääreet
1.4 Maantieteellinen toiminta-alue
2. Sisältötietojen alue
2.1* Historia tai elämäkerta
2.2 Tehtävät
2.3* Tietosisältö
2.4 Arkistonmuodostusprosessi
2.5* Hakusanat
3. Käytettävyystietojen alue
150