Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

tämätöntä asiakirjamäärien kasvun rajoittamiseksi ja jäljelle jäävän aineiston käytettävyyden varmistamiseksi.
Sähköiset tietojärjestelmät ja asiakirjat eivät ole tehneet seulontaa tarpeettomaksi.
Järjestelmien käytettävyys kärsii ennen pitkää, jos niihin kertyviä tietomassoja ei karsita.
Asiakirjallisen tiedon arvonmääritys on paitsi arkistotoimen tärkeimpiä myös sen vaikeimpia tehtäviä.
Se kuuluu arkistonhoitajan erikoisosaamiseen. Muut informaatioammattilaiset eivät samalla
tavoin joudu pohtimaan tietoaineistojen arvoa ja säilytysaikoja toiminnan, oikeudellisten seikkojen
ja tutkimuksen näkökulmista.
Oma teoria, tietotekniikka yhdistää
Ns. muistiorganisaatiot eli arkistot, kirjastot ja museot lähentyvät metodeiltaan ja käytännöiltään
toisiaan. Arkistoinstituutiot ovat viimeisen viidentoista vuoden aikana saaneet paljon vaikutteita
kirjastojen luettelointi-, kuvailu- ja tietopalveluperiaatteista. Myös yhteiset haasteet kuten digitointi
ja sähköisten aineistojen säilyttäminen lähentävät muistiorganisaatioita toisiinsa. Keskeinen yhdentymistä
edistävä tekijä on tietotekniikka. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen teoreettiset ja osin
myös metodiset perusteet poikkeavat silti varsin paljon muiden informaatioalojen vastaavista.
Arkisto on kokonaisuus, jonka osien välillä on dynaamisia yhteyksiä. Yksittäinen asiakirja saa täyden
merkityksen vasta kontekstissaan. Sen sijaan yksittäisen kirjan merkitys ei riipu sen ”ympäristöstä”.
Arkistoinstituutiot, erityisesti arkistolaitoksen yksiköt, eivät samalla tavoin kerää asiakirjoja tai
arkistoja kuin kirjastot julkaisuja tai museot esineitä. Kirjastoilla ja museoilla on omat erityiset
hankintapolitiikkansa, joita seuraten niiden kokoelmat muodostetaan. Arkistolaitoksen yksiköt, ts.
Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot vastaanottavat arkistoja lakisääteisesti koko valtionhallinnosta
(poikkeuksina puolustus- ja ulkoasiainhallinto sekä rajavartiolaitos). Arkistolaitos tosin päättää,
mitkä viranomaisasiakirjat säilytetään pysyvästi, mutta arkistonmuodostajia se ei valitse. Samalla
tavoin valikoimatta päätyvät kunnallisten toimielinten pysyvästi säilytettävät asiakirjat kunnan tai
kuntayhtymän keskusarkistoon.
Yksityisarkistojen osalta arkistolaitos voi sitä vastoin harjoittaa kirjasto- ja museomaista hankintapolitiikkaa.
Voidaan esim. priorisoida tiettyjä arkistonmuodostajaryhmiä, joiden arkistoja erityisesti
halutaan saada talteen. On myös erityisiä arkistoinstituutioita, jotka keskittyvät keräämään nimenomaan
tietyn aihepiirin arkistoja (esim. Suomen urheiluarkisto sekä poliittisten puolueiden ja
ammattiyhdistysten arkistot). Tällöinkin keruu on toisen tyyppistä kuin kirjastoissa ja museoissa.
Arkistoinstituutiota eivät ensisijaisesti kiinnosta yksittäiset dokumentit vaan asiakirjakokonaisuudet,
arkistot. Arkistojen (erityisesti viranomaisarkistojen) erityispiirteisiin kuuluu myös se, että
niillä on suuri merkitys oikeusturvan, julkisuusperiaatteen ja hallintoon kohdistuvan valvonnan
kannalta. Tällä on omat vaikutuksensa arkistojen käsittelyn menetelmiin ja käytäntöön.
Asiakirjojen muotoon, tuottamiseen ja käsittelyyn liittyvistä mullistuksista huolimatta asiakirjallisen
tiedon merkitys yhteiskunnassa on säilynyt entisellään. Poliittinen päätöksenteko, hallinto,
oikeuslaitos, talouselämä ja vapaa kansalaistoiminta perustavat toimintansa ratkaisevassa määrin
asiakirjoihin. Moderni yhteiskunta ei voisi toimia ilman asiakirjoja (ja arkistoja) ja niissä olevaa
tietoa. Viranomaisten ja eräissä tapauksissa myös yksityisten tahojen asiakirjoja ja niiden käsittelyä
säätelee lainsäädäntö. Asiakirjalliseen tietoon kohdistuva juridinen sääntely ja se, että asiakirjoilla
on oikeudellista merkitystä ja muuta todistusarvoa, ovat keskeisiä tunnusmerkkejä, jotka erottavat
asiakirjallisen tiedon muusta informaatiosta.
Asiakirjallisen tiedon ilmeisin muutostekijä liittyy tietotekniikkaan. Tiedon tuottaminen, jakelu ja
muu käsittely on helpottunut, mutta sähköisen tiedon säilyttäminen ja käytettävyyden varmistaminen
pitkällä aikavälillä aiheuttaa ongelmia. Niitä ei ole intensiivisestä tutkimustyöstä huolimatta
15