Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Perinteinen arkistoluettelo soveltuu tietovälineiden luetteloksi. Päätearkistoon kuuluvien magneettinauhakelojen/kasettien,
CD-levyjen yms. tietovälineiden fyysinen hallinta edellyttää luetteloa,
josta ilmenevät kyseiset tietovälineet, niiden tunnistetiedot ja sisältö. Tietovälineiden luettelo
voi “elää” toisella tavoin kuin perinteisen aineiston luettelo. Kun sähköisessä muodossa olevia
tietoja konvertoidaan ja/tai siirretään (migraatio), tietojen suhde tietovälineisiin voi muuttua eikä
luettelo siten enää pidä paikkaansa. Em. toimenpiteiden yhteydessä onkin tarkistettava, että arkistoluettelo
on ajan tasalla.
Vaikka erityisaineistolla yleensä on omat luettelonsa ja hakemistonsa, myös varsinaiseen arkistoluetteloon
on syytä merkitä tieto aineiston olemassaolosta ja viittaus ao. erityishakemistoihin.
5.3.4 Kuvailu
Kuvailu on tullut arkistojen intellektuaalisen hallinnan välineeksi Suomessa 1990-luvulla. Kuvailun
(engl. description) käsite on peräisin kirjastomaailmasta. Arkistoalan kiinnostus kuvailua kohtaan
on kansainvälinen ilmiö. Erityisesti anglosaksisessa maailmassa on kehitelty erilaisia kuvailustandardeja.
Kansainvälisen arkistoneuvoston (ICA) kuvailustandardi ISAD(G) valmistui vuonna
1994 (toinen laitos 1999) ja sitä täydentävä ISAAF(CPF)-standardi vuonna 1995 (toinen laitos
2004). 52 Ensiksimainittu on perinteisiä paperiasiakirjoja varten laadittu yleisluontoinen ohje arkistokuvailujen
laatimista varten. Keskeistä on kuvailun monikerroksisuus. Arkistohakemistossa on
tarpeen esittää tietoja arkistonmuodostajasta ja aineistosta sen eri tasoilla (arkistokokonaisuus,
sarjat, yksiköt). ISAAF(CPF) -standardi puolestaan ohjeistaa arkistonmuodostajien nimeämisperiaatteet.
Tavoitteena ovat yhdenmukaiset kuvailukäytännöt, mikä on tarpeen tiedonhaun ja tietojen
siirron kannalta.
Suomen arkistolaitos julkaisi Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt 53 vuonna 1997. Säännöt
ovat periaatteiltaan yhdenmukaiset ICA:n standardien kanssa. Arkistolaitoksen säännöt koskevat
vain tekstiasiakirjojen kuvailua ja luettelointia.
Toisin kuin luettelointi kuvailu ei tähtää arkistoaineiston fyysiseen vaan intellektuaaliseen, käsitteelliseen
hallintaan. Kuvailun merkittävin oivallus on ollut arkistonmuodostajan ja aineiston käsitteellinen
erottaminen. Aineisto voi syntyhistorialtaan (provenienssiltaan) olla hyvin ”sotkuinen”,
monen eri arkistonmuodostajan toiminnan tulosta. Kuvailussa arkiston monimutkainen
syntyhistoria ja useiden eri arkistonmuodostajien panos voidaan esittää omalla kuvailutasollaan.
Fyysinen aineisto voidaan sitten käsitellä ikään kuin omana kysymyksenään.
Arkistolaitoksen kuvailusäännöissä olevan määritelmän mukaan kuvailu tarkoittaa tietoja, jotka
identifioivat ja kuvaavat arkistonmuodostajan ja sen toiminnasta kertyneen aineiston. Tavoitteena
on hakupolkuja lisäämällä parantaa arkistoaineiston käytettävyyttä. Toinen tavoite on yhdenmukaistaa
kuvailua ja luettelointia siten, että tietojen haku sähköisissä tietoverkoissa olisi mahdollista.
Tietotekniikan kehitys ja siihen liittyvä standardoinnin vaatimus on ollut tärkeänä kannustimena
arkistoja kuvailuun. Arkistojen, kirjastojen ja museoiden eli ns. muistiorganisaatioiden yhteistyö
tietopalvelun osalta edellyttää, että kuvailun ja luetteloinnin periaatteet ovat tietyiltä osin yhdenmukaiset.
Tätä yhteistyötä on pyritty toteuttamaan viimeisen kymmenen vuoden aikana ns.
52 ISAD(G): General International Standard Archival Description; ISAAR(CPF) International Standard Archival
Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. Molemmat standardit ovat saatavista ICA:n kotisivulta:
http://www.ica.org/.
53 Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt. Arkistolaitos 1997
(http://www.narc.fi/Arkistolaitos/ohjeet/viranomaisohj/aakkosellinen/aakkosellinen.htm).
149