Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
- paikkakunta,
- kuvan aihe ja siinä esiintyvät henkilöt,
- kuvausaika,
- kuvaaja.
Mikäli aihe on kuvien hyödyntämisen kannalta tärkeä tieto, luettelointia varten voidaan kehittää
aiheenmukainen luokituskaava. Luettelointi voi koskea sekä erityisenä kokoelmana olevia kuvia
että kuvia, joita ei ole irrotettu arkistointiyhteydestään. Kuvien fyysisen säilytyspaikan merkitseminen
hakemistoon on välttämätöntä. Mikäli valokuva on irrotettu alkuperäisestä arkistoyhteydestään,
luetteloon tulee merkitä tieto asiakirjakokonaisuudesta, johon se kuuluu.
Mikäli kysymys on erillisestä valokuvakokoelmasta, sen fyysinen järjestys (esim. topografinen) voi
jo sinänsä toimia hakuperusteena, jota hakemiston muut hakuperusteet täydentävät. Hakemiston
laatiminen ja ylläpito sähköisen tietojärjestelmän avulla lisää hakumahdollisuuksia ja hakujen nopeutta.
Järjestelmä voi myös sisältää ao. kuvat digitaalisessa muodossa, niin että tarve käsitellä
alkuperäisiä valokuvia vähenee.
Yksityiskohtaisen luetteloinnin yhteydessä jokainen valokuva numeroidaan. Numero merkitään
kuvan taakse pehmeällä lyijykynällä kuva-alan tummimpaan kohtaan. Albumissa olevia valokuvia
ei irroteta. Albumin sivunumerot numeroidaan lyijykynällä, jolloin yksittäisen kuvan luettelointitietoihin
merkitään albumin sivunumero. Negatiiveihin numero merkitään negatiivin laitaan jäävään
valkoiseen osaan tarkoitukseen soveltuvalla tussikynällä. Numero kirjoitetaan aina kiiltävälle
puolelle, ei koskaan himmeälle emulsiopuolelle. Kuviin liittyvät tiedot kirjoitetaan arkistokelpoisella
tussilla kuvan suojakartonkiin tai negatiivisuojukseen.
Karttojen, piirustusten ja valokuvien luetteloinnissa erilaisten tietokantojen merkitys on yhä suurempi.
Tämä liittyy osaltaan kyseisen aineiston digitointiin. Hakemistotietokannat luodaan samassa
yhteydessä, kun digitointia tehdään.
Elokuvien ja videoiden luetteloinnin yksityiskohtaisuus riippuu niin ikään aineiston hallinnan ja
käytön tarpeista. Suhteellisen yksityiskohtaista luetteloinnin tasoa edustavat esim. seuraavat tiedot:
• arkistonmuodostaja/omistaja,
• filmin/videon nimi,
• kuvaaja,
• valmistaja,
• kuvausajankohta,
• kesto,
• lyhyt kuvaus sisällöstä,
• käyttökielto (kun kysymys arkistokappaleesta).
Samoja luettelointiperiaatteita voi soveltaa myös ääniteaineistoon.
Sähköisen tietoaineiston luettelointi on vielä vakiintumatonta. Sitä on paras tarkastella dokumentaation
näkökulmasta. Aineiston säilyminen, käytettävyys ja todistusvoimaisuus edellyttävät monitasoista
dokumentaatiota. Aineiston siirtovaiheessa arkistolaitos edellyttää viranomaisilta tiettyjä
dokumentointi- ja luettelotietoja (ks. s. 166).
148