Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Arkistoluettelo voidaan laatia erityiselle lomakkeelle ja tiedot siinä ryhmitellä tietyllä tavalla, mutta
se ei ole välttämätöntä. Tärkeintä on, että luettelossa ovat kaikki tarvittavat tiedot. Arkistoluettelo
on pysyvästi säilytettävä asiakirja.
Oppikirjan liitteenä on esimerkkejä erilaisista arkistoluetteloista.
Arkistonmuodostajan asiakirja-aineistossa ja arkistonmuodostuksessa voi tapahtua niin suuria
muutoksia, että muodostunut arkisto tulee päättää ja luetteloida erikseen. Uudelle arkistolle laaditaan
oma arkistokaavansa. Muutos ei välttämättä liity arkistonmuodostuksen muuttumiseen (sarjat
säilyvät ennallaan), vaan siihen, että sarjat ryhmitellään ja luetteloidaan uudella tavalla. Näin tapahtuu,
kun siirrytään vanhamuotoisesta arkistokaavasta tehtäväpohjaiseen kaavaan.
Erityisaineistojen luettelointi
Erityisaineistojen luettelointi poikkeaa tavanomaisen arkistoaineiston luetteloinnista. Karttojen ja
piirustusten luetteloinnin tarkkuus riippuu aineiston luonteesta, merkityksestä, kysynnästä ja käytettävissä
olevista henkilöresursseista. Yksinkertaisimmillaan luettelointi on silloin, kun sarjoittain
laaditussa luettelossa mainitaan karttojen/piirustusten nimi, lukumäärä, käytetyt lyhenteet sekä se,
miten kartat/piirustukset liittyvät arkistonmuodostajan muuhun aineistoon. Nämä ovat tietoja,
jotka arkistolaitos edellyttää luovutusluettelolta arkistonsiirron yhteydessä.
Aineiston kollektiivinen luettelointi ei aina riitä takaamaan sen käytettävyyttä. Kartat ja piirustukset
luetteloidaankin usein asiakirja asiakirjalta. Suppean yksikkökuvauksen peruselementtejä ovat
arkistonmuodostaja, kartan/piirustuksen nimi, arkistotunnus, tekijä, mittakaava, valmistumisaika
ja sijoituspaikka. Painetuista kartoista luetteloidaan myös julkaisuaika ja -paikka sekä kustantaja.
Perusteellisessa yksikkökuvauksessa tietoja laajennetaan edelleen.
Mikäli arkistonmuodostajalla on kartta- ja piirustuskokoelmiin verrattavia valokuva-aineistoja,
niiden minimitiedot luettelossa ovat samat kuin kartoilla/piirustuksilla: kokonaisuuden (sarjan)
nimi, kuvien lukumäärä, käytetyt lyhenteet, yhteys muuhun aineistoon. Näitä tietoja edellytetään
arkistonsiirtojen yhteydessä.
Laajojen kuvakokoelmien hallinta ja käytettävyys vaatii yleensä kuvien yksityiskohtaisempaa luettelointia.
Sen tarkkuusaste riippuu samoista tekijöistä kuin karttojen/piirustusten luetteloinnissa.
Karkeasti arvioiden 10 000 valokuvan luettelointi kuvan tarkkuudella vaatii yhden henkilötyövuoden.
Valokuvakokoelmia säilyttävien museoiden ja tutkimuslaitosten luettelointitarpeet ovat toiset
kuin tavallisten hallintoviranomaisten, joilla harvoin on erillisiä valokuvakokoelmia. Mikäli virkatoiminnan
yhteydessä on kertynyt valokuvia, ne ovat usein muun asiakirja-aineiston yhteydessä,
eikä niitä erikseen luetteloida.
Varsinaisten kuva-arkistojen keskeinen valokuvarekisteri on diaariksi kutsuttu rekisteri, johon
merkitään arkistoon saapuneet kuvat aikajärjestyksessä. Diaarissa on tiedot vastaanottopäivästä,
kuvatyypistä, kokoelmanumerosta, paikkakunnasta (josta kuvat otettu), valokuvaajasta ja kuvausajasta
sekä luovuttajasta/lahjoittajasta tai myyjästä. Tavallisessa virastoarkistossa, jonne valokuvat
tulevat viranomaistoiminnan seurauksena, tällaiseen diaariin tuskin on tarvetta.
Mikäli valokuvia luetteloidaan yksittäisen valokuvan tarkkuudella, seuraavia tietoja pidetään luetteloinnin
perustietoina:
147