Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Asiakirjojen sijoittelussa sarjoihin tulee ottaa huomioon niiden muodollisen laadun lisäksi myös
niiden funktio. Esim. kaikkien pöytäkirjojen paikka ei ole pääsarjassa C. Viranomaiselle tiedoksi
saapunut pöytäkirjakopio on luonteeltaan saapunut asiakirja ja kuuluu siten pääsarjaan E. Vain
arkistonmuodostajan omat pöytäkirjat sijoitetaan pääsarjaan C.
Arkistokaavasta johdetaan arkistoluetteloon merkittävän yksittäisen säilytysyksikön (kotelo/sidos/laatikko)
tunnus eli signum. Sarjan ensimmäisen säilytysyksikön arkistotunnus koostuu
ao. sarjan kaavatunnuksesta (esim. Aa) ja yksikön järjestysnumerosta yksi (Aa 1), seuraava yksikkö
saa järjestysnumeron kaksi (Aa 2) jne. Signum yksilöi säilytysyksikön. Samaa tunnusta ei ole saman
arkiston sisällä millään muulla säilytysyksiköllä.
Arkistokaava on tuonut selkeyttä ja järjestystä viranomaisten arkistoihin. Vähäinenkin arkistotoimen
asiantuntemus on riittänyt kaavan soveltamiseen. Aineistojen käsittely ja käyttöön asettaminen
arkistolaitoksessa on niin ikään helpottunut, kun arkistot on voitu vastaanottaa arkistokaavan
mukaisessa järjestyksessä ja kaavan mukaan laaditut luovutusluettelot ovat usein sellaisinaan sopineet
arkistoluetteloiksi tutkijapalveluun. Vuosikymmenten mittaan arkistokaavan systematiikka on
tullut tutuksi myös tutkijoille ja helpottanut näin arkistojen käyttöä.
Perinteistä arkistokaavaa on myös arvosteltu. Näin erityisesti siitä lähtien, kun arkistonmuodostussuunnitelmat
ovat tulleet osaksi suomalaista arkistotointa. Tehtäväpohjaisesti laadittu arkistonmuodostussuunnitelma
ja muodollisiin/funktionaalisiin seikkoihin perustuva arkistokaava,
jossa samoihin tehtäviin liittyvät asiakirjat hajaantuvat eri puolille kaavaa, edustavat erilaista ajattelutapaa.
Arkistokaava ei palvele tiedonhakua samalla tavoin kuin tehtäviin perustuva ryhmittely.
Kritiikissä on myös viitattu siihen, että arkistoa on perinteisesti luonnehdittu arkistonmuodostajan
toiminnan kuvaksi. Arkistokaava, jota periaatteessa sovelletaan kaiken tyyppisiin arkistoihin, on
kuitenkin yhdenmukaistanut arkistoja. Samalla toiminnan kuva on yhdenmukaistunut. Kritiikkiä
on esitetty myös siitä, että arkistokaava on alkanut ohjata arkistonmuodostusta sen sijaan, että se
toimisi vain päätearkiston inventaarina, mikä oli sen alkuperäinen tarkoitus.
Perinteisestä arkistokaavasta on varsin yleisesti alettu luopua. Tilalle on tullut arkistonmuodostussuunnitelmaan
perustuva tehtäväpohjainen kaava. Arkistolaitoksella on oikeus määrätä arkistojen
luetteloinnista valtion viranomaisissa. Arkistosääntöjä koskevassa Valtionarkiston yleisessä ohjeessa
n:o 7 (1983) todetaan uudesta kaavasta seuraavasti: “Mikäli virastolla on tehtäväpohjainen
arkistonmuodostussuunnitelma, voidaan myös arkistokaava laatia tehtäväpohjaisesti.”
Uudet arkistokaavat poikkeavat vanhasta siinä, että ne eivät ole universaaleja, kaikkiin arkistoihin
sopivia. Ne perustuvat kunkin arkistonmuodostajan ominaislaatuun ja tehtäviin. Pohjana käytetään
arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväjakoa. Kaavan tehtäväryhmät kokoavat ao. ryhmiin
kaikki kyseisiin tehtäviin liittyvät asiakirjasarjat tai muut kokonaisuudet, olivatpa ne muodoltaan
luetteloita, pöytäkirjoja, kirjeenvaihtoa tms. Kaavan ryhmät ja sarjat saavat numerotunnuksen,
joka perustuu arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmien numerointiin.
Seuraava esimerkki valaisee arkistokaavojen eroa. Samat, ulosottotoimeen liittyvät asiakirjat on
ryhmitelty sekä perinteisen että tehtäväpohjaisen arkistokaavan mukaisesti. Vasemmanpuoleiseen
kaavaan on merkitty näkyviin myös ”ulosottosarjojen” väliin sijoittuvat sarjat. Tehtäväpohjaisessa
kaavassa oletetaan, että ulosottotoimi on kyseisen arkistonmuodostajan tehtäväryhmä nro 5 (sama
kuin arkistonmuodostussuunnitelmassa).
145