Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Arkistoyksikkö – säilytysyksikkö
Säilytysyksikkö (esim. kotelo) on säilytyksen ja aineiston fyysisen hallinnan perusyksikkö,
joka sisältää yhden tai useampia arkistoyksikköjä tai mahdollisesti vain osan yhdestä arkistoyksiköstä.
Arkistoyksikkö on sarjaa pienempi kokonaisuus, joka rajataan kuvailun/luetteloinnin yhteydessä.
Arkistoyksikkö voi olla esim. yksittäinen asiakirja, akti tai kirjattujen asiakirjojen
asiaryhmä.
Arkistoyksikkötasoisessa luetteloinnissa ei ole sinänsä mitään uutta, kuten seuraava luettelointiesimerkki
osoittaa.
1.3 Kirjeistö
1.3.1 1978, diaariryhmät 00–39 ko
1.3.2 1978, diaariryhmät 40–69 ko
1.3.3 1978, diaariryhmät 70–99 ko
Esimerkkinä on Kirjeistö-niminen sarja, jolla on arkistonmuodostussuunnitelman
ryhmitykseen perustuva arkistotunnus 1.3. Esimerkin kolme säilytysyksikköä (koteloa)
sisältävät arkistoyksiköitä vuodelta 1978. Arkistoyksiköt ovat tässä tapauksessa
kirjeenvaihdon diaariryhmiä. Luettelon informaatioarvo olisi heikompi ilman
arkistoyksikkötason luettelointia, koska ei tiedettäisi, mihin säilytysyksiköihin eri
diaariryhmien kirjeistö sisältyy.
Arkistoyksiköillä ei yleensä ole arkistotunnusta. Tosin sekin on mahdollista. Etenkin
vanhoissa arkistoissa on tavallista, että jonkin sarjan säilytysyksikkö (kotelo
tms.) sisältää myös muiden sarjojen arkistoyksiköitä. Tällaista käytäntöä on selvyyden
vuoksi syytä välttää.
Termejä arkistoyksikkö ja säilytysyksikkö käytetään sekavasti ja toistensa synonyymeinä.
Toiminnan selkeyden ja loogisuuden kannalta edellä kuvattu ero on
kuitenkin syytä tehdä.
Myös ns. erityisaineistoista riittää suppea luonnehdinta arkistoluettelossa. Näiden aineistojen (kartat,
piirustukset, valokuvat, äänitteet, filmit, sähköiset tietoaineistot) hallinta edellyttää erityishakemistoja.
Niissä olevien tietojen toistaminen arkistoluettelossa ei ole tarpeen. Luetteloon merkitään
aineistomaininnan lisäksi viittaus ao. erityishakemistoon.
Jos sarjan vuosikasvu on suuri (kymmeniä tai satoja koteloita), säilytysyksiköittäin tapahtuvasta
luetteloinnista voidaan luopua, ellei ole tarvetta arkistoyksikkötason tietojen esittämiseen. Luetteloon
merkitään kustakin päätearkistoon siirretystä kokonaisuudesta vain aikarajaus sekä säilytysyksiköiden
laatu ja määrä. Säilytysvälineisiin tulee merkitä riittävät tunnistetiedot.
Arkistoluettelo laaditaan sarjoittain, kukin sarja omille luettelosivuilleen. Jos kysymyksessä ovat
päättyneet sarjat, ne voidaan luetteloida tiiviimmin, koska luettelo ei niiden osalta enää muutu.
Ennen luettelointia tai sen yhteydessä tarkistetaan aineiston järjestys ja kunto ja että se on asianmukaisissa
säilytysvälineissä.
143