Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
useimmiten muiden hakukeinojen kuten diaarin tai erityishakemistojen käyttöä. Arkistoluettelo on
varsinkin arkistoinstituutioissa keskeinen asiakaspalvelun väline. Kun asiakas on tavalla tai toisella
identifioinut kokonaisuuden, jossa hänen tarvitsemaansa tietoa on (tai voi olla), hän tilaa aineiston
käyttöönsä arkistoluettelossa olevien tietojen pohjalta.
Luetteloinnin periaatteet
Pitkään (yli 10 vuotta) ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista laaditaan arkistoluettelo. Haluttaessa
luettelointi voidaan rajata koskemaan pelkästään pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Luettelo laaditaan
arkistoyksikön tarkkuudella, mikäli kysymys ei ole yhtenäisistä massa-aineistoista. Säilytysyksiköiden
merkitseminen on välttämätöntä aineiston löytämiseksi.
Mikäli työhuoneissa tai lähiarkistoissa säilytetään pitkään tai pysyvästi säilytettävää aineistoa poikkeuksellisen
pitkän ajan, myös tämä aineisto luetteloidaan ja luetteloon merkitään aineiston sijaintipaikka.
Tällaisessa tapauksessa on usein kysymys sisältäpäin kasvavasta sarjasta, jonka säilytysvälineisiin
(kuten riippukansioihin) kertyy jatkuvasti uusia asiakirjoja. Luettelossa riittää maininta
sarjan nimestä, arkistointitavasta ja kartunnasta sekä sijoituspaikasta. Kun tällaisesta kasvavasta
kokonaisuudesta siirretään aineistoa päätearkistoon, se luetteloidaan normaaliin tapaan.
142