Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Kasvavan arkiston kohdalla arkiston rakenteen tulee sitä vastoin perustua aina arkistonmuodostussuunnitelmaan,
ei luettelointiin.
Suomessa on ollut periaatteena vahvistaa arkiston rakenne jo sen ollessa arkistonmuodostajan
hallussa. Vahvistaminen tapahtuu arkistokaavaan (ks. alle) perustuvan luettelon avulla. Tämä pyrkimys
näkyi ruotsalaisessa arkistonmuodostuksessa selvänä jo 1900-luvun alussa, ja sama näkemys
sai jalansijaa Suomessa 1930-luvulla. Näkemyksen ytimenä on se, että arkistoinstituutio, jonne
arkisto siirretään, ei luo sen rakennetta vaan rakenne on jo valmiina. Eräissä muissa maissa kuten
Ranskassa tämä periaate ei ole yhtä selvä.
Arkistoluettelo
Päätearkiston aineisto luetteloidaan periaatteessa arkistoyksikön tarkkuudella, poikkeuksena
ovat samanlaista tietoa sisältävät massa-asiakirjat, joista riittävät sarjanimeke-, aikarajaus- ja
säilytysyksikkötiedot. Luettelo laaditaan arkistokaavan pohjalle.
Arkistoluettelo palvelee sekä aineiston fyysistä hallintaa että tietopalvelua.
Valtion viranomaisten tulee luetteloida asiakirjansa arkistolaitoksen ohjeiden mukaisesti.
Arkistolain määräys arkiston tietopalvelutehtävästä edellyttää käytännössä myös kunnallisilta
viranomaisilta arkistoluetteloita.
Arkistoluetteloon merkitään:
• sarjan nimi (selkeä, monikkomuotoon)
• arkistoyksiköt (mikäli tarvetta)
• säilytysyksiköt
o laatu (sidos, kotelo tms.)
o aikarajaus
o arkistotunnus (signum)
o sijoituspaikkatiedot (jos muu kuin päätearkisto)
• asiakirjojen mahdollinen alkaminen/jatkuminen muissa sarjoissa
• mahdollinen salassapito
• lisätietoja tarpeen mukaan
Piirustukset, kartat ym. erityisaineistot luetteloidaan usein yksityiskohtaisemmin omaan hakemistoonsa.
Tällöinkin arkistoluetteloon tulee merkitä tieto ao. aineistosta ja sitä koskevasta
erillishakemistosta.
Luetteloinnin tarkoitus
Arkistoluettelo on ennen muuta aineiston fyysisen hallinnan väline, jota tarvitaan osoittamaan,
mitä aineistoa arkistoon kuuluu ja mikä on sen järjestys. Arkistoa siirreltäessä arkistoluettelo on
välttämätön aineiston kontrolloimiseksi. Ilman luetteloa aineiston häviämistä olisi vaikea havaita.
Kun arkisto siirretään viranomaisesta arkistolaitokseen, arkistoluettelo toimii luovutusluettelona.
Arkistoluettelo on myös tiedonhaun väline. Sarjojen nimet antavat usein viitteitä siitä, millaisia
asioita/asiakirjoja sarjaan sisältyy. Asiakirjojen/tietojen tarkempi haku edellyttää kuitenkin
141