Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat, jotka eivät ole pysyvästi säilytettäviä. Määräystä voi
soveltaa asiakirjoihin, jotka ovat vuoden 1950 jälkeiseltä ajalta.
Mikäli seulontapäätöksiä ei ole tai ne osoittautuvat riittämättömiksi, arkistolaitokselle tehdään
seulontaesitys sen määrittelemiseksi, mikä aineisto on pysyvästi säilytettävää ja mikä aineisto voidaan
määräaikojen umpeuduttua hävittää. Jos järjestetään yksityistä aineistoa, esim. yhdistyksen
arkistoa, kysymys seulonnasta tulee alistaa taholle, joka on asiassa päätösvaltainen.
Arkistokokonaisuuden/-kokonaisuuksien rajaamisen ja muiden taustaselvitysten jälkeen voidaan
ryhtyä itse järjestämistyöhön. Sitä varten hankitaan työn edellyttämiä tarvikkeita: arkistosuojalehtiä,
koteloita ja muita säilytysvälineitä, tarvittaessa pölyriepu ja -imuri, esiliina, käsineet, kasvosuoja.
Viimeksi mainitut ovat tarpeen, jos kysymys on kovin likaisesta ja pölyisestä aineistosta.
Säilytysvälineiden tulee olla arkistokelpoisia. Niissä ei saa olla asiakirjoja vahingoittavia mekanismeja,
ja niiden on oltava pH-arvoltaan neutraaleja (6,5–7,5).
Inventointi
Järjestäminen aloitetaan aineiston inventoinnilla. Se voidaan tehdä kahdessa osassa. Varsinkin jos
kysymyksessä on suuri arkisto, voidaan ensin tehdä ns. alkuinventointi, jossa käydään arkisto nopeasti
läpi yleiskuvan saamiseksi. Näin saadaan käsitys arkiston rakenteesta ja kunnosta. Tämän
jälkeen voidaan siirtyä yksityiskohtaisempaan inventointiin.
Pelkästään päätearkistossa olevaan aineistoon pitäytyminen voi johtaa suurten asiakirjamäärien
sivuuttamiseen. Siksi on syytä tarkastaa kaikki toimi- ja varastotilat (myös entiset), joissa hankkeen
piiriin kuuluvaa aineistoa voi olla. Järjestämishankkeesta tiedottaminen voi olla paikallaan, jotta
organisaation kaikki työntekijät kiinnittäisivät huomiota työpisteissään mahdollisesti oleviin vanhoihin
asiakirjoihin.
Kun aineistokokonaisuus on selvillä ja mahdollinen alkuinventointi tehty, se käydään huolellisesti
läpi. Tätä työvaihetta ei voi oikaista luottamalla siihen, mitä säilytysvälineissä lukee. Sisältömerkinnät
voivat olla täysin harhaanjohtavia, minkä vuoksi mappien, koteloiden ja muiden säilytysvälineiden
sisältö on tarkistettava.
Aineistoa läpikäytäessä pidetään silmällä arkiston järjestystä ja sarjakokonaisuuksia. Mikäli arkistossa
on havaittavissa tietty järjestys, se mahdollisuuksien mukaan säilytetään tai palautetaan, jos
se on päässyt rikkoutumaan. Sama sarja voi syystä tai toisesta olla fyysisesti hajaantuneena eri tahoille.
Tällöin osakokonaisuudet merkitään (esim. tarralapuilla), niin että osat voidaan aikanaan
yhdistää. Inventoinnin aikana suuriin aineistonsiirtoihin ei useinkaan kannata ryhtyä, vaan ne tehdään
vasta myöhemmin, kun aineisto on läpikäyty ja siitä on muodostunut kokonaiskuva. Aineiston
siirtelyssä on ylipäätään oltava varovainen, jottei epähuomiossa rikottaisi asiakirjojen yhteyksiä
ja sotkettaisi arkiston järjestystä.
Inventoinnin edetessä sen tulokset merkitään inventointiluetteloon tai -kortistoon, johon kirjoitetaan
sarjojen alustavat nimet sekä säilytysyksiköt, niiden laatu (sidos, kotelo jne.), sisällön aikarajaukset
ja arkistotunnukset, mikäli niitä on käytetty. Tiedot asiakirjasarjoissa olevista aukoista kuuluvat
ehdottomasti inventointiluetteloon. Myös sarjojen/yksiköiden sijainti on usein hyvä merkitä
luetteloon. Inventointiluettelo todennäköisesti muuttuu työn edetessä: sarjasystematiikkaan voi
tulla muutoksia (esim. sarja jakaantuu alasarjoiksi) tai säilytysyksiköiden määrä muuttuu, kun vanhoja
säilytysvälineitä korvataan uusilla.
Jos arkisto on aivan sekaisin, järjestäjä joutuu luomaan siihen rakenteen. Tällöinkin on pyrittävä
löytämään asiakirjojen toiminnalliset yhteydet. Asiakirjoissa mahdollisesti olevat diaarimerkinnät
136