Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Viranomaisen vanha arkisto, joka on syntynyt ennen arkistonmuodostussuunnitelman käyttöönottoa,
saattaa olla siinä kunnossa, että järjestämisprojekti on tarpeen. Arkistolaitoksessa järjestämistyötä
on jatkuvasti, jos ei muuten, niin luovutettujen yksityisarkistojen kuntoonsaattamisessa.
Järjestäminen on siis edelleen osa arkistotointa, vaikka sen osuus on vähentynyt toimivan asiakirjahallinnon
myötä.
Kun tehtävänä on sekaisin olevan arkiston järjestäminen, voidaan edetä seuraavien työvaiheiden
mukaisesti.
Arkiston rajaaminen ja muu taustatyö
Järjestämiseen ei kannata ryhtyä suinpäin. On rajattava arkistokokonaisuus/-kokonaisuudet, jota/joita
työ koskee. Tähän liittyy arkistonmuodostajien selvittäminen. Arkistonmuodostaja on
toimintayksikkö, jolle muodostuu muista toimintayksiköistä riippumaton arkistokokonaisuus.
Virasto, laitos, yritys tai muu organisaatio katsotaan yleensä yhdeksi arkistonmuodostajaksi. Provenienssiperiaatteen
(ks. s. 220) mukaisesti jokaisen arkistonmuodostajan arkisto tulee säilyttää
omana kokonaisuutena sekoittamatta sitä muiden arkistonmuodostajien arkistokokonaisuuksiin.
Arkistokokonaisuuksien sisään saattaa tosin muodostua osa-arkistoja, näin esim. silloin, kun organisaatio
toimii osastoihin jakaantuneena. Joskus osasto tai muu yksikkö voi olla tehtäviltään ja
arkistonmuodostukseltaan niin itsenäinen, että sitä voi pitää omana arkistonmuodostajana (ks. s.
229).
Aineistossa ja sen säilytysvälineissä mahdollisesti esiintyvät eri arkistonmuodostajien nimet voivat
aiheuttaa sekaannusta. On selvitettävä, onko kysymys vain arkistonmuodostajan nimen vaihtumisesta
vai onko aineistossa todella eri arkistonmuodostajien asiakirjoja (huomattava edeltäjäseuraaja
-suhteet). Suurissa yritysarkistoissa on usein monien yritysten arkistoja, jotka ovat fuusioiden
seurauksena päätyneet osaksi isompaa arkistokokonaisuutta. Aineiston joukossa saattaa olla
yksityisten virkamiesten ja toimihenkilöiden henkilökohtaisia papereita. He ovat myös saattaneet
toimia jonkin komitean tai toimikunnan sihteereinä ja saada siten haltuunsa tämän toimielimen
arkiston.
Rajauksen yhteydessä voi myös ilmetä, että arkistoon on sekoittunut aineistoa, jolla ei ole siihen
mitään yhteyttä, esim. samoissa tiloissa aikaisemmin toimineen viraston tai organisaation asiakirjoja.
Tällainen aineisto palautetaan oikealle omistajalleen tai sen toiminnan jatkajalle, samoin palautetaan
selvästi henkilökohtainen aineisto. Sihteerintoimen tai muun syyn vuoksi arkistoon joutuneelle
komitea-arkistolle tai vastaavalle etsitään oikea sijoituspaikka. Myös arkistoon
kuulumattomat painotuotteet kuten lakikirjat ja säädöskokoelmat poistetaan arkistosta.
Arkistonmuodostajasta selvitetään sen tehtävät ja organisaatio. Lainsäädäntöön, Valtiokalenteriin
(valtion viranomaiset), työjärjestyksiin, organisaatiokaavioihin, historiikkeihin yms. perehtyminen
on osa selvitystyötä. Vanhojen työntekijöiden haastatteleminen voi myös tulla kysymykseen tietojen
saamiseksi.
Mikäli järjestetään viranomaisen arkistoa, järjestämisen taustatöihin kuuluu myös sen selvittäminen,
mitä seulontapäätöksiä (jos mitään) voidaan soveltaa järjestettävänä olevaan aineistoon. Viranomaisen
arkistonmuodostussuunnitelmaan sisältyviä säilytysaikoja voi usein soveltaa taannehtivasti.
Tästä on kuitenkin oltava selkeä maininta ao. seulontapäätöksessä. Valtion viranomaiset
voivat myös soveltaa valtionhallinnon yleistä seulontapäätöstä (2003 50 ), jossa on määritelty tietyt
50 Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen. Määräys ja ohje 2.6.2003 (KA 216/40/03). Helsinki 2003
(http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/seulontanormi.pdf).
135