Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
5.3 Arkistojen hallinta ja käytettävyyden parantaminen
5.3.1 Fyysinen ja intellektuaalinen hallinta
Arkistojen hallinnassa voidaan erottaa kaksi puolta, fyysinen ja intellektuaalinen. Fyysinen hallinta
tähtää ensinnäkin siihen, että arkistonmuodostaja on selvillä siitä, mitä ja kuinka paljon aineistoa
on sen vastuulla ja toiseksi, missä tuo aineisto fyysisesti sijaitsee. Arkistoinstituutioissa tehtävä on
sama kuin arkistonmuodostajilla, fyysisen hallinnan vaatimus koskee yhden arkiston asemesta
vain useita arkistoja.
Asiakirjojen elinkaaren eri vaiheissa on käytettävissä erilaisia välineitä aineiston fyysiseen hallintaan.
Mikäli arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään aineiston sijainti (vastuuhenkilö/työhuone),
kuten on suositeltavaa, se toimii tällaisena hallintavälineenä. Elinkaaren loppupäässä
arkistoluettelo, joka laaditaan säilytysyksikön (ja usein myös arkistoyksikön) tarkkuudella,
palvelee aineiston fyysistä hallintaa. Hyllystöihin merkityt tiedot hyllyillä olevasta aineistosta palvelevat
samaa tarkoitusta. Arkistonmuodostajalla/arkistoinstituutiolla saattaa myös olla erityinen
sijoituspaikkarekisteri, josta aineiston sijainti selviää mahdollisesti hyllytason ja säilytysyksikön
tarkkuudella.
Aineiston fyysinen hallinta on välttämätöntä sen saatavuuden sekä arkistotilojen ja arkistonsiirtojen
hallinnan kannalta. Fyysisen hallinnan tiedostoilla on myös oikeudellista merkitystä, koska
niistä ilmenee asiakirja-aineisto, josta arkistonmuodostaja on arkistolain mukaan vastuussa. Myös
julkisuusperiaatteen toteutuminen edellyttää tietoa siitä, mitä asiakirjallisia aineistoja viranomaisella
on.
Intellektuaalinen hallinta on aineiston tiedollista ja käsitteellistä hallintaa. Se liittyy aineiston käytettävyyteen.
Sen avulla on mahdollista löytää tietoja arkistosta ja asettaa ne oikeisiin yhteyksiinsä
(kontekstiin). Intellektuaalinen hallinta liittyy mm. siihen, että ollaan selvillä siitä, mitkä ovat arkistonmuodostajat
(jos niitä on useampia kuin yksi), jotka ovat aineiston muodostaneet. Myös intellektuaalisessa
hallinnassa on asiakirjojen elinkaaren eri vaiheissa erilaisia mahdollisuuksia. Tehtäväalueittain
laadittu arkistonmuodostussuunnitelma, jossa on tiedot aineiston säilytysjärjestyksestä
ja -paikoista, palvelee sekä aineiston saatavuutta että käytettävyyttä. Asiakirjarekisterit mahdollistavat
aineiston intellektuaalisen hallinnan yksittäisen asian/asiakirjan tasolla. Diaari (ja muu vastaava
asiakirjarekisteri) on aineiston hakukeinona sekä sen aktiiviaikana että päätearkistossa.
Aineiston elinkaaren jälkipuoliskolla tapahtuva luettelointi, kuvailu ja muu hakemistojen laadinta
on intellektuaalista hallintaa. Aineiston konkreettista järjestystä heijastava arkistoluettelo on ennen
kaikkea fyysisen hallinnan väline, mutta sillä on myös aineiston käytettävyyttä tukeva tehtävä. Kuvailu
(ks. s. 149) palvelee tietojen hakua ja valaisee niiden kontekstia.
5.3.2 Järjestäminen
Järjestämisen tarve vähentynyt
Arkiston järjestämisellä tarkoitetaan epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen palauttamista oikeille
paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä. Järjestäminen kuuluu perinteisiin arkistotehtäviin. Arkistonmuodostuksen
tultua viranomaisissa entistä suunnitelmallisemmaksi järjestämisen merkitys
on muuttunut. Tavoitteena on, että arkisto saa lopullisen rakenteensa mahdollisimman aikaisessa
vaiheessa. Syntyvä aineisto vain liitetään vanhaan päätearkistoon ilman, että on tarvetta jälkikäteen
tapahtuvaan järjestämistyöhön.
134