Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Kuvatiedostojen formaatit
Pitkään säilytettävien kuvatiedostojen formaateiksi suositellaan tällä hetkellä JPEG- (Joint Photographic
Experts Group) ja TIFF- (Tagged Image File Format ver. 6, pakkaamaton) formaatteja.
Parastaikaa (2006) kehitellään PDF-formaatin arkistoversiota (PDF-A), josta tullee ISO-standardi
vielä kuluvan vuoden aikana. On mahdollista, että PDF-A -formaatista aikanaan tulee vallitseva
kuvatiedostojen pitkäaikaissäilytyksen tallennusformaatti.
Tietokantojen pitkäaikaissäilytys
Edellä sanottu koskee ensisijaisesti dokumenttimuotoisen tiedon pitkäaikaissäilytystä. Tietokantojen
ja erityisesti relaatiotietokantojen kohdalla säilytyksen ongelmat kasvavat edelleen. Tietokantojen
standardointi on toistaiseksi edennyt vain hitaasti. Yleisenä menettelynä on tallentaa tietokanta
pitkäaikaissäilytystä varten ASCII-merkistön (engl. character set) mukaisessa muodossa kaksiulotteiseksi
peräkkäistiedostoksi. 48 Relaatiotietokantojen jokainen taulu tallennetaan omaksi tiedostokseen.
Tällaisen “raakadataksi” muutetun ja ohjelmistoympäristöstään irrotetun tietokannan
käytettävyys laskee jyrkästi. Tietokannan alkuperäinen rakenne, sisältö ja konteksti tulee dokumentoida
riittävän tarkasti, niin että sen todistusvoimaisuus säilyy ja että järjestelmä voidaan tarvittaessa
rakentaa uudelleen käytettävään muotoon.
Edellä mainittua XML-merkintäkieltä on testattu relaatiotietokantojen pitkäaikaissäilytyksen menetelmänä,
ja tulokset ovat lupaavia. Kysymys on ennen muuta – ainakin toistaiseksi – migraation
eräästä sovelluksesta. Tosin jo nyt on olemassa tietokantoja, joissa tiedot ovat alusta lähtien XMLformaatin
mukaisessa muodossa. 49
XML:n etuna perinteiseen pitkäaikaissäilytyksen ratkaisuun eli tietojen ajamiseen ASCIImerkistön
mukaiseen muotoon verrattuna on se, että XML tarjoaa standardoidun työkalun tiedostojen
rakenteen määrittelyyn ja dokumentointiin. ASCII-ratkaisua käytettäessä tämä edellyttää
erillistä metadataa.
XML-merkintäkielelle siirrettyjen tietojen käyttöön saamisessa on kolme vaihtoehtoa:
1) tiedot siirretään migraation avulla uuteen operatiiviseen tietokantaympäristöön,
2) käytetään standardoituja XML-kyselytyökaluja,
3) räätälöidään kyselyjä varten oma ohjelma.
Lupaavuudestaan huolimatta XML-kielen käyttöön liittyy myös ongelmia, erityisesti sen laajuus ja
monimutkaisuus.
Sekä tietokantojen että muiden tietojärjestelmien ja niissä olevien tietojen säilymisen ja käytettävyyden
kannalta asianmukainen dokumentaatio on oleellisen tärkeää. Dokumentaation laajuus ja
syvyys riippuu järjestelmän ja tietojen käyttötarkoituksesta, merkityksestä ja säilytysajasta. Dokumentaation
merkitys korostuu aikaulottuvuuden kasvaessa. Jos dokumentaatio on puutteellista tai
sitä ei ole, tietojen myöhempi käyttö saattaa olla mahdotonta.
Pitkään säilytettävien tietojärjestelmien ja tietojen dokumentaatio voidaan jakaa kolmeen osaan:
kontekstuaaliseen, käsitteelliseen (loogiseen) ja tekniseen. Kontekstuaalisen dokumentaation
48 UNICODE-merkistö on suuressa määrin syrjäyttämässä ASCII-merkistöä. Siirrettäessä tietokantoja arkistolaitokseen
ratkaistaan tapauskohtaisesti kumpaa merkistöä käytetään.
49 Mm. sähköisten potilasasiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen kaavailtu CDA (Clinical Document Architecture)
-formaatti.
132