Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

formaatteja. Tämä vähentää migraatioiden tarvetta ja helpottaa niiden toteuttamista. Tiedostomuotojen
yhdenmukaistamista on vaikeuttanut se, että valmistajat ovat olleet haluttomia sopimaan
standardeista. Mikään formaatti ei ole ikuinen, ei edes virallisen standardin aseman saanut,
vaan muutoksia tapahtuu.
Migraatiossa laadunvarmennus on tärkeää. Erityisesti on syytä kiinnittää huomiota siirrettävän
aineiston metatietojen (ks. s. 73) säilymiseen migraatiossa. Tietojen häviämisen tai muuttumisen
riski on aina olemassa. Toistuvat migraatiot uhkaavat siten tietojen eheyttä. Kaikkia alkuperäisen
aineiston piirteitä on vaikea saada säilymään migraatiossa. Muutoksia voi tapahtua tietojen sisällössä,
rakenteessa, ulkoasussa ja kontekstissa. Migraatioprosessin onnistuminen tulee varmistaa,
ennen kuin vanhassa järjestelmässä olevien tietojen hävittämiseen ryhdytään. Migraatioon tulee
aina liittyä asianmukainen dokumentaatio, josta teknisten seikkojen ohella ilmenee tietojen konteksti
(alkuperä, käyttötarkoitus). Kontekstia kuvaava tieto on tärkeää aineiston todistusvoimaisuuden
kannalta.
Mikäli organisaatiossa säilytetään sähköisessä muodossa olevia tietoja pitkään, niitä varten tulee
laatia migraatiosuunnitelma. Organisaatiolla on periaatteessa valittavanaan kaksi strategiaa. Toinen
lähtee siitä, että tietojen annetaan olla vanhoissa järjestelmissä ja formaateissa niiden toimivuuden
äärirajoille asti, jolloin migraatioon vasta ryhdytään. Toisen strategian mukaan tietoja siirretään
säännönmukaisesti järjestelmästä toiseen sitä mukaa, kuin tekniikka kehittyy. Ensimmäiseen strategiaan
liittyy riski tietojen käytettävyyden lopullisesta menettämisestä, toisen ongelmana ovat
suuret kustannukset.
Organisaation migraatiopolitiikan strategisiin kysymyksiin kuuluu se, halutaanko tietojen lisäksi
siirtää myös vanhan järjestelmän toiminnot joko kokonaan tai osittain uuteen tietotekniseen ympäristöön.
Yleensä on tarvetta vain tietojen migraatioon. Alkuperäisen järjestelmän funktioiden
siirtäminen voi olla vaikeaa ja sen kustannukset huomattavat. Mikäli vain tiedot siirretään, tiedot
tuottaneen järjestelmän tarkoitus, toiminnot ja tekniset ominaisuudet tulee dokumentoida osana
konversion dokumentaatiota.
Tietyistä ongelmistaan huolimatta migraatiolla on tällä hetkellä hallitseva asema pitkäaikaissäilytyksen
strategiana. Migraatio ei ole pelkkää teoriaa vaan siitä on varsin paljon käytännön kokemusta.
Migraatio/konvertointi on myös tuttu käsite IT-ammattilaisille ja mahdollistaa näin keskusteluyhteyden
IT- ja arkistoprofessioiden välillä.
Extensible Markup Language (XML)
Rakenteisten sähköisten asiakirjojen yhteydestä tutun SGML-formaatin sovellus Extensible Markup
Language eli XML on formaatti (tai oikeammin merkintäkieli), johon asetetaan suuria toiveita
sähköisten asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksen helpottajana. XML on laite- ja ohjelmistoriippumaton
avoin standardi, jonka on määritellyt World Wide Web Consortium. Se tarjoaa syntaksin dokumenttien
osien määrittelylle sekä standardoidun tavan (ns. skeeman) kuvata osien välisiä suhteita.
XML:n tuki on lisääntymässä eri ohjelmissa. Sitä voidaan soveltaa sekä dokumentti- että
datamuotoisen tiedon tallentamisessa. Ongelmana on se, että asiakirjojen koodaaminen jälkikäteen
XML-kielelle on hankalaa ja kallista, minkä vuoksi sen tulisi tapahtua jo asiakirjojen luontivaiheessa.
Web-sivustojen luomisessa käytettävä HTML (HyperText Markup Language) on
XML:n sukuinen merkintäkieli, mutta se ei sovellu yhtä hyvin asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksen
tueksi.
131