Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

2. ASIAKIRJALLISEN TIEDON LUONNE JA MERKITYS
2.1 Yhteys toimintaan tärkein tuntomerkki
Monta näkökulmaa
Asiakirjan käsitettä voidaan lähestyä monelta kannalta. Asiakirjoilla on kiinteä yhteys organisaation
tai yksilön toimintaan. Asiakirjoilla suoritetaan toimenpiteitä ja saadaan aikaan oikeusvaikutuksia.
Asiakirjoihin taltioidaan ja niillä välitetään tietoa. Viranomainen voi käyttää varsinaisen ajankohtaisuutensa
menettäneitä asiakirjoja uusien suunnitelmien ja toimenpiteiden tausta-aineistona.
Hallinnon asiakirjoilla on tärkeä tehtävä julkisuusperiaatteen toteuttamisessa. Asiakirjoilla on samoin
keskeinen merkitys oikeusturvan toteuttamisessa sekä ratkaistaessa etuihin ja vastuisiin liittyviä
kysymyksiä. Demokraattisessa yhteiskunnassa jokainen organisaatio on tavalla tai toisella
vastuullinen (engl. accountable) joko sidosryhmälleen tai laajemmin koko yhteiskunnalle. Osoittaakseen
toimintansa asianmukaisuuden organisaatio tarvitsee asiakirjoja. Asiakirjat myös symbolisoivat
ja välittävät yhteiskunnan arvoja. Varsinaisen tehtävänsä ohella asiakirjat toimivat tieteellisen
tutkimuksen, erityisesti historiantutkimuksen, lähdeaineistona. Asiakirjoilla on myös muuta
kulttuurimerkitystä, johon voi liittyä myös pedagoginen näkökulma (esim. näyttelytoiminta). Suosittu
sukututkimusharrastus ei olisi nykymuodossaan mahdollista ilman asiakirjoja. Asiakirjoilla
voi myös olla itsenäistä esteettistä tai museaalista arvoa.
Asiakirjojen muoto ja materiaalit ovat aikojen kuluessa vaihdelleet. Talletusalustana on paperin
ohella käytetty mm. kiveä, savea, papyrusta ja pergamenttia, joihin on väriaineella tai mekaanisin
menetelmin tehty luettavaksi tarkoitettuja merkkejä. Tietoteknisessä ympäristössä ”asiakirjapohjat”
(tietovälineet) ovat magneettisia (esim. magneettinauha) tai optisia (esim. CD-R-levy) tai niiden
yhdistelmiä (esim. magneettis-optinen levy).
Tietojärjestelmissä olevasta datasta ei ole aina helppo tunnistaa yksittäistä asiakirjaa. Perinteisille
asiakirjoille on ominaista suhteellinen pysyvyys. Asiakirja on fyysinen esine, jossa pohja ja sille
kirjoitettu viesti ovat lujasti yhdessä. Sähköisissä järjestelmissä asiakirjan, tai tiedon, pysyvyys ei
ole itsestäänselvyys. Sähköisessä muodossa olevia tietoja on helpompi muokata ja poistaa kuin
perinteisessä asiakirjassa olevia. Asiakirjan koko luonne voi sähköisessä ympäristössä olla väliaikainen.
Asiakirja voidaan koostaa tietokoneen näytölle järjestelmästä, tai useasta eri järjestelmästä,
noudetuista tiedoista. Käyttötarpeen lakattua tällainen ns. virtuaaliasiakirja saattaa hajaantua osiinsa
ilman, että siitä jää mitään jäljelle.
Toiminnallista tietoa
Asiakirjan tärkeimpänä tuntomerkkinä voidaan pitää sen liittymistä toimintaan. Asiakirjallista tietoa
kutsutaankin joskus ”toiminnalliseksi tiedoksi”. Viranomaisen päätösasiakirja ei pelkästään
dokumentoi päätöksentekoa vaan se on itse tuo päätös, jolla saadaan aikaan tiettyjä oikeusvaikutuksia.
Päätöksen sisältävä asiakirja ja kertomus päätöksestä ovat eri asioita. Asiakirjan luonteesta
johtuu, että asiakirjoilla on todistusvoimaa. Tämä todistusvoima on luonteeltaan sekä oikeudellista
että laajempaa, tutkimustoimintaan liittyvää. Asiakirjojen käyttö tutkimuksen lähdeaineistona perustuu
siihen, että ne syntytapansa kautta erityisellä tavalla todistavat ilmiöistä ja tapahtumista,
joihin ne liittyvät. Se, millä materiaaleilla ja menetelmillä asiakirja on tuotettu, ei vaikuta sen ”asiakirjallisuuteen”.
Oleellista on asiakirjan syntytapa osana toimintaa.
Kysymys asiakirjan liittymisestä toimintaan ei välttämättä ole yksinkertainen. Perinteiseen hallintoon
kuuluvassa hakemus–päätös–tiedoksianto -prosessissa asiakirjojen yhteys toimintaan on
13