Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
Uusimpien optisten tietovälineiden kapasiteetti on enimmillään useita gigatavuja. 47 Kertakirjoitteisen<br />
CD-R -levyn kapasiteetti on 650 megatavua (perinteisen disketin eli “korpun” kapasiteetti on<br />
1,44 megatavua). DVD-R -levyihin mahtuu aineistoa enemmän, lähes 5 gigatavua ja DVD-ROM<br />
-levyihin enimmillään jopa 17 gigatavua. Nämä tiedot vanhenevat nopeasti, koska tietovälineiden<br />
tallennuskapasiteetti kasvaa jatkuvasti. DVD-ROM -levyt ovat nopeasti syrjäyttämässä CD-ROM<br />
-levyt kaupallisten tuotteiden kuten videoiden levityksessä.<br />
Mikäli viranomainen säilyttää arkistolaitoksen luvalla pysyvästi säilytettäviä tietoja ainoastaan<br />
magneettisilla tai optisilla tietovälineillä, tiedot tulee tallentaa kahtena kappaleena eri medialle.<br />
Tietovälineitä on säilytettävä fyysisesti kahdessa eri paikassa. Tietovälineisiin kohdistuvan eroosion<br />
vuoksi aineisto on kopioitava uudelleen noin viiden vuoden välein. Kopioinnin yhteydessä<br />
tarkistetaan mahdollinen migraation (ks. s. 130) tarve. Kopiointi tulee dokumentoida ja sen virheettömyys<br />
varmistaa. Näitä periaatteita on suositeltavaa soveltaa muuhunkin kuin vain pysyvästi<br />
säilytettävään aineistoon.<br />
Formaatti<br />
Kaikki data tallennetaan sähköisiin tietojärjestelmiin<br />
jossain tiedostomuodossa eli formaatissa. Jotta<br />
dataa voitaisiin käsitellä, atk-ohjelman ja/tai laitteiston<br />
tulee pystyä tunnistamaan kyseinen<br />
formaatti.<br />
Formaattien yhteensopimattomuus on tieto<strong>yhteiskunnan</strong><br />
toimivuutta haittaava tekijä. Dataa voidaan<br />
konversio- eli muunto-ohjelmien avulla siirtää formaatista<br />
toiseen.<br />
Samalla asiakirjalla on usein eri formaatit aktiivikäyttöä<br />
ja pitkäaikaissäilytystä varten. Esim. TIFFkuvaformaatti<br />
soveltuu digitaalisten kuvien pitkäaikaissäilytykseen,<br />
mutta se ei ole ideaalinen käyttöformaatti<br />
mm. tiedostojen laajuuden vuoksi.<br />
Formaatit eivät ole ikuisia. Tämä koskee paitsi<br />
markkinoilla vahvan aseman saavuttaneita ns. de<br />
facto –standardeja myös virallisen (de jure) standardin<br />
aseman saaneita formaatteja. Ennemmin tai<br />
myöhemmin tapahtuu muutoksia. Tästä syystä<br />
formaattien kehitystä samoin kuin muuta teknistä<br />
kehitystä on syytä seurata ja varautua mahdollisiin<br />
konversioihin tai migraatioihin (ks. s. 130)<br />
Pysyvästi säilytettävät sähköiset tietoaineistot<br />
siirretään valtionhallinnosta pääsääntöisesti<br />
arkistolaitokseen, poikkeuksena suuret valtakunnalliset<br />
rekisterit, joista siirretään kopioina<br />
korkeintaan tietyn ajankohdan tiedot.<br />
Asiankäsittelyjärjestelmissä olevien tietojen<br />
säilyttämisestä ja siirtämisestä arkistolaitokseen<br />
on julkaistu arkistolaitoksen määräys,<br />
joka tuli voimaan vuoden 2006 alussa.<br />
(Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi<br />
säilytettävien asiakirjallisten tietojen<br />
säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa.<br />
Arkistolaitoksen määräys 20.12.2005,<br />
KA 1486/40/2005.<br />
(http://www.narc.fi/<strong>Arkistolaitos</strong>/pdfohjeet/akj_maarays.pdf).<br />
Tietoväline ei sinänsä ole ratkaiseva lenkki<br />
sähköisten tietojen pitkäaikaissäilytyksessä.<br />
Mikään sähköinen tallennusmedia ei ole pysyvä<br />
samassa mielessä kuin hyvälaatuinen<br />
paperi. Vaikka tietoväline säilyisikin fyysisesti<br />
kymmeniä tai satoja vuosia (mistä ei ole takeita),<br />
tallennusformaattien, ohjelmistojen ja<br />
laitekannan muuttuminen tekisi tietojen lukemisen<br />
lopulta mahdottomaksi.<br />
Sähköisten tietoaineistojen pitkäaikaissäilytystä<br />
varten on kehitetty erilaisia strategioita, joilla pyritään varmistamaan tietojen fyysinen säilyminen,<br />
käytettävyys ja eheys. Järjestelmissä olevien tietojen tulostaminen paperille tai mikrofilmille<br />
säilytystä varten on perinteinen ratkaisu, jota laajasti sovelletaan käytännössä. Eräiden aineisto-<br />
47 Massa<strong>muisti</strong>en eli kovalevyjen, CD-ROM - ja DVD-ROM -levyjen, nauha-asemien jne. kapasiteetti ilmoitetaan<br />
mega- tai gigatavuina. 1 tavu (B) = 8 bittiä, 1 kilotavu (KB) = 1024 tavua, 1 megatavu (MB) = 1024 x 1024 tavua<br />
(1 048 576 tavua), 1 gigatavu (GB) = 1024 x 1024 x 1024 tavua (1 073 741 824 tavua). Jotkin kiintolevyvalmistajat<br />
tarkoittavat yhdellä megatavulla 1 000 000 tavua, jolloin valmistajan ilmoittama kapasiteetti (esim.) 80 GB on ”oikeasti”<br />
74 GB.<br />
128
Change language