Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

lity -ominaisuudesta on esimerkkinä DVD-asema, joka pystyy lukemaan CD-levyjä. CD-asema ei
sitä vastoin pysty lukemaan DVD-levyjä.
Eri ohjelmistojen välinen yhteensopivuus (engl. interoperability) on myös lisääntynyt, mikä helpottaa
aktiiviaikaisen aineiston käytettävyysongelmia. Esim. tekstinkäsittelyohjelma voi kyetä tulkitsemaan
toisella tekstinkäsittelyohjelmalla laadittuja asiakirjoja. Eri järjestelmien välistä “keskustelua”
helpottavat myös katselu- ja selainohjelmat (engl. viewers, browsers), jotka mahdollistavat
dokumenttien katselun niiden alkuperäisessä formaatissa ilman, että käytettävissä on alkuperäistä
sovellusta.
Eri ohjelmaversioiden ja ohjelmien yhteensopivuus ja katseluohjelmat helpottavat lyhyen aikaa
säilytettävän aineiston käytettävyyttä, mutta pitkäaikaissäilytyksen strategiaksi ne harvoin riittävät.
Niin hyödyllistä kuin yhteensopivuus onkin, siihen voi liittyä asiakirjojen rakenteen ja tietosisällön
muuttumista, minkä lisäksi yhteensopivuuden tekniset ratkaisut ja niiden tuki riippuvat täysin
ohjelmistovalmistajien toimintapolitiikasta. Katseluohjelmat puolestaan eivät sovellu hyvin muun
kuin dokumenttimuotoisen tiedon katseluun, ja ne ovat alttiita vanhentumiselle siinä missä muutkin
atk-ohjelmat.
Pitkäaikaissäilytyksessä tietojen fyysisen säilymisen, käytettävyyden ja eheyden varmistaminen
vaikeutuu. Ensimmäiseksi on ratkaistava, missä muodossa pitkään (yli 10 vuotta) tai pysyvästi
säilytettävät sähköiset asiakirjat ja muut tietoaineistot säilytetään. On päätettävä, säilytetäänkö
tiedot pelkästään sähköisessä muodossa vai tulostetaanko ne paperille tai mikrofilmille ja jos tulostetaan,
missä vaiheessa. Viranomaisaineiston osalta arkistolaitos päättää sekä tietojen pysyvästä
säilytyksestä että niiden lopullisesta säilytysmuodosta.
Tulostusvaihtoehdossa menetetään mahdollisuus tietojen nopeaan hakuun, yhdistelyyn, kopiointiin
ja sähköiseen jakeluun. Silloin kun kysymys on pienehköistä ja rakenteeltaan yksinkertaisista
aineistoista, tulostus paperille tai mikrofilmille on edelleen varteenotettava vaihtoehto. Relaatiotietokantojen
ja multimediadokumenttien tulostus mielekkäällä tavalla on käytännössä vaikeaa tai
mahdotonta.
Pitkäaikaissäilytykseen määrätty laaja sähköinen tietoaineisto, jolla on jatkuvaa potentiaalista käyttötarvetta
ja jonka käsittelyssä nopeus ja tietojen yhdistelymahdollisuus ovat keskeisiä vaatimuksia,
on perusteltua säilyttää sähköisessä muodossa koko elinkaarensa ajan.
Pitkään säilytettävien tietojen tietovälineiksi sopivat hyvälaatuiset magneettinauhat (kasetit) sekä
optisista tietovälineistä CD-R (Compact Disc Recordable) - ja DVD-R (Digital Versatile Disc
Recordable) -levyt. CD-R -levy ja räjähdysmäisesti yleistynyt CD-ROM (Compact Disc Read Only
Memory) -levy ovat oikeastaan saman asian kaksi eri puolta. CD-R -levy on tyhjä tietoväline,
jolle voi tallentaa tietoa (kerran), CD-ROM -levy on valmiin sisällön jakelumedia. Tietojen (bittien)
tallennuksessa on se ero, että CD-ROM -levyt valmistetaan monistamalla (prässätään, esim.
myytävät musiikkitallenteet), kun taas CD-R -aihioihin bitit poltetaan lasersäteellä. Kirjoittamista
ei tarvitse tehdä kerralla valmiiksi.
Edellä mainitut tietovälineet eivät ole ”ikuisia”. Nekin edellyttävät tuoreuttamista, ja jossain vaiheessa
tulee tehtäväksi myös migraatio, jos tietoja on tarkoitus säilyttää pitkään.
Kovalevyt ja disketit eivät sovellu tiedon pitkäaikaiseen säilyttämiseen.
127