Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Sähköisen aineiston ominaisuuksista puhuttaessa viitataan usein myös luotettavuuteen, ts. siihen
että tiedot ovat mahdollisimman luotettavia, oikeita. Tämä riippuu arkistonmuodostajan toimintatavoista
ja yleisestä toimintakulttuurista eikä ole varsinaisesti asiakirjahallintoon tai arkistotoimeen
kuuluva asia. Arkisto ei voi taata aineiston luotettavuutta.
Sähköisten aineistojen saatavuus: ratkaisuvaihtoehtoja
Se, millainen käyttötarve sähköiseen aineistoon kohdistuu, vaikuttaa osaltaan säilytysratkaisun
valintaan. Ratkaisut voivat vaihdella tietojen elinkaaren aikana.
On-line: tiedot suoraan käytettävissä esim. serverillä tai levyllä.
Near-line: tiedot esim. CD-levyillä ”jukeboxissa” tai robottiohjatussa nauhaarkistossa.
Far-line: esim. kombinaatio, jossa hakemisto on on-line -järjestelmässä ja asiakirjat
levyillä tai nauhalla off-line -arkistossa.
Off-line: hakemistot ja asiakirjat säilytetään järjestelmän ulkopuolella.
Hierarchical Storage Management -järjestelmässä tiedostot sijoitetaan eri tallennusmedioille
siten, että eniten käytetyt tiedostot ovat nopeimmalla medialla ja
vähiten käytetyt hitaimmalla.
Luotettavuudella on sähköisten asiakirjojen yhteydessä myös toinen merkitys. Puhutaan aineiston
luotettavuudesta todisteena arkistonmuodostajan toiminnasta. Jotta aineisto olisi tässä mielessä
luotettavaa, siihen tulee liittyä riittävät kontekstitiedot, ts. tiedot siitä, kuka on tuottanut aineiston,
missä tarkoituksessa ja milloin. Kontekstin kuvaamisessa metatiedoilla (ks. s. 73) on keskeinen
merkitys. Metatiedoilla on merkitystä myös käytettävyyden ja eheyden varmistamisessa.
Silloin kun tietojen säilytysaika on suhteellisen lyhyt (korkeintaan muutamia vuosia), fyysisen säilymisen,
käytettävyyden ja eheyden varmistaminen on helpompaa kuin pitkäaikaissäilytyksessä.
Tallennusvälineiden huolellinen käsittely ja turvaaminen erilaisilta vahingoilta sekä tarvittavien
varmuuskopioiden tuottaminen varmistavat fyysisen säilymisen. Tietovälinettä voidaan joutua
vaihtamaan esim. silloin, kun tietojen aktiivinen käyttöaika päättyy ja ne siirretään kovalevyltä,
levykkeiltä tai vastaavilta tietovälineiltä optiselle levylle tai magneettinauhalle passiivikannaksi.
Tietojen eheyden turvaamiseen kuuluu myös tietoturvallisuudesta huolehtiminen. Tietoturvallisuudesta
vastaa viimekädessä organisaation johto, mutta sen tulee olla käytännössä kaikkien asia.
Tietoturvallisuuteen sisältyy puhtaasti teknisten toimenpiteiden lisäksi muitakin tekijöitä kuten
hallinnollinen ja henkilöstöturvallisuus. Organisaation koko hallintokulttuurin tulee olla sellainen,
että se edistää tietoturvallisuutta.
Organisaation tietoteknisessä ympäristössä ei lyhyellä aikavälillä ole yleensä odotettavissa sellaisia
muutoksia, että tietojen käytettävyys vaarantuisi. Siirtyminen ohjelmaversiosta toiseen on kuitenkin
potentiaalinen ongelmien aiheuttaja. Ohjelmistojen valmistajat ovat yleensä varmistaneet versioiden
välille tietyn yhteensopivuuden. Kysymyksessä on taaksepäin suuntautuva yhteensopivuus
(engl. backward compatibility), jossa tuorein ohjelmaversio pystyy lukemaan ja käsittelemään aikaisemman
version (tai aikaisempien versioiden) luomia tiedostoja. Vanha ohjelmaversio ei sitä
vastoin pysty käsittelemään uuden version tuottamia tiedostoja. Laitteistojen backward compatibi-
126