Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
Sähköisen aineiston ominaisuuksista puhuttaessa viitataan usein myös luotettavuuteen, ts. siihen<br />
että tiedot ovat mahdollisimman luotettavia, oikeita. Tämä riippuu arkistonmuodostajan toimintatavoista<br />
ja yleisestä toimintakulttuurista eikä ole varsinaisesti asiakirjahallintoon tai arkistotoimeen<br />
kuuluva asia. Arkisto ei voi taata aineiston luotettavuutta.<br />
Sähköisten aineistojen saatavuus: ratkaisuvaihtoehtoja<br />
Se, millainen käyttötarve sähköiseen aineistoon kohdistuu, vaikuttaa osaltaan säilytysratkaisun<br />
valintaan. Ratkaisut voivat vaihdella tietojen elinkaaren aikana.<br />
On-line: tiedot suoraan käytettävissä esim. serverillä tai levyllä.<br />
Near-line: tiedot esim. CD-levyillä ”jukeboxissa” tai robottiohjatussa nauhaarkistossa.<br />
Far-line: esim. kombinaatio, jossa hakemisto on on-line -järjestelmässä ja asiakirjat<br />
levyillä tai nauhalla off-line -arkistossa.<br />
Off-line: hakemistot ja asiakirjat säilytetään järjestelmän ulkopuolella.<br />
Hierarchical Storage Management -järjestelmässä tiedostot sijoitetaan eri tallennusmedioille<br />
siten, että eniten käytetyt tiedostot ovat nopeimmalla medialla ja<br />
vähiten käytetyt hitaimmalla.<br />
Luotettavuudella on sähköisten asiakirjojen yhteydessä myös toinen merkitys. Puhutaan aineiston<br />
luotettavuudesta todisteena arkistonmuodostajan toiminnasta. Jotta aineisto olisi tässä mielessä<br />
luotettavaa, siihen tulee liittyä riittävät kontekstitiedot, ts. tiedot siitä, kuka on tuottanut aineiston,<br />
missä tarkoituksessa ja milloin. Kontekstin kuvaamisessa metatiedoilla (ks. s. 73) on keskeinen<br />
merkitys. Metatiedoilla on merkitystä myös käytettävyyden ja eheyden varmistamisessa.<br />
Silloin kun tietojen säilytysaika on suhteellisen lyhyt (korkeintaan muutamia vuosia), fyysisen säilymisen,<br />
käytettävyyden ja eheyden varmistaminen on helpompaa kuin pitkäaikaissäilytyksessä.<br />
Tallennusvälineiden huolellinen käsittely ja turvaaminen erilaisilta vahingoilta sekä tarvittavien<br />
varmuuskopioiden tuottaminen varmistavat fyysisen säilymisen. Tietovälinettä voidaan joutua<br />
vaihtamaan esim. silloin, kun tietojen aktiivinen käyttöaika päättyy ja ne siirretään kovalevyltä,<br />
levykkeiltä tai vastaavilta tietovälineiltä optiselle levylle tai magneettinauhalle passiivikannaksi.<br />
Tietojen eheyden turvaamiseen kuuluu myös tietoturvallisuudesta huolehtiminen. Tietoturvallisuudesta<br />
vastaa viimekädessä organisaation johto, mutta sen tulee olla käytännössä kaikkien asia.<br />
Tietoturvallisuuteen sisältyy puhtaasti teknisten toimenpiteiden lisäksi muitakin tekijöitä kuten<br />
hallinnollinen ja henkilöstöturvallisuus. Organisaation koko hallintokulttuurin tulee olla sellainen,<br />
että se edistää tietoturvallisuutta.<br />
Organisaation tietoteknisessä ympäristössä ei lyhyellä aikavälillä ole yleensä odotettavissa sellaisia<br />
muutoksia, että tietojen käytettävyys vaarantuisi. Siirtyminen ohjelmaversiosta toiseen on kuitenkin<br />
potentiaalinen ongelmien aiheuttaja. Ohjelmistojen valmistajat ovat yleensä varmistaneet versioiden<br />
välille tietyn yhteensopivuuden. Kysymyksessä on taaksepäin suuntautuva yhteensopivuus<br />
(engl. backward compatibility), jossa tuorein ohjelmaversio pystyy lukemaan ja käsittelemään aikaisemman<br />
version (tai aikaisempien versioiden) luomia tiedostoja. Vanha ohjelmaversio ei sitä<br />
vastoin pysty käsittelemään uuden version tuottamia tiedostoja. Laitteistojen backward compatibi-<br />
126