Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
po saada käsiin virastojen ja arkistoinstituutioiden kirjastoista tai yleisistä ja tieteellisistä kirjastoista,<br />
jos arkistoaineiston hyödyntäminen sitä edellyttää.<br />
Käytetty kirjallisuus<br />
Hakala, Juha<br />
Internetin pitkät varjot. Kirja tietoverkkojen maailmassa.<br />
Helsingin yliopiston kirjasto 2003.<br />
(viittausajankohta 22.2.2006).<br />
5.2.7 Sähköiset tietoaineistot<br />
Voiko sähköisiä tietoaineistoja enää kutsua “erityisaineistoiksi” Niiden käsittely ja hyödyntäminen<br />
kuuluu viranomaisten jokapäiväiseen toimintaan. Kyseisten tietoaineistojen säilytys (erityisesti<br />
pitkäaikaissäilytys) on toisaalta melko uutta viranomaisissa, ja aineistoihin liittyy asiakirjahallinnon<br />
ja arkistotoimen näkökulmasta muitakin erityiskysymyksiä, jotka poikkeavat tavanomaisen paperiaineiston<br />
problematiikasta. Tämän vuoksi sähköisen aineiston säilyttämistä tarkastellaan tässä<br />
omana kokonaisuutena. Esityksen pääpaino on aineiston pitkäaikaissäilytyksessä.<br />
Tietojen pitkäaikaissäilytys ja eheys<br />
Sähköistä aineistoa säilytettäessä on pyrittävä varmistamaan kolme asiaa:<br />
1) Fyysinen säilyminen<br />
• tietojen tulee säilyä tallennusvälineellä vahingoittumattomina,<br />
2) Käytettävyys<br />
• tietojen tulee säilyä käyttökelpoisina ja ymmärrettävinä tiedostomuotojen (formaattien),<br />
ohjelmistojen ja laitekannan muuttuessa,<br />
3) Eheys<br />
• tietojen tulee säilyä turvassa valtuudettomilta muutoksilta kaikissa elinkaarensa vaiheissa.<br />
Eheys voi vaarantua myös ilman tarkoituksellista toimintaa esim. migraation<br />
epäonnistumisen vuoksi (tietojen vääristyminen tai häviäminen).<br />
• asiakirjojen linkittyminen voi sähköisessä ympäristössä murtaa niiden eheyden. Asiakirjassa<br />
voi olla viittauksia (linkkejä) ulkopuolisiin dokumentteihin, jotka saattavat<br />
muuttua. Asiakirja voi tällöin menettää kontekstin, joka on tehnyt sen ymmärrettäväksi.<br />
Sähköisen asiakirjan pitäisikin olla yksi kokonaisuus, joka on kokonaisuudessaan<br />
arkistoitavissa ja arkistoijan kontrolloitavissa.<br />
• eheyteen liittyy läheisesti autenttisuuden eli alkuperäisyyden käsite. Kysymykseen tulee<br />
paitsi asiakirjan (tietojen) eheys ja autenttisuus myös asiakirjan lähettäjän autenttisuus,<br />
ts. se että lähettäjä on juuri se, joka väittääkin olevansa. Sähköisessä ympäristössä tämä<br />
varmistetaan sähköisen allekirjoituksen keinoin tai muulla tavoin.<br />
125
Change language