Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Julkaisu voi myös kuulua niin kiinteästi johonkin käsiteltävään asiaan, että sen erottaminen arkistosta
rikkoisi asiakokonaisuuden ja tekisi sen ehkä käsittämättömäksi. Myös silloin, kun arkistonmuodostaja
on tehnyt hallussaan oleviin julkaisuihin reunahuomautuksia tai muita merkintöjä,
julkaisut saavat arkistollista luonnetta, ja ne on syytä säilyttää arkiston yhteydessä joko fyysisesti
tai sitten niin, että julkaisujen kuuluminen arkistoon käy ilmi hakemistoista, vaikka julkaisut olisi
sijoitettu jonnekin toisaalle.
Tietoyhteiskuntakehityksen mukanaan tuoma ilmiö ovat Internet-sivustot, joilla oleva aineisto
voidaan useimmiten luokitella julkaisuiksi. Sivustot voivat olla luonteeltaan joko staattisia, lähinnä
vain toisiinsa linkitettyjä tekstidokumentteja tai sitten interaktiivisia, lukijansa kanssa kommunikoivia
ja erilaisia formaatteja (tekstiä, ääntä, kuvaa) sisältäviä dynaamisia dokumentteja. Jälkimmäiset
ovat pysyvän arkistoinnin kannalta erityisen ongelmallisia. 44 Helsingin yliopiston kirjasto kerää
automatisoidulla järjestelmällä suomalaisia Internet-sivustoja. Kaksi kertaa vuodessa tehtävällä
keruulla pyritään mahdollisimman suureen kattavuuteen. Kirjastosäilytys ei täysin poista sivustojen
arkistosäilytyksen tarvetta. Silloin kun sivustot ovat osa arkistonmuodostajansa arkistokokonaisuutta,
voidaan varmistaa niiden ymmärtämisen kannalta tarpeellisten kontekstitietojen saaminen
talteen. Arkistolaitos on ohjeistanut asiaa varsin yleisellä tasolla. Valtionhallintoa koskevassa
yleisessä seulontamääräyksessä todetaan Internet-kotisivuista: ”Kotisivulla ja Intranetissa olevista
tärkeistä tiedotteista ja julkaisuista otetaan pysyvää säilytystä varten paperikopio tai muu jäljenne,
jos se on teknisesti mahdollista ja jos aineisto ei tule muutoin pysyvästi säilytetyksi.” 45 Yleisen
tason ohjeistusta voi perustella sillä, että aineisto on suurimmaksi osaksi julkaisujen luonteista ja
että kirjastolaitoksen kautta keskeinen osa ao. aineistosta kuitenkin säilyy, vaikka arkistonäkökohdat
eivät täysin toteudukaan. 46
Yksityisarkistojen mukana arkistoinstituutioihin siirretään joskus myös julkaisuja. Arkistosäilytyksen
asemesta arkiston siirtäjälle voidaan suositella julkaisujen tarjoamista kirjastolaitokselle. Jos
arkistonmuodostajan kirjasto on kuitenkin jollain tavoin erityisen kiinnostava, voi olla perusteltua
ottaa vastaan arkistoaineiston ohella myös julkaisut. Ne saattavat arvokkaalla tavalla valaista arkistonmuodostajan
toimintaa ja kiinnostuksen kohteita.
Joidenkin painotuotteiden kohdalla tulee kysymykseen harkinta seulonnan ja säilyttämisen välillä.
Pääperiaatteena on, että esim. saapuneet mainokset hävitetään. Mainoksen ikä/harvinaisuus voi
kuitenkin painaa vaakakupin säilyttämisen puolelle. Jos arkistoon sisältyy esim. painettu polkupyörämainos
1910-luvulta, säilyttäminen puoltaa paikkaansa, vaikka kyseinen painotuote voikin
olla saatavissa jostain tieteellisestä kirjastosta.
Arkistonmuodostajan kokoamat lehtileikekokoelmat ovat niin ikään aineistoa, jossa on sovellettava
harkintaa. Viranomaisarkistoissa pysyvään arkistosäilytykseen tulee ottaa ainakin kokoelmat,
jotka ovat systemaattisen keruutyön tulosta.
On myös tapauksia, joissa on aivan selvää, että painotuotteet eivät kuulu arkistoon. Viranomaisarkistojen
yhteydessä usein esiintyvät lakikirjat, säädöskokoelmat, Valtiokalenterit yms. julkaisut
ovat painotuotteita, joita on lukemattomia kappaleita eri virastoissa ja muualla. Ne on myös help-
44 Vielä toistaiseksi tilanne on suhteellisen lohdullinen. Valtaosa vuoden 2002 suomalaisista Internet-sivustoista oli
HTML-, JPEG- ja GIF-dokumentteja. Kyseisten formaattien yleisyys varmistaa sen, että niiden luku- ja käsittelyohjelmia
on tarjolla vielä pitkään.
45 Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen. (KA 216/40/03). Arkistolaitos 2003
(http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/seulontanormi.pdf).
46 Eräs parhaiten Internet-sivustojen arkistolliseen säilyttämiseen paneutuneista laitoksista on Australian Kansallisarkisto,
jonka kotisivulla on tietoa aiheesta
(http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/web_records/guide_intro.html).
124