Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Arkistotiloissa tulee tarpeen mukaan olla työpöytä ja liikuteltavia työtasoja sekä tukevia tikkaita.
Muuta ylimääräistä kalustoa tai koneita ja laitteita ei arkistotiloissa tule säilyttää.
Arkistotiloissa tulee olla kilvet suurimmasta sallitusta kuormituksesta (kN/m 2 ) sekä tupakanpolton
ja avotulen teon kieltävät kilvet. Olosuhteiden valvontaa varten tulee tiloissa olla lämpö- ja
kosteusmittarit.
Arkistotilat on pidettävä siistinä ja asiakirjasidokset sekä -kansiot on puhdistettava pölystä vähintään
kerran vuodessa.
Arkistolaitoksen voimassaolevat arkistotilaohjeet (Valtionarkiston yleinen ohje nro 4/1984) ovat
tätä kirjoitettaessa (2005) uusittavina. Arkistotiloja koskevista kansainvälisistä standardeista on
mainittava ISO 11799:2003 Information and documentation – Document storage requirements
for archive and library materials.
5.2 Erityisaineistojen säilyttäminen
5.2.1 Erityisaineiston käsite
Valtaosa arkistojen säilyttämästä aineistosta on vuosisatojen ajan ollut tekstiasiakirjoja. Viime
vuosikymmeninä arkistot ovat täyttyneet folio- ja A4-kokoisista asiakirjoista, joita säilytetään
standardoiduissa säilytysvälineissä. Näitä asiakirjoja pidetään “normaaliaineistona”. Rekisteri- ja
tilikirjat, kortistot yms. aineistot on vielä mahdutettu samaan kategoriaan, muu on ollut “erityisaineistoa”.
Erityisaineistoja tulee kuitenkin yhä enemmän arkistojen vastuulle. Arkistolaki koskee
paperiasiakirjojen lisäksi kaikkia muitakin tietoaineistoja, jotka ovat syntyneet toiminnan yhteydessä.
Käsitteen erityisaineisto syntyminen on toisaalta helppo ymmärtää. Arkistojen työ on keskittynyt
enimmäkseen tekstiasiakirjojen säilyttämiseen ja käytettävyyden kehittämiseen. Kartat, piirustukset,
valokuvat ja sähköiset aineistot ovat muodoltaan tekstiasiakirjoista poikkeavia ja niiden käsittely
ja säilyttäminen edellyttää erikoisosaamista ja -olosuhteita. Motivaatio kyseisten aineistojen
hoitamiseen on voinut olla heikko, kun on saatettu katsoa, etteivät ne ole “oikeita” asiakirjoja ja
että ne korkeintaan vain täydentävät tekstiasiakirjoja. Tässä on luonnollisesti suuria viranomaiskohtaisia
eroja. Esim. maanmittauslaitoksen arkistoissa erääseen erityisaineistoon (karttoihin) on
panostettu enemmän kuin monissa muissa arkistoissa tavanomaisiin tekstiasiakirjoihin.
Suhtautuminen erityisaineistoihin on ainakin osaksi muuttumassa. Yhteiskunnassa vallitseva visuaalisuuden
korostus koitunee arkistoissa olevan kuva-aineiston eduksi. Sähköiset asiakirjat yleistyvät
voimakkaasti, ja muutaman vuosikymmenen kuluttua ne lienevät arkistojen standardiaineistoa.
Perinteiset tekstiasiakirjat voivat olla tuossa vaiheessa paradoksaalisesti erityisaineistoa.
Mikäli arkistonmuodostajalla tai arkistoinstituutiolla on hallussaan muuta informaatioaineistoa
kuin asiakirjoja (esim. perinteistä tai sähköisessä muodossa olevaa kirjallisuutta), näiden aineistojen
säilytys, luettelointi ja kuvailu tapahtuu ko. informaatioalan käytäntöjen mukaisesti.
109