Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
varmistettava ennen tuotteen tilaamista, että se täyttää arkistolaitoksen määräyksessä asetetut vaatimukset.
5.1.2 Asiakirjojen säilytystavat ja -välineet
Asiakirjojen säilytystapojen ja -välineiden oikealla valinnalla ja käytöllä edistetään asiakirjojen säilymistä
ja suojataan asiakirjat vaurioitumiselta. Peruslähtökohta asiakirjojen säilymisen varmistamisessa
on, että itse asiakirjat on tehty arkistokelpoisella menetelmällä. Suojamateriaalien (kotelot,
suojapaperit) valinnalla ja mahdollisella asiakirjojen sitomisella on tärkeä merkitys niiden säilyvyyden
turvaamisessa. Päätearkistoon siirretyt asiakirjat säilytetään yleisimmin arkistolaitoksen hyväksymisissä
arkistokoteloissa. Koteloiden tulee olla mieluimmin yhdestä kartonkilevystä taitettuja,
neutraalista ja riittävän paksusta (noin 1,5 mm) kartongista valmistettuja sekä umpinaisia. Niissä
voi olla nauhakiinnitys tai nappi-nauha -kiinnitys. Hyvä arkistokotelo suojaa asiakirjat pölyltä,
valolta ja jonkin verran olosuhteiden vaihteluilta. Vesivahinko- tai sammutustilanteissa suojakotelo
voi alkuvaiheessa suojata asiakirjat kastumiselta. Myös neutraalista kartongista valmistettuja
arkistolaatikoita voi käyttää.
Silloin, kun asiakirjat ovat vielä käsiarkistossa, viraston toimistotiloissa ja niitä käsitellään suhteellisen
usein, säilytysvälineiden on oltava helppokäyttöisiä. Tällöin voidaan säilytykseen käyttää
kiinnitysmekanismilla varustettuja mappeja tai kansioita, riippukansioita tai kortistolaatikoita.
Asiakirjoja päätearkistoon siirrettäessä on asiakirjoista poistettava mahdolliset muovisuojukset ja
liittimet sekä sijoitettava ne arkistokoteloihin rei’ityksestään sidottuina ja suojapaperilla päällystettyinä.
Perinteinen, samaa asiaa koskevien asiakirjojen arkistointitapa on asiakirjavihkojen tai aktien
muodostaminen (esimerkiksi henkilöaktit). Asiakirjat voidaan kiinnittää yhteen usealla eri tavalla:
• nauhoilla, kengännauhoilla tai pehmeällä puuvillalangalla (rei’itetyt asiakirjat)
• neulomalla
• sinettisiteellä
• liimasidonnalla, jolloin liiman on oltava neutraalia.
Muovisten kiinnitysvälineiden arkistokelpoisuudesta ei ole varmuutta, joten niitä ei suositella päätearkistokäyttöön.
Myöskään muiden kuin kuparipäällysteisten niittien käyttöä ei suositella päätearkistokäytössä
akteissa tai muissa yhteen liitetyissä asiakirjoissa.
Asiakirjojen erilaisista kiinnitystavoista valitaan sopivin vaihtoehto ottaen huomioon asiakirjojen
käyttötarve ja varsinkin kopiointitarve. Neutraalista paperista valmistettu suojapaperi asetetaan
aktin päälle ja alle. Kun akti on sidottu, se on syytä sivunumeroida.
Asiakirjoja kansioitaessa on tärkeää, että kansiot tai kotelot ovat sopivan kokoisia ja että ne pakataan
täyteen. Liian suurissa tai väljissä koteloissa asiakirjat eivät pysy paikoillaan ja liian pienissä
kansioissa paperien reunat taittuvat ja vaurioituvat.
Asiakirjojen sitominen kirjoiksi on arkistokäytössä oleellisesti vähentynyt. Jos sidottavat asiakirjat
eivät ole myös sähköisessä muodossa, on ennen sitomista varmistettava, että asiakirjoja ei tulla
digitoimaan tai mikrokuvaamaan, koska sidottujen asiakirjojen digitointi ja mikrokuvaus on kirjamuodossa
hankalaa ja kallista. Pahimmassa tapauksessa sidokset joudutaan purkamaan ennen
skannausta tai kuvausta. Purettuja asiakirjoja ei yleensä sidota enää uudestaan skannauksen jälkeen,
vaan ne kansioidaan. Jos asiakirjat sidotaan, niiden paksuus saa olla enintään 8 cm. Liimasidonta
ei ole suositeltavaa päätearkistokäyttöön.
104