Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Arkistolainsäädännön jälleen muuttuessa vuonna 1994, asiakirjojen arkistokelpoisuutta koskevat<br />
vaatimukset kirjattiin arkistolain (831/94) 11 §:ään, jonka mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt<br />
asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden<br />
turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Arkistolain vaatimus<br />
kohdistuu siten vain pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin. <strong>Arkistolaitos</strong> antoi 14.2.1995 uuteen<br />
lakiin perustuvan määräyksen papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttämisestä pysyvästi säilytettävien<br />
asiakirjojen valmistuksessa (Dnro 6/62/95). Määräyksen paperia koskevat vaatimukset<br />
perustuivat SFS-standardiin 5453:1988. Kirjoitustarvikkeiden laatuvaatimukset ja testausmenetelmät<br />
perustuivat edelleen vanhoihin testimenetelmiin, ISO-standardeihin ja VTT:n itse kehittämiin<br />
testeihin. Arkistolaitoksen määräys uusittiin 5.2.1997 (Dnro 1/62/97). Muutos koski ainoastaan<br />
vuosittaisen arkistokelpoisuuspäätöksen julkaisutapaa.<br />
Arkistokelpoisen kirjoitus- ja tulostusjäljen testausvaatimuksia muutettiin vuoden 2000 alusta<br />
arkistolaitoksen päätöksellä (27.9.1999, Dnro 17/62/99) siten, että arkistokelpoisuuden tutkiminen<br />
Suomessa suoritetaan vain kansainvälisen ISO 11798:1999 -standardin (Information and documentation<br />
– Permanence and durability of writing, printing and copying on paper – Requirements<br />
and test methods) mukaisesti. Edelleen vain VTT:llä tehdyt testit hyväksyttiin<br />
arkistolaitoksen vuosittain antamaan arkistokelpoisuuspäätökseen.<br />
Vuonna 2003 arkistolaitos ryhtyi valmistelemaan arkistokelpoisuuskäytäntöjen uudistamista. Yhteistyössä<br />
VTT:n sekä kauppa- ja teollisuusministeriön kanssa arkistolaitos laati uuden määräysluonnoksen,<br />
jossa oli pyritty ottamaan huomioon toisaalta arkistotoimen vaatimukset ja toisaalta<br />
Euroopan yhteisön perustuslakiin kirjattujen säädösten edellyttämät vapaan kaupankäynnin ja<br />
vastavuoroisuuden periaatteet. Arkistolaitoksen määräys pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa<br />
käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä oli katsottava tekniseksi määräykseksi,<br />
joka pitää ilmoittaa luonnosvaiheessa Euroopan komissiolle. <strong>Arkistolaitos</strong> lähetti kesällä 2004<br />
uuden määräysluonnoksen kauppa- ja teollisuusministeriön välityksellä komissiolle. Komission<br />
näkemyksen mukaan määräys oli muotoiltu liian tiukaksi (pelkästään kansallisen standardin soveltaminen<br />
teknisenä vaatimuksena, testaustulosten määräaikaisuus), niin että se todennäköisesti<br />
muodostaisi esteen tavaroiden vapaalle liikkuvuudelle. Myös arkistolaitoksen laatimaan uuteen<br />
määräysluonnokseen komission suhtautui kriittisesti. <strong>Arkistolaitos</strong> otti huomioon komission esittämät<br />
näkökohdat ja antoi 21.3.2005 (Dnro 78/49/2005) uuden määräyksen pysyvästi säilytettävien<br />
asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä.<br />
Määräyksen mukaan paperin tulee täyttää SFS 5453:n tai ISO 11108:n keskeiset vaatimukset. Laadulliset<br />
vähimmäisvaatimukset on mainittu määräyksen liitteessä. Vastavuoroisen tunnustamisen<br />
periaatteen mukaisesti voidaan käyttää papereita, jotka on valmistettu tai pidetty kaupan EU:n<br />
toisessa jäsenvaltiossa tai Turkissa tai ETA-sopimuksen osapuolena olevassa EFTA-valtiossa.<br />
Kirjoitustarvikkeiden, väriaineiden, kopiokoneiden ja muiden tulostimien tulee täyttää standardin<br />
ISO 11798 vaatimukset. Myös jonkun muun vastaavan standardin mukaan valmistetut tarvikkeet<br />
ja menetelmät voidaan hyväksyä, jos ne täyttävät em. ISO-standardin keskeiset vaatimukset. Asiakirjojen<br />
pitkäaikaiskestävyyden (arkistokelpoisuuden) toteamiseksi tarvittavat tutkimukset tulee<br />
tehdä akkreditointiviranomaisen (Suomessa Mittatekniikan keskus) tähän tarkoitukseen akkreditoiman,<br />
Euroopan talousalueella tai Turkissa <strong>toimiva</strong>n tutkimuslaitoksen toimesta. Kaikkien tutkittujen<br />
tuotteiden tutkimustulokset ovat voimassa niiden myynti- ja käyttöajan. Mikäli tuotteen<br />
jokin ominaisuus kuitenkin muuttuu, on tutkimus tehtävä uudestaan.<br />
<strong>Arkistolaitos</strong> ei anna enää vuosittaista päätöstä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä,<br />
mutta pitää yllä kotisivullaan luetteloa sille ilmoitetuista, hyväksytyistä arkistokelpoisista<br />
tuotteista. Luettelo ei voi olla kattava, koska kaikkia tutkittuja ja hyväksyttyjä tuotteita<br />
ei todennäköisesti ilmoiteta arkistolaitokselle. Sen vuoksi hankintoja tekevän tahon on<br />
103
Change language