Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
5. ARKISTOJEN SÄILYTTÄMINEN JA KÄYTTÖÖN
ASETTAMINEN
5.1 Arkistokelpoisuus, säilytysvälineet ja -tilat (kirj. Jorma Vappula)
5.1.1 Asiakirjojen arkistokelpoisuuden vaatimukset
Viranomaisissa käytettäville papereille ja kirjoitustarvikkeille on Suomessa asetettu vaatimukset jo
1800-luvulla. Keisarillinen Suomen senaatti antoi vuonna 1889 julistuksen paperista, jota viranomaisten
tuli käyttää ”säilytettäväksi aiottuihin kirjoituksiin”. Vuonna 1915 senaatti antoi päätökset
virallisen paperin valmistamisesta, käyttämisestä ja tarkastuksesta sekä johtosäännöstä aineenkoetuslaitokselle
virallisen paperin tutkimista varten ja johtosäännöstä virallista paperia
valmistavien paperitehtaiden tarkastajalle.
Edellä mainitut määräykset olivat voimassa vuoteen 1942, jolloin annettiin uusi asetus viranomaisissa
käytettävistä papereista ja kirjoitustarvikkeista. Asetuksessa määriteltiin yksityiskohtaiset periaatteet
ja käytännöt, jotka ovat monelta osin voimassa vieläkin. Mainitussa asetuksessa otettiin
käyttöön mm. nimitys arkistokirjoituspaperi, jota oli käytettävä pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin.
Arkistopaperit jaettiin käyttötarkoituksensa mukaan useihin luokkiin ja erillisellä asetuksella
määrättiin, mitä paperia tuli mihinkin asiakirjatyyppiin käyttää. Myös asiakirjojen ulkoasusta annettiin
ohjeet. Vuoden 1942 asetuksessa määrättiin myös musteen koostumuksesta. Paperin, musteen
ja muiden kirjoitustarvikkeiden testaus määrättiin suoritettavaksi valtion teknillisessä tutkimuslaitoksessa.
Vuonna 1970 annettiin uusi asetus valtion viranomaisissa käytettävistä papereista ja muista kirjoitustarvikkeista
(599/70). Aikaisempia vaatimuksia lievennettiin jonkin verran ja vaatimukset saatettiin
muutenkin ajan tasalle vastaamaan asiakirjojen valmistuksessa tapahtunutta teknistä kehitystä.
Arkistokelpoisiksi hyväksytyt tuotteet julkaistiin vuosittain Kauppa- ja teollisuusministeriön
päätöksenä Suomen asetuskokoelmassa. Valtion viranomaisten asiakirjojen ulkoasusta määrättiin
erikseen samana vuonna annetulla asetuksella (600/70).
Vuonna 1982 annetun arkistoasetuksen perusteella (1012/82) vastuu arkistokelpoisuuskäytäntöjen
määräämisestä siirtyi silloiselle Valtionarkistolle. Sen tuli vuosittain julkaista virallisessa lehdessä
luettelo valtion teknillisen tutkimuskeskuksen tutkimista arkistokelpoisista papereista ja kirjoitustarvikkeista.
Valtiovarainministeriö vahvisti vuonna1983 joulukuussa valtionhallinnon sisäisenä
standardina (VHS 1009, voimassaoloaika 1.1.1984–31.12.1988) Arkistosäilytykseen tarkoitetut
päällystämättömät paperit ja kartongit. Sen liitteenä oli Valtionarkiston ohje Arkistokelpoisten
papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttäminen asiakirjoja laadittaessa (nro Y1/1983). VHS vastasi
SFS-standardia 4465. Tässä standardissa paperit luokiteltiin kolmeen säilytyskestävyysluokkaan.
Kahden ensimmäisen luokan paperit olivat arkistopapereita, joilla oli edellytykset säilyä arkistoolosuhteissa
vähintään 100 vuotta. Kolmas luokka koski ns. toimistotallepapereita, joiden säilyvyys
oli vähintään 50 vuotta. Standardi uusittiin vuonna 1988 (SFS 5453) ja se on edelleen voimassa.
Säilytyskestävyysluokat poistettiin uudesta standardista ja eräitä laatuvaatimuksia lievennettiin.
Arkistoasetuksen (1290/87) muutoksen johdosta Valtionarkisto antoi 29.12.1988 uuden asiakirjojen
arkistokelpoisuusvaatimuksia koskevan päätöksen, Papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttäminen
arkistosäilytykseen tarkoitettujen asiakirjojen valmistuksessa (Dnro 7/62/88). Päätös vastasi
pääosin sisällöltään edellistä päätöstä. Siinä ei vielä voitu ottaa huomioon uuden SFSstandardin
5453 vaatimuksia.
102