Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Järjestöjen ja yhdistysten arkistonmuodostuksessa keskeisiä aineistoja ovat yleensä pöytäkirjat,
jäsenluettelot, kirjeenvaihto ja tiliasiakirjat. Yhdistysten arkistoja uhkaa usein hajoaminen, kun
toimihenkilöiden vaihtuessa aineistoa jää entisten toimihenkilöiden haltuun ja ehkä katoaa sille
tielleen. Yhdistyksen toiminnan hiipuminen tai loppuminen kokonaan on myös usein kohtalokasta
sen arkistolle.
Moderni tietotekniikka on ajankohtaisessa toiminnassa suurena apuna, mutta arkistoinnin kannalta
se voi olla tuhoisaa. Yhdistyksen haltuun voi kertyä suuria määriä levykkeitä ja levyjä, jotka ovat
vailla tunnistetietoja ja jotka eivät ylipäätään sovellu pitkäaikaiseen tietojen säilyttämiseen. Vanhat
kovalevyt ovat vastaavanlainen vaaratekijä. Aineistot, jotka halutaan säilyttää pysyvästi, on edelleen
syytä tulostaa paperille.
Yksityishenkilöiden arkistonmuodostuksessa on ymmärrettävästi hyvin suuria eroja. Osa yksityishenkilöistä
ei välitä asiakirjoistaan muuta kuin akuutin käyttötarpeen ajan. Tosin erilaisten intressien
turvaaminen saattaa pakottaa kiinnittämään asiakirjoihin huomiota pitkäänkin (sopimukset,
testamentit, opintotodistukset yms.). Jotkut harrastavat systemaattista arkistonmuodostusta, johon
kuuluu mm. kirjeenvaihdon ja henkilökohtaisten muistiinpanojen kuten päiväkirjojen arkistointi.
Tällaisia yksityishenkilöiden arkistokokonaisuuksia kuten myös yhdistysten ja yritysten arkistoja
otetaan arkistolaitokseen ja muihin arkistoinstituutioihin. Aineiston jäsentäminen ei aina
ole yksinkertaista. Kokonaisuus saattaa muodostua usean arkistonmuodostajan (esim. samaan
sukuun kuuluvien henkilöiden) kirjeenvaihdosta ja muista asiakirjoista. Silloin on ratkaistava, käsitelläänkö
kokonaisuutta kollektiivin (esim. suvun tai talon) arkistona vai erillisten arkistonmuodostajien
arkistoina.
Yksityishenkilön aineisto voi olla luonteelta myös kokoelman tyyppistä. Henkilö on voinut harrastuksenaan
kerätä esim. vanhoja käsikirjoituksia, karttoja tai piirustuksia. Keräilyn kohde on
rinnastettavissa postimerkkeihin, rahoihin, tulitikkulaatikoiden etiketteihin tai mihin tahansa vastaavaan
kerättävään aineistoon. Tällainen dokumenttien kokonaisuus ei täytä arkiston tunnusmerkkejä,
vaan kysymys on kokoelmasta.
Käytetty kirjallisuus
Helasti, Heikki
Tutkimustoiminta
Viikki, Raimo
Vapaa asiakirjahallinto. Teoksessa: Arkistot ajassa ja
ikuisuudessa. Suomen viidennet arkistopäivät Oulussa 2.-
3.6.1998. Toim. Vuokko Joki ja Samuli Onnela. Maakuntaarkistojen
julkaisuja 3, 104–106.
Tutkimustoiminta. Asiakirjat, aineistot, dokumentointi.
Arkistoyhteistyön raportteja 1. Åbo 1997.
Kirkolliset asiakirjat. Teoksessa: Suomen historian
asiakirjalähteet. Toim. Eljas Orrman, Elisa Pispala. Porvoo
1994, 169–195.
101