Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Arkistolaki ei koske yrityksiä. Yrityksiin kohdistuu kuitenkin runsaasti oikeudellista sääntelyä, josta
osalla on merkitystä myös asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kannalta. Yritysten taloushallintoa
lainsäädäntö on ohjannut jo kauan. Keskeisimpiä säädöksiä tällä alueella ovat kirjanpitolaki
(1336/97) ja -asetus (1339/97), jotka määrittelevät miten ja mitä asiakirjoja yritystoiminnassa on
laadittava ja mitkä ovat niiden säilytysajat. Kauppa- ja teollisuusministeriö on ohjeistanut, millä
tavoin ja missä laajuudessa kirjanpitoaineistoa voidaan säilyttää “koneellisella” tietovälineellä.
Yritysten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kannalta ovat merkityksellisiä myös (yrityksen toimialasta
riippuen) mm. tuotevastuu- ja kuluttajansuojalainsäädäntö, ympäristöasioita koskeva lainsäädäntö
sekä työsuojelulainsäädäntö. Osakeyhtiölainsäädännöllä on lähes yhtä pitkä perinne yritysten
asiakirjahallintoon vaikuttavana lakina kuin kirjanpitolainsäädännöllä.
Yritysten asiakirjahallintoon vaikuttaa lainsäädännön ohella kilpailu. Yritykset pyrkivät erottumaan
kilpailijoistaan mm. toimintansa laadukkuuden ja luotettavuuden avulla. Eräs keino vakuuttaa
ympäristö näistä ominaisuuksista on hankkia kansainvälinen ISO-laatusertifikaatti. Sen saaminen
edellyttää järjestelmällistä menetelmien ja toiminnan dokumentointia eli käytännössä hyvää
asiakirjahallintoa.
Lainsäädännön vaatimuksista mutta myös yrityksen omista tiedonhallinnan ja laatujärjestelmien
tarpeista johtuen arkistonmuodostussuunnitelman kaltainen asiakirjahallinnon ohjausväline on
käyttökelpoinen myös yrityksissä. Eräät yritykset ovat sellaisia ottaneet käyttöönkin.
Yrityksen arkisto voi muodostua provenienssiltaan mutkikkaaksi. Yrityksen historiassa voi olla
kymmeniä fuusioita ja lakkauttamisia ja niihin liittyviä nimenmuutoksia, ja vastaavasti sen arkistossa
voi siten olla kymmeniä aineistokokonaisuuksia, joiden alkuperää ja kytkeytymistä “pääarkistoon”
ei välttämättä ole helppo selvittää.
Vaikka lainsäädäntö asettaa tiettyjä ehtoja yritysten asiakirjahallinnolle ja arkistotoimelle, yritysten
arkistonmuodostus on kuitenkin vapaampaa kuin viranomaisten. Yrityskentän rajussa muutoksessa
arkistoja uhkaa jäädä vaille isäntää. Yrityksiin muodostuu helposti myös johtajien ja muiden
henkilöstöön kuuluvien “yksityisarkistoja”, jotka katoavat kyseisten henkilöiden lähtiessä yrityksen
palveluksesta. Yritysten arkistoja vaivaa myös tietty informaatiosisällön köyhtyminen. Tämä
näkyy mm. pöytäkirjoissa, jotka kertovat muodollisesta päätöksenteosta, mutta eivät välttämättä
juuri mitään asioiden taustoista. Sama asiakirjallisen tiedon köyhtyminen näkyy myös viranomaisarkistoissa.
Koska arkistolaki ei koske yrityksiä, arkistolaitos ei myöskään määrää, mitkä yritysten asiakirjat
tulee säilyttää pysyvästi. Yrityksen ei halutessaan tarvitse säilyttää mitään asiakirjoja tai tietoja pysyvästi.
Huomattava osa yrityksistä pyrkii kuitenkin turvaamaan historiansa kannalta keskeisten
asiakirjojen säilymisen. Liikearkistoyhdistys ry on julkaissut suosituksen yritysten asiakirjojen säilytysajoista
(Pureeko ajan hammas. Arkistointi ja asiakirjojen säilytysajat. Helsinki 2000).
Säilyttämisen ja käyttöön asettamisen kustannuksia yritykset voivat keventää siirtämällä aineistonsa
Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistoon ELKA:aan (ks. s. 185).
4.6.6 Järjestöt ja yksityishenkilöt
Järjestöjen, yhdistysten ja yksityisten henkilöiden arkistonmuodostus vaihtelee luonnollisesti suuresti.
Varsinkaan yksityishenkilöiden kohdalla ei useinkaan voi puhua arkistonmuodostuksesta
muuten kuin tuota käsitettä kovasti venyttäen. Suuren järjestön arkistonmuodostus voi sitä vastoin
olla hyvinkin systemaattista ja vastata viranomaisen arkistonmuodostusta.
100