Akti 3/2011
Akti 3/2011
Akti 3/2011
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Arkistolaitoksen asiakaslehti<br />
3/<strong>2011</strong><br />
sivu 6<br />
Sähköinen tilauspalvelu<br />
jo käytössä<br />
sivu 14<br />
Kunnallinen<br />
asiakirjahallinto<br />
sai wiki-oppaan<br />
sivu 22<br />
Puoli vuosisataa<br />
vaihto-oppilaita
2<br />
akti 3/<strong>2011</strong><br />
akti 3/<strong>2011</strong><br />
Sisältö<br />
Julkaisija<br />
Arkistolaitos<br />
3<br />
Miten näkyviä ovat vähemmistöjen arkistot, kysytään<br />
pääkirjoituksessa.<br />
Osoite<br />
Kansallisarkisto<br />
PL 258<br />
00171 Helsinki<br />
4<br />
Lyhyet<br />
6<br />
Arkistolaitoksen tutkijasaleissa on siirrytty syksyn aikana<br />
tilauslapuista sähköiseen järjestelmään.<br />
Lehden taitto<br />
Mainostoimisto HINKU<br />
8<br />
Eurooppalaisiin arkistoaineistoihin rakennetaan yhteistä<br />
hakuportaalia.<br />
Painopaikka<br />
Kopijyvä Oy<br />
9<br />
Selvitys: Tutkijat arvostavat digitoituja aineistoja, mutta<br />
kritisoivat käyttöliittymiä.<br />
Kotisivu<br />
www.arkisto.fi<br />
10<br />
Viranomaiset luovuttavat arkistolaitokseen miltei 130 hyllykilometriä<br />
arkistoja tulevina vuosina.<br />
Tilaukset ja palaute<br />
akti@narc.fi<br />
11<br />
Yhdysvaltalainen Karen Offen on tutkinut yhtenä ensimmäisistä<br />
naisten historiaa.<br />
ISSN 1798-2065<br />
Päätoimittaja<br />
Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto<br />
Toimituskunta<br />
yksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto<br />
yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto<br />
tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto<br />
johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto<br />
Toimitussihteeri<br />
Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti<br />
minna.nurro@pp.inet.fi<br />
12<br />
14<br />
16<br />
17<br />
18<br />
Joel Blankett on selvittänyt juutalaisen sukunsa historiaa<br />
jo parinkymmenen vuoden ajan.<br />
Uudessa kunnallisen asiakirjahallinnon oppaassa on huomioitu<br />
monet alalla tapahtuneet muutokset.<br />
Arkistolaitos haki Sveitsistä ja Norjasta oppia tietokantojen<br />
tietojen säilyttämiseen.<br />
Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen on aiempaa<br />
yksinkertaisempaa.<br />
Sähköinen arkistointi on Helsingin kaupunginarkiston<br />
suurin haaste.<br />
20<br />
21<br />
Arkistouralla: arkistopäällikkö Jari Suutari, eduskunta<br />
Arkistoneuvos Eljas Orrman piti jäähyväisluennon asiakirjojen<br />
seulonnasta ja julkisuudesta.<br />
Kannen kuva<br />
Pekka Niittyvirta, YFU<br />
Suomen YFUn historiateos julkistettiin Kansallisarkistossa<br />
lokakuussa. Teoksia signeerasi kirjoittaja Terttu<br />
Mämmelä.<br />
Pääkirjoituksen kuva<br />
Marja Pohjola, Kansallisarkisto<br />
22<br />
23<br />
Kansallisarkisto pelasti Suomen YFUn arkiston, ja lopputuloksena<br />
on tutkimus, joka kattaa 50 vuotta järjestön<br />
historiaa.<br />
Arkistolöytöjä | Käsitätkö
akti 3/<strong>2011</strong><br />
3<br />
Pääkirjoitus<br />
Puuttuvat arkistot<br />
Terveisiä Kautokeinosta, kaukaa Norjan Lapista! Olin siellä syyskuun<br />
lopulla kahden kollegan kanssa yhteispohjoismaisessa seminaarissa,<br />
jossa käsiteltiin alkuperäiskansojen ja muiden vähemmistöjen<br />
arkistojen näkyvyyttä Pohjoismaiden arkistolaitosten yksityisarkistopolitiikassa.<br />
Asia on erityisen ajankohtainen Suomessa juuri nyt,<br />
koska ensi vuoden alussa Inarissa aloittaa toimintansa Saamelaisarkisto.<br />
Se on Pohjoismaissa lajissaan toinen, sillä tätä ennen saamelaisilla<br />
on ollut oma arkisto vain Norjassa, juuri Kautokeinossa.<br />
Miten Suomessa on muiden vähemmistöjen arkistojen laita Arkistolaitoksen<br />
tavoitteena on saada riittävän monipuolinen kuva<br />
yhteiskunnan eri toimijoista eri aikakausilta. Erityisesti korostetaan<br />
vähemmistöjen, niin vanhojen vähemmistöjen kuin maahanmuuttajienkin<br />
arkistoaineistojen saamista talteen. Tähän mennessä<br />
parhaiten on onnistuttu Suomen juutalaisten kanssa. Heidän arkistoaineistojaan<br />
on saatu sekä Kansallisarkistoon että Turun maakunta-arkistoon<br />
yhteensä lähes 1 000 kotelon verran. Helsingin ja Turun<br />
lisäksi Viipurissa toimi juutalainen seurakunta vuoteen 1944 asti,<br />
mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin.<br />
Tataarit tulivat Kansallisarkistoon vuoden 2007 lopulla. Suomen Islam-seurakunta<br />
luovutti silloin hallussaan olleet vanhat metrikkakirjansa<br />
tutkijoiden käyttöön. Erityisen huomattavaa oli, että lahjoitukseen<br />
sisältyi myös vuosien 1850−1863 metrikka, jonka oli kerrottu<br />
joutuneen lähetetyksi Turkkiin 1960-luvulla.<br />
Romanien arkistot puuttuvat vielä arkistolaitoksesta, mutta alustavia<br />
keskusteluja niiden saamiseksi on kuitenkin jo käyty. Samoin on<br />
laita maahanmuuttajien arkistojen kanssa. Toivottavasti pystymme<br />
tulevina vuosina luomaan näihin ryhmiin niin luottamukselliset suhteet,<br />
että ne uskovat haltuumme arkistojaan.<br />
Vuosi <strong>2011</strong> on pian ohi, joten kiitän <strong>Akti</strong>n lukijoita kuluneesta vuodesta<br />
koko toimituskunnan puolesta ja toivotan kaikille Hyvää Joulua<br />
sekä menestystä vuodelle 2012.<br />
marja pohjola, yksikönjohtaja, Kansallisarkisto
4<br />
akti 3/<strong>2011</strong><br />
Lyhyet<br />
Saamelaisarkisto<br />
avautuu helmikuussa<br />
Saamelaiskulttuurikeskus Sajokseen sijoittuva Saamelaisarkisto<br />
avaa ovensa helmikuussa 2012. Arkiston tärkein<br />
tehtävä on tukea ja edistää saamelaistutkimusta, mikä vahvistaa<br />
saamelaiskulttuuria ja lisää saamelaisia koskevaa historiatietoa.<br />
Hallinnollisesti arkisto kuuluu Kansallisarkiston tutkimuksen ja kehittämisen<br />
vastuualueeseen.<br />
Saamelaisarkisto keskittyy palvelemaan kansalaisia ja tutkijoita.<br />
Se ottaa vastaan saamelaisia ja saamelaisaluetta koskevia asiakirjoja<br />
sekä huolehtii niiden digitoinnista ja käytettävyydestä. Oulun<br />
maakunta-arkisto jatkaa entiseen tapaansa viranomaisten ohjaamista<br />
ja kouluttamista.<br />
Arkistolaitos satsaa tutkimukseen<br />
uudella vastuualueella<br />
Arkistolaitos uudisti organisaatiotaan marraskuun alussa.<br />
Kokonaan uutena vastuualueena on aloittanut tutkimuksen<br />
ja kehittämisen vastuualue. Se vastaa yhteistyöstä<br />
tutkimusyhteisön kanssa sekä ohjaa sähköistä asiakirjahallintaa.<br />
Tarkoituksena on parantaa arkistolaitoksen tunnettuutta tutkimusinfrastruktuurina<br />
ja luoda kumppanuuksia tutkimusyhteisöihin.<br />
Tutkimusjohtaja Päivi Happosen luotsaama yksikkö vastaa<br />
esimerkki arkistolaitoksen digitointistrategiasta.<br />
Asiakirjojen elinkaareen liittyvät tehtävät kuuluvat aineistohallinnan<br />
vastuualueelle, jota johtaa arkistoneuvos Jaana Kilkki. Vastuualueelle<br />
keskittyvät viranomais- ja yksityisarkistojen vastaanotto<br />
ja hankinta. Se myös huolehtii aineistojen konservoinnista ja digitoinnista.<br />
Tutkijasali- ja verkkopalveluista vastaa tietopalvelun vastuualue.<br />
Se tekee myös selvityksiä sekä koordinoi arkistopedagogista toimintaa.<br />
Yksikköä johtaa arkistoneuvos Jarno Linnolahti.<br />
Neljäntenä vastuualueena toimii toiminnanohjaus, joka vastaa hallinnosta<br />
sekä suunnittelusta ja seurannasta. Sitä johtaa hallintojohtaja<br />
Anitta Hämäläinen.<br />
Kansallisarkisto keskittää tutkijapalveluitaan<br />
Kansallisarkiston tutkijapalvelu keskittyy vuoden 2012<br />
alussa Rauhankadun päärakennukseen, kun Sörnäisten<br />
toimipisteen tutkijasali suljetaan 21. joulukuuta.<br />
Jatkossa niin Rauhankadun, Siltavuoren kuin Sörnäisten toimipisteenkin<br />
aineistot ovat tutkittavissa yhdessä paikassa, Rauhankadun<br />
tutkijasalissa. Sörnäisten toimipisteen käytetyintä<br />
aineistoa on siirretty Rauhankadulle noin kuusi hyllykilometriä.<br />
Muuta Sörnäisten toimipisteen aineistoa voi tilata tutkittavaksi<br />
päärakennukseen, ja sitä kuljetetaan kerran päivässä toimipisteiden<br />
välillä.<br />
Rauhankadulta löytyviin aineistoihin kuuluvat muun muassa<br />
suojeluskunta-aineistot, Pikkukokoelmat ja Militaria-sarja. Myös<br />
Lotta Svärd -järjestön ja heimosotien aineistot on siirretty päärakennukseen.<br />
Saamelaiskulttuurikeskus Sajos revontulien välkkeessä.
akti 3/<strong>2011</strong><br />
5<br />
Kouvolan arkistotilat<br />
palkittiin vuoden arkistotekona<br />
Arkistojen päivän toimikunta on valinnut vuoden <strong>2011</strong><br />
arkistoteoksi Kouvolan kaupungin Archium-arkistotilahankkeen.<br />
Kiinteistö Oy Kouvolan Archium rakennutti uudet tilat, joihin on<br />
keskitetty Kouvolan kaupunginarkisto sekä aikaisemmin kuudessa<br />
eri paikassa säilytetyt uuden Kouvolan edeltäjien arkistot<br />
sekä Anjalankosken, Elimäen ja Valkealan kunnan- ja kotiseutuarkistot.<br />
Kouvolan Archiumissa kansalaiset voivat tutkia kulttuuriperintöään<br />
ja saada palveluja keskitetysti yhdessä paikassa.<br />
Toimikunnan mukaan Kouvolan uusi kaupunginarkisto -hanke on<br />
osoitus esimerkillisestä vastuullisuudesta, laajasta kulttuuritietoisuudesta<br />
ja hyvästä mallista muille kunnille.<br />
Archiumissa on hyllytilaa yhteensä noin 9000 metrille asiakirjoja.<br />
Kouvolan kaupunki / Heli Lehti<br />
Arkistojen päivän toimikunta myönsi lisäksi kunniamaininnan<br />
dosentti Marianne Tallbergille hoitotyön yksityisarkistojen hankkimisesta<br />
Kansallisarkistoon.<br />
Ymmärrys sotavahinkojen<br />
vaikutuksista kasvoi<br />
Vaasan maakunta-arkistossa ylitarkastajana työskentelevä<br />
Jussi Jääskeläinen on tutkinut Suomen sotaan 1808–1809<br />
liittyviä sotavahinkoja proseminaarityöstä vasta ilmestyneeseen<br />
väitöskirjaansa saakka.<br />
Jääskeläisen väitöskirja on perustutkimusta siitä, miten sotavahingot<br />
jakaantuivat Ruotsin valtakunnan itäisessä osassa vuosina<br />
1808–1809. Se antaa myös tarkan kuvan sodan paikallisyhteisölle<br />
aiheuttamista menetyksistä.<br />
”Sotavahingot sotatoimien painopistealueella, eli silloisessa Vaasan<br />
läänissä, liittyivät ennen muuta venäläisten joukkojen logistiikkaan.<br />
Paikallisyhteisön aineellisen hyvinvoinnin edellytykset olivat<br />
suuresti sidoksissa sodan aikana siihen, miten joukkojen huolto<br />
organisoitiin sota-alueella.”<br />
Jussi Jääskeläinen väitteli tohtoriksi elokuussa<br />
åbo akademi<br />
”Aikaisempi tutkimus ei ole nostanut riittävästi esiin sotavahinkojen<br />
ja väestökriisin mahdollista yhteyttä. Tutkimus ei ole myöskään<br />
korostanut kylliksi huollon organisoinnin merkitystä niukkavaraisen<br />
alueen paikallisyhteisölle ja toisaalta varhaismodernin sotien lopputuloksiin,<br />
ja sitä kautta valtioiden historiaan.”<br />
Tutkimuksen primaarilähteet löytyivät Kansallisarkistosta. Ne kuuluvat<br />
senaatin ja osittain Buxhoevdenin päämajan siviilikanslian arkistoihin.<br />
Väitöskirjan kirjoittaminen kesti yli kymmenen vuotta. Jääskeläinen<br />
teki tutkimusta päätoimisena jatko-opiskelijana vain seitsemän kuukauden<br />
ajan ja muuten työn ohella vapaa-aikanaan. Waldemar von<br />
Frenckellin ja Otto A. Malmin lahjoitusrahaston lahjoittamat stipendit<br />
mahdollistivat virkavapaudet.<br />
Jääskeläisen väitöskirja ”Paikallisyhteisö resurssina ja tuhojen kohteena.<br />
Venäjän armeijan logististen ratkaisujen seuraukset Suomen<br />
sodassa 1808–1809” tarkastettiin Åbo Akademissa elokuussa.
6<br />
akti 3/<strong>2011</strong><br />
Sähköinen tilauspalvelu on jo rutiinia<br />
Kansallisarkistossa ja Oulun maakunta-arkistossa<br />
ryhdyttiin pilotoimaan kuluvan vuoden kesäkuussa<br />
Astian nimellä tunnetun sähköisen tilauspalvelun<br />
eri järjestelmiä. Pilotoinnista saadut<br />
kokemukset olivat niin hyviä, että palvelu päätettiin<br />
ottaa suoraan käyttöön.<br />
asiakkaille muutokset näkyvät tutkijasalikäyttöliittymän parempina<br />
hakuominaisuuksina.<br />
Seuraava askel sähköisen tilauspalvelun laajentamisessa saavutettiin,<br />
kun järjestelmät otettiin lokakuun alussa käyttöön Kansallisarkiston<br />
ja Oulun maakunta-arkiston lisäksi kaikissa muissa<br />
maakunta-arkistoissa.<br />
Pilotoinnin kohteena oli asiakkaiden asiakirjatilausten tekemiseen<br />
käyttämä ns. tutkijasalikäyttöliittymä ja henkilökunnan<br />
operoima tilattujen asiakirjojen hallinnointityökalu, ns. tilaustenhallinta.<br />
Tuotantokäytön aikana järjestelmän kehittäminen on jatkunut,<br />
esimerkiksi syyskuun lopussa otettiin käyttöön uudet versiot tilaustenhallinnasta<br />
ja tutkijasalikäyttöliittymästä. Arkistolaitoksen<br />
Seuraavaksi verkkoon<br />
Seuraava luonnollinen askel on sähköisen tilauspalvelun siirtäminen<br />
verkkoon, jolloin asiakkaat voivat tilata verkon yli niin asiakirjoja,<br />
selvityksiä kuin kaukolainojakin sekä hakea käyttölupia<br />
aineistoihin.<br />
Verkkoympäristössä toimiva sähköinen tilausjärjestelmä vahvoine<br />
kirjautumisineen on siinä määrin erilainen verrattuna arkistolai-<br />
Ylitarkastaja Christina Forssell esitteli arkistolaitoksen<br />
verkkopalveluja Turun kirjamessuilla syyskuussa.
akti 3/<strong>2011</strong> 7<br />
toksen sisäverkossa toimivaan Astia-järjestelmään, että se vaatii<br />
oman koekäyttönsä, joka toteutuu lähitulevaisuudessa. Näillä<br />
näkymin verkon yli toimiva sähköinen tilausjärjestelmä on todellisuutta<br />
vuoden 2012 alkupuolella.<br />
”Tämähän on helppoa”<br />
Sähköisestä tilauspalvelusta saatu palaute on ollut lähes poikkeuksetta<br />
positiivista. Asiakkaat ovat nopeasti oppineet ohjelman<br />
salat ja monesti päivystäjä ilokseen kuulee kommentin ”Tämähän<br />
on helppoa." Kun tilauksen teon ja aineiston hakemisen tutkijasaliliittymää<br />
käyttäen kerran oppii, niin huomaa, kuinka se monessa<br />
tapauksessa on huomattavan paljon helpompaa ja nopeampaa<br />
kuin vanhojen paperimuotoisten luetteloiden selaaminen ja tilauslappujen<br />
täyttäminen käsin.<br />
Erityisesti henkilökunta on oppinut rakastamaan uutta tilaustenhallinta-työkaluaan.<br />
Tehtyjen tilausten löytäminen, kuittaaminen,<br />
päättäminen tai vaikkapa päivittäisen tilaston laskeminen vie nykyisin<br />
murto-osan siitä ajasta mitä vanha manuaalinen järjestelmä<br />
vei. Paluuta vanhaan ei ole!<br />
Astian etu on keskitetty haku<br />
Astian avulla myös tilastonikkareiden on mahdollista tehdä erilaisia<br />
tilastoja tilatuista aineistoista. Ongelmakohtana on, että kaikki<br />
arkistolaitoksessa oleva arkistoaineisto ei ole löydettävissä Astiahaun<br />
kautta. Tällöin asiakkaat käyttävät tilauspalvelun vapaamuotoista<br />
tilausta, jonka miinuspuolena on se, että tilastoinnin kannalta<br />
olennaisia metatietoja jää saamatta.<br />
Astia on siis pitkälle riippuvainen ns. taustajärjestelmistä, joista se<br />
hakee tietonsa, kuten arkistotietokanta Vakasta tai Digitaaliarkistosta.<br />
Jos taustajärjestelmässä on puutos tai virhe, toistaa Astia<br />
saman virheen. Vaikka Astia onkin nopea reagoimaan muutostarpeeseen,<br />
sen taustajärjestelmät eivät sitä välttämättä ole.<br />
Joustava organisaatio<br />
reagoi nopeasti<br />
Niin Astia-projektin tuottamassa sähköisessä<br />
tilauspalvelussa kuin projektin joustavassa<br />
organisaatiossa on sellaista käytännön toimivuutta,<br />
jota ei välttämättä ole valtionhallinnossa totuttu<br />
näkemään. Niinpä kykenenkin Astia-projektin<br />
aikaansaannoksia ilman pienintäkään ylilyönnin<br />
tunnetta hehkuttamaan. Hyvä esimerkki projektin<br />
toimivuudesta on onnistunut siirtyminen<br />
pilotointivaiheesta suoraan tuotantokäyttöön.<br />
Projektin joustava ja nopeasti reagoiva johtamisorganisaatio<br />
ja tekninen tuki mahdollistivat, että pilotoinnin<br />
aikana havaitut pienet puutteet tai virheet saatiin<br />
usein korjattua jo samana päivänä muutosten millään<br />
tavalla vaikeuttamatta järjestelmien käyttöä. Kansallisarkiston<br />
tutkijasalihenkilökunnan harras toive on,<br />
että Astian toiminnasta vastaava organisaatio säilyttää<br />
projektin päätyttyäkin joustavuutensa ja kykynsä reagoida<br />
nopeasti muutostarpeisiin.<br />
Kansallisarkiston pitkäaikainen salipäivystäjä, tutkija Pertti<br />
Vuorinen kirjoitti Astia-projektista Nordisk Arkivnyt<br />
-lehdessä 3/<strong>2011</strong>: ”Projektin onnistuminen on seurausta<br />
tekijöittensä ainakin suomalaiselle työkulttuurille<br />
hieman vieraasta ajattelutavasta, että kannattaa keskustella<br />
mahdollisimman usein arkistojen tietopalvelussa<br />
työskentelevien kanssa ongelmista. Vanha tsaristinen<br />
tapa lukea raportteja ja antaa ukaaseja ei enää<br />
toimi.”<br />
teksti: Ville kontinen, tutkija, Kansallisarkisto<br />
Ajan myötä entistä enemmän arkistolaitoksen aineistoa tulee<br />
sähköisten tietokantojen piiriin ja sitä kautta Astian hakuominaisuuksilla<br />
löydettäviksi ja tilastoijien iloksi. Muun muassa AARRE<br />
-arkistorekisteri liittyy tulevaisuudessa Astian taustajärjestelmiin.<br />
Tässä kohdassa päästään Astian yhteen selkeään etuun: sähköisen<br />
tilauspalvelun käyttäjän ei tarvitse enää miettiä, mistä tietokannasta<br />
tai hakuohjelmasta hänen haluamansa tieto löytyy, vaan<br />
kaikki on löydettävissä keskitetysti palvelun avulla.<br />
teksti: Ville Kontinen, tutkija, Kansallisarkisto<br />
kuva: Heidi Mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto
8<br />
akti 3/<strong>2011</strong><br />
Uusi kanava eurooppalaisiin<br />
arkistoaineistoihin rakentumassa<br />
Ensi vuoden alussa julkaistaan eurooppalaisten<br />
arkistolaitosten yhteinen arkistoaineistojen Archives<br />
Portal Europe -hakuportaali tutkijoiden<br />
käyttöön. Myös Suomen arkistolaitos on ollut<br />
mukana luomassa sitä Apenet-hankkeessa.<br />
Monille pienille arkisto-organisaatioille Apenet-hanke on ollut<br />
ainut kanava saada aineistoja digitaalisessa muodossa laajan<br />
yleisön käyttöön. Hankkeella on ollut edustus Europeanan<br />
jatkokehitystyössä, mikä on auttanut arkistojen erityistarpeiden<br />
huomioimisessa.<br />
Apenet on EU:n eContentplus-ohjelmaan kuuluva parhaiden<br />
käytäntöjen hanke. Siinä rakennettava uusi<br />
portaali tarjoaa pääsyn lähes kaikkien eurooppalaisten<br />
arkistolaitosten arkistoaineistoihin, jotka on luotu erilaisten historiallisten<br />
ja poliittisten prosessien aikana.<br />
Portaali auttaa käyttäjiä tutkimaan syvemmin omia kiinnostuksenkohteitaan<br />
sekä löytämään uusia mielenkiintoisia lähteitä<br />
tarjoamalla yleiskuvan eurooppalaisten arkistojen aineistoista.<br />
Tämän lisäksi portaali toimii arkistopalveluiden keskeisenä hakemistona,<br />
jonka avulla löytyvät muun muassa eri maiden arkistojen<br />
yhteystiedot.<br />
Suomen arkistolaitoksella<br />
on eurooppalaisittain modernit<br />
sähköisen tietopalvelun<br />
kanavat,<br />
joita kehitetään jatkuvasti<br />
yhteistyössä<br />
opetus- ja kulttuuriministeriön<br />
hallinnoiman<br />
Kansallisen<br />
digitaalisen kirjaston<br />
kanssa. Osallistuminen<br />
Apenet-portaalin kehittämiseen<br />
on tarjonnut arkistolaitoksen<br />
asiantuntijoille sekä yhteistyöverkoston että<br />
ratkaisumalleja, joita on voitu hyödyntää myös omissa<br />
kehittämishankkeissa sekä Kansallisessa digitaalisessa<br />
kirjastossa.<br />
Jatkohanke on jo käynnistymässä<br />
Hankkeen toisen vaiheen neuvottelut ovat vielä käynnissä. Kuitenkin<br />
voidaan pitää jo lähes varmana, että hankkeen toinen kolmevuotinen<br />
kehitysjakso käynnistyy heti ensimmäisen vaiheen<br />
jälkeen. Hankkeen työnimenä on APEX – Archives Portal Europe<br />
network of eXcellence.<br />
Linkin www.archivesportaleurope.eu takaa paljastuva portaalin<br />
Beta-versio sisältää aineistoa jo 47 organisaation kokoelmista 17<br />
maasta kattaen lähes 8 miljoonaa arkistoyksikköä. Lisäksi portaalin<br />
kautta on pääsy yli puoleen miljoonaan digitoituun kohteeseen.<br />
Varsinainen portaali julkaistaan vuoden 2012 alussa.<br />
Synergiaa Europeanan kanssa<br />
Portaalin tehtävänä on lisäksi välittää arkistosektorin aineistoa<br />
Europeanan hakupalveluihin, jossa on aineistoa myös museoja<br />
kirjastosektoreilta. Työtä on tehty sekä kehittämällä arkistojen<br />
eurooppalaista yhteistyöverkostoa että tarjoamalla osallistuville<br />
arkistoille valmiita palveluita ja työkaluja.<br />
Toisen vaiheen työskentely laajentaa osallistujien määrän 28<br />
maahan. Palvelun kattavuutta laajennetaan niin aineistojen kuin<br />
osallistuvien organisaatioiden näkökulmasta sekä tuodaan mukaan<br />
tarkempia kuvailuja. Tämän lisäksi palvelusta kehitetään<br />
pysyvämpi osa eurooppalaista tutkimusinfrastruktuuria ja Europeanaa.<br />
Suomen arkistolaitos on jatkossakin mukana työssä, ja luomassa<br />
näin osaltaan arkistoille uusia tapoja tuottaa ajantasaisia ja<br />
tehokkaita tietopalveluita asiakkailleen.<br />
teksti: Markus Merenmies, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto
akti 3/<strong>2011</strong><br />
9<br />
Digiaineistot ovat mieleen,<br />
mutta järjestelmät eivät toimi<br />
Svenska litteratursällskapet i Finlandin selvityshanke<br />
Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot on<br />
loppusuoralla. Laajan kyselyaineiston viesti on<br />
selkeä: digitoitu aineisto on saatava nykyistä<br />
paremmin käyttäjien ulottuville.<br />
Hankkeen raportti julkaistaan alkuvuodesta 2012, mutta<br />
jo lokakuussa <strong>2011</strong> järjestetyssä seminaarissa paljastettiin keskeisin<br />
tulos: käyttäjät arvostavat digitoituja aineistoja, mutta kritisoivat<br />
käyttöliittymiä.<br />
Hanke haastaakin arkistot, kirjastot ja museot ajattelemaan asiaa<br />
uudelta kannalta: organisaatiot voivat tuntea aineistonsa läpikotaisin,<br />
mutta paras asiantuntemus niiden käytöstä on käyttäjillä.<br />
Käyttöliittymät hankalia<br />
Nykytilanteen ongelmat rakentuvat monista osatekijöistä. Käyttöliittymät<br />
on rakennettu alkuperäisaineistojen hallinnan ehdoilla, organisaatioiden<br />
näkökulmasta. Hakuehdot vaativat liian täsmällistä tietoa<br />
aineistosta ja selailuominaisuudet ovat harvinaisia tai puutteellisia.<br />
Digitoitu aineisto vaatisi uudenlaisia hakemistoja ja luetteloita, jotka<br />
helpottaisivat kokonaisuuden hahmottamista, selaamista ja halutun<br />
yksityiskohdan löytämistä.<br />
Arkistolaitoksen Digitaaliarkisto keräsi runsaasti kritiikkiä ja nousi<br />
ongelmallisimmaksi verkkopalveluksi juuri käytettävyyskysymysten<br />
takia. Pidetyin ja kehutuin oli Suomen sukuhistoriallisen yhdistyksen<br />
Digiarkisto, joka on toteutettu käyttäjien ehdoilla.<br />
Eriytymisessä hyvää ja huonoa<br />
Toinen keskeinen ongelmavyyhti on sähköisten aineistojen pirstoutuminen<br />
eri organisaatioiden verkkopalveluihin ja käyttöliittymiin. Yhdelläkin<br />
organisaatiolla saattaa olla monta erilaista kokoelmaa, joista<br />
jokaista varten on erilainen käyttöliittymä. Käyttäjät eivät tiedä, millaista<br />
aineistoa on saatavilla sähköisessä muodossa ja joutuvat jokaisen<br />
kokonaisuuden kohdalla opettelemaan uuden hakulogiikan.<br />
SLS:n hanke kannustaa muistiorganisaatioita kuuntelemaan<br />
paremmin tutkijoiden mielipiteitä.<br />
hakuihin. Tällä perusteella vastaajat esimerkiksi kiittivät Suomen sukututkimusseuran<br />
Hiski-tietokantaa, mutta lähtökohtaisesti vähemmistö<br />
vastaajista toivoi kehityksen kulkevan kohti sen kaltaisia järjestelmiä.<br />
Tärkeämpänä pidetään nykyisten järjestelmien käytettävyyden parantamista<br />
ja niiden aineistomäärän kasvattamista, ja vasta sen jälkeen<br />
on aika rakentaa erikoistuneita tietokantoja.<br />
Keskitetty wiki-luettelo rakenteilla<br />
Vastauksissa esitettyihin toiveisiin keskitetystä luettelosta pystytään<br />
vastaamaan pian, sillä hankkeen yhteydessä SLS laatii yhteistyössä<br />
Agricola-portaalin kanssa yhteenvetoa sähköisten aineistojen verkkopalveluista,<br />
käyttöliittymistä, tietokannoista ja portaaleista.<br />
Luettelo julkaistaan wiki-muotoisena, joten kuka tahansa voi käydä<br />
täydentämässä ja päivittämässä tietoja. Askel on kokonaisuuteen<br />
nähden pieni, mutta sekin vie eteenpäin matkalla kohti digiaineistojen<br />
parempaa käytettävyyttä.<br />
Eriytyminen ei ole yksinomaan huono asia, sillä erilliset järjestelmät<br />
ja alkuperäisaineistosta edelleen muokattu tieto antavat käyttäjälle<br />
mahdollisuuksia uudenlaiseen tutkimusotteeseen ja räätälöidympiin<br />
teksti: Outi Hupaniittu, projektinvetäjä,<br />
Svenska Litteratursällskapet i Finland<br />
kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto
10<br />
akti 3/<strong>2011</strong><br />
Kysely kartoitti viranomaisasiakirjojen<br />
siirto- ja säilytystarpeita<br />
Arkistolaitos toteutti huhti-elokuussa <strong>2011</strong> kyselyn<br />
viranomaisten hallussa olevista pysyvästi<br />
säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolaitos käyttää<br />
kyselyn tuloksia toiminnan pitkäjänteiseen<br />
suunnitteluun. Ne ovat erityisen hyödyllisiä asiakirjojen<br />
vastaanotossa ja tilanhallinnassa.<br />
Kyselyssä keskityttiin arkistotiloihin siirrettyihin pysyvästi<br />
säilytettäviin paperiasiakirjoihin. Kysely lähetettiin viranomaisille,<br />
jotka arkistolain mukaisesti luovuttavat pysyvästi säilytettävät<br />
asiakirjansa arkistolaitokseen. Lisäksi kerättiin tietoja arkistotilojen<br />
ja tietopalvelupyyntöjen määristä.<br />
Kysely lähetettiin 462 organisaatiolle. Koska osa niistä vastasi vielä<br />
alkuperäistä suunnitelmaa keskitetymmin, kyselyn kohteiden lopullinen<br />
kokonaismäärä oli 433. Vastauksia kertyi yhteensä 402 kappaletta,<br />
joten vastausprosentti oli hyvä, lähes 93 prosenttia.<br />
Määrällisesti vastaajajoukko painottui oikeus-, työ- ja elinkeino- sekä<br />
valtiovarainministeriön hallinnonaloille, joiden yhteenlaskettu vastausten<br />
ja kohdevirastojen määrä oli 310/329. Sen sijaan esimerkiksi<br />
puolustusministeriö oli hallinnonalansa ainoa kyselykohde. Puolustusvoimien<br />
aineistomäärät eivät siten sisälly kyselyn tuloksiin.<br />
Arkistopiiri hm %<br />
KA 66 635 52,7<br />
HMA 14 820 11,7<br />
JoMA 5 910 4,7<br />
JyMA 3 301 2,6<br />
MMA 9 396 7,4<br />
OMA 9 081 7,2<br />
TMA 11 676 9,2<br />
VMA 5 517 4,4<br />
Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrät eri arkistopiireissä.<br />
Vastausten perusteella pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kokonaismääräksi<br />
kertyi 126,3 hyllykilometriä. Viiden vuoden takaisessa<br />
kyselyssä aineistomäärän jakauma arkistopiirien kesken<br />
oli samansuuntainen, joten alueellistamishankkeet eivät näytä<br />
muuttaneen sitä.<br />
Asiakirjojen kokonaismäärä edellisessä kyselyssä oli 158,5 hyllykilometriä.<br />
Nyt saaduissa luvuissa tulee kuitenkin ottaa huomioon<br />
muun muassa vuoden 2005 jälkeen arkistolaitokseen tehdyt luo-<br />
vutukset ja kyselyn viimekertaista suppeampi kattavuus (edellinen<br />
kysely tehtiin 2006 ja kohteita oli 766).<br />
Valtioneuvoston arkiston liittäminen Kansallisarkistoon, yliopistojen<br />
aseman muutos sekä kyselyn rajaaminen pääte- ja lähiarkistoissa<br />
tai vastaavissa tiloissa säilytettäviin asiakirjoihin ovat nekin<br />
supistaneet kokonaismäärää. Työhuonetiloissa säilytettävien asiakirjojen<br />
määriä ei kysytty, koska luotettavien arvioiden saaminen<br />
niistä on osoittautunut vaikeaksi.<br />
Ajanjakso<br />
Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen jakautuminen vuosikymmenittäin.<br />
Vastaukset osoittavat, että paperiasiakirjojen määrä on jatkanut<br />
kasvuaan. On huomattava, että vuosikymmenittäin arvioituna<br />
asiakirjojen kokonaismäärä poikkeaa erikseen ilmoitetusta kokonaismäärästä.<br />
Kunkin arkistolaitoksen yksikön osuus vuosikymmenkertymästä<br />
oli kuitenkin linjassa asiakirjojen kokonaismäärän<br />
vastaavan jakauman kanssa.<br />
Viranomaisilta kysyttiin asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen<br />
vuosittaista kokonaismäärää ja frekvenssiä. Tietoja kysyttiin sekä<br />
40 vuotta vanhemmista että nuoremmista asiakirjoista. Lisäksi sisäisten<br />
ja ulkoisten tietopyyntöjen määrää arvioitiin erikseen.<br />
Tietopyynnön<br />
tyyppi<br />
40 v. vanhemmat<br />
asiakirjat<br />
hm<br />
- 1970 16 613<br />
1971 - 1980 18 220<br />
1981 - 1990 23 046<br />
1990 - 2000 27 539<br />
2001 - 2010 30 027<br />
40 v. nuoremmat<br />
asiakirjat<br />
Sisäiset tietopyynnöt 77,1 37,1<br />
Ulkoiset tietopyynnöt 66,7 34,3<br />
Osuus (%) niistä asiakirjoista, joihin ei kohdistunut lainkaan tietopyyntöjä.<br />
Luvut vahvistavat näkemystä siitä, että 40 vuotta vanhempia<br />
asiakirjoja ei yleensä enää toistuvasti tarvita viranomaiskäytössä,<br />
vaan ne voidaan luovuttaa arkistolaitokseen. Tietopyyntöjen kokonaismäärissä<br />
oli kuitenkin suuria eroja; joillakin vain yksittäisiä<br />
tietopyyntöjä vuodessa, toisilla taas tuhansia. Tietopyyntöjen keskiarvojen<br />
esittäminen ei siksi ole mielekästä. Mediaaniluvut sisäisissä<br />
tietopyynnöissä (40 vuotta vanhemmat/nuoremmat) olivat 5<br />
ja 12 kappaletta, ulkoisten tietopyyntöjen vastaavat mediaaniluvut<br />
puolestaan 5,5 ja 10 kappaletta.
akti 3/<strong>2011</strong> 11<br />
Naisten arkistot vievät tutkijaa<br />
ympäri maailmaa<br />
ja feminismin historiaa. Myöhemmin olen päätynyt erilaisiin vertaileviin<br />
tutkimushankkeisiin.”<br />
Naishistorian tutkimus on muuttunut Offenin uran aikana paljon.<br />
Marginaalisesta aiheesta on tullut suurta enemmistöä koskettava.<br />
Syynä ei hänen mielestään ole enempää eikä vähempää kuin<br />
se, että näidenkin ihmisen tulee olla osa menneisyyttä.<br />
Kaikki irti arkistomatkoilta<br />
Naishistoria kiteytyy Offenin mukaan siihen, miten naisten ja<br />
miesten väliset suhteet ovat muuttuneet. Juuri nyt hän tutkii julkisia<br />
väittelyjä, joita naiskysymyksestä on käyty.<br />
Kansallisarkistossa vieraili toukokuussa Stanfordin<br />
yliopiston vanhempi tutkija Karen Offen. Suomessa aiemminkin<br />
poikennut historioitsija osallistui tällä kertaa kansainväliseen<br />
historiakonferenssiin. Luppoajan hän hyödynsi perehtymällä lempiaiheeseensa:<br />
naisten historiaan.<br />
”Hassua kyllä, miehet olivat ensimmäisinä kiinnostuneista naisten<br />
oikeuksista. Myöhemmin naiset osallistuivat enemmän kuin<br />
miehet toivoivat, ja tästä syntyi ristiriitoja.”<br />
Tutkimuksen teko ei aina ole helppoa Yhdysvaltojen länsirannikolta<br />
käsin. Offenin hyödyntämät lähteet ovatkin pääosin olleet painettua<br />
aineistoa, kuten sanomalehtiä. Toisaalta hän ottaa kaiken<br />
mahdollisen irti ympäri maailmaa suuntautuvilta arkistomatkoilta.<br />
Kaliforniassa työskentelevä Offen on naistutkimuksen uranuurtajia.<br />
”Aloitin naishistorian tutkimisen 1970-luvulla, jolloin koko aihe<br />
oli uusi. Tutkin yhtenä ensimmäisistä naisten historiaa Ranskassa<br />
”Kerran löysin ranskalaisesta arkistosta erään merkittävän, salanimellä<br />
kirjoittaneen naisvaikuttajan henkilötiedot viime hetkellä<br />
ennen koneen lähtöä. Huusin, printtasin sivun nopeasti ja juoksin<br />
kuin hullu koneeseen.”<br />
Frekvenssi<br />
40 v. vanhemmat<br />
asiakirjat<br />
Tietopyyntöjen vuosittainen frekvenssi (%).<br />
40 v. nuoremmat<br />
asiakirjat<br />
Viikoittain 10 31,2<br />
Kuukausittain 9,3 12,3<br />
Harvemmin 80,7 56,5<br />
Luvuissa tulee huomioida, että 40 vuotta vanhempien asiakirjojen<br />
osalta 33 ja sitä nuorempien osalta 11 prosenttia kohteista jätti<br />
vastaamatta kysymykseen.<br />
Tulosten analysointia jatketaan arkistolaitoksessa. Tavoitteena on,<br />
että jatkossa asiakirjat vastaanotetaan aiempaa yhdenmukaisemmin<br />
koko arkistolaitoksessa hyvässä yhteistyössä viranomaisten<br />
kanssa. Saadut tiedot auttavat myös arkistolaitoksen toimitilojen<br />
ja tilanhallinnan strategista ja operationaalista suunnittelua.<br />
Tutkijat bloggaamaan<br />
Digitalisoituminen on helpottanut tutkimusta, mutta myös tuonut<br />
lisähaastetta. ”Nuorille opiskelijoille on muistutettava, että historian<br />
tutkiminen on faktojen varmistamista useampaan kertaan.<br />
Heille täytyy kertoa, että Wikipediassa ei ole kaikkea tietoa ja että<br />
kaikki tieto verkossa ei ole totta.”<br />
Erinomaisena verkkolähteenä hän mainitsee Library of Congressin<br />
verkkosivut, joilla julkaistaan runsaasti materiaalia. ”He ovat<br />
julkaisseet myös kirjan, jossa on paljon kuvia asiakirjoista. Muidenkin<br />
arkistojen kannattaisi tehdä vastaavaa ja herättää näin ihmisten<br />
mielenkiinto”, hän lisää.<br />
Tutkijoita Offen kannustaa bloggaamaan. ”Heidän tulisi kirjoittaa<br />
paperiartikkeleiden sijaan verkkoon”. Offenin omia kirjoituksia voi<br />
lukea osoitteessa www.imow.org/community/blog/index.<br />
teksti: Ville Kajanne, ylitarkastaja, Kansallisarkisto<br />
Teksti ja kuva: Heidi Mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto
akti 3/<strong>2011</strong><br />
12<br />
Palapelin rakentamista<br />
ulkomailta käsin<br />
Sukututkimus on sinnikästä ja aikaa vievää puuhaa.<br />
Kesähelteillä viikon ajaksi Kansallisarkistoon<br />
saapuneen Joel Blankettin työhön tuo lisähaasteen<br />
se, että hänen aineistonsa sijaitsee<br />
tuhansien kilometrien päässä.<br />
Joel Blankett vieraili Kansallisarkistossa kesäkuussa.<br />
Jerusalemissa asuva Joel Blankett on syntyperäinen<br />
helsinkiläinen. Yliopisto-opintojen jälkeen tie vei Israeliin, jonne<br />
sukututkijan oli tarkoitus jäädä vain vuodeksi opiskelemaan hepreaa<br />
ja tarkkailemaan ulkomaiden näkymiä.<br />
temppuilemaan byrokratian rattaiden parissa pitkään. Tapahtumat<br />
lasten syntymästä naimisiin menoon piti kirjata Suomen lisäksi<br />
Venäjälle, eikä oleskelulupien myöntämiseen löytynyt tarkkoja kriteerejä.<br />
Vuoden tutkimusmatkasta versosi kuitenkin lähes 40 vuoden taival,<br />
jonka aikana Blankett ehti kasvattaa juuret ja perustaa perheen Israelin<br />
maaperälle. Hän työskenteli pitkään valtion virastoissa ja tutkimuslaitoksissa,<br />
esimerkiksi sosiaalipoliittisen tutkimustyön parissa.<br />
1990-luvulla hän sai kipinän selvittää perheensä historiaa. Suvun<br />
tutkiminen lähti vähitellen käyntiin ja Kansallisarkistosta tuli yllättäen<br />
linkki suvun tarinoiden äärelle.<br />
Venäjänjuutalaiset sukujuuret<br />
Blankettin sukujuuret sijoittuvat Venäjälle, jossa hänen juutalaiset<br />
isoisänsä syntyivät. 1900-luvun alussa miehet päätyivät armeijan<br />
mukana Suomeen, jonne kumpikin perusti perheen monen muun<br />
venäjänjuutalaisen tapaan.<br />
”Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä juutalaisilla ei<br />
ollut oikeutta asua Suomessa siihen aikaan. He joutuivat puolen<br />
vuoden välein anomaan uutta lupaa”, kertoo Blankett.<br />
Venäjänjuutalaisten elämä 1900-luvun alun Suomessa olikin varsin<br />
hankalaa ja virallisesti Venäjällä kirjoilla olleet isoisät joutuivat<br />
Tutkimuksen alkumetreillä<br />
Sukututkimuksen alkuvaiheissa Blankettin isovanhemmat olivat jo<br />
menehtyneet, eivätkä heidän tarinansa olleet syystä tai toisesta<br />
kulkeutuneet lasten korviin hänen äitiään lukuun ottamatta. ”Niin<br />
kuin yleensä sukututkimuksissa käy, sitä alkaa tehdä liian myöhään,<br />
kun ei ole enää ketään keneltä kysyä”, hän toteaa.<br />
Blankett saapui ensimmäistä kertaa Kansallisarkistoon viime vuosikymmenen<br />
alussa. Hän oli saanut tiedon, että Helsingin juutalaisen<br />
seurakunnan arkistot oli siirretty ja kunnostettu tutkijoiden<br />
käyttöön. Sukututkija yritti viikon mittaisella vierailulla etsiä kuumeisesti<br />
tietoa suvustaan.<br />
”Se oli aika turhauttavaa. Näin, että on hirveästi materiaalia, mutta<br />
en voinut jäädä niin pitkäksi aikaa”, hän huokaa.<br />
Sukututkija sai uutta pontta urakkaansa huomattuaan sen vaativan<br />
laajaa kielitaitoa. Suuri osa hänen sukuaan käsittelevistä aineistoista<br />
on kirjoitettu kielillä, joita hänen lapsensa eivät taida. ”Jos<br />
en tee tätä työtä, sen jättäminen seuraaville sukupolville on hankalaa”,<br />
hän kommentoi.
akti 3/<strong>2011</strong> 13<br />
Aineistoa ympäri maailmaa<br />
Isovanhempien yhteydenpito viranomaisiin on tarjonnut valtavasti<br />
tietoa Blankettille. Hänen suurimmat tietovaransa ovatkin<br />
viranomaisarkistoja tai juutalaisten omia arkistoja.<br />
Tutkimuksen kannalta tärkeää aineistoa on rutkasti Venäjällä.<br />
Hän on yrittänyt ottaa niistä selvää Kansallisarkiston Jyrki Paaskosken<br />
avustamana. ”Suomi on ollut kohdallani silta sellaiseen<br />
materiaaliin, jota on ehkä olemassa Venäjällä”, hän kertoo.<br />
Suomen juutalaisten historiaa<br />
arkistolaitoksessa<br />
Suomen juutalaisten elämää on tallennettu myös<br />
arkistolaitoksen makasiineihin. Suomen juutalaisten arkiston<br />
sekä Turun juutalaisen seurakunnan arkiston lisäksi arkistolaitoksesta<br />
löytyy lukuisia juutalaisten henkilöiden yksityisarkistoja.<br />
Suomen kolmas juutalainen seurakunta toimi vuoteen<br />
1944 Viipurissa, mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin.<br />
Vaikka kirjallisia lähteitä on Suomen ulkopuolelta vaikea tavoittaa,<br />
sukututkija on saanut yhteyden kadonneisiin sukulaisiinsa ja<br />
isovanhempiensa tuttaviin. Osa heistä on löytynyt Venäjän puolelta<br />
ja osa muualta päin maailmaa.<br />
”Olin esimerkiksi noin viisi vuotta sitten käymässä Venäjällä<br />
pienessä kylässä, ja siellä oli vielä vanha mummo, joka muisti<br />
isoisän veljen,” Blankett valaisee. ”Ja kaikkien näiden perheiden<br />
kanssa olen päässyt kontaktiin vähitellen, erityisesti Internetin<br />
kautta.”<br />
Haastavaa ja palkitsevaa puurtamista<br />
Kansallisarkistossa sijaitseva Suomen juutalaisten arkisto kattaa<br />
muun muassa Helsingin juutalaisen seurakunnan ja sen<br />
ylläpitämien laitosten sekä juutalaisten keskusjärjestöjen ja<br />
yksityishenkilöiden arkistoja vuosilta 1810–<strong>2011</strong>. Turun maakunta-arkistosta<br />
löytyvä Turun juutalaisen seurakunnan arkisto<br />
sisältää jiddishinkielisiä pöytäkirjoja, toimintakertomuksia<br />
ja kirjeitä. Molemmat aineistot ovat käyttörajoitettuja.<br />
Suomen juutalaisten elämään voit tutustua edellä mainittujen<br />
arkistojen pohjalta kootussa Fenno Judaica -verkkonäyttelyssä,<br />
joka löytyy osoitteesta:<br />
http://fennojudaica.jchelsinki.fi/index.html<br />
Arkistojen penkominen on raskasta työtä, josta tippuu tuloksia<br />
paloittain. Viikon mittaisella vierailulla satojen sivujen kirjeenvaihdon<br />
selaaminen alusta loppuun on kuitenkin tavallista vaivalloisempaa.<br />
Blankett toivookin, että mahdollisimman paljon aineistoa<br />
saataisiin indeksoitua.<br />
Toisenlaista näkökulmaa tutkimuksen tekoon on tuonut esimerkiksi<br />
juutalaisten valokuva-arkisto, jonka otoksista suuri osa on<br />
ollut Blankettille aivan tuntemattomia. Tekstirivien täyttämien papereiden<br />
välistä on löytynyt myös muuta aivan uutta ja jopa huvittavaakin<br />
tietoa.<br />
”Löysin viimeksi isoäidin isän todistuksen, jossa hän eroaa armeijasta.<br />
Armeijan superior officerin vuonna 1860 kirjoittamassa<br />
kirjeessä todettiin, että henkilö oli käyttäytynyt hyvin armeijassa,<br />
eikä juopotellut ja muuta.”<br />
Hitain askelin eteenpäin<br />
”No tietysti sukututkimus on sellaista, että loppua ei näy”, toteaa<br />
Blankett. ”Aion kuitenkin jatkaa vielä. Toivottavasti ehdin jossain<br />
vaiheessa tulla pitemmäksi aikaa tänne.”<br />
Seuraavaa tutkimusmatkaa odotellessa sukututkija toivoo saavansa<br />
entistä enemmän kaipaamaansa materiaalia kotikoneelta<br />
selailtavaksi. ”Luulen, että verrattuna muihin sukututkijoihin tilanteeni<br />
on varsin hyvä.”<br />
teksti ja kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto<br />
Blankettin isovanhemmat David ja Malke Mirmovitsch.
akti 3/<strong>2011</strong><br />
14<br />
Kunnallisen asiakirjahallinnon<br />
opas on valmistunut<br />
Kunnallisen asiakirjahallinnon opas eli KAO on valmistunut<br />
ja julkaistu osoitteessa wiki.narc.fi/kao.<br />
Opas on toteutettu uudella tavalla, wikitekniikalla,<br />
mikä helpottaa muun muassa sen päivitettävyyttä.<br />
Sitä riittää kuntasektorin asiakirjahallintoon vaikuttavien<br />
muutosten myötä.<br />
Kunnallisen asiakirjahallinnon oppaan sisältöön<br />
kohdistui moninaisia haasteita, vaikka voimassa on edelleen sama<br />
arkistolaki kuin vuonna 1996, jolloin aiempi kuntaopas julkaistiin.<br />
Maailma ympärillä on muuttunut ja muuttumassa: on otettava huomioon<br />
esimerkiksi sähköinen asiakirjahallinto, arkistoterminologia,<br />
hallinnon ja organisaatioiden muutokset, prosessiajattelu ja asia-<br />
kasnäkökulman korostaminen, taloudelliset tekijät henkilökunnan<br />
määrään vaikuttavine seurauksineen sekä julkishallinnon tietoarkkitehtuurisuunnitelmat.<br />
Näiden vuoksi voi perustellusti olla sitä mieltä, että oppaan uusimisen<br />
kanssa olisi kannattanut odottaa. Toisaalta yhtä perustellusti voi<br />
Kunnanhallituksen tehtävänä on määritellä kunnan arkistonmuodostajat.<br />
Näin myös Tammerkosken partaalla.
akti 3/<strong>2011</strong><br />
15<br />
väittää, että näköpiirissä ei ole sellaista suvantoa, jossa voitaisiin<br />
rauhassa koota kokonaisvaltaiseksi oppaaksi kunnalliseen asiakirjahallintaan<br />
vaikuttavat näkökulmat.<br />
Nykytilanteen monet meneillään olevat muutokset heijastuvat siis<br />
oppaan sisältöön. Ja muutokset merkitsevät, että opasta päivitetään<br />
tiheästi. Ne merkitsevät myös, että ehkä jo muutaman vuoden<br />
sisään opas uusitaan uudistetun arkistolainsäädännön myötä.<br />
Arkistoterminologia ajan tasalla<br />
Koska KAO:n taustalla on vuoden 1994 arkistolaki, perusta sille on<br />
sama kuin edelliselläkin kuntien arkistotoimen oppaalla. Joitakin<br />
asioita on silti syytä nostaa esille KAO:sta.<br />
Arkistoterminologian kehitys on ajanut 1990-luvun arkistolain ohi.<br />
Arkistoalan terminologiaa uudistavan työryhmän tavoitteena on<br />
systemaattinen käsiterakennelma ja sen sisällyttäminen 2010-luvulla<br />
uudistettavaan arkistolainsäädäntöön. KAO-työryhmä teki tämän<br />
vuoksi yhteistyötä terminologiaa pohtivan työryhmän kanssa, mikä<br />
heijastuu muun muassa sellaisten termien käytössä kuin asiakirjatieto.<br />
Kolmantena yksittäisenä poimintana KAO:sta voi ottaa esille kuntasektorin<br />
pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävän asiakirjatiedon<br />
säilyttämisratkaisun. Kysymys sen organisoinnista on KAO:n<br />
valmistuessa ratkaisematta. Tätä koskevat ratkaisuvaihtoehdot liittyvät<br />
kiinteästi arkistolainsäädännön uudistamiseen, joka on tarkoitus<br />
käynnistää syksyllä <strong>2011</strong>.<br />
Ylläpitoon kohdistuu haasteiden kirjo<br />
KAO perustuu voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön. Uuden arkistolain<br />
taustatyöskentely on jo aloitettu, mikä vaikuttaa jatkossa<br />
oppaaseen. Arkistolaitoksen rooli kuntasektorilla määritellään, ja<br />
rajanveto arkistolaitoksen ja valtiovarainministeriön kesken vaatii<br />
täsmennyksen muun muassa julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurin<br />
myötä. Myös sähköinen asiakirjahallinto ja arkistoterminologia heijastuvat<br />
uudistettavassa arkistolainsäädännössä.<br />
Kuntasektorille on tunnusomaista heterogeenisuus: samalla kun<br />
kuntasektorilla on yli 3 500 sähköistä tietojärjestelmää ja osa kunnista<br />
ja kuntayhtymistä etenee vilkkaasti kohti yhä sähköisempää<br />
asiakirjahallintoa, on olemassa kuntia, joissa ollaan vasta tämän kehityksen<br />
alkutaipaleella.<br />
Tästä huolimatta KAO:ssa on yksi poikkeus ennakoituun terminologiatyöryhmän<br />
suositukseen: asiakirjahallinta-termin sijaan käytettään<br />
asiakirjahallinto-termiä. Asiakirjahallinto-termin määritelmä<br />
KAO:ssa ei siis noudata SFS-ISO-standardia, mutta se on viimeaikaisissa<br />
arkistolaitoksen määräyksissä, ohjeissa ja suosituksissa<br />
noudatettua tulkintaa.<br />
PARAS-hanke on työllistänyt, organisaatioita on muutettu ja kuntia<br />
yhdistetty, mutta uusia muutoksia on yhä edessä. Ne heijastuvat<br />
aina myös asiakirjahallintaan. Muutoksissa johdon vastuu korostuu<br />
ja tarvitaan laajaa yhteistyötä substanssi-, ICT- ja asiakirjahallinnan<br />
asiantuntijoiden kesken sekä riittävää osaamista. Kunnallisen asiakirjahallinnon<br />
oppaaseen kohdistuu siten moninaisten paineiden kirjo.<br />
Kunta päättää arkistonmuodostajat<br />
Moni toivoi, että KAO sisältäisi sellaisen kunnallisen arkistonmuodostajan<br />
määritelmän suosituksen, jonka mukaan kunta kokonaisuudessaan<br />
on yksi arkistonmuodostaja. Arkistolaitos tukeutuu oppaissaan<br />
voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön ja sen taustalla olevaan hallituksen<br />
esitykseen. Tästä syystä arkistolaitos linjaa KAO:ssa kunnanhallituksen<br />
määrittelemään kunnan arkistonmuodostajat.<br />
KAO on varsin ylätasoinen opas, sillä ei ollut mahdollista laatia<br />
opasta, josta löytyisi yksityiskohtaiset ohjeet kaikkien kuntien ja<br />
kuntayhtymien yksilöityihin tunnistettuihin ja tunnistamattomiin<br />
tarpeisiin.<br />
teksti: Vuokko Joki, johtaja, Oulun maakunta-arkisto ja<br />
Raili Oittinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto<br />
kuva: Minna Nurro<br />
KAO:a työstämässä<br />
Kansallisarkisto asetti lokakuussa 2008 työryhmän<br />
valmistelemaan Kunnallisen arkistotoimen opasta. Työryhmän<br />
muodostivat Maaret Botska Kuntaliitosta, Eeva<br />
Miettinen Helsingin kaupungista sekä Jaana Pohjonen Kansallisarkistosta.<br />
Työryhmän sihteerinä toimi Raili Oittinen<br />
Kansallisarkistosta ja puheenjohtajana Vuokko Joki Oulun<br />
maakunta-arkistosta.<br />
Työlle loi vankan pohjan Pirkko Haarion työstämä luonnos<br />
vuoden 1996 Kunnallisen arkistotoimen oppaan uudistamiseksi.<br />
Alun perin KAO:n piti valmistua jo vuonna 2009, mutta<br />
työryhmä sai kahteen otteeseen jatkoaikaa: ensin opetusministeriön<br />
asettaman selvitysmiehen ehdotusten ja sitten arkistolaitoksen<br />
strategian vuoksi. Jälkimmäisen jatkoajan päättyessä<br />
opasluonnos luovutettiin arkistolaitoksen johtoryhmälle.<br />
Loppuvuonna 2010 toteutettiin vielä suppea lausuntokierros,<br />
muokattiin opasta lausuntojen pohjalta ja kevään <strong>2011</strong> kuluessa<br />
päivitettiin arkistolaitoksen viimeiset linjaukset. Kesä <strong>2011</strong><br />
kului teknisen toteutuksen merkeissä.
16<br />
akti 3/<strong>2011</strong><br />
Miten säilyttää tietokantojen tiedot<br />
Tietokantojen ja rekisterien säilyttämiseen ollaan<br />
vasta luomassa menetelmiä. Arkistolaitos on selvittänyt<br />
tietokantojen säilyttämisen käytäntöjä ja<br />
kokemuksia etenkin Norjassa ja Sveitsissä.<br />
Arkistolaitos käynnisti vuoden <strong>2011</strong> alussa SÄHKE3-<br />
esiselvitysprojektin, jonka tavoitteena on luoda menetelmät<br />
rekisterien ja tietokantojen luotettavalle säilyttämiselle. SÄH-<br />
KE3-normin tavoitteena on, että arkistolaitos voi ottaa vastaan<br />
viranomaisten pysyvästi säilytettävien tietokantojen tietoja,<br />
varmistaa niiden luotettavan säilymisen ja tarjota aineistosta<br />
tietopalvelua.<br />
Kansainväliset ratkaisut pohjana<br />
SÄHKE3-projektin lähtökohtana on valmiiden kansainvälisten<br />
standardien ja ratkaisujen hyödyntäminen kansallisen normin<br />
pohjana. Viime keväänä projektissa perehdyttiin Norjan arkistolaitoksen<br />
kehittämään ADDML-formaattiin sekä Sveitsin arkistolaitoksen<br />
SIARD-formaattiin.<br />
Molemmat ovat teknisiä menetelmiä, joissa tietokannan rakenne<br />
ja sisältö otetaan talteen ja kootaan yhdeksi ”paketiksi”. Formaatit<br />
eivät ole täysin rinnasteisia malleja keskenään, sillä ne<br />
kohdentuvat hieman eri asioihin. SIARD on datan tallentamiseen<br />
tarkoitettu menetelmä, ADDML puolestaan tietokannan<br />
rakenteen kuvailun menetelmä.<br />
Molempien formaattien lähtökohtana on kuitenkin tarjota työkaluja,<br />
joilla viranomainen voi itse koostaa tietokannasta säilytettävän<br />
kokonaisuuden. Kaikkea tietokantaan sisältyvää toiminnallisuutta<br />
ei pyritä säilyttämään, vaan tiedot muunnetaan<br />
mahdollisimman yleispätevään muotoon.<br />
Kattava dokumentointi tarpeen<br />
Pysyvää säilyttämistä varten tietokannasta ja siihen liittyvästä<br />
dokumentaatiosta tulee koostaa ”paketti”, jonka on kerrottava<br />
itsestään kaikki tarpeellinen. Toisin sanoen paketti sisältää<br />
tiedot aineiston itsenäiseksi ymmärtämiseksi. Tätä varten tietokannan<br />
konteksti, sen käyttötarkoitus, siihen kuuluvat koodistot<br />
ja tiedon muodostumisen periaatteet tulee kuvata ja dokumentoida.<br />
Norjan ja Sveitsin arkistolaitoksissa osa tietokannan dokumentaatiosta<br />
tuotetaan metatietoina tietokannan sisälle. Osa tie-<br />
Arkistolaitoksen edustajat kävivät kesällä<br />
Bernissä tutustumassa tietokantojen ja rekisterien<br />
säilyttämiseen Sveitsissä.<br />
doista taas tallennetaan tietokannan rinnalla dokumenttimuotoisena.<br />
Norjan arkistolaitos ottaa dokumentaatiota vastaan<br />
myös paperimuodossa.<br />
Tutkijoille muokattavaa tietoa<br />
Tietokanta luodaan säilytettävistä SIARD- tai ADDML-paketeista<br />
uudelleen siinä vaiheessa, kun asiakas sitä tarvitsee. Tietokanta<br />
siis ”palautetaan” mahdollisimman lähelle sen alkuperäistä muotoa.<br />
Toistaiseksi Norjassa ja Sveitsissä ei ole mahdollisuutta säilytettävän<br />
tietokannan suoraan sähköiseen tutkijakäyttöön, vaan<br />
arkistolaitoksen henkilökunta vastaa aineiston tarjoamisesta.<br />
Tulevaisuuden tutkimustarpeita on vaikea ennustaa. Tämän vuoksi<br />
tietokannassa tulee säilyttää tiedon muokattavuus ja sen monipuolisen<br />
yhdistelyn mahdollisuudet, kuitenkin siten, ettei tieto<br />
muutu säilytyksessä. Tutkijoilla on oltava mahdollisuudet muokata<br />
rekisteritietoa ja yhdistellä eri rekisterien sisältämiä tietoja keskenään<br />
ja tuottaa näin merkittävää lisäarvoa aineistolle. Norjan arkistolaitoksessa<br />
korostetaan, että asiakkaalle pitää tarjota useita<br />
erilaisia aineiston hakumahdollisuuksia ja keino vaikuttaa myös<br />
tilattavaan kokonaisuuteen.<br />
SÄHKE3-esiselvitysprojekti päättyy vuoden <strong>2011</strong> lopussa. SÄH-<br />
KE3-normin laadinta käynnistyy vuoden 2012 alkupuolella, ja se<br />
valmistuu 2013–2014.<br />
teksti ja kuva: Mikko Eräkaski, projektipäällikkö, Kansallisarkisto
akti 3/<strong>2011</strong><br />
17<br />
Kokemuksia<br />
sähköisen<br />
säilyttämisen<br />
lupaprosessista<br />
Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen arkistolaitokselta<br />
on ollut mahdollista vuodesta 2005<br />
lähtien. Lupa on toistaiseksi myönnetty viiden<br />
organisaation tietojärjestelmälle ja käsittelyssä<br />
on kymmenen hakemusta.<br />
Puolustusvoimien asianhallintaa katselmoitiin<br />
syyskuussa luvan hakijan, järjestelmätoimittaja<br />
Innofactorin ja arkistolaitoksen yhteiskokouksessa.<br />
hakumenettelyssä hakijan pitää tilata sekä tietoturvallisuus- että<br />
SÄHKE2-mukaisuuden auditointi, joten hankkeen aikataulutus<br />
vaatii huolellista suunnittelua. Luvan haku kannattaa aloittaa ennen<br />
kuin tietojärjestelmä otetaan käyttöön.<br />
Julkisen hallinnon organisaation tulee hakea sähköisen<br />
säilyttämisen lupaa, kun se haluaa säilyttää aineistoa pysyvästi<br />
yksinomaan sähköisessä muodossa.<br />
Viranomaisten kiinnostus lupaa kohtaan on jatkuvasti lisääntynyt,<br />
sillä sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen tuo mukanaan pitkäkantoisia<br />
hyötyjä. Kehittämistyö kytkeytyy keskeisesti organisaation<br />
toiminnan ja tietojärjestelmien elinkaaren suunnitteluun ja<br />
kestää yleensä useita vuosia.<br />
Kansallisarkistossa lupakäsittelyä koordinoivan ylitarkastaja Raili<br />
Oittisen mielestä päällimmäisin kokemus tähänastisista lupaprosesseista<br />
on niiden monivaiheisuus. ”Olemme tehneet useita<br />
katselmointeja jokaisen luvanhakijan kanssa ja lupaprosessin aikana<br />
onkin kehittynyt syvällisiä kumppanuuksia. Samalla on tarkistettu<br />
organisaation valmius siirtää pysyvästi säilytettävä aineisto<br />
arkistolaitoksen VAPA-palveluun.”<br />
Lupaprosessi uudistui<br />
Lupaprosessi koki melkoisen muutoksen vuoden <strong>2011</strong> alussa,<br />
minkä jälkeen luvan hakeminen on perustunut ulkopuoliselle auditointimenettelylle.<br />
Arkistolaitoksen tehtäväksi jää lähinnä luvan<br />
mukaisen toiminnan varmistaminen lupaa hakevassa organisaatiossa.<br />
Uusi menettely yksinkertaisti hakemista huomattavasti.<br />
SÄHKE2-normin mukaisten tietojärjestelmien sertifiointi on vielä<br />
osittain kehitteillä, joten vuoden aikana tulleet hakemukset ovat<br />
olleet SÄHKE2-sertifioimattoman järjestelmän mukaisia. Uudessa<br />
Keskeistä kehitettävää<br />
Kehittämistyö edellyttää muun muassa prosessien, tietoturvallisuuden<br />
ja riskienhallinnan kehittämistä sekä tiedonohjaussuunnitelman<br />
(TOS) eli eAMSin laatimista.<br />
TOSin vaatimukset heijastuvat suoraan tietojärjestelmien hankintaan<br />
ja sähköisen säilyttämisen ratkaisuihin. Määräajan säilytettävien<br />
tietojen hävittämiseen on niin ikään tehtävä toimivia ratkaisuja,<br />
jotka pohjautuvat TOSin metatietomäärittelyihin.<br />
Sähköisen säilyttämisen ratkaisuja kehitettäessä ei auta unohtaa<br />
osaamisen kehittämistä ja koulutusta, jotka ovat keskeisiä onnistuneen<br />
lopputuloksen saavuttamisessa. Tarvitaan myös asiakirjahallinnollisen<br />
kulttuurin muutosta – on uskallettava luottaa sähköiseen<br />
säilytysmuotoon.<br />
teksti: Armi Helenius, ylitarkastaja, Kansallisarkisto<br />
kuva: tiina tiilikainen<br />
CASE: Puolustusvoimat<br />
Puolustusvoimat on hakenut sähköisen säilyttämisen<br />
lupaa asiankäsittelyratkaisulleen. Puolustusvoimien asiakirjahallintopäällikkö<br />
Janne Mykrä luonnehtii saavutettavia etuja seuraavasti:<br />
”Organisaation kannalta pysyvästi säilytettävän tietoaineiston<br />
sähköinen arkistointi on toki tärkeä asia, mutta koko toiminnan<br />
kustannustehokkuuden kannalta olisi tärkeämpää saada arkistolaitoksen<br />
tarjoamat sähköisen säilyttämisen ratkaisut ulottumaan<br />
myös määräajan säilytettävään tietoaineistoon, jota on valtaosa<br />
organisaatioiden asiakirjatuotannosta. Arkistolaitoksen, organisaatioiden<br />
ja ohjelmistonvalmistajien tiiviillä yhteistyöllä saadaan toivottavasti<br />
rakennettua järjestelmiä, jotka vastaavat sähköisen säilyttämisen<br />
vaatimuksia ja ovat mahdollisimman käyttäjäystävällisiä.”
18<br />
akti 3/<strong>2011</strong><br />
Matkalla Helsingin<br />
tarinoiden ytimeen<br />
Helsingin Tokoinrannassa, Kaupunginteatterin ja<br />
maamerkkinäkin tunnetun Ympyrätalon katveessa<br />
sijaitsee Kallion virastotalo. Moni ei tiedä, että<br />
rakennus kätkee sisäänsä kaikille avoimen portin<br />
kaupungin historiaan.<br />
”On hyvä, että kaupunginarkisto kiinnostaa. Eilen<br />
tutkijasalimme oli aivan täynnä”, toteaa Helsingin kaupungin arkistotoimen<br />
päällikkö Eeva Miettinen.<br />
Olen tutustumassa Helsingin historian pyhättöön myrskyisenä<br />
syyspäivänä. Neutraalisti väritetyissä asiakaspalvelutiloissa on kuitenkin<br />
vielä hiljaista kiertäessämme taloa ympäri aamuvarhaisella.<br />
”Meillä käy asiakkaina etupäässä tutkijoita, sukututkijoita ja muita<br />
tiedonetsijöitä. Tutkijat ovat näistä suurin asiakasryhmä”, hän kertoo.<br />
Jo vuodesta 1945<br />
Helsingin kaupunginarkiston perustaminen sai alkunsa kaupungin<br />
tilastotoimen aloitteesta 1920-luvulla. Arkistotoimen järjestäminen<br />
käynnistyi lopulta arkistokomitean asettamisella sodan<br />
keskellä vuonna 1942. Perustamiseen vaikutti myös vuoden<br />
1939 arkistolaki, joka peräänkuulutti kunnallisia keskusarkistoja.<br />
Kaupunginarkisto avasi ovensa viimein vuonna 1945 ensimmäisen<br />
kaupunginarkistonhoitajan Pentti Renwallin vetämänä.<br />
Vuosien aikana arkistoon kertyneestä aineistosta voi muodostaa<br />
häilyvän kokonaiskuvan kurkistamalla lasipinnoilla verhoiltuun<br />
näyttelytilaan.<br />
”Olemme niitä arkistoja, joilla on perusnäyttely. Se kertoo<br />
kaupungin historiasta esitellen samalla erityyppisiä asiakirjoja.<br />
Meillä on lisäksi vaihtuvia näyttelyitä ja osallistumme kaupungin<br />
yhteisnäyttelyiden tekemiseen. Asiakirjoja on lainattu myös Kansallisarkiston<br />
näyttelyihin”, Miettinen valaisee.<br />
Sähkön ja paperin puristuksissa<br />
Katoan Miettisen perässä maan alle. Kävelyetäisyyksissä arkisto<br />
voittaa varmasti vertaisensa. ”Meillä tutkijasalissa päivystävät<br />
saavat aika paljon liikuntaa päivisin”, naurahtaa arkistotoimen<br />
päällikkö.<br />
Kaupunginarkistossa on lähes 14 hyllykilometriä asiakirjoja. Hyllyt<br />
ovat täyttyneet muun muassa Helsingin kaupungin virastojen<br />
ja laitosten sekä helsinkiläisten järjestöjen, taloyhtiöiden ja<br />
yksityishenkilöiden arkistoista.<br />
”Asiakirjasiirrot ovat koko ajan lisääntyneet. Arkistotilat alkavat<br />
olla aika täynnä ja arkistoaineistojen ylläpito vaatii entistä enemmän<br />
aikaa ja työtä”, Miettinen huokaa. ”Kaupungin eri virastot ja<br />
liikelaitokset ovat siirtyneet yhä enemmän sähköiseen asiankäsittelyyn<br />
ja toimintatapaan, joten ne haluavat luovuttaa entistä<br />
aikaisemmin arkistoaineistojaan meille.”<br />
Vasemmalla: Eeva Miettinen esittelee raastuvanoikeuden tuomiokirjaa 1700-luvulta.<br />
Oikealla: Helsingin kaupunginarkisto syksyn väreissä.
akti 3/<strong>2011</strong><br />
19<br />
Ahjosta Meritaloon<br />
Oman haasteensa kaupunginarkiston tehtäviin on tuonut Helsingin<br />
kaupungin uusi yhteinen asianhallintajärjestelmä Ahjo, joka<br />
otettiin käyttöön heinäkuussa.<br />
Järjestelmän tarkoituksena on automatisoida toimintoja ja poistaa<br />
päällekkäisyyksiä asiakirjatuotannossa muun muassa keskittämällä<br />
kirjaamista, uudistamalla asiakirjatuotantoa sekä muuttamalla<br />
toimielinten kokoukset sähköisiksi. Kaupunginarkisto vastaa järjestelmää<br />
varten laaditun tiedonohjaussuunnitelman ylläpidosta.<br />
”Ahjo-järjestelmän tuottama, paperimuodossa säilytettävä aineisto<br />
arkistoidaan keskitetysti. Kaupunginarkiston yhteyteen on perustettu<br />
tätä varten Meritalon toimipiste, joka vastaa järjestelmän<br />
väliarkistotehtävistä”, kertoo Miettinen.<br />
Tiedon juhlavuosi<br />
Helsingin kaupunginarkisto on yksi Helsingin kaupungin tietokeskuksen<br />
neljästä yksiköstä. Virasto kätkee sisäänsä kaupunginarkiston<br />
lisäksi kaupunkitilasto-, kaupunkitutkimus- ja hallintoyksiköt.<br />
Tietokeskus on juhlistanut tänä vuonna satavuotista taivaltaan. Jo<br />
päättyneeseen juhlavuoden ohjelmaan kuuluivat muun muassa<br />
maaliskuussa avattu Kaikkea Helsingistä -näyttely sekä Helsinki<br />
tiedon kohteena -satavuotisjuhlakirja, johon voi käydä tutustumassa<br />
tietokeskuksen kotisivuilla.<br />
”Meidän asiantuntijamme olivat vahvasti mukana juhlavuoden<br />
näyttelyssä. Osallistuimme myös juhlavuoden muun ohjelman<br />
toteuttamiseen”, kertoo Miettinen.<br />
Tulevaisuuden haasteita<br />
Kierroksen päätteeksi istahdamme alas Miettisen työhuoneeseen<br />
ja katseemme kääntyvät hetkeksi tulevaisuuteen. Hän mainitsee<br />
lähivuosien suureksi haasteeksi sähköisen arkistoinnin.<br />
Helsingin kartta vuodelta 1909. helsingin kaupunginarkisto<br />
”Yksi iso haaste on asiakaspalvelujen monipuolistaminen, joka on<br />
ollut mahdollista arkistotietokannan käyttöönotosta alkaen.”<br />
Helsingin kaupunginarkiston tärkein asiakkaille suunnattu verkkopalvelu<br />
on kuvailu- ja luettelotiedot kaupunginarkiston aineistosta<br />
sisältävä SINETTI-arkistotietokanta. Vuonna 2008 julkaistu tietokanta<br />
on saanut kaverikseen kartta- ja piirustusrekisterit, joiden<br />
sisältämät lähes 3 000 karttaa ja 16 000 piirustusta ovat selailtavina<br />
kotikoneelta.<br />
”Tavoitteena on monipuolisten ja joustavien verkkopalvelujen<br />
lisääminen, minkä toivotaan vähentävän pitkällä aikavälillä asiakaspalveluun<br />
tarvittavia resursseja”, päättää Miettinen.<br />
Astuessani ovesta ulos päivystäjän tiskin takana parveilee kuitenkin<br />
jo useampi asiakas.<br />
”Emme ole vielä ratkaisseet pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävien<br />
asiakirjojen sähköistä arkistointia. Helsingin kaupunginjohtaja<br />
asetti syksyllä Kaupungin sähköinen muisti -työryhmän, joka<br />
selvittää käytettävissä olevia vaihtoehtoja.”<br />
Sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin järjestäminen on suuri haaste,<br />
sillä kunnille on tarjolla vain vähän palveluja. Esimerkiksi arkistolaitoksen<br />
VAPA ei vielä vastaanota kuntien aineistoja, eikä ensi<br />
vuonna valmistuva SARKK ole kaikkien kuntien käytettävissä.<br />
Asiakas arkiston arvokkain<br />
Pohdimme lopuksi asiakkaiden merkitystä arkistolle. Kävijämäärät<br />
ovat laskeneet Tokoinrannassakin, mihin osasyynä on asiakirjojen<br />
digitointi.<br />
teksti ja kuvat: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto<br />
Helsingin kaupunginarkisto<br />
• perustettu vuonna 1945, siirtyi 1990-luvulla osaksi<br />
tietokeskusta<br />
• johtaa kaupungin arkistotointa, toimii kaupungin<br />
keskusarkistona ja Ahjo-järjestelmän väliarkistona<br />
• vanhin asiakirja vuodelta 1569 ja vanhimmat asiakirjasarjat<br />
1700-luvulta<br />
• sijaitsee Kallion virastotalossa (Eläintarhantie 3 F)<br />
• www.hel.fi/hki/tieke/fi/Kaupunginarkisto
akti 3/<strong>2011</strong><br />
20<br />
Arkistouralla<br />
Eri organisaatioissa työskentelevät<br />
arkistoalan ammattilaiset kertovat<br />
palstalla urastaan ja työstään. Tällä kertaa<br />
<strong>Akti</strong>n kysymyksiin vastaa eduskunnan<br />
tuore arkistopäällikkö Jari Suutari.<br />
Joensuusta siirryin Liikenne- ja viestintäministeriöön, jossa esimerkiksi<br />
päivitin ja siirsin ministeriön arkistonmuodostussuunnitelman<br />
sähköiseen arkistonhallintajärjestelmään. Tämä loi<br />
valmiudet eAMS:n käyttöönotolle. Kansanterveyslaitoksessa ja<br />
sen seuraajassa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa työskentelin<br />
monipuolisissa asiakirja- ja yleishallinnon tehtävissä. Siellä<br />
eräs haastavimmista tehtävistä oli toimia Kansanterveyslaitoksen<br />
ja Stakesin fuusiossa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen<br />
yhdistämisen projektipäällikkönä.<br />
Työurani aikana olen suorittanut muun muassa arkistotutkinnon,<br />
ylemmän arkistotutkinnon ja liikearkistoyhdistyksen arkistotutkinnon.<br />
Lisäksi olen suorittanut johtamisen erikoisammattitutkinnon.<br />
Aloitit juuri työn eduskunnan arkistopäällikkönä.<br />
Mikä sinne veti<br />
Olen aina työskennellyt valtionhallinnossa enkä oikein näe itseäni<br />
töissä muualla. Arvostan eduskuntaa instituutiona ja sen<br />
työnantajakuva on ollut silmissäni hyvä. Eduskunnan arkistopäällikön<br />
tehtävä on haasteellinen ja mielenkiintoinen. Esimiestehtävissä<br />
on myös mahdollista päästä vaikuttamaan asioihin.<br />
Eduskunta on työpaikkana ainoa laatuaan.<br />
Näkyykö se arkistopäällikön työssä<br />
Työ on varmasti sisällöllisesti samanlaista kuin muuallakin. Vastuullani<br />
on eduskunnan arkistotoimen kehittäminen, ohjaaminen<br />
ja johtaminen sekä sen sujuvuuden ja asiakirjojen tai niihin<br />
sisältyvien tietojen säilymisen varmistaminen. Vastaan arkiston<br />
tietopalvelusta ja toimin arkistotiimin esimiehenä.<br />
heikki rajala / eduskunta<br />
Demokratian<br />
näköalapaikalla<br />
Miten Sinusta tuli arkistoalan ammattilainen<br />
Opiskelin 1990-luvun alussa Joensuun yliopistossa historiaa.<br />
Kesällä 1996 suoritin valtionhallinnon harjoittelun Joensuun<br />
maakunta-arkistossa ja tykästyin heti alaan. Menin vuonna<br />
1997 harjoittelijaksi maakunta-arkistoon ja pian pääsin vakinaiseen<br />
henkilökuntaan. Joensuun maakunta-arkisto oli arkistoalan<br />
korkeakoulu minulle. Siellä Jarno Linnolahti, Jorma<br />
Puumalainen ja Juhani Tikkanen perehdyttivät minut monipuolisesti<br />
alan eri tehtäviin.<br />
Talossa pitkään työskennelleiden kanssa juteltuani olen kuullut,<br />
että poliittinen päätöksenteko on läsnä myös asiantuntijapäätöksenteossa.<br />
Tämä tuo minulle uuden vivahteen työhöni.<br />
Eduskunta on koko ajan median mielenkiinnon kohteena. Tietysti<br />
on myös mielenkiintoista seurata sisältä yhteiskunnallisesti<br />
merkittävän instituution toimintaa ja kenties päästä jopa<br />
vaikuttamaan siihen.<br />
Minkä asioiden kehittämiseen aiot pureutua<br />
ensiksi<br />
Eduskunnassa on käynnissä voimakas sähköisen asianhallinnan<br />
kehittäminen. Ensin uudistamme valtiopäiväasioiden käsittelyä<br />
tukevat tietojärjestelmät ja myöhemmin hallinnon tietojärjestelmät.<br />
Myös sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin siirtyminen kangastelee<br />
tulevaisuudessa. Osa eduskunnan arkistonmuodostussuunnitelmista<br />
on vanhoja ja puutteellisia ja ne pitää päivittää<br />
vastaamaan nykyajan vaatimuksia.<br />
Miten sujuu yhteistyö arkistolaitoksen kanssa<br />
Yhteistyössä arkistolaitoksen kanssa ei ole koskaan ollut ongelmia.<br />
Tätä tietenkin edesauttavat useat henkilökohtaiset<br />
ystävyys- ja tuttavuussuhteet arkistolaitoksen henkilökuntaan<br />
kuuluvien kanssa.
akti 3/<strong>2011</strong> 21<br />
Arkistopersoonallisuus Orrman<br />
siirtyi eläkkeelle<br />
Arkistolaitoksessa ja tieteen maailmassa kannuksensa<br />
hankkinut arkistoneuvos ja professori<br />
Eljas Orrman jäi täysin palvelleena eläkkeelle lokakuussa<br />
<strong>2011</strong>. Orrman piti 11.10. läksiäisluennon<br />
Kansallisarkistossa runsaslukuiselle yleisölle.<br />
Moni halusi tervehtiä eläkkeelle lähtijää ja esittää lämpimät<br />
kiitoksensa avusta ja hyvästä yhteistyöstä.<br />
Orrman korosti luennossaan Näkökohtia asiakirjojen<br />
seulonnasta ja julkisuudesta näiden ilmiöiden välistä kiinteää yhteyttä.<br />
Hän muistutti kuulijoitaan seulontaan liittyvistä vastuista:<br />
kerran hävitettyä ei saa takaisin.<br />
Säilytettävän aineiston tulee antaa tutkijoille oikea, totuudenmukainen<br />
sekä riittävän kattava ja edustava kuva siitä ajasta,<br />
johon se liittyy. Seulontaan liittyvät vaarat, suppressio veri (totuuden<br />
salaaminen/häivyttäminen) ja suggestio falsi (tietoinen<br />
harhaanjohtaminen/tosiasioiden vääristävä esittäminen), on<br />
aina pidettävä mielessä. Orrman analysoi luennossaan erityisesti<br />
eettisen seulonnan muodostamaa uhkaa tiedon säilymiselle.<br />
Henkilörekisterien säilyminen huolettaa<br />
Luentoa leimasi syvä huoli tutkimukselle tärkeiden, henkilötietoja<br />
sisältävien sähköisten aineistojen säilymisestä. Moderni<br />
tutkimus ei enää tyydy pelkkään tapahtumien ja ilmiöiden<br />
toteamiseen ja kuvaamiseen, vaan pyrkii selvittämään niiden<br />
syitä ja syntymekaniikkaa, epäkohtia sivuuttamatta, henkilötietojenkin<br />
avulla. Erikseen annetut ns. rekisterilait ajavat arkistolaitoksen<br />
arkaluontoisiksi katsottujen henkilörekisteritietojen<br />
säilyttämistä ja hävittämistä koskevan toimivallan ohi, mikä on<br />
jo johtanut tutkimuksen kannalta arvokkaiden aineistojen menettämiseen.<br />
Tilannetta pahentaa arkistolaitoksen epäselvä asema rekisterilakien<br />
valmistelussa. Maassamme olisi Orrmanin mielestä ehdottomasti<br />
saatava aikaan käytäntö, että Kansallisarkisto osallistuu<br />
jo rekisterilakien valmisteluvaiheeseen.<br />
Kaksi näkökulmaa asiakirjajulkisuuteen<br />
Asiakirjajulkisuutta analysoidessaan Orrman muistutti tietotarpeiden<br />
ja legitiimin tiedon saannin rajoittamisen ristiriidasta. Monet<br />
tutkijatkin ovat todenneet liiallisen asiakirjajulkisuuden toimivan itseään<br />
vastaan: tärkeiden kysymysten käsittely jää julkitulon pelossa<br />
suulliseksi. Yksityisyyteen vetoamalla voidaan toki asiakirjojen<br />
salassapitoa pitkittää, käytännössä aivan muista syistä.<br />
Orrman katsoi, että nykyisen julkisuuslain salassapitoajat ovat siinä<br />
määrin pitkiä, että asiakirjojen seulontaa ei enää voida perustella<br />
vetoamalla yksityisyyden suojaan. Luennosta kuulsi tyytyväisyys<br />
vallitsevaan tilanteeseen.<br />
Nykyiset salassapitoajat ovat Orrmanin mielestä tutkimuksen<br />
kannalta hyväksyttäviä, varsinkin kun arkistolaitokseen siirretystä,<br />
salassa pidettäväksi säädetystä aineistosta saa antaa tietoja tutkimusta<br />
tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten. Hän muistutti<br />
erikseen julkisuuslain velvoitteesta turvata tutkimuksen vapaus.<br />
Julkisuuslaki heijastaa aikamme arvoja<br />
Julkishallinnon henkilörekistereitä koskevia lainsäädäntökäytäntöjä<br />
olisi siis tarkistettava. Orrman totesi puheensa lopuksi, että<br />
nykyinen julkisuuslaki toteuttaa yhteiskunnassamme vallitsevia<br />
arvoja, eikä anna perusteita vaatimuksille hävittää henkilörekisteritietoja<br />
yksityisyyden suojan nimissä. Laajan asiakirjajulkisuuden<br />
yhdistäminen yksityisyyden suojaan riippuu viime kädessä soveltavista<br />
viranomaisista ja hallintotuomioistuimista.<br />
teksti: Pertti Hakala, tutkija, Kansallisarkisto<br />
kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto
22<br />
akti 3/<strong>2011</strong><br />
Kotona<br />
maailmassa<br />
Suomen YFU täytti 50 vuotta vuonna 2008. Osana<br />
juhlavuoden tapahtumia käynnistyi Suomen<br />
YFUn ja Kansallisarkiston yhteisprojektina historiatyö,<br />
jonka tulokset esiteltiin kutsuvierasjoukolle<br />
Kansallisarkistossa lokakuun alussa järjestetyssä<br />
tilaisuudessa.<br />
Kimmo Kalela ja Pirkko Savisaari olivat Suomen YFUn<br />
ensimmäiset vaihto-oppilaat vuodelta 1958.<br />
Rankasti yksinkertaistaen voisi sanoa, että koko historiaprojektin<br />
pani käyntiin Suomen YFUn 2000-luvun alussa horjunut<br />
talous. Järjestön oli muutettava pienempiin toimitiloihin,<br />
joissa ei ollut tilaa kellariin kertyneelle kymmenien hyllymetrien<br />
arkistolle. Tilanteen pelasti Kansallisarkisto, jonne aineisto viime<br />
hetkellä luovutettiin.<br />
Poliittinen säie taustalla<br />
Amerikkalaislähtöisten vaihto-oppilasjärjestöjen<br />
arkistoja ei Suomessa ole liiemmin julkisissa<br />
arkistoissa käytettävissä. Siksi YFUn<br />
1960-luvulta nykypäiviin yltävä laaja aineisto<br />
oli kiinnostava. Yhdessä Kansallisarkistoon jo<br />
aiemmin tallennetun Suomalais-Amerikkalaisen<br />
Yhdistyksen (SAY) arkiston kanssa se alkoi<br />
avata näkymiä laajempaan kontekstiin: koululaisvaihdon<br />
rooliin kylmän sodan kulttuurivaihto-ohjelmissa.<br />
Järjestöhistorian rinnalla kulki siten aina<br />
1990-luvun taitteeseen saakka hienon hieno<br />
poliittinen säie, joka ani harvoin kuitenkaan vaikutti<br />
oppilastasolle saakka. Vasta 1990-luvulta<br />
alkaen koko yhteiskunnan ja koulutusjärjestelmän läpi tunkeutunut<br />
kansainvälistymisbuumi teki kansainvälistymisestä sinänsä<br />
itseisarvon.<br />
Lähdemateriaalia useissa arkistoissa<br />
Historiatyön keskeisiä lähdeaineistoja olivat edellämainittujen<br />
arkistojen ohella Yhdysvalloissa Michiganissa, YFUn synnyinkaupungissa<br />
Ann Arborissa säilytettävät aineistot. Suomen<br />
YFUn historia-palapelistä puuttuva pala oli naputeltavissa paikoilleen<br />
Michiganin yliopiston kirjastossa (Bentley Historical<br />
Library). Tämä palanen sisälsi itse asiassa koko Suomen toiminnan<br />
käynnistämiseen ja ensimmäisten vuosien oppilaisiin<br />
liittyvän tiedon.<br />
Laajemmin aineistoa Suomen ja Yhdysvaltain välisen kulttuurivaihdon<br />
tutkimukseen tarjosivat Yhdysvaltain ulkoministeriön<br />
kulttuurivaihdon toimielinten sekä Yhdysvaltain Suomen edustuston<br />
asiakirjat Yhdysvaltain kansallisarkistossa Marylandissa,<br />
College Parkissa.<br />
Astetta tuoreempaa, tärkeää lähdemateriaalia<br />
löytyi Suomessa opetusministeriön arkistosta<br />
(Stipendiasiainkeskuksen aineistot 1970-luvulta)<br />
sekä YFUn Euroopan toiminnan kattojärjestön<br />
EEE-YFUn toimistosta Brysselissä.<br />
EEE-YFU on perustettu vuonna 1985 ja toiminut<br />
siitä alkaen sateenvarjo-organisaationa<br />
Euroopan YFU-maille. Useita suomalaisia on<br />
vuosien kuluessa toiminut sen hallituksessa ja<br />
puheenjohtajana.<br />
Makro- ja mikrotason tarinoita<br />
Tutkimuksellisesti työn kiinnostavimman osan<br />
muodostavat toiminnan käynnistymisen ja sen<br />
alkuvuosikymmenet laajempiin maailmanpoliittisiin ilmiöihin liittävät<br />
pääluvut. Toisaalta lukuisten vaihto-oppilaina ja järjestötehtävissä<br />
toimineiden henkilöiden muistot ja kokemukset tuovat<br />
mukaan oman mikrohistoriallisen näkökulmansa.<br />
Lopputulemana voidaan sanoa, että vaihto-oppilastoiminnalle on<br />
paikkansa edelleen. Sen on vain muutettava painopisteitään ja<br />
toimintatapojaan yhteiskunnan kulloistenkin vaatimusten mukaan.<br />
teksti: Terttu Mämmelä, erikoistutkija, Suomen Urheilumuseo<br />
kuva: Pekka Niittyvirta, YFU
akti 3/<strong>2011</strong><br />
23<br />
Arkistolöytöjä<br />
Käsitätkö<br />
Palstalla esitellään arkistojen kätköistä<br />
löytyneitä kuriositeetteja. Tämä kirje löytyi<br />
Kyösti Kallion arkistosta.<br />
Palstalla arkistolaitoksen<br />
asiantuntijat avaavat alan termistöä.<br />
Ajatuksia herättävä<br />
ajankuva vuodelta 1937<br />
Mitä tarkoittaa<br />
seulonta<br />
Kuvan kirjekuoressa tuli puutteellisesta osoitteesta<br />
ja oudosta tittelistä huolimatta perille Pellon Väylänpäästä lähetetty<br />
ystävällinen onnittelu tuoreelle maan äidille. Kuoren<br />
arvonimi ei missään nimessä ollut ilkeilyä. Ehkä se kuitenkin<br />
oli huomiota herättämään tarkoitettu, koska kirjeellä toimitettiin<br />
yksin tein muutakin asiaa.<br />
Yleiskielessä seulonta tarkoittaa muun muassa<br />
jyvien ja akanoiden sekä maa-aineisten erottelua. Lääkäritkin<br />
seulovat, kun he pyrkivät selvittämään tauteihin altistuneet.<br />
Arkistolaitoksen seulontapolitiikka-asiakirjan (6.10.2008) mukaan<br />
seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen määrän supistamiseen<br />
tähtääviä toimenpiteitä. Niihin kuuluu kolme osatehtävää,<br />
joista kahdessa sovelletaan arvonmääritystä.<br />
Arkistolaitos jakaa asiakirjatiedot arvonmäärityksen perusteella<br />
pysyvästi ja määräajan säilytettäviin. Arkistonmuodostajan<br />
tehtävänä on määritellä säilytyksen määräajat niille asiakirjatiedoille,<br />
jotka arkistolaitoksen mielestä eivät ole pysyvästi<br />
säilytettäviä. Seulonnan kolmantena osatehtävänä on määrätä<br />
asiakirjatietojen säilytystapa, eli tiedon tallennusväline sen<br />
elinkaaren ajaksi.<br />
Arvonmääritys on osa seulontaa<br />
Jotkut pitävät seulontaa ja arvonmääritystä synonyymeina,<br />
mitä ne eivät ole. Arvonmääritykseen kuuluu vain tietojen<br />
säilytysarvon määrittely. Sen tuloksena saadaan säilytysaika<br />
kullekin asiakirjasarjalle, tehtäväkohtaiselle asiakirjatyypille<br />
tai muulle asiakirjatietojen ryhmälle.<br />
Kirjeen varsinainen viesti on yhtä riipaisevan paljastava kuin<br />
valitettavan tavanomainenkin ensimmäisen tasavallan Suomessa,<br />
jolloin kansallislaulun säe kuvasi osuvasti väestön ja<br />
valtakunnan oloja: ”On maamme köyhä ...”<br />
Seulonnan tuloksena asiakirjatiedot on ”korvamerkitty”. Sen<br />
perusteella suuri osa asiakirjatiedoista erotetaan arkistosta<br />
tai tietojärjestelmästä ja hävitetään. Jotkut kutsuvat tietojen<br />
erottamista ja hävittämistäkin seulonnaksi. Tämä voi johtaa<br />
väärinkäsityksiin. Jos kerrot esimiehellesi, että ”olet jo seulonut<br />
asiakirjat”, oletko jo hävittänyt ne vai onko niille vain määritelty<br />
säilytysaika ja -tapa<br />
Miksi rajan pinnasta Suomesta lähetetty kirje on koukannut<br />
naapurin puolelta Jarhoisten (Jarhois) kautta Onko lähettäjä<br />
ajatellut, että ulkomaanposti tavoittaa varmemmin kohteensa<br />
eikä joudu linnan palveluskunnan sensuroimaksi Vai oliko lähettäjällä<br />
yksinkertaisesti käytettävissä vain joentakainen postimerkki<br />
Lihasvoimalla liikkujalle on Väylänpäästä Jarhoisiin<br />
hyvänlaisesti matkaa, joten joku muu syy Tornionjoen ylittämiselle<br />
kuin lähempänä sijaitseva postikonttori on täytynyt olla.<br />
Käsitteet seulonta ja hävittäminen on syytä pitää erillään. Hävittämiseen<br />
kuuluu asiakirjojen erottaminen alkuperäisestä<br />
yhteydestään ja fyysinen hävittäminen tai niiden toimittaminen<br />
paperiteollisuuden raaka-aineeksi.<br />
teksti: Markku Leppänen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto
HAHMO<br />
För program och anmälningar,<br />
se webbadressen:<br />
www.nordiskaarkivdagar2012.fi<br />
Nordiska<br />
arkivdagar<br />
23–25.5.2012<br />
På Verkatehdas<br />
i Tavastehus,<br />
Finland<br />
SOCIALA MEDIER · MINORITETERS<br />
ARKIV · INFORMATIONSTJÄNSTER<br />
· ARKIVTEKNIK · PRIVATA ARKIV<br />
· STYRNINGSVERKSAMHET ·<br />
HERALDIK · FÖRVARINGSTJÄNSTER