Akti 3/2011

Arkistolaitoksen asiakaslehti
3/2011
sivu 6
Sähköinen tilauspalvelu
jo käytössä
sivu 14
Kunnallinen
asiakirjahallinto
sai wiki-oppaan
sivu 22
Puoli vuosisataa
vaihto-oppilaita

2
akti 3/2011
akti 3/2011
Sisältö
Julkaisija
Arkistolaitos
3
Miten näkyviä ovat vähemmistöjen arkistot, kysytään
pääkirjoituksessa.
Osoite
Kansallisarkisto
PL 258
00171 Helsinki
4
Lyhyet
6
Arkistolaitoksen tutkijasaleissa on siirrytty syksyn aikana
tilauslapuista sähköiseen järjestelmään.
Lehden taitto
Mainostoimisto HINKU
8
Eurooppalaisiin arkistoaineistoihin rakennetaan yhteistä
hakuportaalia.
Painopaikka
Kopijyvä Oy
9
Selvitys: Tutkijat arvostavat digitoituja aineistoja, mutta
kritisoivat käyttöliittymiä.
Kotisivu
www.arkisto.fi
10
Viranomaiset luovuttavat arkistolaitokseen miltei 130 hyllykilometriä
arkistoja tulevina vuosina.
Tilaukset ja palaute
akti@narc.fi
11
Yhdysvaltalainen Karen Offen on tutkinut yhtenä ensimmäisistä
naisten historiaa.
ISSN 1798-2065
Päätoimittaja
Heidi Mustajoki, Kansallisarkisto
Toimituskunta
yksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto
yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto
tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto
johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto
Toimitussihteeri
Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti
minna.nurro@pp.inet.fi
12
14
16
17
18
Joel Blankett on selvittänyt juutalaisen sukunsa historiaa
jo parinkymmenen vuoden ajan.
Uudessa kunnallisen asiakirjahallinnon oppaassa on huomioitu
monet alalla tapahtuneet muutokset.
Arkistolaitos haki Sveitsistä ja Norjasta oppia tietokantojen
tietojen säilyttämiseen.
Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen on aiempaa
yksinkertaisempaa.
Sähköinen arkistointi on Helsingin kaupunginarkiston
suurin haaste.
20
21
Arkistouralla: arkistopäällikkö Jari Suutari, eduskunta
Arkistoneuvos Eljas Orrman piti jäähyväisluennon asiakirjojen
seulonnasta ja julkisuudesta.
Kannen kuva
Pekka Niittyvirta, YFU
Suomen YFUn historiateos julkistettiin Kansallisarkistossa
lokakuussa. Teoksia signeerasi kirjoittaja Terttu
Mämmelä.
Pääkirjoituksen kuva
Marja Pohjola, Kansallisarkisto
22
23
Kansallisarkisto pelasti Suomen YFUn arkiston, ja lopputuloksena
on tutkimus, joka kattaa 50 vuotta järjestön
historiaa.
Arkistolöytöjä | Käsitätkö

akti 3/2011
3
Pääkirjoitus
Puuttuvat arkistot
Terveisiä Kautokeinosta, kaukaa Norjan Lapista! Olin siellä syyskuun
lopulla kahden kollegan kanssa yhteispohjoismaisessa seminaarissa,
jossa käsiteltiin alkuperäiskansojen ja muiden vähemmistöjen
arkistojen näkyvyyttä Pohjoismaiden arkistolaitosten yksityisarkistopolitiikassa.
Asia on erityisen ajankohtainen Suomessa juuri nyt,
koska ensi vuoden alussa Inarissa aloittaa toimintansa Saamelaisarkisto.
Se on Pohjoismaissa lajissaan toinen, sillä tätä ennen saamelaisilla
on ollut oma arkisto vain Norjassa, juuri Kautokeinossa.
Miten Suomessa on muiden vähemmistöjen arkistojen laita Arkistolaitoksen
tavoitteena on saada riittävän monipuolinen kuva
yhteiskunnan eri toimijoista eri aikakausilta. Erityisesti korostetaan
vähemmistöjen, niin vanhojen vähemmistöjen kuin maahanmuuttajienkin
arkistoaineistojen saamista talteen. Tähän mennessä
parhaiten on onnistuttu Suomen juutalaisten kanssa. Heidän arkistoaineistojaan
on saatu sekä Kansallisarkistoon että Turun maakunta-arkistoon
yhteensä lähes 1 000 kotelon verran. Helsingin ja Turun
lisäksi Viipurissa toimi juutalainen seurakunta vuoteen 1944 asti,
mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin.
Tataarit tulivat Kansallisarkistoon vuoden 2007 lopulla. Suomen Islam-seurakunta
luovutti silloin hallussaan olleet vanhat metrikkakirjansa
tutkijoiden käyttöön. Erityisen huomattavaa oli, että lahjoitukseen
sisältyi myös vuosien 1850−1863 metrikka, jonka oli kerrottu
joutuneen lähetetyksi Turkkiin 1960-luvulla.
Romanien arkistot puuttuvat vielä arkistolaitoksesta, mutta alustavia
keskusteluja niiden saamiseksi on kuitenkin jo käyty. Samoin on
laita maahanmuuttajien arkistojen kanssa. Toivottavasti pystymme
tulevina vuosina luomaan näihin ryhmiin niin luottamukselliset suhteet,
että ne uskovat haltuumme arkistojaan.
Vuosi 2011 on pian ohi, joten kiitän Aktin lukijoita kuluneesta vuodesta
koko toimituskunnan puolesta ja toivotan kaikille Hyvää Joulua
sekä menestystä vuodelle 2012.
marja pohjola, yksikönjohtaja, Kansallisarkisto

4
akti 3/2011
Lyhyet
Saamelaisarkisto
avautuu helmikuussa
Saamelaiskulttuurikeskus Sajokseen sijoittuva Saamelaisarkisto
avaa ovensa helmikuussa 2012. Arkiston tärkein
tehtävä on tukea ja edistää saamelaistutkimusta, mikä vahvistaa
saamelaiskulttuuria ja lisää saamelaisia koskevaa historiatietoa.
Hallinnollisesti arkisto kuuluu Kansallisarkiston tutkimuksen ja kehittämisen
vastuualueeseen.
Saamelaisarkisto keskittyy palvelemaan kansalaisia ja tutkijoita.
Se ottaa vastaan saamelaisia ja saamelaisaluetta koskevia asiakirjoja
sekä huolehtii niiden digitoinnista ja käytettävyydestä. Oulun
maakunta-arkisto jatkaa entiseen tapaansa viranomaisten ohjaamista
ja kouluttamista.
Arkistolaitos satsaa tutkimukseen
uudella vastuualueella
Arkistolaitos uudisti organisaatiotaan marraskuun alussa.
Kokonaan uutena vastuualueena on aloittanut tutkimuksen
ja kehittämisen vastuualue. Se vastaa yhteistyöstä
tutkimusyhteisön kanssa sekä ohjaa sähköistä asiakirjahallintaa.
Tarkoituksena on parantaa arkistolaitoksen tunnettuutta tutkimusinfrastruktuurina
ja luoda kumppanuuksia tutkimusyhteisöihin.
Tutkimusjohtaja Päivi Happosen luotsaama yksikkö vastaa
esimerkki arkistolaitoksen digitointistrategiasta.
Asiakirjojen elinkaareen liittyvät tehtävät kuuluvat aineistohallinnan
vastuualueelle, jota johtaa arkistoneuvos Jaana Kilkki. Vastuualueelle
keskittyvät viranomais- ja yksityisarkistojen vastaanotto
ja hankinta. Se myös huolehtii aineistojen konservoinnista ja digitoinnista.
Tutkijasali- ja verkkopalveluista vastaa tietopalvelun vastuualue.
Se tekee myös selvityksiä sekä koordinoi arkistopedagogista toimintaa.
Yksikköä johtaa arkistoneuvos Jarno Linnolahti.
Neljäntenä vastuualueena toimii toiminnanohjaus, joka vastaa hallinnosta
sekä suunnittelusta ja seurannasta. Sitä johtaa hallintojohtaja
Anitta Hämäläinen.
Kansallisarkisto keskittää tutkijapalveluitaan
Kansallisarkiston tutkijapalvelu keskittyy vuoden 2012
alussa Rauhankadun päärakennukseen, kun Sörnäisten
toimipisteen tutkijasali suljetaan 21. joulukuuta.
Jatkossa niin Rauhankadun, Siltavuoren kuin Sörnäisten toimipisteenkin
aineistot ovat tutkittavissa yhdessä paikassa, Rauhankadun
tutkijasalissa. Sörnäisten toimipisteen käytetyintä
aineistoa on siirretty Rauhankadulle noin kuusi hyllykilometriä.
Muuta Sörnäisten toimipisteen aineistoa voi tilata tutkittavaksi
päärakennukseen, ja sitä kuljetetaan kerran päivässä toimipisteiden
välillä.
Rauhankadulta löytyviin aineistoihin kuuluvat muun muassa
suojeluskunta-aineistot, Pikkukokoelmat ja Militaria-sarja. Myös
Lotta Svärd -järjestön ja heimosotien aineistot on siirretty päärakennukseen.
Saamelaiskulttuurikeskus Sajos revontulien välkkeessä.

akti 3/2011
5
Kouvolan arkistotilat
palkittiin vuoden arkistotekona
Arkistojen päivän toimikunta on valinnut vuoden 2011
arkistoteoksi Kouvolan kaupungin Archium-arkistotilahankkeen.
Kiinteistö Oy Kouvolan Archium rakennutti uudet tilat, joihin on
keskitetty Kouvolan kaupunginarkisto sekä aikaisemmin kuudessa
eri paikassa säilytetyt uuden Kouvolan edeltäjien arkistot
sekä Anjalankosken, Elimäen ja Valkealan kunnan- ja kotiseutuarkistot.
Kouvolan Archiumissa kansalaiset voivat tutkia kulttuuriperintöään
ja saada palveluja keskitetysti yhdessä paikassa.
Toimikunnan mukaan Kouvolan uusi kaupunginarkisto -hanke on
osoitus esimerkillisestä vastuullisuudesta, laajasta kulttuuritietoisuudesta
ja hyvästä mallista muille kunnille.
Archiumissa on hyllytilaa yhteensä noin 9000 metrille asiakirjoja.
Kouvolan kaupunki / Heli Lehti
Arkistojen päivän toimikunta myönsi lisäksi kunniamaininnan
dosentti Marianne Tallbergille hoitotyön yksityisarkistojen hankkimisesta
Kansallisarkistoon.
Ymmärrys sotavahinkojen
vaikutuksista kasvoi
Vaasan maakunta-arkistossa ylitarkastajana työskentelevä
Jussi Jääskeläinen on tutkinut Suomen sotaan 1808–1809
liittyviä sotavahinkoja proseminaarityöstä vasta ilmestyneeseen
väitöskirjaansa saakka.
Jääskeläisen väitöskirja on perustutkimusta siitä, miten sotavahingot
jakaantuivat Ruotsin valtakunnan itäisessä osassa vuosina
1808–1809. Se antaa myös tarkan kuvan sodan paikallisyhteisölle
aiheuttamista menetyksistä.
”Sotavahingot sotatoimien painopistealueella, eli silloisessa Vaasan
läänissä, liittyivät ennen muuta venäläisten joukkojen logistiikkaan.
Paikallisyhteisön aineellisen hyvinvoinnin edellytykset olivat
suuresti sidoksissa sodan aikana siihen, miten joukkojen huolto
organisoitiin sota-alueella.”
Jussi Jääskeläinen väitteli tohtoriksi elokuussa
åbo akademi
”Aikaisempi tutkimus ei ole nostanut riittävästi esiin sotavahinkojen
ja väestökriisin mahdollista yhteyttä. Tutkimus ei ole myöskään
korostanut kylliksi huollon organisoinnin merkitystä niukkavaraisen
alueen paikallisyhteisölle ja toisaalta varhaismodernin sotien lopputuloksiin,
ja sitä kautta valtioiden historiaan.”
Tutkimuksen primaarilähteet löytyivät Kansallisarkistosta. Ne kuuluvat
senaatin ja osittain Buxhoevdenin päämajan siviilikanslian arkistoihin.
Väitöskirjan kirjoittaminen kesti yli kymmenen vuotta. Jääskeläinen
teki tutkimusta päätoimisena jatko-opiskelijana vain seitsemän kuukauden
ajan ja muuten työn ohella vapaa-aikanaan. Waldemar von
Frenckellin ja Otto A. Malmin lahjoitusrahaston lahjoittamat stipendit
mahdollistivat virkavapaudet.
Jääskeläisen väitöskirja ”Paikallisyhteisö resurssina ja tuhojen kohteena.
Venäjän armeijan logististen ratkaisujen seuraukset Suomen
sodassa 1808–1809” tarkastettiin Åbo Akademissa elokuussa.

6
akti 3/2011
Sähköinen tilauspalvelu on jo rutiinia
Kansallisarkistossa ja Oulun maakunta-arkistossa
ryhdyttiin pilotoimaan kuluvan vuoden kesäkuussa
Astian nimellä tunnetun sähköisen tilauspalvelun
eri järjestelmiä. Pilotoinnista saadut
kokemukset olivat niin hyviä, että palvelu päätettiin
ottaa suoraan käyttöön.
asiakkaille muutokset näkyvät tutkijasalikäyttöliittymän parempina
hakuominaisuuksina.
Seuraava askel sähköisen tilauspalvelun laajentamisessa saavutettiin,
kun järjestelmät otettiin lokakuun alussa käyttöön Kansallisarkiston
ja Oulun maakunta-arkiston lisäksi kaikissa muissa
maakunta-arkistoissa.
Pilotoinnin kohteena oli asiakkaiden asiakirjatilausten tekemiseen
käyttämä ns. tutkijasalikäyttöliittymä ja henkilökunnan
operoima tilattujen asiakirjojen hallinnointityökalu, ns. tilaustenhallinta.
Tuotantokäytön aikana järjestelmän kehittäminen on jatkunut,
esimerkiksi syyskuun lopussa otettiin käyttöön uudet versiot tilaustenhallinnasta
ja tutkijasalikäyttöliittymästä. Arkistolaitoksen
Seuraavaksi verkkoon
Seuraava luonnollinen askel on sähköisen tilauspalvelun siirtäminen
verkkoon, jolloin asiakkaat voivat tilata verkon yli niin asiakirjoja,
selvityksiä kuin kaukolainojakin sekä hakea käyttölupia
aineistoihin.
Verkkoympäristössä toimiva sähköinen tilausjärjestelmä vahvoine
kirjautumisineen on siinä määrin erilainen verrattuna arkistolai-
Ylitarkastaja Christina Forssell esitteli arkistolaitoksen
verkkopalveluja Turun kirjamessuilla syyskuussa.

akti 3/2011 7
toksen sisäverkossa toimivaan Astia-järjestelmään, että se vaatii
oman koekäyttönsä, joka toteutuu lähitulevaisuudessa. Näillä
näkymin verkon yli toimiva sähköinen tilausjärjestelmä on todellisuutta
vuoden 2012 alkupuolella.
”Tämähän on helppoa”
Sähköisestä tilauspalvelusta saatu palaute on ollut lähes poikkeuksetta
positiivista. Asiakkaat ovat nopeasti oppineet ohjelman
salat ja monesti päivystäjä ilokseen kuulee kommentin ”Tämähän
on helppoa." Kun tilauksen teon ja aineiston hakemisen tutkijasaliliittymää
käyttäen kerran oppii, niin huomaa, kuinka se monessa
tapauksessa on huomattavan paljon helpompaa ja nopeampaa
kuin vanhojen paperimuotoisten luetteloiden selaaminen ja tilauslappujen
täyttäminen käsin.
Erityisesti henkilökunta on oppinut rakastamaan uutta tilaustenhallinta-työkaluaan.
Tehtyjen tilausten löytäminen, kuittaaminen,
päättäminen tai vaikkapa päivittäisen tilaston laskeminen vie nykyisin
murto-osan siitä ajasta mitä vanha manuaalinen järjestelmä
vei. Paluuta vanhaan ei ole!
Astian etu on keskitetty haku
Astian avulla myös tilastonikkareiden on mahdollista tehdä erilaisia
tilastoja tilatuista aineistoista. Ongelmakohtana on, että kaikki
arkistolaitoksessa oleva arkistoaineisto ei ole löydettävissä Astiahaun
kautta. Tällöin asiakkaat käyttävät tilauspalvelun vapaamuotoista
tilausta, jonka miinuspuolena on se, että tilastoinnin kannalta
olennaisia metatietoja jää saamatta.
Astia on siis pitkälle riippuvainen ns. taustajärjestelmistä, joista se
hakee tietonsa, kuten arkistotietokanta Vakasta tai Digitaaliarkistosta.
Jos taustajärjestelmässä on puutos tai virhe, toistaa Astia
saman virheen. Vaikka Astia onkin nopea reagoimaan muutostarpeeseen,
sen taustajärjestelmät eivät sitä välttämättä ole.
Joustava organisaatio
reagoi nopeasti
Niin Astia-projektin tuottamassa sähköisessä
tilauspalvelussa kuin projektin joustavassa
organisaatiossa on sellaista käytännön toimivuutta,
jota ei välttämättä ole valtionhallinnossa totuttu
näkemään. Niinpä kykenenkin Astia-projektin
aikaansaannoksia ilman pienintäkään ylilyönnin
tunnetta hehkuttamaan. Hyvä esimerkki projektin
toimivuudesta on onnistunut siirtyminen
pilotointivaiheesta suoraan tuotantokäyttöön.
Projektin joustava ja nopeasti reagoiva johtamisorganisaatio
ja tekninen tuki mahdollistivat, että pilotoinnin
aikana havaitut pienet puutteet tai virheet saatiin
usein korjattua jo samana päivänä muutosten millään
tavalla vaikeuttamatta järjestelmien käyttöä. Kansallisarkiston
tutkijasalihenkilökunnan harras toive on,
että Astian toiminnasta vastaava organisaatio säilyttää
projektin päätyttyäkin joustavuutensa ja kykynsä reagoida
nopeasti muutostarpeisiin.
Kansallisarkiston pitkäaikainen salipäivystäjä, tutkija Pertti
Vuorinen kirjoitti Astia-projektista Nordisk Arkivnyt
-lehdessä 3/2011: ”Projektin onnistuminen on seurausta
tekijöittensä ainakin suomalaiselle työkulttuurille
hieman vieraasta ajattelutavasta, että kannattaa keskustella
mahdollisimman usein arkistojen tietopalvelussa
työskentelevien kanssa ongelmista. Vanha tsaristinen
tapa lukea raportteja ja antaa ukaaseja ei enää
toimi.”
teksti: Ville kontinen, tutkija, Kansallisarkisto
Ajan myötä entistä enemmän arkistolaitoksen aineistoa tulee
sähköisten tietokantojen piiriin ja sitä kautta Astian hakuominaisuuksilla
löydettäviksi ja tilastoijien iloksi. Muun muassa AARRE
-arkistorekisteri liittyy tulevaisuudessa Astian taustajärjestelmiin.
Tässä kohdassa päästään Astian yhteen selkeään etuun: sähköisen
tilauspalvelun käyttäjän ei tarvitse enää miettiä, mistä tietokannasta
tai hakuohjelmasta hänen haluamansa tieto löytyy, vaan
kaikki on löydettävissä keskitetysti palvelun avulla.
teksti: Ville Kontinen, tutkija, Kansallisarkisto
kuva: Heidi Mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto

8
akti 3/2011
Uusi kanava eurooppalaisiin
arkistoaineistoihin rakentumassa
Ensi vuoden alussa julkaistaan eurooppalaisten
arkistolaitosten yhteinen arkistoaineistojen Archives
Portal Europe -hakuportaali tutkijoiden
käyttöön. Myös Suomen arkistolaitos on ollut
mukana luomassa sitä Apenet-hankkeessa.
Monille pienille arkisto-organisaatioille Apenet-hanke on ollut
ainut kanava saada aineistoja digitaalisessa muodossa laajan
yleisön käyttöön. Hankkeella on ollut edustus Europeanan
jatkokehitystyössä, mikä on auttanut arkistojen erityistarpeiden
huomioimisessa.
Apenet on EU:n eContentplus-ohjelmaan kuuluva parhaiden
käytäntöjen hanke. Siinä rakennettava uusi
portaali tarjoaa pääsyn lähes kaikkien eurooppalaisten
arkistolaitosten arkistoaineistoihin, jotka on luotu erilaisten historiallisten
ja poliittisten prosessien aikana.
Portaali auttaa käyttäjiä tutkimaan syvemmin omia kiinnostuksenkohteitaan
sekä löytämään uusia mielenkiintoisia lähteitä
tarjoamalla yleiskuvan eurooppalaisten arkistojen aineistoista.
Tämän lisäksi portaali toimii arkistopalveluiden keskeisenä hakemistona,
jonka avulla löytyvät muun muassa eri maiden arkistojen
yhteystiedot.
Suomen arkistolaitoksella
on eurooppalaisittain modernit
sähköisen tietopalvelun
kanavat,
joita kehitetään jatkuvasti
yhteistyössä
opetus- ja kulttuuriministeriön
hallinnoiman
Kansallisen
digitaalisen kirjaston
kanssa. Osallistuminen
Apenet-portaalin kehittämiseen
on tarjonnut arkistolaitoksen
asiantuntijoille sekä yhteistyöverkoston että
ratkaisumalleja, joita on voitu hyödyntää myös omissa
kehittämishankkeissa sekä Kansallisessa digitaalisessa
kirjastossa.
Jatkohanke on jo käynnistymässä
Hankkeen toisen vaiheen neuvottelut ovat vielä käynnissä. Kuitenkin
voidaan pitää jo lähes varmana, että hankkeen toinen kolmevuotinen
kehitysjakso käynnistyy heti ensimmäisen vaiheen
jälkeen. Hankkeen työnimenä on APEX – Archives Portal Europe
network of eXcellence.
Linkin www.archivesportaleurope.eu takaa paljastuva portaalin
Beta-versio sisältää aineistoa jo 47 organisaation kokoelmista 17
maasta kattaen lähes 8 miljoonaa arkistoyksikköä. Lisäksi portaalin
kautta on pääsy yli puoleen miljoonaan digitoituun kohteeseen.
Varsinainen portaali julkaistaan vuoden 2012 alussa.
Synergiaa Europeanan kanssa
Portaalin tehtävänä on lisäksi välittää arkistosektorin aineistoa
Europeanan hakupalveluihin, jossa on aineistoa myös museoja
kirjastosektoreilta. Työtä on tehty sekä kehittämällä arkistojen
eurooppalaista yhteistyöverkostoa että tarjoamalla osallistuville
arkistoille valmiita palveluita ja työkaluja.
Toisen vaiheen työskentely laajentaa osallistujien määrän 28
maahan. Palvelun kattavuutta laajennetaan niin aineistojen kuin
osallistuvien organisaatioiden näkökulmasta sekä tuodaan mukaan
tarkempia kuvailuja. Tämän lisäksi palvelusta kehitetään
pysyvämpi osa eurooppalaista tutkimusinfrastruktuuria ja Europeanaa.
Suomen arkistolaitos on jatkossakin mukana työssä, ja luomassa
näin osaltaan arkistoille uusia tapoja tuottaa ajantasaisia ja
tehokkaita tietopalveluita asiakkailleen.
teksti: Markus Merenmies, kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

akti 3/2011
9
Digiaineistot ovat mieleen,
mutta järjestelmät eivät toimi
Svenska litteratursällskapet i Finlandin selvityshanke
Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot on
loppusuoralla. Laajan kyselyaineiston viesti on
selkeä: digitoitu aineisto on saatava nykyistä
paremmin käyttäjien ulottuville.
Hankkeen raportti julkaistaan alkuvuodesta 2012, mutta
jo lokakuussa 2011 järjestetyssä seminaarissa paljastettiin keskeisin
tulos: käyttäjät arvostavat digitoituja aineistoja, mutta kritisoivat
käyttöliittymiä.
Hanke haastaakin arkistot, kirjastot ja museot ajattelemaan asiaa
uudelta kannalta: organisaatiot voivat tuntea aineistonsa läpikotaisin,
mutta paras asiantuntemus niiden käytöstä on käyttäjillä.
Käyttöliittymät hankalia
Nykytilanteen ongelmat rakentuvat monista osatekijöistä. Käyttöliittymät
on rakennettu alkuperäisaineistojen hallinnan ehdoilla, organisaatioiden
näkökulmasta. Hakuehdot vaativat liian täsmällistä tietoa
aineistosta ja selailuominaisuudet ovat harvinaisia tai puutteellisia.
Digitoitu aineisto vaatisi uudenlaisia hakemistoja ja luetteloita, jotka
helpottaisivat kokonaisuuden hahmottamista, selaamista ja halutun
yksityiskohdan löytämistä.
Arkistolaitoksen Digitaaliarkisto keräsi runsaasti kritiikkiä ja nousi
ongelmallisimmaksi verkkopalveluksi juuri käytettävyyskysymysten
takia. Pidetyin ja kehutuin oli Suomen sukuhistoriallisen yhdistyksen
Digiarkisto, joka on toteutettu käyttäjien ehdoilla.
Eriytymisessä hyvää ja huonoa
Toinen keskeinen ongelmavyyhti on sähköisten aineistojen pirstoutuminen
eri organisaatioiden verkkopalveluihin ja käyttöliittymiin. Yhdelläkin
organisaatiolla saattaa olla monta erilaista kokoelmaa, joista
jokaista varten on erilainen käyttöliittymä. Käyttäjät eivät tiedä, millaista
aineistoa on saatavilla sähköisessä muodossa ja joutuvat jokaisen
kokonaisuuden kohdalla opettelemaan uuden hakulogiikan.
SLS:n hanke kannustaa muistiorganisaatioita kuuntelemaan
paremmin tutkijoiden mielipiteitä.
hakuihin. Tällä perusteella vastaajat esimerkiksi kiittivät Suomen sukututkimusseuran
Hiski-tietokantaa, mutta lähtökohtaisesti vähemmistö
vastaajista toivoi kehityksen kulkevan kohti sen kaltaisia järjestelmiä.
Tärkeämpänä pidetään nykyisten järjestelmien käytettävyyden parantamista
ja niiden aineistomäärän kasvattamista, ja vasta sen jälkeen
on aika rakentaa erikoistuneita tietokantoja.
Keskitetty wiki-luettelo rakenteilla
Vastauksissa esitettyihin toiveisiin keskitetystä luettelosta pystytään
vastaamaan pian, sillä hankkeen yhteydessä SLS laatii yhteistyössä
Agricola-portaalin kanssa yhteenvetoa sähköisten aineistojen verkkopalveluista,
käyttöliittymistä, tietokannoista ja portaaleista.
Luettelo julkaistaan wiki-muotoisena, joten kuka tahansa voi käydä
täydentämässä ja päivittämässä tietoja. Askel on kokonaisuuteen
nähden pieni, mutta sekin vie eteenpäin matkalla kohti digiaineistojen
parempaa käytettävyyttä.
Eriytyminen ei ole yksinomaan huono asia, sillä erilliset järjestelmät
ja alkuperäisaineistosta edelleen muokattu tieto antavat käyttäjälle
mahdollisuuksia uudenlaiseen tutkimusotteeseen ja räätälöidympiin
teksti: Outi Hupaniittu, projektinvetäjä,
Svenska Litteratursällskapet i Finland
kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

10
akti 3/2011
Kysely kartoitti viranomaisasiakirjojen
siirto- ja säilytystarpeita
Arkistolaitos toteutti huhti-elokuussa 2011 kyselyn
viranomaisten hallussa olevista pysyvästi
säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolaitos käyttää
kyselyn tuloksia toiminnan pitkäjänteiseen
suunnitteluun. Ne ovat erityisen hyödyllisiä asiakirjojen
vastaanotossa ja tilanhallinnassa.
Kyselyssä keskityttiin arkistotiloihin siirrettyihin pysyvästi
säilytettäviin paperiasiakirjoihin. Kysely lähetettiin viranomaisille,
jotka arkistolain mukaisesti luovuttavat pysyvästi säilytettävät
asiakirjansa arkistolaitokseen. Lisäksi kerättiin tietoja arkistotilojen
ja tietopalvelupyyntöjen määristä.
Kysely lähetettiin 462 organisaatiolle. Koska osa niistä vastasi vielä
alkuperäistä suunnitelmaa keskitetymmin, kyselyn kohteiden lopullinen
kokonaismäärä oli 433. Vastauksia kertyi yhteensä 402 kappaletta,
joten vastausprosentti oli hyvä, lähes 93 prosenttia.
Määrällisesti vastaajajoukko painottui oikeus-, työ- ja elinkeino- sekä
valtiovarainministeriön hallinnonaloille, joiden yhteenlaskettu vastausten
ja kohdevirastojen määrä oli 310/329. Sen sijaan esimerkiksi
puolustusministeriö oli hallinnonalansa ainoa kyselykohde. Puolustusvoimien
aineistomäärät eivät siten sisälly kyselyn tuloksiin.
Arkistopiiri hm %
KA 66 635 52,7
HMA 14 820 11,7
JoMA 5 910 4,7
JyMA 3 301 2,6
MMA 9 396 7,4
OMA 9 081 7,2
TMA 11 676 9,2
VMA 5 517 4,4
Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrät eri arkistopiireissä.
Vastausten perusteella pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kokonaismääräksi
kertyi 126,3 hyllykilometriä. Viiden vuoden takaisessa
kyselyssä aineistomäärän jakauma arkistopiirien kesken
oli samansuuntainen, joten alueellistamishankkeet eivät näytä
muuttaneen sitä.
Asiakirjojen kokonaismäärä edellisessä kyselyssä oli 158,5 hyllykilometriä.
Nyt saaduissa luvuissa tulee kuitenkin ottaa huomioon
muun muassa vuoden 2005 jälkeen arkistolaitokseen tehdyt luo-
vutukset ja kyselyn viimekertaista suppeampi kattavuus (edellinen
kysely tehtiin 2006 ja kohteita oli 766).
Valtioneuvoston arkiston liittäminen Kansallisarkistoon, yliopistojen
aseman muutos sekä kyselyn rajaaminen pääte- ja lähiarkistoissa
tai vastaavissa tiloissa säilytettäviin asiakirjoihin ovat nekin
supistaneet kokonaismäärää. Työhuonetiloissa säilytettävien asiakirjojen
määriä ei kysytty, koska luotettavien arvioiden saaminen
niistä on osoittautunut vaikeaksi.
Ajanjakso
Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen jakautuminen vuosikymmenittäin.
Vastaukset osoittavat, että paperiasiakirjojen määrä on jatkanut
kasvuaan. On huomattava, että vuosikymmenittäin arvioituna
asiakirjojen kokonaismäärä poikkeaa erikseen ilmoitetusta kokonaismäärästä.
Kunkin arkistolaitoksen yksikön osuus vuosikymmenkertymästä
oli kuitenkin linjassa asiakirjojen kokonaismäärän
vastaavan jakauman kanssa.
Viranomaisilta kysyttiin asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen
vuosittaista kokonaismäärää ja frekvenssiä. Tietoja kysyttiin sekä
40 vuotta vanhemmista että nuoremmista asiakirjoista. Lisäksi sisäisten
ja ulkoisten tietopyyntöjen määrää arvioitiin erikseen.
Tietopyynnön
tyyppi
40 v. vanhemmat
asiakirjat
hm
- 1970 16 613
1971 - 1980 18 220
1981 - 1990 23 046
1990 - 2000 27 539
2001 - 2010 30 027
40 v. nuoremmat
asiakirjat
Sisäiset tietopyynnöt 77,1 37,1
Ulkoiset tietopyynnöt 66,7 34,3
Osuus (%) niistä asiakirjoista, joihin ei kohdistunut lainkaan tietopyyntöjä.
Luvut vahvistavat näkemystä siitä, että 40 vuotta vanhempia
asiakirjoja ei yleensä enää toistuvasti tarvita viranomaiskäytössä,
vaan ne voidaan luovuttaa arkistolaitokseen. Tietopyyntöjen kokonaismäärissä
oli kuitenkin suuria eroja; joillakin vain yksittäisiä
tietopyyntöjä vuodessa, toisilla taas tuhansia. Tietopyyntöjen keskiarvojen
esittäminen ei siksi ole mielekästä. Mediaaniluvut sisäisissä
tietopyynnöissä (40 vuotta vanhemmat/nuoremmat) olivat 5
ja 12 kappaletta, ulkoisten tietopyyntöjen vastaavat mediaaniluvut
puolestaan 5,5 ja 10 kappaletta.

akti 3/2011 11
Naisten arkistot vievät tutkijaa
ympäri maailmaa
ja feminismin historiaa. Myöhemmin olen päätynyt erilaisiin vertaileviin
tutkimushankkeisiin.”
Naishistorian tutkimus on muuttunut Offenin uran aikana paljon.
Marginaalisesta aiheesta on tullut suurta enemmistöä koskettava.
Syynä ei hänen mielestään ole enempää eikä vähempää kuin
se, että näidenkin ihmisen tulee olla osa menneisyyttä.
Kaikki irti arkistomatkoilta
Naishistoria kiteytyy Offenin mukaan siihen, miten naisten ja
miesten väliset suhteet ovat muuttuneet. Juuri nyt hän tutkii julkisia
väittelyjä, joita naiskysymyksestä on käyty.
Kansallisarkistossa vieraili toukokuussa Stanfordin
yliopiston vanhempi tutkija Karen Offen. Suomessa aiemminkin
poikennut historioitsija osallistui tällä kertaa kansainväliseen
historiakonferenssiin. Luppoajan hän hyödynsi perehtymällä lempiaiheeseensa:
naisten historiaan.
”Hassua kyllä, miehet olivat ensimmäisinä kiinnostuneista naisten
oikeuksista. Myöhemmin naiset osallistuivat enemmän kuin
miehet toivoivat, ja tästä syntyi ristiriitoja.”
Tutkimuksen teko ei aina ole helppoa Yhdysvaltojen länsirannikolta
käsin. Offenin hyödyntämät lähteet ovatkin pääosin olleet painettua
aineistoa, kuten sanomalehtiä. Toisaalta hän ottaa kaiken
mahdollisen irti ympäri maailmaa suuntautuvilta arkistomatkoilta.
Kaliforniassa työskentelevä Offen on naistutkimuksen uranuurtajia.
”Aloitin naishistorian tutkimisen 1970-luvulla, jolloin koko aihe
oli uusi. Tutkin yhtenä ensimmäisistä naisten historiaa Ranskassa
”Kerran löysin ranskalaisesta arkistosta erään merkittävän, salanimellä
kirjoittaneen naisvaikuttajan henkilötiedot viime hetkellä
ennen koneen lähtöä. Huusin, printtasin sivun nopeasti ja juoksin
kuin hullu koneeseen.”
Frekvenssi
40 v. vanhemmat
asiakirjat
Tietopyyntöjen vuosittainen frekvenssi (%).
40 v. nuoremmat
asiakirjat
Viikoittain 10 31,2
Kuukausittain 9,3 12,3
Harvemmin 80,7 56,5
Luvuissa tulee huomioida, että 40 vuotta vanhempien asiakirjojen
osalta 33 ja sitä nuorempien osalta 11 prosenttia kohteista jätti
vastaamatta kysymykseen.
Tulosten analysointia jatketaan arkistolaitoksessa. Tavoitteena on,
että jatkossa asiakirjat vastaanotetaan aiempaa yhdenmukaisemmin
koko arkistolaitoksessa hyvässä yhteistyössä viranomaisten
kanssa. Saadut tiedot auttavat myös arkistolaitoksen toimitilojen
ja tilanhallinnan strategista ja operationaalista suunnittelua.
Tutkijat bloggaamaan
Digitalisoituminen on helpottanut tutkimusta, mutta myös tuonut
lisähaastetta. ”Nuorille opiskelijoille on muistutettava, että historian
tutkiminen on faktojen varmistamista useampaan kertaan.
Heille täytyy kertoa, että Wikipediassa ei ole kaikkea tietoa ja että
kaikki tieto verkossa ei ole totta.”
Erinomaisena verkkolähteenä hän mainitsee Library of Congressin
verkkosivut, joilla julkaistaan runsaasti materiaalia. ”He ovat
julkaisseet myös kirjan, jossa on paljon kuvia asiakirjoista. Muidenkin
arkistojen kannattaisi tehdä vastaavaa ja herättää näin ihmisten
mielenkiinto”, hän lisää.
Tutkijoita Offen kannustaa bloggaamaan. ”Heidän tulisi kirjoittaa
paperiartikkeleiden sijaan verkkoon”. Offenin omia kirjoituksia voi
lukea osoitteessa www.imow.org/community/blog/index.
teksti: Ville Kajanne, ylitarkastaja, Kansallisarkisto
Teksti ja kuva: Heidi Mustajoki, tiedottaja, Kansallisarkisto

akti 3/2011
12
Palapelin rakentamista
ulkomailta käsin
Sukututkimus on sinnikästä ja aikaa vievää puuhaa.
Kesähelteillä viikon ajaksi Kansallisarkistoon
saapuneen Joel Blankettin työhön tuo lisähaasteen
se, että hänen aineistonsa sijaitsee
tuhansien kilometrien päässä.
Joel Blankett vieraili Kansallisarkistossa kesäkuussa.
Jerusalemissa asuva Joel Blankett on syntyperäinen
helsinkiläinen. Yliopisto-opintojen jälkeen tie vei Israeliin, jonne
sukututkijan oli tarkoitus jäädä vain vuodeksi opiskelemaan hepreaa
ja tarkkailemaan ulkomaiden näkymiä.
temppuilemaan byrokratian rattaiden parissa pitkään. Tapahtumat
lasten syntymästä naimisiin menoon piti kirjata Suomen lisäksi
Venäjälle, eikä oleskelulupien myöntämiseen löytynyt tarkkoja kriteerejä.
Vuoden tutkimusmatkasta versosi kuitenkin lähes 40 vuoden taival,
jonka aikana Blankett ehti kasvattaa juuret ja perustaa perheen Israelin
maaperälle. Hän työskenteli pitkään valtion virastoissa ja tutkimuslaitoksissa,
esimerkiksi sosiaalipoliittisen tutkimustyön parissa.
1990-luvulla hän sai kipinän selvittää perheensä historiaa. Suvun
tutkiminen lähti vähitellen käyntiin ja Kansallisarkistosta tuli yllättäen
linkki suvun tarinoiden äärelle.
Venäjänjuutalaiset sukujuuret
Blankettin sukujuuret sijoittuvat Venäjälle, jossa hänen juutalaiset
isoisänsä syntyivät. 1900-luvun alussa miehet päätyivät armeijan
mukana Suomeen, jonne kumpikin perusti perheen monen muun
venäjänjuutalaisen tapaan.
”Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä juutalaisilla ei
ollut oikeutta asua Suomessa siihen aikaan. He joutuivat puolen
vuoden välein anomaan uutta lupaa”, kertoo Blankett.
Venäjänjuutalaisten elämä 1900-luvun alun Suomessa olikin varsin
hankalaa ja virallisesti Venäjällä kirjoilla olleet isoisät joutuivat
Tutkimuksen alkumetreillä
Sukututkimuksen alkuvaiheissa Blankettin isovanhemmat olivat jo
menehtyneet, eivätkä heidän tarinansa olleet syystä tai toisesta
kulkeutuneet lasten korviin hänen äitiään lukuun ottamatta. ”Niin
kuin yleensä sukututkimuksissa käy, sitä alkaa tehdä liian myöhään,
kun ei ole enää ketään keneltä kysyä”, hän toteaa.
Blankett saapui ensimmäistä kertaa Kansallisarkistoon viime vuosikymmenen
alussa. Hän oli saanut tiedon, että Helsingin juutalaisen
seurakunnan arkistot oli siirretty ja kunnostettu tutkijoiden
käyttöön. Sukututkija yritti viikon mittaisella vierailulla etsiä kuumeisesti
tietoa suvustaan.
”Se oli aika turhauttavaa. Näin, että on hirveästi materiaalia, mutta
en voinut jäädä niin pitkäksi aikaa”, hän huokaa.
Sukututkija sai uutta pontta urakkaansa huomattuaan sen vaativan
laajaa kielitaitoa. Suuri osa hänen sukuaan käsittelevistä aineistoista
on kirjoitettu kielillä, joita hänen lapsensa eivät taida. ”Jos
en tee tätä työtä, sen jättäminen seuraaville sukupolville on hankalaa”,
hän kommentoi.

akti 3/2011 13
Aineistoa ympäri maailmaa
Isovanhempien yhteydenpito viranomaisiin on tarjonnut valtavasti
tietoa Blankettille. Hänen suurimmat tietovaransa ovatkin
viranomaisarkistoja tai juutalaisten omia arkistoja.
Tutkimuksen kannalta tärkeää aineistoa on rutkasti Venäjällä.
Hän on yrittänyt ottaa niistä selvää Kansallisarkiston Jyrki Paaskosken
avustamana. ”Suomi on ollut kohdallani silta sellaiseen
materiaaliin, jota on ehkä olemassa Venäjällä”, hän kertoo.
Suomen juutalaisten historiaa
arkistolaitoksessa
Suomen juutalaisten elämää on tallennettu myös
arkistolaitoksen makasiineihin. Suomen juutalaisten arkiston
sekä Turun juutalaisen seurakunnan arkiston lisäksi arkistolaitoksesta
löytyy lukuisia juutalaisten henkilöiden yksityisarkistoja.
Suomen kolmas juutalainen seurakunta toimi vuoteen
1944 Viipurissa, mutta sen arkisto on kadonnut jäljettömiin.
Vaikka kirjallisia lähteitä on Suomen ulkopuolelta vaikea tavoittaa,
sukututkija on saanut yhteyden kadonneisiin sukulaisiinsa ja
isovanhempiensa tuttaviin. Osa heistä on löytynyt Venäjän puolelta
ja osa muualta päin maailmaa.
”Olin esimerkiksi noin viisi vuotta sitten käymässä Venäjällä
pienessä kylässä, ja siellä oli vielä vanha mummo, joka muisti
isoisän veljen,” Blankett valaisee. ”Ja kaikkien näiden perheiden
kanssa olen päässyt kontaktiin vähitellen, erityisesti Internetin
kautta.”
Haastavaa ja palkitsevaa puurtamista
Kansallisarkistossa sijaitseva Suomen juutalaisten arkisto kattaa
muun muassa Helsingin juutalaisen seurakunnan ja sen
ylläpitämien laitosten sekä juutalaisten keskusjärjestöjen ja
yksityishenkilöiden arkistoja vuosilta 1810–2011. Turun maakunta-arkistosta
löytyvä Turun juutalaisen seurakunnan arkisto
sisältää jiddishinkielisiä pöytäkirjoja, toimintakertomuksia
ja kirjeitä. Molemmat aineistot ovat käyttörajoitettuja.
Suomen juutalaisten elämään voit tutustua edellä mainittujen
arkistojen pohjalta kootussa Fenno Judaica -verkkonäyttelyssä,
joka löytyy osoitteesta:
http://fennojudaica.jchelsinki.fi/index.html
Arkistojen penkominen on raskasta työtä, josta tippuu tuloksia
paloittain. Viikon mittaisella vierailulla satojen sivujen kirjeenvaihdon
selaaminen alusta loppuun on kuitenkin tavallista vaivalloisempaa.
Blankett toivookin, että mahdollisimman paljon aineistoa
saataisiin indeksoitua.
Toisenlaista näkökulmaa tutkimuksen tekoon on tuonut esimerkiksi
juutalaisten valokuva-arkisto, jonka otoksista suuri osa on
ollut Blankettille aivan tuntemattomia. Tekstirivien täyttämien papereiden
välistä on löytynyt myös muuta aivan uutta ja jopa huvittavaakin
tietoa.
”Löysin viimeksi isoäidin isän todistuksen, jossa hän eroaa armeijasta.
Armeijan superior officerin vuonna 1860 kirjoittamassa
kirjeessä todettiin, että henkilö oli käyttäytynyt hyvin armeijassa,
eikä juopotellut ja muuta.”
Hitain askelin eteenpäin
”No tietysti sukututkimus on sellaista, että loppua ei näy”, toteaa
Blankett. ”Aion kuitenkin jatkaa vielä. Toivottavasti ehdin jossain
vaiheessa tulla pitemmäksi aikaa tänne.”
Seuraavaa tutkimusmatkaa odotellessa sukututkija toivoo saavansa
entistä enemmän kaipaamaansa materiaalia kotikoneelta
selailtavaksi. ”Luulen, että verrattuna muihin sukututkijoihin tilanteeni
on varsin hyvä.”
teksti ja kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto
Blankettin isovanhemmat David ja Malke Mirmovitsch.

akti 3/2011
14
Kunnallisen asiakirjahallinnon
opas on valmistunut
Kunnallisen asiakirjahallinnon opas eli KAO on valmistunut
ja julkaistu osoitteessa wiki.narc.fi/kao.
Opas on toteutettu uudella tavalla, wikitekniikalla,
mikä helpottaa muun muassa sen päivitettävyyttä.
Sitä riittää kuntasektorin asiakirjahallintoon vaikuttavien
muutosten myötä.
Kunnallisen asiakirjahallinnon oppaan sisältöön
kohdistui moninaisia haasteita, vaikka voimassa on edelleen sama
arkistolaki kuin vuonna 1996, jolloin aiempi kuntaopas julkaistiin.
Maailma ympärillä on muuttunut ja muuttumassa: on otettava huomioon
esimerkiksi sähköinen asiakirjahallinto, arkistoterminologia,
hallinnon ja organisaatioiden muutokset, prosessiajattelu ja asia-
kasnäkökulman korostaminen, taloudelliset tekijät henkilökunnan
määrään vaikuttavine seurauksineen sekä julkishallinnon tietoarkkitehtuurisuunnitelmat.
Näiden vuoksi voi perustellusti olla sitä mieltä, että oppaan uusimisen
kanssa olisi kannattanut odottaa. Toisaalta yhtä perustellusti voi
Kunnanhallituksen tehtävänä on määritellä kunnan arkistonmuodostajat.
Näin myös Tammerkosken partaalla.

akti 3/2011
15
väittää, että näköpiirissä ei ole sellaista suvantoa, jossa voitaisiin
rauhassa koota kokonaisvaltaiseksi oppaaksi kunnalliseen asiakirjahallintaan
vaikuttavat näkökulmat.
Nykytilanteen monet meneillään olevat muutokset heijastuvat siis
oppaan sisältöön. Ja muutokset merkitsevät, että opasta päivitetään
tiheästi. Ne merkitsevät myös, että ehkä jo muutaman vuoden
sisään opas uusitaan uudistetun arkistolainsäädännön myötä.
Arkistoterminologia ajan tasalla
Koska KAO:n taustalla on vuoden 1994 arkistolaki, perusta sille on
sama kuin edelliselläkin kuntien arkistotoimen oppaalla. Joitakin
asioita on silti syytä nostaa esille KAO:sta.
Arkistoterminologian kehitys on ajanut 1990-luvun arkistolain ohi.
Arkistoalan terminologiaa uudistavan työryhmän tavoitteena on
systemaattinen käsiterakennelma ja sen sisällyttäminen 2010-luvulla
uudistettavaan arkistolainsäädäntöön. KAO-työryhmä teki tämän
vuoksi yhteistyötä terminologiaa pohtivan työryhmän kanssa, mikä
heijastuu muun muassa sellaisten termien käytössä kuin asiakirjatieto.
Kolmantena yksittäisenä poimintana KAO:sta voi ottaa esille kuntasektorin
pysyvästi sähköisessä muodossa säilytettävän asiakirjatiedon
säilyttämisratkaisun. Kysymys sen organisoinnista on KAO:n
valmistuessa ratkaisematta. Tätä koskevat ratkaisuvaihtoehdot liittyvät
kiinteästi arkistolainsäädännön uudistamiseen, joka on tarkoitus
käynnistää syksyllä 2011.
Ylläpitoon kohdistuu haasteiden kirjo
KAO perustuu voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön. Uuden arkistolain
taustatyöskentely on jo aloitettu, mikä vaikuttaa jatkossa
oppaaseen. Arkistolaitoksen rooli kuntasektorilla määritellään, ja
rajanveto arkistolaitoksen ja valtiovarainministeriön kesken vaatii
täsmennyksen muun muassa julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurin
myötä. Myös sähköinen asiakirjahallinto ja arkistoterminologia heijastuvat
uudistettavassa arkistolainsäädännössä.
Kuntasektorille on tunnusomaista heterogeenisuus: samalla kun
kuntasektorilla on yli 3 500 sähköistä tietojärjestelmää ja osa kunnista
ja kuntayhtymistä etenee vilkkaasti kohti yhä sähköisempää
asiakirjahallintoa, on olemassa kuntia, joissa ollaan vasta tämän kehityksen
alkutaipaleella.
Tästä huolimatta KAO:ssa on yksi poikkeus ennakoituun terminologiatyöryhmän
suositukseen: asiakirjahallinta-termin sijaan käytettään
asiakirjahallinto-termiä. Asiakirjahallinto-termin määritelmä
KAO:ssa ei siis noudata SFS-ISO-standardia, mutta se on viimeaikaisissa
arkistolaitoksen määräyksissä, ohjeissa ja suosituksissa
noudatettua tulkintaa.
PARAS-hanke on työllistänyt, organisaatioita on muutettu ja kuntia
yhdistetty, mutta uusia muutoksia on yhä edessä. Ne heijastuvat
aina myös asiakirjahallintaan. Muutoksissa johdon vastuu korostuu
ja tarvitaan laajaa yhteistyötä substanssi-, ICT- ja asiakirjahallinnan
asiantuntijoiden kesken sekä riittävää osaamista. Kunnallisen asiakirjahallinnon
oppaaseen kohdistuu siten moninaisten paineiden kirjo.
Kunta päättää arkistonmuodostajat
Moni toivoi, että KAO sisältäisi sellaisen kunnallisen arkistonmuodostajan
määritelmän suosituksen, jonka mukaan kunta kokonaisuudessaan
on yksi arkistonmuodostaja. Arkistolaitos tukeutuu oppaissaan
voimassa olevaan arkistolainsäädäntöön ja sen taustalla olevaan hallituksen
esitykseen. Tästä syystä arkistolaitos linjaa KAO:ssa kunnanhallituksen
määrittelemään kunnan arkistonmuodostajat.
KAO on varsin ylätasoinen opas, sillä ei ollut mahdollista laatia
opasta, josta löytyisi yksityiskohtaiset ohjeet kaikkien kuntien ja
kuntayhtymien yksilöityihin tunnistettuihin ja tunnistamattomiin
tarpeisiin.
teksti: Vuokko Joki, johtaja, Oulun maakunta-arkisto ja
Raili Oittinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto
kuva: Minna Nurro
KAO:a työstämässä
Kansallisarkisto asetti lokakuussa 2008 työryhmän
valmistelemaan Kunnallisen arkistotoimen opasta. Työryhmän
muodostivat Maaret Botska Kuntaliitosta, Eeva
Miettinen Helsingin kaupungista sekä Jaana Pohjonen Kansallisarkistosta.
Työryhmän sihteerinä toimi Raili Oittinen
Kansallisarkistosta ja puheenjohtajana Vuokko Joki Oulun
maakunta-arkistosta.
Työlle loi vankan pohjan Pirkko Haarion työstämä luonnos
vuoden 1996 Kunnallisen arkistotoimen oppaan uudistamiseksi.
Alun perin KAO:n piti valmistua jo vuonna 2009, mutta
työryhmä sai kahteen otteeseen jatkoaikaa: ensin opetusministeriön
asettaman selvitysmiehen ehdotusten ja sitten arkistolaitoksen
strategian vuoksi. Jälkimmäisen jatkoajan päättyessä
opasluonnos luovutettiin arkistolaitoksen johtoryhmälle.
Loppuvuonna 2010 toteutettiin vielä suppea lausuntokierros,
muokattiin opasta lausuntojen pohjalta ja kevään 2011 kuluessa
päivitettiin arkistolaitoksen viimeiset linjaukset. Kesä 2011
kului teknisen toteutuksen merkeissä.

16
akti 3/2011
Miten säilyttää tietokantojen tiedot
Tietokantojen ja rekisterien säilyttämiseen ollaan
vasta luomassa menetelmiä. Arkistolaitos on selvittänyt
tietokantojen säilyttämisen käytäntöjä ja
kokemuksia etenkin Norjassa ja Sveitsissä.
Arkistolaitos käynnisti vuoden 2011 alussa SÄHKE3-
esiselvitysprojektin, jonka tavoitteena on luoda menetelmät
rekisterien ja tietokantojen luotettavalle säilyttämiselle. SÄH-
KE3-normin tavoitteena on, että arkistolaitos voi ottaa vastaan
viranomaisten pysyvästi säilytettävien tietokantojen tietoja,
varmistaa niiden luotettavan säilymisen ja tarjota aineistosta
tietopalvelua.
Kansainväliset ratkaisut pohjana
SÄHKE3-projektin lähtökohtana on valmiiden kansainvälisten
standardien ja ratkaisujen hyödyntäminen kansallisen normin
pohjana. Viime keväänä projektissa perehdyttiin Norjan arkistolaitoksen
kehittämään ADDML-formaattiin sekä Sveitsin arkistolaitoksen
SIARD-formaattiin.
Molemmat ovat teknisiä menetelmiä, joissa tietokannan rakenne
ja sisältö otetaan talteen ja kootaan yhdeksi ”paketiksi”. Formaatit
eivät ole täysin rinnasteisia malleja keskenään, sillä ne
kohdentuvat hieman eri asioihin. SIARD on datan tallentamiseen
tarkoitettu menetelmä, ADDML puolestaan tietokannan
rakenteen kuvailun menetelmä.
Molempien formaattien lähtökohtana on kuitenkin tarjota työkaluja,
joilla viranomainen voi itse koostaa tietokannasta säilytettävän
kokonaisuuden. Kaikkea tietokantaan sisältyvää toiminnallisuutta
ei pyritä säilyttämään, vaan tiedot muunnetaan
mahdollisimman yleispätevään muotoon.
Kattava dokumentointi tarpeen
Pysyvää säilyttämistä varten tietokannasta ja siihen liittyvästä
dokumentaatiosta tulee koostaa ”paketti”, jonka on kerrottava
itsestään kaikki tarpeellinen. Toisin sanoen paketti sisältää
tiedot aineiston itsenäiseksi ymmärtämiseksi. Tätä varten tietokannan
konteksti, sen käyttötarkoitus, siihen kuuluvat koodistot
ja tiedon muodostumisen periaatteet tulee kuvata ja dokumentoida.
Norjan ja Sveitsin arkistolaitoksissa osa tietokannan dokumentaatiosta
tuotetaan metatietoina tietokannan sisälle. Osa tie-
Arkistolaitoksen edustajat kävivät kesällä
Bernissä tutustumassa tietokantojen ja rekisterien
säilyttämiseen Sveitsissä.
doista taas tallennetaan tietokannan rinnalla dokumenttimuotoisena.
Norjan arkistolaitos ottaa dokumentaatiota vastaan
myös paperimuodossa.
Tutkijoille muokattavaa tietoa
Tietokanta luodaan säilytettävistä SIARD- tai ADDML-paketeista
uudelleen siinä vaiheessa, kun asiakas sitä tarvitsee. Tietokanta
siis ”palautetaan” mahdollisimman lähelle sen alkuperäistä muotoa.
Toistaiseksi Norjassa ja Sveitsissä ei ole mahdollisuutta säilytettävän
tietokannan suoraan sähköiseen tutkijakäyttöön, vaan
arkistolaitoksen henkilökunta vastaa aineiston tarjoamisesta.
Tulevaisuuden tutkimustarpeita on vaikea ennustaa. Tämän vuoksi
tietokannassa tulee säilyttää tiedon muokattavuus ja sen monipuolisen
yhdistelyn mahdollisuudet, kuitenkin siten, ettei tieto
muutu säilytyksessä. Tutkijoilla on oltava mahdollisuudet muokata
rekisteritietoa ja yhdistellä eri rekisterien sisältämiä tietoja keskenään
ja tuottaa näin merkittävää lisäarvoa aineistolle. Norjan arkistolaitoksessa
korostetaan, että asiakkaalle pitää tarjota useita
erilaisia aineiston hakumahdollisuuksia ja keino vaikuttaa myös
tilattavaan kokonaisuuteen.
SÄHKE3-esiselvitysprojekti päättyy vuoden 2011 lopussa. SÄH-
KE3-normin laadinta käynnistyy vuoden 2012 alkupuolella, ja se
valmistuu 2013–2014.
teksti ja kuva: Mikko Eräkaski, projektipäällikkö, Kansallisarkisto

akti 3/2011
17
Kokemuksia
sähköisen
säilyttämisen
lupaprosessista
Sähköisen säilyttämisen luvan hakeminen arkistolaitokselta
on ollut mahdollista vuodesta 2005
lähtien. Lupa on toistaiseksi myönnetty viiden
organisaation tietojärjestelmälle ja käsittelyssä
on kymmenen hakemusta.
Puolustusvoimien asianhallintaa katselmoitiin
syyskuussa luvan hakijan, järjestelmätoimittaja
Innofactorin ja arkistolaitoksen yhteiskokouksessa.
hakumenettelyssä hakijan pitää tilata sekä tietoturvallisuus- että
SÄHKE2-mukaisuuden auditointi, joten hankkeen aikataulutus
vaatii huolellista suunnittelua. Luvan haku kannattaa aloittaa ennen
kuin tietojärjestelmä otetaan käyttöön.
Julkisen hallinnon organisaation tulee hakea sähköisen
säilyttämisen lupaa, kun se haluaa säilyttää aineistoa pysyvästi
yksinomaan sähköisessä muodossa.
Viranomaisten kiinnostus lupaa kohtaan on jatkuvasti lisääntynyt,
sillä sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen tuo mukanaan pitkäkantoisia
hyötyjä. Kehittämistyö kytkeytyy keskeisesti organisaation
toiminnan ja tietojärjestelmien elinkaaren suunnitteluun ja
kestää yleensä useita vuosia.
Kansallisarkistossa lupakäsittelyä koordinoivan ylitarkastaja Raili
Oittisen mielestä päällimmäisin kokemus tähänastisista lupaprosesseista
on niiden monivaiheisuus. ”Olemme tehneet useita
katselmointeja jokaisen luvanhakijan kanssa ja lupaprosessin aikana
onkin kehittynyt syvällisiä kumppanuuksia. Samalla on tarkistettu
organisaation valmius siirtää pysyvästi säilytettävä aineisto
arkistolaitoksen VAPA-palveluun.”
Lupaprosessi uudistui
Lupaprosessi koki melkoisen muutoksen vuoden 2011 alussa,
minkä jälkeen luvan hakeminen on perustunut ulkopuoliselle auditointimenettelylle.
Arkistolaitoksen tehtäväksi jää lähinnä luvan
mukaisen toiminnan varmistaminen lupaa hakevassa organisaatiossa.
Uusi menettely yksinkertaisti hakemista huomattavasti.
SÄHKE2-normin mukaisten tietojärjestelmien sertifiointi on vielä
osittain kehitteillä, joten vuoden aikana tulleet hakemukset ovat
olleet SÄHKE2-sertifioimattoman järjestelmän mukaisia. Uudessa
Keskeistä kehitettävää
Kehittämistyö edellyttää muun muassa prosessien, tietoturvallisuuden
ja riskienhallinnan kehittämistä sekä tiedonohjaussuunnitelman
(TOS) eli eAMSin laatimista.
TOSin vaatimukset heijastuvat suoraan tietojärjestelmien hankintaan
ja sähköisen säilyttämisen ratkaisuihin. Määräajan säilytettävien
tietojen hävittämiseen on niin ikään tehtävä toimivia ratkaisuja,
jotka pohjautuvat TOSin metatietomäärittelyihin.
Sähköisen säilyttämisen ratkaisuja kehitettäessä ei auta unohtaa
osaamisen kehittämistä ja koulutusta, jotka ovat keskeisiä onnistuneen
lopputuloksen saavuttamisessa. Tarvitaan myös asiakirjahallinnollisen
kulttuurin muutosta – on uskallettava luottaa sähköiseen
säilytysmuotoon.
teksti: Armi Helenius, ylitarkastaja, Kansallisarkisto
kuva: tiina tiilikainen
CASE: Puolustusvoimat
Puolustusvoimat on hakenut sähköisen säilyttämisen
lupaa asiankäsittelyratkaisulleen. Puolustusvoimien asiakirjahallintopäällikkö
Janne Mykrä luonnehtii saavutettavia etuja seuraavasti:
”Organisaation kannalta pysyvästi säilytettävän tietoaineiston
sähköinen arkistointi on toki tärkeä asia, mutta koko toiminnan
kustannustehokkuuden kannalta olisi tärkeämpää saada arkistolaitoksen
tarjoamat sähköisen säilyttämisen ratkaisut ulottumaan
myös määräajan säilytettävään tietoaineistoon, jota on valtaosa
organisaatioiden asiakirjatuotannosta. Arkistolaitoksen, organisaatioiden
ja ohjelmistonvalmistajien tiiviillä yhteistyöllä saadaan toivottavasti
rakennettua järjestelmiä, jotka vastaavat sähköisen säilyttämisen
vaatimuksia ja ovat mahdollisimman käyttäjäystävällisiä.”

18
akti 3/2011
Matkalla Helsingin
tarinoiden ytimeen
Helsingin Tokoinrannassa, Kaupunginteatterin ja
maamerkkinäkin tunnetun Ympyrätalon katveessa
sijaitsee Kallion virastotalo. Moni ei tiedä, että
rakennus kätkee sisäänsä kaikille avoimen portin
kaupungin historiaan.
”On hyvä, että kaupunginarkisto kiinnostaa. Eilen
tutkijasalimme oli aivan täynnä”, toteaa Helsingin kaupungin arkistotoimen
päällikkö Eeva Miettinen.
Olen tutustumassa Helsingin historian pyhättöön myrskyisenä
syyspäivänä. Neutraalisti väritetyissä asiakaspalvelutiloissa on kuitenkin
vielä hiljaista kiertäessämme taloa ympäri aamuvarhaisella.
”Meillä käy asiakkaina etupäässä tutkijoita, sukututkijoita ja muita
tiedonetsijöitä. Tutkijat ovat näistä suurin asiakasryhmä”, hän kertoo.
Jo vuodesta 1945
Helsingin kaupunginarkiston perustaminen sai alkunsa kaupungin
tilastotoimen aloitteesta 1920-luvulla. Arkistotoimen järjestäminen
käynnistyi lopulta arkistokomitean asettamisella sodan
keskellä vuonna 1942. Perustamiseen vaikutti myös vuoden
1939 arkistolaki, joka peräänkuulutti kunnallisia keskusarkistoja.
Kaupunginarkisto avasi ovensa viimein vuonna 1945 ensimmäisen
kaupunginarkistonhoitajan Pentti Renwallin vetämänä.
Vuosien aikana arkistoon kertyneestä aineistosta voi muodostaa
häilyvän kokonaiskuvan kurkistamalla lasipinnoilla verhoiltuun
näyttelytilaan.
”Olemme niitä arkistoja, joilla on perusnäyttely. Se kertoo
kaupungin historiasta esitellen samalla erityyppisiä asiakirjoja.
Meillä on lisäksi vaihtuvia näyttelyitä ja osallistumme kaupungin
yhteisnäyttelyiden tekemiseen. Asiakirjoja on lainattu myös Kansallisarkiston
näyttelyihin”, Miettinen valaisee.
Sähkön ja paperin puristuksissa
Katoan Miettisen perässä maan alle. Kävelyetäisyyksissä arkisto
voittaa varmasti vertaisensa. ”Meillä tutkijasalissa päivystävät
saavat aika paljon liikuntaa päivisin”, naurahtaa arkistotoimen
päällikkö.
Kaupunginarkistossa on lähes 14 hyllykilometriä asiakirjoja. Hyllyt
ovat täyttyneet muun muassa Helsingin kaupungin virastojen
ja laitosten sekä helsinkiläisten järjestöjen, taloyhtiöiden ja
yksityishenkilöiden arkistoista.
”Asiakirjasiirrot ovat koko ajan lisääntyneet. Arkistotilat alkavat
olla aika täynnä ja arkistoaineistojen ylläpito vaatii entistä enemmän
aikaa ja työtä”, Miettinen huokaa. ”Kaupungin eri virastot ja
liikelaitokset ovat siirtyneet yhä enemmän sähköiseen asiankäsittelyyn
ja toimintatapaan, joten ne haluavat luovuttaa entistä
aikaisemmin arkistoaineistojaan meille.”
Vasemmalla: Eeva Miettinen esittelee raastuvanoikeuden tuomiokirjaa 1700-luvulta.
Oikealla: Helsingin kaupunginarkisto syksyn väreissä.

akti 3/2011
19
Ahjosta Meritaloon
Oman haasteensa kaupunginarkiston tehtäviin on tuonut Helsingin
kaupungin uusi yhteinen asianhallintajärjestelmä Ahjo, joka
otettiin käyttöön heinäkuussa.
Järjestelmän tarkoituksena on automatisoida toimintoja ja poistaa
päällekkäisyyksiä asiakirjatuotannossa muun muassa keskittämällä
kirjaamista, uudistamalla asiakirjatuotantoa sekä muuttamalla
toimielinten kokoukset sähköisiksi. Kaupunginarkisto vastaa järjestelmää
varten laaditun tiedonohjaussuunnitelman ylläpidosta.
”Ahjo-järjestelmän tuottama, paperimuodossa säilytettävä aineisto
arkistoidaan keskitetysti. Kaupunginarkiston yhteyteen on perustettu
tätä varten Meritalon toimipiste, joka vastaa järjestelmän
väliarkistotehtävistä”, kertoo Miettinen.
Tiedon juhlavuosi
Helsingin kaupunginarkisto on yksi Helsingin kaupungin tietokeskuksen
neljästä yksiköstä. Virasto kätkee sisäänsä kaupunginarkiston
lisäksi kaupunkitilasto-, kaupunkitutkimus- ja hallintoyksiköt.
Tietokeskus on juhlistanut tänä vuonna satavuotista taivaltaan. Jo
päättyneeseen juhlavuoden ohjelmaan kuuluivat muun muassa
maaliskuussa avattu Kaikkea Helsingistä -näyttely sekä Helsinki
tiedon kohteena -satavuotisjuhlakirja, johon voi käydä tutustumassa
tietokeskuksen kotisivuilla.
”Meidän asiantuntijamme olivat vahvasti mukana juhlavuoden
näyttelyssä. Osallistuimme myös juhlavuoden muun ohjelman
toteuttamiseen”, kertoo Miettinen.
Tulevaisuuden haasteita
Kierroksen päätteeksi istahdamme alas Miettisen työhuoneeseen
ja katseemme kääntyvät hetkeksi tulevaisuuteen. Hän mainitsee
lähivuosien suureksi haasteeksi sähköisen arkistoinnin.
Helsingin kartta vuodelta 1909. helsingin kaupunginarkisto
”Yksi iso haaste on asiakaspalvelujen monipuolistaminen, joka on
ollut mahdollista arkistotietokannan käyttöönotosta alkaen.”
Helsingin kaupunginarkiston tärkein asiakkaille suunnattu verkkopalvelu
on kuvailu- ja luettelotiedot kaupunginarkiston aineistosta
sisältävä SINETTI-arkistotietokanta. Vuonna 2008 julkaistu tietokanta
on saanut kaverikseen kartta- ja piirustusrekisterit, joiden
sisältämät lähes 3 000 karttaa ja 16 000 piirustusta ovat selailtavina
kotikoneelta.
”Tavoitteena on monipuolisten ja joustavien verkkopalvelujen
lisääminen, minkä toivotaan vähentävän pitkällä aikavälillä asiakaspalveluun
tarvittavia resursseja”, päättää Miettinen.
Astuessani ovesta ulos päivystäjän tiskin takana parveilee kuitenkin
jo useampi asiakas.
”Emme ole vielä ratkaisseet pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävien
asiakirjojen sähköistä arkistointia. Helsingin kaupunginjohtaja
asetti syksyllä Kaupungin sähköinen muisti -työryhmän, joka
selvittää käytettävissä olevia vaihtoehtoja.”
Sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin järjestäminen on suuri haaste,
sillä kunnille on tarjolla vain vähän palveluja. Esimerkiksi arkistolaitoksen
VAPA ei vielä vastaanota kuntien aineistoja, eikä ensi
vuonna valmistuva SARKK ole kaikkien kuntien käytettävissä.
Asiakas arkiston arvokkain
Pohdimme lopuksi asiakkaiden merkitystä arkistolle. Kävijämäärät
ovat laskeneet Tokoinrannassakin, mihin osasyynä on asiakirjojen
digitointi.
teksti ja kuvat: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto
Helsingin kaupunginarkisto
• perustettu vuonna 1945, siirtyi 1990-luvulla osaksi
tietokeskusta
• johtaa kaupungin arkistotointa, toimii kaupungin
keskusarkistona ja Ahjo-järjestelmän väliarkistona
• vanhin asiakirja vuodelta 1569 ja vanhimmat asiakirjasarjat
1700-luvulta
• sijaitsee Kallion virastotalossa (Eläintarhantie 3 F)
• www.hel.fi/hki/tieke/fi/Kaupunginarkisto

akti 3/2011
20
Arkistouralla
Eri organisaatioissa työskentelevät
arkistoalan ammattilaiset kertovat
palstalla urastaan ja työstään. Tällä kertaa
Aktin kysymyksiin vastaa eduskunnan
tuore arkistopäällikkö Jari Suutari.
Joensuusta siirryin Liikenne- ja viestintäministeriöön, jossa esimerkiksi
päivitin ja siirsin ministeriön arkistonmuodostussuunnitelman
sähköiseen arkistonhallintajärjestelmään. Tämä loi
valmiudet eAMS:n käyttöönotolle. Kansanterveyslaitoksessa ja
sen seuraajassa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa työskentelin
monipuolisissa asiakirja- ja yleishallinnon tehtävissä. Siellä
eräs haastavimmista tehtävistä oli toimia Kansanterveyslaitoksen
ja Stakesin fuusiossa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
yhdistämisen projektipäällikkönä.
Työurani aikana olen suorittanut muun muassa arkistotutkinnon,
ylemmän arkistotutkinnon ja liikearkistoyhdistyksen arkistotutkinnon.
Lisäksi olen suorittanut johtamisen erikoisammattitutkinnon.
Aloitit juuri työn eduskunnan arkistopäällikkönä.
Mikä sinne veti
Olen aina työskennellyt valtionhallinnossa enkä oikein näe itseäni
töissä muualla. Arvostan eduskuntaa instituutiona ja sen
työnantajakuva on ollut silmissäni hyvä. Eduskunnan arkistopäällikön
tehtävä on haasteellinen ja mielenkiintoinen. Esimiestehtävissä
on myös mahdollista päästä vaikuttamaan asioihin.
Eduskunta on työpaikkana ainoa laatuaan.
Näkyykö se arkistopäällikön työssä
Työ on varmasti sisällöllisesti samanlaista kuin muuallakin. Vastuullani
on eduskunnan arkistotoimen kehittäminen, ohjaaminen
ja johtaminen sekä sen sujuvuuden ja asiakirjojen tai niihin
sisältyvien tietojen säilymisen varmistaminen. Vastaan arkiston
tietopalvelusta ja toimin arkistotiimin esimiehenä.
heikki rajala / eduskunta
Demokratian
näköalapaikalla
Miten Sinusta tuli arkistoalan ammattilainen
Opiskelin 1990-luvun alussa Joensuun yliopistossa historiaa.
Kesällä 1996 suoritin valtionhallinnon harjoittelun Joensuun
maakunta-arkistossa ja tykästyin heti alaan. Menin vuonna
1997 harjoittelijaksi maakunta-arkistoon ja pian pääsin vakinaiseen
henkilökuntaan. Joensuun maakunta-arkisto oli arkistoalan
korkeakoulu minulle. Siellä Jarno Linnolahti, Jorma
Puumalainen ja Juhani Tikkanen perehdyttivät minut monipuolisesti
alan eri tehtäviin.
Talossa pitkään työskennelleiden kanssa juteltuani olen kuullut,
että poliittinen päätöksenteko on läsnä myös asiantuntijapäätöksenteossa.
Tämä tuo minulle uuden vivahteen työhöni.
Eduskunta on koko ajan median mielenkiinnon kohteena. Tietysti
on myös mielenkiintoista seurata sisältä yhteiskunnallisesti
merkittävän instituution toimintaa ja kenties päästä jopa
vaikuttamaan siihen.
Minkä asioiden kehittämiseen aiot pureutua
ensiksi
Eduskunnassa on käynnissä voimakas sähköisen asianhallinnan
kehittäminen. Ensin uudistamme valtiopäiväasioiden käsittelyä
tukevat tietojärjestelmät ja myöhemmin hallinnon tietojärjestelmät.
Myös sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin siirtyminen kangastelee
tulevaisuudessa. Osa eduskunnan arkistonmuodostussuunnitelmista
on vanhoja ja puutteellisia ja ne pitää päivittää
vastaamaan nykyajan vaatimuksia.
Miten sujuu yhteistyö arkistolaitoksen kanssa
Yhteistyössä arkistolaitoksen kanssa ei ole koskaan ollut ongelmia.
Tätä tietenkin edesauttavat useat henkilökohtaiset
ystävyys- ja tuttavuussuhteet arkistolaitoksen henkilökuntaan
kuuluvien kanssa.

akti 3/2011 21
Arkistopersoonallisuus Orrman
siirtyi eläkkeelle
Arkistolaitoksessa ja tieteen maailmassa kannuksensa
hankkinut arkistoneuvos ja professori
Eljas Orrman jäi täysin palvelleena eläkkeelle lokakuussa
2011. Orrman piti 11.10. läksiäisluennon
Kansallisarkistossa runsaslukuiselle yleisölle.
Moni halusi tervehtiä eläkkeelle lähtijää ja esittää lämpimät
kiitoksensa avusta ja hyvästä yhteistyöstä.
Orrman korosti luennossaan Näkökohtia asiakirjojen
seulonnasta ja julkisuudesta näiden ilmiöiden välistä kiinteää yhteyttä.
Hän muistutti kuulijoitaan seulontaan liittyvistä vastuista:
kerran hävitettyä ei saa takaisin.
Säilytettävän aineiston tulee antaa tutkijoille oikea, totuudenmukainen
sekä riittävän kattava ja edustava kuva siitä ajasta,
johon se liittyy. Seulontaan liittyvät vaarat, suppressio veri (totuuden
salaaminen/häivyttäminen) ja suggestio falsi (tietoinen
harhaanjohtaminen/tosiasioiden vääristävä esittäminen), on
aina pidettävä mielessä. Orrman analysoi luennossaan erityisesti
eettisen seulonnan muodostamaa uhkaa tiedon säilymiselle.
Henkilörekisterien säilyminen huolettaa
Luentoa leimasi syvä huoli tutkimukselle tärkeiden, henkilötietoja
sisältävien sähköisten aineistojen säilymisestä. Moderni
tutkimus ei enää tyydy pelkkään tapahtumien ja ilmiöiden
toteamiseen ja kuvaamiseen, vaan pyrkii selvittämään niiden
syitä ja syntymekaniikkaa, epäkohtia sivuuttamatta, henkilötietojenkin
avulla. Erikseen annetut ns. rekisterilait ajavat arkistolaitoksen
arkaluontoisiksi katsottujen henkilörekisteritietojen
säilyttämistä ja hävittämistä koskevan toimivallan ohi, mikä on
jo johtanut tutkimuksen kannalta arvokkaiden aineistojen menettämiseen.
Tilannetta pahentaa arkistolaitoksen epäselvä asema rekisterilakien
valmistelussa. Maassamme olisi Orrmanin mielestä ehdottomasti
saatava aikaan käytäntö, että Kansallisarkisto osallistuu
jo rekisterilakien valmisteluvaiheeseen.
Kaksi näkökulmaa asiakirjajulkisuuteen
Asiakirjajulkisuutta analysoidessaan Orrman muistutti tietotarpeiden
ja legitiimin tiedon saannin rajoittamisen ristiriidasta. Monet
tutkijatkin ovat todenneet liiallisen asiakirjajulkisuuden toimivan itseään
vastaan: tärkeiden kysymysten käsittely jää julkitulon pelossa
suulliseksi. Yksityisyyteen vetoamalla voidaan toki asiakirjojen
salassapitoa pitkittää, käytännössä aivan muista syistä.
Orrman katsoi, että nykyisen julkisuuslain salassapitoajat ovat siinä
määrin pitkiä, että asiakirjojen seulontaa ei enää voida perustella
vetoamalla yksityisyyden suojaan. Luennosta kuulsi tyytyväisyys
vallitsevaan tilanteeseen.
Nykyiset salassapitoajat ovat Orrmanin mielestä tutkimuksen
kannalta hyväksyttäviä, varsinkin kun arkistolaitokseen siirretystä,
salassa pidettäväksi säädetystä aineistosta saa antaa tietoja tutkimusta
tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten. Hän muistutti
erikseen julkisuuslain velvoitteesta turvata tutkimuksen vapaus.
Julkisuuslaki heijastaa aikamme arvoja
Julkishallinnon henkilörekistereitä koskevia lainsäädäntökäytäntöjä
olisi siis tarkistettava. Orrman totesi puheensa lopuksi, että
nykyinen julkisuuslaki toteuttaa yhteiskunnassamme vallitsevia
arvoja, eikä anna perusteita vaatimuksille hävittää henkilörekisteritietoja
yksityisyyden suojan nimissä. Laajan asiakirjajulkisuuden
yhdistäminen yksityisyyden suojaan riippuu viime kädessä soveltavista
viranomaisista ja hallintotuomioistuimista.
teksti: Pertti Hakala, tutkija, Kansallisarkisto
kuva: Tomi Mustikka, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

22
akti 3/2011
Kotona
maailmassa
Suomen YFU täytti 50 vuotta vuonna 2008. Osana
juhlavuoden tapahtumia käynnistyi Suomen
YFUn ja Kansallisarkiston yhteisprojektina historiatyö,
jonka tulokset esiteltiin kutsuvierasjoukolle
Kansallisarkistossa lokakuun alussa järjestetyssä
tilaisuudessa.
Kimmo Kalela ja Pirkko Savisaari olivat Suomen YFUn
ensimmäiset vaihto-oppilaat vuodelta 1958.
Rankasti yksinkertaistaen voisi sanoa, että koko historiaprojektin
pani käyntiin Suomen YFUn 2000-luvun alussa horjunut
talous. Järjestön oli muutettava pienempiin toimitiloihin,
joissa ei ollut tilaa kellariin kertyneelle kymmenien hyllymetrien
arkistolle. Tilanteen pelasti Kansallisarkisto, jonne aineisto viime
hetkellä luovutettiin.
Poliittinen säie taustalla
Amerikkalaislähtöisten vaihto-oppilasjärjestöjen
arkistoja ei Suomessa ole liiemmin julkisissa
arkistoissa käytettävissä. Siksi YFUn
1960-luvulta nykypäiviin yltävä laaja aineisto
oli kiinnostava. Yhdessä Kansallisarkistoon jo
aiemmin tallennetun Suomalais-Amerikkalaisen
Yhdistyksen (SAY) arkiston kanssa se alkoi
avata näkymiä laajempaan kontekstiin: koululaisvaihdon
rooliin kylmän sodan kulttuurivaihto-ohjelmissa.
Järjestöhistorian rinnalla kulki siten aina
1990-luvun taitteeseen saakka hienon hieno
poliittinen säie, joka ani harvoin kuitenkaan vaikutti
oppilastasolle saakka. Vasta 1990-luvulta
alkaen koko yhteiskunnan ja koulutusjärjestelmän läpi tunkeutunut
kansainvälistymisbuumi teki kansainvälistymisestä sinänsä
itseisarvon.
Lähdemateriaalia useissa arkistoissa
Historiatyön keskeisiä lähdeaineistoja olivat edellämainittujen
arkistojen ohella Yhdysvalloissa Michiganissa, YFUn synnyinkaupungissa
Ann Arborissa säilytettävät aineistot. Suomen
YFUn historia-palapelistä puuttuva pala oli naputeltavissa paikoilleen
Michiganin yliopiston kirjastossa (Bentley Historical
Library). Tämä palanen sisälsi itse asiassa koko Suomen toiminnan
käynnistämiseen ja ensimmäisten vuosien oppilaisiin
liittyvän tiedon.
Laajemmin aineistoa Suomen ja Yhdysvaltain välisen kulttuurivaihdon
tutkimukseen tarjosivat Yhdysvaltain ulkoministeriön
kulttuurivaihdon toimielinten sekä Yhdysvaltain Suomen edustuston
asiakirjat Yhdysvaltain kansallisarkistossa Marylandissa,
College Parkissa.
Astetta tuoreempaa, tärkeää lähdemateriaalia
löytyi Suomessa opetusministeriön arkistosta
(Stipendiasiainkeskuksen aineistot 1970-luvulta)
sekä YFUn Euroopan toiminnan kattojärjestön
EEE-YFUn toimistosta Brysselissä.
EEE-YFU on perustettu vuonna 1985 ja toiminut
siitä alkaen sateenvarjo-organisaationa
Euroopan YFU-maille. Useita suomalaisia on
vuosien kuluessa toiminut sen hallituksessa ja
puheenjohtajana.
Makro- ja mikrotason tarinoita
Tutkimuksellisesti työn kiinnostavimman osan
muodostavat toiminnan käynnistymisen ja sen
alkuvuosikymmenet laajempiin maailmanpoliittisiin ilmiöihin liittävät
pääluvut. Toisaalta lukuisten vaihto-oppilaina ja järjestötehtävissä
toimineiden henkilöiden muistot ja kokemukset tuovat
mukaan oman mikrohistoriallisen näkökulmansa.
Lopputulemana voidaan sanoa, että vaihto-oppilastoiminnalle on
paikkansa edelleen. Sen on vain muutettava painopisteitään ja
toimintatapojaan yhteiskunnan kulloistenkin vaatimusten mukaan.
teksti: Terttu Mämmelä, erikoistutkija, Suomen Urheilumuseo
kuva: Pekka Niittyvirta, YFU

akti 3/2011
23
Arkistolöytöjä
Käsitätkö
Palstalla esitellään arkistojen kätköistä
löytyneitä kuriositeetteja. Tämä kirje löytyi
Kyösti Kallion arkistosta.
Palstalla arkistolaitoksen
asiantuntijat avaavat alan termistöä.
Ajatuksia herättävä
ajankuva vuodelta 1937
Mitä tarkoittaa
seulonta
Kuvan kirjekuoressa tuli puutteellisesta osoitteesta
ja oudosta tittelistä huolimatta perille Pellon Väylänpäästä lähetetty
ystävällinen onnittelu tuoreelle maan äidille. Kuoren
arvonimi ei missään nimessä ollut ilkeilyä. Ehkä se kuitenkin
oli huomiota herättämään tarkoitettu, koska kirjeellä toimitettiin
yksin tein muutakin asiaa.
Yleiskielessä seulonta tarkoittaa muun muassa
jyvien ja akanoiden sekä maa-aineisten erottelua. Lääkäritkin
seulovat, kun he pyrkivät selvittämään tauteihin altistuneet.
Arkistolaitoksen seulontapolitiikka-asiakirjan (6.10.2008) mukaan
seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen määrän supistamiseen
tähtääviä toimenpiteitä. Niihin kuuluu kolme osatehtävää,
joista kahdessa sovelletaan arvonmääritystä.
Arkistolaitos jakaa asiakirjatiedot arvonmäärityksen perusteella
pysyvästi ja määräajan säilytettäviin. Arkistonmuodostajan
tehtävänä on määritellä säilytyksen määräajat niille asiakirjatiedoille,
jotka arkistolaitoksen mielestä eivät ole pysyvästi
säilytettäviä. Seulonnan kolmantena osatehtävänä on määrätä
asiakirjatietojen säilytystapa, eli tiedon tallennusväline sen
elinkaaren ajaksi.
Arvonmääritys on osa seulontaa
Jotkut pitävät seulontaa ja arvonmääritystä synonyymeina,
mitä ne eivät ole. Arvonmääritykseen kuuluu vain tietojen
säilytysarvon määrittely. Sen tuloksena saadaan säilytysaika
kullekin asiakirjasarjalle, tehtäväkohtaiselle asiakirjatyypille
tai muulle asiakirjatietojen ryhmälle.
Kirjeen varsinainen viesti on yhtä riipaisevan paljastava kuin
valitettavan tavanomainenkin ensimmäisen tasavallan Suomessa,
jolloin kansallislaulun säe kuvasi osuvasti väestön ja
valtakunnan oloja: ”On maamme köyhä ...”
Seulonnan tuloksena asiakirjatiedot on ”korvamerkitty”. Sen
perusteella suuri osa asiakirjatiedoista erotetaan arkistosta
tai tietojärjestelmästä ja hävitetään. Jotkut kutsuvat tietojen
erottamista ja hävittämistäkin seulonnaksi. Tämä voi johtaa
väärinkäsityksiin. Jos kerrot esimiehellesi, että ”olet jo seulonut
asiakirjat”, oletko jo hävittänyt ne vai onko niille vain määritelty
säilytysaika ja -tapa
Miksi rajan pinnasta Suomesta lähetetty kirje on koukannut
naapurin puolelta Jarhoisten (Jarhois) kautta Onko lähettäjä
ajatellut, että ulkomaanposti tavoittaa varmemmin kohteensa
eikä joudu linnan palveluskunnan sensuroimaksi Vai oliko lähettäjällä
yksinkertaisesti käytettävissä vain joentakainen postimerkki
Lihasvoimalla liikkujalle on Väylänpäästä Jarhoisiin
hyvänlaisesti matkaa, joten joku muu syy Tornionjoen ylittämiselle
kuin lähempänä sijaitseva postikonttori on täytynyt olla.
Käsitteet seulonta ja hävittäminen on syytä pitää erillään. Hävittämiseen
kuuluu asiakirjojen erottaminen alkuperäisestä
yhteydestään ja fyysinen hävittäminen tai niiden toimittaminen
paperiteollisuuden raaka-aineeksi.
teksti: Markku Leppänen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

HAHMO
För program och anmälningar,
se webbadressen:
www.nordiskaarkivdagar2012.fi
Nordiska
arkivdagar
23–25.5.2012
På Verkatehdas
i Tavastehus,
Finland
SOCIALA MEDIER · MINORITETERS
ARKIV · INFORMATIONSTJÄNSTER
· ARKIVTEKNIK · PRIVATA ARKIV
· STYRNINGSVERKSAMHET ·
HERALDIK · FÖRVARINGSTJÄNSTER