Asiakirja - Arkistolaitos
Asiakirja - Arkistolaitos
Asiakirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
4 ASIAKIRJOJEN JA ASIAKIRJALLISTEN TIETOJEN PYSYVÄÄ<br />
SÄILYTTÄMISTÄ KOSKEVAN ARKISTOLAITOKSEN PÄÄTÖKSEN<br />
HAKEMINEN<br />
4.1 Arkistolaitokselle tehtävä seulontaesitys<br />
<strong>Arkistolaitos</strong> tekee asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen pysyvää säilytystä koskevat<br />
päätökset arkistonmuodostajien tai arkistonmuodostajien keskushallinnon organisaatioiden<br />
tekemien esitysten pohjalta. Esitykset osoitetaan Kansallisarkistolle.<br />
Asiakirjojen ja tietojärjestelmien tietojen pysyvää säilytystä koskevan asian käsittely<br />
arkistolaitoksessa edellyttää, että käytettävissä on riittävät tiedot arkistonmuodostajan<br />
koko asiakirjatuotannosta siltä ajanjaksolta, jota esitys koskee. Jos esitys koskee<br />
tiettyä rajattua toimintoa, on esitykseen sisällytettävä tähän toimintoon liittyvät<br />
asiakirjat ja sähköisten tietojärjestelmien tiedot.<br />
Kun esitys koskee jatkuvasti kertyviä asiakirjoja ja asiakirjallisia tietoja, eli kyseessä<br />
on ns. ennakkoseulonta, käytetään esityksenä arkistonmuodostussuunnitelmaa, joka<br />
laaditaan tehtävittäin ja toimintaprosesseittain. Suunnitelmaan merkitään, mitkä<br />
asiakirjat ja asiakirjalliset tiedot arkistonmuodostajan käsityksen mukaan ovat pysyvästi<br />
tai määräajan säilytettäviä. Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään tieto<br />
myös asiakirjaryhmien vuosikasvusta.<br />
Sähköisiä tietojärjestelmiä suunniteltaessa tulee yhteistyössä arkistolaitoksen<br />
kanssa määritellä niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilytyksen tarve ja pysyvästi<br />
säilytettävien tietojen lopullinen säilytysmuoto. Vaatimus koskee myös vanhoja käytössä<br />
olevia tietojärjestelmiä. <strong>Arkistolaitos</strong> määrää, millaisia materiaaleja ja menetelmiä<br />
käyttäen pysyvästi säilytettävät tiedot on järjestelmästä tulostettava tai millaisilla<br />
välineillä ne on siirrettävä arkistolaitokseen.<br />
Arkistonmuodostajan arkistolaitokselle tekemästä esityksestä tulee jokaisesta asiakirjasarjasta<br />
tai muusta asiakirjallisesta kokonaisuudesta ilmetä ainakin seuraavat<br />
tiedot:<br />
– asiakirjasarjan tai muun kokonaisuuden nimi tai nimitys,<br />
– luonnehdinta siitä tehtävästä/toiminnosta, johon sarja tai muu kokonaisuus liittyy<br />
sekä sen tietosisällöstä, mikäli tämä ei riittävän selvästi käy ilmi sarjan tai kokonaisuuden<br />
nimestä,<br />
– säädökset (mm. lait ja asetukset), mikäli asiakirjasarjan tai muun kokonaisuuden<br />
laatiminen perustuu niihin; tämä velvoite ei kuitenkaan koske talous- ja<br />
henkilöstöhallinnon asiakirjoja ja asiakirjallisia tietoja,<br />
– arkistonmuodostajan kannanotto siitä, onko asiakirjasarja tai muu asiakirjakokonaisuus<br />
pysyvästi säilytettävä vai ei; arkistolaitoksessa tapahtuvan käsittelyn<br />
kannalta on välttämätöntä, että esitykseen on merkitty myös arkistonmuodostajan<br />
hävitettäville asiakirjoille ja asiakirjallisille tiedoille suunnittelema säilytysaika,<br />
vaikka arkistolaitos ei ota kantaa säilytysaikojen pituuteen,<br />
– sisältyvätkö asiakirjasarjan tai -ryhmän tai tiedoston tiedot kokonaisuudessaan<br />
tai osittain johonkin toiseen arkistonmuodostajan asiakirjasarjaan tai sähköiseen<br />
8
Change language