Asiakirja - Arkistolaitos
Asiakirja - Arkistolaitos
Asiakirja - Arkistolaitos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
KESKEISIÄ KÄSITTEITÄ Liite 1<br />
Arkisto<br />
Arkistonmuodostaja<br />
Arkistonmuodostussuunnitelma<br />
Arvonmääritys<br />
<strong>Asiakirja</strong>hallinto<br />
<strong>Asiakirja</strong>llinen tieto<br />
Elinkaari<br />
Ennakkoseulonta<br />
Hävittäminen<br />
Määräaikainen säilytys<br />
Yhteisön tehtävien hoitamisesta tai henkilön toiminnasta<br />
kertyneiden asiakirjallisten tietojen kokonaisuus.<br />
Käsitteellä on myös kaksi muuta merkitystä: arkistohuone<br />
ja laitos, joka säilyttää arkistoa tai arkistoja.<br />
Yhteisö, jonka tehtävien hoitamisesta, tai yksityinen<br />
henkilö, jonka toiminnasta on syntynyt tai syntyy yksi<br />
tai useampi arkisto.<br />
Ajantasainen pysyvä kuvaus organisaation hoitamista<br />
tehtävistä, niiden käsittelyvaiheista ja käsittelyvaiheiden<br />
yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista sekä<br />
näiden käsittelystä. Valtionhallinnossa on käytetty<br />
myös käsitettä tiedonhallintasuunnitelma.<br />
<strong>Asiakirja</strong>llisten tietojen säilytysarvon määrittelyn tavoitteena<br />
on rajata ajallisesti rajoittamatonta arvoa omaavat<br />
tiedot (pysyvästi säilytettävät) sellaisista asiakirjallisista<br />
tiedoista, joilla on ajallisesti rajoitettu merkitys<br />
(määräajan säilytettävät). Arvonmäärityksen tuloksena<br />
on säilytysaika kullekin asiakirjasarjalle, tehtäväkohtaiselle<br />
asiakirjatyypille tai muulle asiakirjallisten tietojen<br />
ryhmälle.<br />
Hallinnon osa-alue, joka vastaa asiakirjojen hallintaprosessien<br />
ohjauksesta ja valvonnasta asiakirjat tuottaneessa<br />
organisaatiossa. Sen tehtävänä on asiakirjojen<br />
laatimisen, vastaanottamisen, säilyttämisen, käytön<br />
ja säilytysajan mukaisten toimenpiteiden suorittamisen<br />
tehokas ja systemaattinen ohjaus ja valvonta.<br />
Yhteisön tehtävien hoitamisen tai henkilön toiminnan<br />
tuloksena syntyvä tai saapuva tieto. Voidaan puhua<br />
myös toiminnallisesta tiedosta.<br />
<strong>Asiakirja</strong>llisten tietojen käsittely niiden laatimisesta/saapumisesta<br />
pysyvään säilytykseen tai hävittämiseen.<br />
<strong>Asiakirja</strong>llisten tietojen säilytysajan ja -tavan määrittely<br />
jo niiden suunnitteluvaiheessa.<br />
Määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen poistamista<br />
arkistosta ja niiden tuhoaminen vahvistettujen<br />
säilytysaikojen umpeuduttua.<br />
<strong>Asiakirja</strong>llisten tietojen arvonmäärityksessä ja arkistolaitoksen<br />
päätöksissä käytetty ilmaus, jolla tarkoitetaan,<br />
ettei asiakirjallisia tietoja säilytetä pysyvästi.<br />
47
Change language