Asiakirja - Arkistolaitos
Asiakirja - Arkistolaitos
Asiakirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
8 ASIAKIRJOJEN JA ASIAKIRJALLISTEN TIETOJEN HÄVITTÄMISEN<br />
REKISTERÖINTI<br />
Tämä määräys hävitettävien asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen rekisteröinnistä<br />
koskee arkistolain 1 §:n 1 momentin 1 kohdassa mainittuja arkistonmuodostajia ja<br />
on ohjeellinen muille arkistonmuodostajille (ArkistoL 16 §).<br />
Arkistonmuodostajan on tarkoituksenmukaisella tavalla rekisteröitävä asiakirjojensa<br />
ja asiakirjallisten tietojensa hävittäminen. Tehdyistä merkinnöistä on asiakirjasarjoittain<br />
ja -ryhmittäin ilmettävä, mitä asiakirjoja ja asiakirjallisia tietoja on hävitetty, milloin<br />
ja millä tavalla hävittäminen on toimeenpantu sekä mihin päätöksiin hävittäminen<br />
perustuu.<br />
Hävittämisestä ei kuitenkaan tarvitse tehdä merkintöjä silloin, kun määräajan säilytettävät<br />
asiakirjasarjat ja -ryhmät sekä tietojärjestelmien tiedot säilytysaikoineen on<br />
merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. Sen sijaan kirjanpidon tilikirjojen ja<br />
-tositteiden hävittäminen on aina dokumentoitava niille vahvistetun säilytysajan pituudesta<br />
riippumatta.<br />
Arkistonmuodostajan on järjestettävä asiakirjojensa ja asiakirjallisten tietojensa hävittäminen<br />
siten, että hävittämisen toimeenpanoon liittyvä vastuu on aina yksiselitteisesti<br />
todennettavissa.<br />
14
Change language