30.01.2015 Views

TKK-RTA-S40 Toimitilapalvelujen laadunhallinta

TKK-RTA-S40 Toimitilapalvelujen laadunhallinta

TKK-RTA-S40 Toimitilapalvelujen laadunhallinta

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

Teknillisen korkeakoulun rakentamistalouden laboratorion selvityksiä 40<br />

Helsinki University of Technology Construction Economics and Management Papers 40<br />

Espoo 2001<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-<strong>S40</strong><br />

TOIMITILAPALVELUJEN LAADUNHALLINTA<br />

Heidi Hanhijärvi Antti Tuomela Jukka Puhto<br />

TEKNILLINEN KORKEAKOULU<br />

TEKNISKA HÖGSKOLAN<br />

HELSINKI UNIVERSITY OF TECHNOLOGY<br />

TECHNISCHE UNIVERSITÄT HELSINKI<br />

UNIVERSITE DE TECHNOLOGIE D´HELSINKI


Teknillisen korkeakoulun rakentamistalouden laboratorion selvityksiä 40<br />

Helsinki University of Technology Construction Economics and Management Papers 40<br />

Espoo 2001<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-<strong>S40</strong><br />

TOIMITILAPALVELUJEN LAADUNHALLINTA<br />

Heidi Hanhijärvi Antti Tuomela Jukka Puhto<br />

TEKNILLINEN KORKEAKOULU<br />

TEKNISKA HÖGSKOLAN<br />

HELSINKI UNIVERSITY OF TECHNOLOGY<br />

TECHNISCHE UNIVERSITÄT HELSINKI<br />

UNIVERSITE DE TECHNOLOGIE D´HELSINKI


Jakelu:<br />

Teknillinen korkeakoulu<br />

Rakentamistalous<br />

PL 2100<br />

02015 <strong>TKK</strong><br />

Puh. 09 451 3743<br />

Fax 09 451 3758<br />

E-mail: leena.honkavaara@hut.fi<br />

© <strong>TKK</strong> Rakentamistalous<br />

ISBN 951-22-5711-4<br />

ISSN 1456-8403<br />

Otamedia Oy<br />

1. painos<br />

Espoo 2001


ESIPUHE<br />

Tämä tutkimus on osa Teknillisen korkeakoulun rakentamistalouden laboratorion <strong>Toimitilapalvelujen</strong><br />

organisoinnin ja laadunhallinnan kehittäminen –tutkimusta, jonka tavoitteena<br />

on kehittää menetelmiä toimitilakiinteistön käyttäjäpalvelujen organisointiin<br />

ja <strong>laadunhallinta</strong>an. Tämän osatutkimuksen tarkoituksena on selvittää tutkimuksen<br />

myöhempiä tarpeita varten toimitilapalvelujen laadunohjauksen keinoja.<br />

<strong>Toimitilapalvelujen</strong> organisoinnin ja laadunhallinnan kehittäminen –tutkimus on osa<br />

Tekesin Rembrand –palvelevan kiinteistöliiketoiminnan teknologiaohjelmaa. Tekes on<br />

tutkimuksen päärahoittaja. Lisäksi tutkimusta rahoittavat johtoryhmän organisaatiot.<br />

Johtoryhmään kuuluvat seuraavat henkilöt:<br />

Tiina Tanninen-Ahonen, Tekes<br />

Anne Ruokolainen, ABB Oy<br />

Maritta Iso-Aho, Amica Ravintolat Oy<br />

Iiro Kanerva, Elisa Communications Oyj<br />

Kauko Pellikka, Engel Palvelut Oy<br />

Kari Virta, ISS Suomi Oy<br />

Esko Kauppinen, Kiinteistövarma Oy<br />

Reino Jokisalo, Libella Oy<br />

Matti Rinnekangas, Nordea Pankki Suomi Oyj<br />

Juhani Ylhäinen, NCC Finland Oy<br />

Mika Valtonen, Sponda Oyj<br />

Jussi Kokkila, SRV Viitoset Oy<br />

Erkki Mansikkamäki, Senaatti-kiinteistöt<br />

Sanna Sianoja, YIT Rapido Kiinteistöpalvelut Oy<br />

Jouko Kankainen, Teknillinen korkeakoulu.<br />

Erikoistyötä on ohjannut tutkimuspäällikkö, diplomi-insinööri Jukka Puhto.<br />

Espoossa 31.12.2001<br />

Heidi Hanhijärvi<br />

3


Hanhijärvi, H., Tuomela, A., Puhto, J. <strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong>,<br />

Teknillisen korkeakoulun rakentamistalouden selvityksiä 40, Espoo 2001, 38 s.<br />

Avainsanat: Palvelut, laatu, <strong>laadunhallinta</strong>, toimitilapalvelut, kumppanuus<br />

TIIVISTELMÄ<br />

Selvityksessä perehdytään palvelun ja laadun käsitteisiin sekä selvitetään toimitilapalvelujen<br />

laadunhallinnan keinoja. Selvitys tehtiin kirjallisuustutkimuksena.<br />

Laatuajattelua on käsitelty laajasti julkisuudessa viime vuosina. Nykyisin lähes kaikki<br />

yritykset kiinnittävät huomiota tuotteiden ja toimintojen laadun parantamiseen. Tästä<br />

syystä <strong>laadunhallinta</strong>a ei voida enää pitää yksittäisenä erillisenä kilpailukeinona. Siitä<br />

on tullut erottamaton osa yritystoimintaa yrityksen toimintapolitiikan, kannattavuuden<br />

ja strategisten tavoitteiden tasolla.<br />

Kiinteistöalalla laatuajattelua on lähestytty perinteisesti varsin tekniseltä kannalta ja sitä<br />

on tähän mennessä sovellettu alalla melko vähän. Laadunhallinnan toimintatapojen<br />

muokkaaminen kiinteistöalan tarpeisiin soveltuvaksi yhtenäiseksi käytännöksi on vasta<br />

aluillaan.<br />

Toimitilapalvelut voidaan määritellä yrityksen ydinliiketoimintaa edistäviksi ja tukeviksi<br />

palveluiksi. Toimitilapalveluiden ajatuksena on tuottaa palvelut asiakaslähtöisesti,<br />

taloudellisesti ja turvallisesti. Laatuajattelun soveltamisessa toimitilapalveluihin ongelman<br />

muodostavat palveluprosessin monimutkaisuus ja laajuus sekä asiakkaan ja tuotteen<br />

määrittelemisen vaikeus.<br />

Toimitilapalveluiden kokonaisvaltaista hahmottamista ja kehittämistä voidaan parantaa<br />

prosessimallinnuksella, jolla selvennetään tehtäviä, informaatiovirtaa ja vastuita osapuolten<br />

välillä. Prosessin mallintamisen pyrkimyksenä on saada prosessi rakenteeltaan<br />

tehokkaaksi, taloudelliseksi ja toimivaksi sekä asiakastarpeet ja organisaation tavoitteet<br />

täyttäväksi.<br />

5


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

SISÄLLYSLUETTELO<br />

ESIPUHE.............................................................................................................................................3<br />

TIIVISTELMÄ .....................................................................................................................................5<br />

1. JOHDANTO .................................................................................................................................8<br />

1.1. TUTKIMUKSEN TAUSTA....................................................................................................................8<br />

1.2. TAVOITTEET JA MENETELMÄT..........................................................................................................8<br />

2. PALVELUIDEN TEORIAA..........................................................................................................9<br />

2.1. TUOTTEEN KÄSITE............................................................................................................................9<br />

2.2. PALVELUN KÄSITE ...........................................................................................................................9<br />

2.3. LAATU PALVELUALALLA................................................................................................................11<br />

2.3.1. Laadun käsite............................................................................................................................11<br />

2.3.2. Asiakkuus laadun perustana.....................................................................................................13<br />

2.3.3. Palvelun laatu...........................................................................................................................14<br />

2.4. PALVELUJEN LAADUNHALLINTA ....................................................................................................16<br />

2.5. PALVELUJEN ONNISTUMISEN MITTAAMINEN ..................................................................................17<br />

2.6. PALVELUSTRATEGIAT ....................................................................................................................20<br />

3. TOIMITILAPALVELUT ............................................................................................................22<br />

3.1. TOIMITILAPALVELUN KÄSITE .........................................................................................................22<br />

3.2. TOIMITILAPALVELUJEN LAATU ......................................................................................................23<br />

3.3. TOIMITILAPALVELUJEN ORGANISOIMINEN .....................................................................................24<br />

3.3.1. <strong>Toimitilapalvelujen</strong> ostaminen..................................................................................................25<br />

3.3.2. Ulkoistaminen...........................................................................................................................26<br />

4. VERKOTTUMINEN JA KUMPPANUUSAJATTELU.................................................................28<br />

4.1. VERKOTTUMINEN...........................................................................................................................28<br />

4.2. PARTNERING – KUMPPANUUS.........................................................................................................29<br />

5. TOIMITILAPALVELUJEN LAADUNOHJAUS ..........................................................................32<br />

5.1. TOIMITILAPALVELUJEN OHJAUSPROSESSI ......................................................................................32<br />

5.2. PROSESSIKUVAUS...........................................................................................................................33<br />

6. YHTEENVETO ..........................................................................................................................35<br />

LÄHTEET ..........................................................................................................................................36<br />

7


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

1. JOHDANTO<br />

1.1. Tutkimuksen tausta<br />

Laatuajattelua on käsitelty laajasti julkisuudessa viime vuosina. Laadunhallinnan toimintatavat<br />

ovat syntyneet teollisen tuotannon tarpeista. Nykyisin lähes kaikki yritykset<br />

kiinnittävät huomiota tuotteiden ja toimintojen laadun parantamiseen. Tästä syystä <strong>laadunhallinta</strong>a<br />

ei voida enää pitää yksittäisenä erillisenä kilpailukeinona. Siitä on tullut<br />

erottamaton osa yritystoimintaa yrityksen toimintapolitiikan, kannattavuuden ja strategisten<br />

tavoitteiden tasolla.<br />

Yrityksissä kaiken organisoidun toiminnan tarkoituksena on tuottaa arvoa, joka on suurempi<br />

kuin arvon tuottamisesta syntyvät kustannukset. Laatu on keino luoda toimiva järjestelmä,<br />

joka tuottaa arvoa parhaalla mahdollisella tavalla. Organisaation prosessit, ihmiset<br />

ja tiedot on sovitettava yhteen toimivan järjestelmän aikaan saamiseksi.<br />

Kiinteistöalalla laatuajattelua on lähestytty perinteisesti varsin tekniseltä kannalta ja sitä<br />

on tähän mennessä sovellettu alalla melko vähän. Laadunhallinnan toimintatapojen<br />

muokkaaminen kiinteistöalan tarpeisiin soveltuvaksi yhtenäiseksi käytännöksi on vasta<br />

aluillaan.<br />

Kokonaisvaltainen <strong>laadunhallinta</strong> tulee jatkossakin pysymään yrityksen menestystekijänä.<br />

Laatu tulee integroitumaan entistä enemmän kaikkeen toimintaan. Näin ollen myös<br />

toimitilapalveluorganisaatioiden tulee menestyäkseen panostaa laatuun ja laatuajatteluun.<br />

1.2. Tavoitteet ja menetelmät<br />

Tämän erikoistyön tutkimusongelmat ovat:<br />

- Mitä toimitilapalvelut ovat<br />

- Mistä toimitilapalvelujen laatu koostuu<br />

- Mitkä ovat palvelujen laadunohjauksen keinot<br />

- Mitä kumppanuus tarkoittaa<br />

- Mitä verkottuminen tarkoittaa<br />

Erikoistyön päätavoitteena on perehtyä palvelun käsitteeseen ja laatuun sekä selvittää<br />

toimitilapalvelujen laadunohjauksen keinoja kirjallisuudesta.<br />

Erikoistyö pohjautuu kirjallisuuteen. Lähteinä on käytetty sekä kotimaista että ulkomaista<br />

laatu-, FM- ja palveluteoriakirjallisuutta. Lisäksi työtä varten on tutkittu lukuisia<br />

eri internetsivustoja ja käytetty näiltä löydettyjä artikkeleita kirjoittamisen apuna.<br />

8


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

2. PALVELUIDEN TEORIAA<br />

2.1. Tuotteen käsite<br />

Tuote on tuotteen valmistuksesta vastuussa olevan yrityksen markkinoinnin perusta.<br />

Tuotteiden avulla yritys pyrkii tyydyttämään asiakkaansa tarpeet ja toiveet. Tuote voidaan<br />

määritellä esimerkiksi seuraavasti 1 :<br />

Tuote = se mitä yritys myy.<br />

Näin määriteltynä tuotteen käsite pitää sisällään sekä konkreettiset, käsin kosketeltavat,<br />

että monenlaiset palvelut. Tuotteita ovat autojen ja talojen lisäksi esimerkiksi matkatoimistojen<br />

tarjoamat palvelut, konsulttitoimistojen tarjoama asiantuntijapalvelu ja kiinteistönhoitoliikkeiden<br />

tarjoamat hoitopalvelut. Tuotteiksi voidaan tulkita myös erilaiset<br />

ideat ja aatteet. 2<br />

Tarkasteltaessa tuotteen käsitettä tuotetta ostavan asiakkaan kannalta saadaan edellä<br />

esitetyn tuotteen määritelmä seuraavaan muotoon 3 :<br />

Tuote = se mitä asiakas ostaa.<br />

Tuotteella ei ole asiakkaalle mitään merkitystä ellei se täytä tehtäväänsä. Asiakkaan<br />

kannalta tuotteen varsinainen tehtävä on siis keskeinen. Tästä syystä tuotteen käsitteeseen<br />

on syytä ottaa mukaan kaikki ne olennaiset osatekijät, jotka vaikuttavat tehtävän<br />

suorittamiseen. Tavaratuotteen osalta näitä osatekijöitä ovat varsinaisen fyysisen osan<br />

lisäksi tuotenimi, pakkaus, varaosapalvelu, käyttöohjeet, käyttötakuu ja huoltojärjestelmä.<br />

4<br />

2.2. Palvelun käsite<br />

Palvelua käsittelevässä kirjallisuudessa on palvelun määritelmää tarkasteltu useista eri<br />

lähtökohdista. Palvelu on käsite, jonka kulloinenkin merkitys vaihtelee henkilökohtaisesta<br />

palvelusta palveluun tuotteena. Palvelu voidaan käsittää laajemminkin, jolloin<br />

miltei mistä tahansa tuotteesta voidaan tehdä palvelu, lisäämällä tuotteeseen tai sen toimittamiseen<br />

yksittäiselle asiakkaalle erityisesti muotoiltuja osia. 5<br />

Evert Gummersson 6 on esittänyt varsin kuvaavan määritelmän palveluille:<br />

”Palvelu on jotakin, jota voi ostaa ja myydä, muttei pudottaa varpailleen.”<br />

1 Gustafsson, K. & Mannermaa, K. Markkinointi, 1987. s. 83<br />

2 Gustafsson, K. & Mannermaa, K. Markkinointi, 1987. s. 83-84<br />

3 Gustafsson, K. & Mannermaa, K. Markkinointi, 1987. s. 83-84<br />

4 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 13<br />

5 Grönroos, C. Nyt kilpaillaan palveluilla, 1994. s. 46<br />

6 Gummersson, E. Kvalitetsstyrning i tjänste- och serviceverksamheter, 1991.<br />

9


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Palvelut ovat monimutkaisia ilmiöitä, joiden selittämistä tyhjentävästi pidetään lähes<br />

mahdottomana tehtävänä. Kirjallisuudessa palveluille on esitetty useita määritelmiä,<br />

joista Grönroos on yhdistänyt yleisimmin esiintyneet seuraavaksi määritelmäksi 7 :<br />

”Palvelu on ainakin jossain määrin aineeton teko tai tekojen sarja, joka tapahtuu<br />

yleensä joskaan ei välttämättä asiakkaan, palveluhenkilökunnan ja /tai fyysisten resurssien<br />

tai tavaroiden ja /tai palvelun tarjoajan järjestelmien välisessä vuorovaikutuksessa<br />

ja joka tarjoaa ratkaisun asiakkaan ongelmiin.”<br />

Määritelmästä voidaan erottaa neljä useimmille palveluille ominaista peruspiirrettä 8 :<br />

- Palvelut ovat enemmän tai vähemmän aineettomia.<br />

- Palvelut ovat tekoja tai tekojen sarjoja eivätkä asioita.<br />

- Palvelut tuotetaan ja kulutetaan ainakin jossain määrin samanaikaisesti.<br />

- Asiakas osallistuu tuotantoprosessiin ainakin jossain määrin.<br />

Useimmat palvelut eivät ole täysin aineettomia. Moniin palveluihin sisältyy joitakin<br />

fyysisiä, tavaratuotteelle ominaisia, käsin kosketeltavia tai silmin havaittavia osia, kuten<br />

esimerkiksi leikattu nurmikko tai puhtauttaan kiiltelevä lattia 9 . Palvelu ja tavaratuotteiden<br />

välillä on kuitenkin useita eroja (Taulukko 1), joista ratkaisevin aiheutuu palvelujen<br />

pääasiallisesta aineettomuudesta. 10<br />

Taulukko 1 Aineettoman hyödykkeen eli palvelun ja fyysisen hyödykkeen eli tavaran<br />

välisiä tärkeimpiä eroja (Grönroos, C. Nyt kilpaillaan palveluilla, 1994. s.50-52)<br />

PALVELU<br />

Pääasiallisesti aineeton, abstrakti<br />

Teko tai prosessi<br />

Tuotanto ja kulutus liittyvät toisiinsa<br />

Ei voida varastoida<br />

Vaikeasti standardisoitavissa<br />

Omistusoikeus ei siirry ostajalle<br />

Tuotannon valvonta ja laadun tarkkailu vaikeata<br />

TAVARA<br />

Pääasiallisesti aineellinen, fyysisesti kosketeltavissa<br />

Asia<br />

Kulutus on erillään tuotannosta<br />

Voidaan pitää varastossa<br />

Voidaan standardisoida<br />

Omistusoikeus siirtyy yleensä ostajalle<br />

Suhteellisen helppo valvoa tuotantoa ja tarkkailla<br />

laatua<br />

Palvelu on luonteeltaan erottamaton. Palvelun tuotanto ja kulutus tapahtuvat yleensä samanaikaisesti<br />

eikä niitä siten voida erottaa toisistaan. Yleisesti palvelu myydään ennen<br />

sen tuottamista ja kuluttamista, kun taas tavara tuotetaan ennen sen myymistä. 11<br />

7 Grönroos, C. Nyt kilpaillaan palveluilla, 1994. s. 49<br />

8 Grönroos, C. Nyt kilpaillaan palveluilla, 1994. s. 50<br />

9 Gustafsson, K. & Mannermaa, K. Markkinointi, 1987. s. 139<br />

10 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 14<br />

11 Pajusuo, M. Palvelu ja palvelun laatu, 1996. s. 8<br />

10


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Palvelu on myös luonteeltaan häviävä ja omistamaton. Palvelu on sidottu kulutuksen<br />

osalta aikaan ja paikkaan eikä se ole varastoitavissa eikä myytävissä eteenpäin. Palveluyritys<br />

ei saa kerran ajallisesti käyttämättä jääneelle palvelukapasiteetille uutta mahdollisuutta<br />

toimia alkuperäisenä palveluna vaan aina on kysymyksessä uusi palvelu 12 . Palvelun<br />

omistamattomuus tarkoittaa sitä, että asiakas ei voi omistaa palvelua. Asiakkaalla on<br />

oikeus vain palvelun käyttämiseen. Tämä on perusero palveluja ja tavaroita tuottavien<br />

yritysten välillä.<br />

Palvelualan palvelut koostuvat kahdesta osatekijästä (Kuva 1):<br />

- asiakkaan etsimistä peruspalveluista<br />

- palvelun aikana saadusta kokemuksesta.<br />

On olemassa vähimmäismäärä palveluja, joita jokainen palveluja ostava osaa odottaa<br />

saavansa. Esimerkiksi matkustaja edellyttää pääsevänsä valitsemaansa määränpäähän.<br />

Nämä ovat kuhunkin liiketapahtumaan sisältyviä peruspalveluita. 13<br />

Palvelualalla asiakkaan kokemus saattaa riippua hyvin suuressa määrin palvelusta, joka<br />

sitten voi vaikuttaa aivan ratkaisevasti asiakkaan tyytyväisyyteen. Kokemuksen miellyttävyys<br />

tai epämiellyttävyys riippuu monista tekijöistä, esimerkiksi saatavuudesta,<br />

tunnelmasta, palvelevan henkilökunnan käytöksestä ja palvelujen yksilöllisyydestä. 14<br />

Kokemukset<br />

Peruspalvelut<br />

Kuva 1<br />

Palvelujen osatekijät palveluteollisuudessa (Horovitz, J. Kohti nollavirhettä<br />

palvelun laadussa, 1991, s. 20)<br />

2.3. Laatu palvelualalla<br />

2.3.1. Laadun käsite<br />

Laatu on käsite, joka yleensä koetaan myönteisenä, hyvänä ja tavoiteltavana asiana 15 .<br />

Palvelun kuluttajat eivät käytä termiä laatu samalla tavalla kuin laadun tutkijat, jotka<br />

määrittelevät laadun käsitteellisesti. Palvelun laatutermi jaetaan käsitteellisesti mekanistiseen<br />

ja humanistiseen laatuun. Mekanistinen laatu tarkoittaa asian tai tapahtuman<br />

objektiivista ulkomuotoa tai ominaisuutta. Humanistinen laatu tarkoittaa subjektiivista<br />

arviointia tarkasteltavasta objektista. 16<br />

12 Pajusuo, M. Palvelu ja palvelun laatu, 1996. s. 9<br />

13 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 20<br />

14 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 20<br />

15 Kangas, P. & Lehtonen, L. Laatua palveluun, 1991. s. 25<br />

16 Parasuraman, A. ym. A Multiple-Item Scale for Measuring Consumer Perceptions of Quality, 1988. s.<br />

12-40<br />

11


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Laatukirjallisuudessa laatukäsitteelle on annettu monenlaisia määritelmiä. Grönroos 17<br />

kiteyttää erään näkemyksen lyhyesti ja ytimekkäästi: ”Laatu on sitä mitä asiakkaat<br />

kokevat.”<br />

Suomen Standardisoimisliiton laatusanaston mukaan laadun määrittelyssä tarvitaan<br />

apukäsite tarkoite. Tarkoite on määritelty ”yksilöitävissä olevaksi reaalimaailman kohteeksi”<br />

kuten toiminto, prosessi, tuote, organisaatio, järjestelmä, henkilö tai mikä tahansa<br />

näiden yhdistelmä. Laatu puolestaan on kulloinkin kyseessä olevan tarkoitteen<br />

niiden ominaisuuksien muodostama kokonaisuus, joihin perustuu tarkoitteen kyky täyttää<br />

sille asetetut vaatimukset ja siihen kohdistuvat odotukset. 18<br />

Edellä mainittu määritelmä on lähellä yleisesti käytettyä laadun määritelmää 19 :<br />

”Laatu on tavaran tai palvelun kyky täyttää asiakkaan ja käyttäjän tarpeet ja odotukset.”<br />

Suomen Standardisoimisliiton esittämään laadun määritelmään on lisätty se taho, jolta<br />

vaatimukset ja odotukset ovat peräisin, eli asiakas tai käyttäjä. Laatunäkökulma on siis<br />

asiakaskeskeinen. 20<br />

Lillrankin mukaan laatua voidaan käsitellä asiakasnäkökulman lisäksi viidestä muusta<br />

näkökulmasta, jotka ovat valmistus-, tuote-, arvo-, kilpailu- ja ympäristökeskeinen<br />

näkökulma. Eri laatukäsitykset eivät ole toisiaan poissulkevia, mutta käytännössä jokin<br />

määritelmä saa yleensä etusijan. 21 Eri näkökulmista tiivistetyt laatukäsitykset ovat 22 :<br />

- laatu on tuotteen valmistusta varten laaditun standardin ja valmistetun tuotteen välinen<br />

suhde<br />

- laatu on standardin tai tuoteidean määrittelemä tuotteen ominaisuuksien summa<br />

- laatu on kustannusten ja hyödyn suhde<br />

- laatu on suhteellinen arvo, joka on saavutettu vertailemalla omaa tuotetta kilpailijan<br />

vastaavaan tuotteeseen<br />

- laatu on tuotteen kokonaisvaikutus yhteiskuntaan ja luontoon.<br />

Jokaisen yrityksen elinkelpoisuus on riippuvainen jonkun yksittäisen henkilön päätöksestä<br />

maksaa tuotteesta pyydetty hinta. Edellä esitetyistä määritelmistä lähimpänä ostotapahtumia<br />

on asiakaskeskeinen määritelmä. Asiakkaan tarpeet eivät kuitenkaan välttämättä<br />

ulotu kaikkiin tuotteen valmistuksen tai kehittämisen kannalta oleellisiin ominaisuuksiin<br />

tai tarpeen toteuttaminen saattaa johtaa lyhytnäköisiin, yhteiskunnan ja ympäristön<br />

kannalta tuhoisiin seurauksiin. Tästä syystä asiakaskeskeinen laatumääritelmä<br />

tarvitsee rinnalleen ympäristökeskeisen laatumääritelmän. Yhdistettäessä nämä määritelmät<br />

asiakaskäsitteen voidaan ajatella laajenevan tuotteen ostavasta asiakkaasta kaikkiin<br />

siinä ympäristössä, jossa tuote tuotetaan ja jossa sitä käytetään, vaikuttaviin osapuoliin.<br />

Eri osapuolien asettamat tarpeet tulee selvittää, analysoida ja sovittaa yhteen. 23<br />

17 Grönroos, C. Nyt kilpaillaan palveluilla, 1994. s. 60<br />

18 Laadunhallinta ja laadunvarmistus, Suomen standardisoimisliitto, 1995. s. 12,16<br />

19 Kiinteistönhoidon laatumalli, Rakennustietosäätiö, 1997. s. 2<br />

20 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 15<br />

21 Lillrank, P. Laatumaa, 1990. s. 41<br />

22 Lillrank, P. Laatumaa, 1990. s. 42-47<br />

23 Lillrank, P. Laatumaa, 1990. s. 42-47<br />

12


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

2.3.2. Asiakkuus laadun perustana<br />

Asiakas-sana tarkoittaa henkilöä, yritystä tai muuta organisaatiota, johon on syntynyt<br />

asiakassuhde. Ajatusmalli edellyttää siis asiakassuhteen syntymistä eli ostamista. 24<br />

Tuotteille asetetut tarpeet ja vaatimukset ovat peräisin koko siitä ympäristöstä, jossa<br />

tuote tuotetaan ja jossa sitä käytetään. Tätä tuotteen ympäristöä, mukaan lukien asiakas,<br />

voidaan kutsua ”kokonaisasiakkaaksi”. Kokonaisasiakkaan tarpeet ja vaatimukset määräävät<br />

tuotteen ”kokonaislaadun”. Kokonaisasiakkaan pääasianosaisina ja kokonaislaadun<br />

määrittäjinä on otettava huomioon ainakin seuraavat osapuolet 25 :<br />

- tuotteen ostaja<br />

- tuotteen käyttäjä eli loppuasiakas<br />

- tuotteen tuottaja<br />

- työvoima<br />

- yhteiskunta<br />

- luonto.<br />

Kokonaisasiakkaan jokaisella osapuolella on paljon erilaisia tarpeita, vaatimuksia, odotuksia,<br />

toiveita ja tavoitteita. Tarpeiden määrityksen tekee hankalaksi eri osapuolien<br />

toisistaan poikkeavat ja jopa täysin ristiriitaiset vaatimukset. Tästä seuraa, että kaikkien<br />

osapuolien tarpeita ei voida ottaa huomioon kokonaislaatua määritettäessä. Tämän<br />

vuoksi on tärkeää määrittää kuka asiakas on, eli kenen tarpeet halutaan ensisijaisesti<br />

tyydyttää. Näin määriteltäessä tulee usein myös asiakkaan asiakkaan tavoitteet otetuksi<br />

huomioon, sillä asiakkaan asiakkaalle tärkeä odotus muuttuu yleensä myös asiakkaan<br />

odotuksiksi. Yleisesti ottaen tuotteen menestymisen edellytykset asettaa loppuasiakas,<br />

joka usein on myös tuotteen ostaja. 26<br />

Keskeisiä asiakkaalta ostopäätösryhmittäin tutkittavia asioita ovat 27 :<br />

1. keskeiset tuoteominaisuudet<br />

2. tuoteominaisuuksilta vaadittava taso<br />

3. tuoteominaisuuksien keskinäinen tärkeys<br />

4. tuotteen toimittamiseen liittyvän palvelun (toimitusaika, toimituskyky, virheet jne.)<br />

vaadittava taso<br />

5. lisäpalvelujen tarve ja merkitys.<br />

Tarpeiden ja vaatimusten analyysiksi kutsutaan sitä toimintaa, jolla luokitellaan tietyn<br />

tuotteen laadun määräävät ominaisuudet, laatutunnukset, ja jolla niiden rakenne eli tiettyyn<br />

ominaisuuteen vaikuttavat laatumuuttujat selvitetään. Tarpeiden ja vaatimusten<br />

analyysi pohjautuu asiakkaan tarpeiden määritykseen. Asiakkaan on tunnettava tai tätä<br />

on autettava tunnistamaan tarpeensa ja vaatimuksensa, jotta voidaan varmistaa oikean<br />

tuotteen, tarpeiden tyydyttäjän, hankinta oikean laatuisena. 28<br />

24 Rope, T. & Pöllänen, J. Asiakastyytyväisyysjohtaminen, 1994. s. 27<br />

25 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 16<br />

26 Asiakastarve ohjaamaan kehitystä, toim. Liukko, T. 1994. s. 7,9<br />

27 Asiakastarve ohjaamaan kehitystä, toim. Liukko, T. 1994. s. 9<br />

28 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 17<br />

13


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Tuotteiden ja palvelujen ominaisuudet on pyrittävä kuvaamaan mitattavilla arvoilla.<br />

Tästä syystä kokonaisasiakkaan tarpeet tulee jakaa osiin ja täsmentää osatavoitteiksi<br />

alemmille tasoille. Jakoa tulee jatkaa niin pitkälle, että yksittäisiä tarpeita voidaan pitää<br />

mitattavissa olevina laatumuuttujina ja että ne voivat muodostaa perustan tuotesuunnittelun<br />

ja valmistuksen tuotekuvauksille. 29<br />

Laatumuuttujia on kolmenlaisia 30 :<br />

- mitattavia<br />

- epäsuorasti mitattavia<br />

- aistimukseen perustuvia laatumuuttujia.<br />

Mitattavat laatumuuttujat perustuvat SI-järjestelmän seitsemään perusyksikköön ja näiden<br />

johdannaisyksikköihin. Epäsuorasti mitattavat laatumuuttujat täytyy puolestaan nimensä<br />

mukaisesti kuvata ja todentaa apusuureiden avulla. Aistimukseen pohjautuvien<br />

laatumuuttujien perustana ovat muun muassa muoto, suuruus, maku ja haju. 31<br />

2.3.3. Palvelun laatu<br />

Palveluiden pääasiallinen aineettomuus ja siitä johtuva vaikea määriteltävyys tekee palveluiden<br />

laadun kuvaamisen hyvin hankalaksi. Koska useinkaan ei ole olemassa sellaisia<br />

helposti mitattavia laatumuuttujia, joilla tiettyä palvelua arvioitaisiin, on palvelusuorituksen<br />

arviointi hyvin arvioijakohtaista ja riippuvainen kunkin asiakkaan katsantokannasta.<br />

32<br />

Laajasti ymmärtäen palvelun laadulla voidaan tarkoittaa koko palveluorganisaation olemuksellaan<br />

ja toiminnallaan aikaansaamia laatukäsityksiä. Konkreettisemmin ja yksinkertaisemmin<br />

puhutaan kuitenkin yksilön laatukäsityksistä, jotka syntyvät omien kokemusten<br />

ja odotusten välisestä tilasta. Kuvassa 2 on esitetty palvelun laatumalli, josta<br />

selviää omien kokemusten suhde palvelun laadun kokemiseen. 33<br />

Suusanallinen<br />

tieto<br />

Henkilökohtaiset<br />

tarpeet<br />

Kokemus<br />

Ulkoinen<br />

kommunikaatio<br />

Palvelun<br />

laadun<br />

ulottuvuudet<br />

Odotettu<br />

palvelu<br />

Saatu<br />

palvelu<br />

Saadun<br />

palvelun<br />

laatu<br />

Kuva 2.<br />

Palvelun laadun perusmalli (Alalääkkölä, L. Osataanko palveluja markkinoida<br />

1993, s. 48)<br />

29 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 18<br />

30 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 18<br />

31 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 18<br />

32 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 20<br />

33 Alalääkkölä, L. Osataanko palveluja markkinoida 1993. s. 48<br />

14


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Asiakkaan palveluille asettamia vaatimuksia ja palveluiden laadun ulottuvuutta on tutkittu<br />

useissa tutkimuksissa. Muun muassa Parasuraman, Berry ja Zeithaml 34 ovat tutkineet<br />

palvelutuotteen laadun taustalla olevia yleisiä laatutunnuksia. He päätyivät tutkimuksissaan<br />

kymmeneen palveluun liittyvään ominaisuuteen, joiden perusteella asiakkaat<br />

arvioivat saamansa palvelun laadukkuutta (Taulukko 2). Heidän mukaansa asiakas<br />

asettaa vaatimuksia näille laatutunnuksille kaikissa palvelutapahtumissa. Mikäli vaatimukset<br />

toteutuvat, arvioi asiakas saaneensa laadukasta palvelua. 35<br />

Taulukko 2. Kymmenen palvelun laadun ominaisuutta (Hope, C. & Mühlemann, A. Service<br />

Operations Management, 1997. s. 102)<br />

Laatutunnus<br />

Kuvaus<br />

Kosketeltavuus Palveluun vaikuttavat fyysiset tekijät, kuten asiakaspalvelutilan,<br />

henkilökunnan, työvälineiden fyysinen olemus.<br />

Toimintavarmuus<br />

Palvelualttius<br />

Viestintäkyky<br />

Luotettavuus<br />

Turvallisuus<br />

Ammattitaito<br />

Käyttäytyminen<br />

Ymmärtämys<br />

Saavutettavuus<br />

Kyky tuottaa samantasoista palvelua yhä uudelleen.<br />

Viedäänkö palaute aina eteenpäin Saako opiskelija aina palautteen<br />

edistymisestään<br />

Tiedustelujen tai muiden vastaavien käsittelynopeus.<br />

Vastataanko kirjeeseen paluupostissa vai viekö vastauksen saanti kuukauden<br />

Asiakkaalle annetun tiedon vaikeaselkoisuus ja ymmärrettävyys.<br />

Selittääkö lääkäri potilaalleen tämän ymmärtämällä tavalla, mitä seuraavaksi<br />

tulee tapahtumaan<br />

Palvelun toimittajan luotettavuus.<br />

Tuoko sijoitusneuvoja esille kaikki vaihtoehdot, vai ainoastaan ne, jotka tuovat<br />

hänelle suuremman välityspalkkion<br />

Asiakkaan fyysinen tai tietosuojaan liittyvä turvallisuus.<br />

Pidetäänkö potilaan tiedot luottamuksellisina<br />

Palvelun tarjoajan tekninen asiantuntevuus.<br />

Onko lääkäri pätevä suorittamaan sydänleikkauksen<br />

Palvelun tarjoajan asenne ja palvelutyöntekijän omaksumat käytöstavat.<br />

Onko vastaanottovirkailija ystävällinen, avulias ja kohtelias<br />

Kuinka hyvin palvelun tarjoaja kykenee ymmärtämään asiakkaansa tarpeita.<br />

Onko hotellin pesuhuoneessa peilejä, joista näkee hiukset myös takaapäin<br />

Palvelun tuottajan tavoitettavuus joko maantieteellisesti tai puhelimitse.<br />

Onko asianajajan toimiston lähellä parkkipaikkoja<br />

Grönroos 36 jakaa asiakkaiden kokeman palvelun laadun kahteen perusulottuvuuteen,<br />

jotka ovat tekninen eli lopputulosulottuvuus ja toiminnallinen eli prosessiulottuvuus.<br />

Tuloksen tekniseksi laaduksi kutsutaan sitä, mitä asiakkaalle jää kun tuotantoprosessi ja<br />

ostajan ja myyjän välinen vuorovaikutus on ohi. Palvelun toiminnalliseksi laaduksi käsitetään<br />

se ulottuvuus, joka vastaa kysymykseen, miten asiakas palvelun saa.<br />

34 Parasuraman, A. ym. A Multiple-Item Scale for Measuring Consumer Perceptions of Quality, 1988.<br />

35 Hope, C. & Mûhlemann, A. Service Operstions Management, 1997. s. 100-101<br />

36 Grönroos, C. Nyt kilpaillaan palveluilla, 1994. s. 61-62<br />

15


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Koettuun kokonaislaatuun vaikuttavat teknisen ja toiminnallisen laadun lisäksi asiakkaan<br />

palvelulle asettamat odotukset eli odotettu laatu. Samoin palveluja tuottavan yrityksen<br />

imago eli asiakkaan yrityksestä muodostama mielikuva on otettava huomioon<br />

kokonaislaatua määritettäessä (Kuva 3). 37<br />

Odotettu<br />

laatu<br />

Koettu<br />

kokonaislaatu<br />

Koettu<br />

laatu<br />

Imago<br />

- Markkinaviestintä<br />

- Imago<br />

- Suusanallinen viestintä<br />

- Asiakkaan tarpeet<br />

Tekninen<br />

laatu:<br />

mitä<br />

Toiminnallinen<br />

laatu:<br />

miten<br />

Kuva 3. Koettu kokonaislaatu (Grönroos, C. Nyt kilpaillaan palveluilla, 1990. s. 66)<br />

Kokonaislaatu on hyvä, kun koettu laatu vastaa asiakkaan odotuksia eli odotettua laatua.<br />

Mikäli asiakkaan odotukset ovat epärealistisia, koettu kokonaislaatu on alhainen, vaikka<br />

laatu olisikin jollain objektiivisella tavalla mitattuna koettu hyväksi. Asiakkaan odotuksiin<br />

vaikuttavat ennen kaikkea asiakkaan tarpeet, mutta myös se informaatio, jota asiakas<br />

on palvelusta saanut. 38<br />

2.4. Palvelujen <strong>laadunhallinta</strong><br />

Laadunhallinnalla tarkoitetaan laadun suunnittelua, ohjausta ja varmistusta. Laadunhallinta<br />

on osa yrityksen laatujärjestelmää, joka kattaa laatujohtamisen kokonaisuuden eri<br />

johtamisalueineen. Laadunhallinnan lisäksi johtamisalueita ovat henkilöstöjohtaminen<br />

sekä strateginen suunnittelu. 39<br />

Palvelutuotteiden <strong>laadunhallinta</strong> perustuu suunnitteluun niihin kohdistuvien vaatimusten<br />

pohjalta. Jos palveluja ei suunnitella huolellisesti vaan turvaudutaan korjaustoimenpiteisiin<br />

vasta sen jälkeen, kun virheet ovat jo tapahtuneet, on seurauksena laatuongelmia.<br />

Laatuongelmat johtuvat lähinnä siitä, että asiakkaiden ja palvelujen tarjoajan mielipiteet<br />

palveluista ja niiden toimivuudesta jäävät täysin erilaisiksi tai ainakin niin erilaisiksi,<br />

että odotetun palvelun ja koetun palvelun välille syntyy kuilu. Suunnittelu vaikuttaa lähinnä<br />

palvelun tekniseen laatuun, mutta se voi olla myös toiminnallisen laadun lähteenä.<br />

40<br />

37 Grönroos, C. Nyt kilpaillaan palveluilla, 1994. s. 65<br />

38 Grönroos, C. Nyt kilpaillaan palveluilla, 1994. s. 63, 65-66<br />

39 Kiinteistönhoidon laatumalli, Rakennustietosäätiö, 1997. s. 2<br />

40 Grönroos, C. Nyt kilpaillaan palveluilla, 1994. s. 84-85, 94<br />

16


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Kun palveluihin kohdistuvista laatuvaatimuksista on päätetty ja palvelujen suunniteltu<br />

sisältö on kuvattu, käynnistyvät kaikki ne toiminnot, jotka tähtäävät näiden vaatimusten<br />

täyttämiseen. Jotta tavoitteisiin päästäisiin, tarvitaan jonkinlainen ohjausjärjestelmä<br />

(Kuva 4). Laadunohjauksella siis tarkoitetaan sellaisia tapahtumia ja toimintoja, joita<br />

pidetään tietoisesti käynnissä ja joilla pyritään ennalta määrättyihin laatutavoitteisiin. 41<br />

Asiakas<br />

PALVELUORGANISAATIO<br />

Palvelutoimeksianto<br />

SUUNNIT-<br />

TELU-<br />

PROSESSI<br />

Palvelun toteutus<br />

suunnitelma<br />

Palvelun toimitus<br />

suunnitelma<br />

Laadunvalvonta<br />

suunnitelma<br />

SELITE<br />

Palvelutarpeet<br />

Palveluprosessi<br />

Palvelumittarit<br />

Palveluntuottaja<br />

Palveluprosessidokumentit<br />

Palvelutarpeet<br />

MARKKI-<br />

NOINTI<br />

PROSESSI<br />

Palvelutyösuorituksen<br />

analysointi ja<br />

kehittäminen<br />

PALVELUN<br />

TOIMITUS-<br />

PROSESSI<br />

Palvelun tuottajan<br />

arvio<br />

Palvelutulos<br />

Asiakkaan<br />

arvio<br />

Kuva 4.<br />

Palvelun laatusilmukka (Barrett, P. Facilities Management –Towards Best Practice.<br />

1995, s. 49)<br />

Jokaista ohjausjärjestelmää täytyy ohjata määrätyillä ohjausparametreillä tai ohjausmuuttujilla.<br />

Laadunohjauksen ohjausmuuttujien valinta perustuu kokonaisasiakkaan tarpeiden<br />

analyysin perusteella määritettyihin laatumuuttujiin ja palvelun sisällön kuvauksiin.<br />

42<br />

2.5. Palvelujen onnistumisen mittaaminen<br />

Palvelun onnistumista arvioidaan yritykseen hankittavan palautteen avulla. Yleisiä palautteen<br />

hankintamenettelyjä ovat reklamaatiot, käyttäjätyytyväisyyskyselyt, erilaiset<br />

raportit ja auditoinnit. Palautteen hankkiminen ei ole itseisarvo, vaan sen myötä saatava<br />

tieto on hyödynnettävä palvelun kehittämiseksi. Saatua tietoa käytetään ongelmien ennaltaehkäisyyn,<br />

korjaaviin toimenpiteisiin ongelmien ilmettyä ja toiminnan jatkuvaan<br />

kehittämiseen. 43<br />

41 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 23<br />

42 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 23<br />

43 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 81<br />

17


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Palvelun onnistumista voidaan arvioida asiakastyytyväisyyskyselyiden avulla. Asiakastyytyväisyyden<br />

mittaamisen tavoitteena on selvittää systemaattisesti ja pitkäjännitteisesti<br />

eri asiakassegmenttien tyytyväisyys yrityksen tuotteisiin sekä toimintaan. Käyttäjän<br />

arvio toimitilapalvelujen laadusta koostuu palvelun teknisen ja toiminnallisen laadun<br />

arvioimisesta. Mittauksilla voidaan selvittää esimerkiksi palvelun sujuvuutta, käyttäjien<br />

tyytyväisyyttä palvelun tasoon ja tiedottamiseen sekä palveluhenkilöstön palvelualttiutta<br />

ja joustavuutta. Säännöllisesti toteutettava asiakaspalautejärjestelmä antaa arvokasta<br />

tietoa organisaatiolle kehittämisalueista, erityisesti toiminnan laadun osalta. 44<br />

Asiakastyytyväisyyden mittaaminen voidaan toteuttaa kirjallisena, puhelin- tai atk-kyselynä,<br />

mutta yhtä hyvin myös asiakaskohtaisesti henkilökohtaisena tapaamisena, jolloin<br />

asiakasvuorovaikutus on voimakasta. Mittaaminen ei ole itseisarvo, vaan lähtökohta<br />

yrityksen toiminnan jatkuvalle parantamiselle. Tulosten analysointi tulee tehdä mahdollisimman<br />

nopeasti kyselyn jälkeen nopean palautteen mahdollistamiseksi. Tulokset tulee<br />

raportoida havainnollisessa muodossa yrityksen johdolle, käyttäjille ja palvelutyöstä<br />

vastuussa oleville henkilöille. Asiakastyytyväisyyskyselyiden tulokset ovat merkittävää<br />

palautetietoa toimitilapalvelujen koordinoijalle sekä yrityksen työntekijöille heidän onnistumisessaan<br />

omassa työssään. 45<br />

Käyttäjän kokemaa palvelun onnistumista voidaan arvioida myös reklamaatioiden<br />

kautta. Reklamaatio on asiakkaan tekemä valitus tekemättömästä tai huonosti tehdystä<br />

työstä. Yrityksen reklamaatiomenettelyllä määritellään yhteiset toimintatavat, jotta reklamaatiot<br />

voidaan käsitellä mahdollisimman nopeasti ja reklamaatioiden syyt voidaan<br />

poistaa. Reklamaatiot ovat arvokasta informaatiota asiakkaalta palvelun ja tuotteen<br />

koetusta ja odotetusta laadusta. Reklamaatioprosessin tavoitteena on parantaa yrityksen<br />

kannattavuutta vähentämällä laatuvirheiden aiheuttamia ylimääräisiä kustannuksia ja<br />

ylläpitää asiakastyytyväisyyttä poistamalla laatuvirheiden syyt. 46<br />

Reklamaatiomenettelyssä reklamaatiot kirjataan omalle erilliselle lomakkeelleen, johon<br />

kirjataan myös palvelujen koordinoijan tekemät selvitykset reklamaation syystä, sen aiheuttamista<br />

toimenpiteistä ja toimenpiteiden kiireellisyydestä. Reklamaatioiden analysoinnissa<br />

tarkastellaan mahdollisia näkemyseroja, virheiden syitä, merkittävyyttä ja<br />

niiden synnyn estomahdollisuuksia sekä virheiden määrää ja kustannuksia. Analysointi<br />

tehdään tapauskohtaisesti ja tuloksia hyödynnetään toiminnan kehittämisessä (Kuva<br />

5). 47<br />

44 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 82<br />

45 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 82<br />

46 Asikainen, J. & Kaivanto, K. Kiinteistönhoitosopimusopas, 1997. s. 129<br />

47 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 81<br />

18


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Reklamaatio<br />

Tuotekuvaukset ja<br />

seurantaraportit<br />

Muutokset ohjeisiin<br />

ja työohjelmiin<br />

Raportti<br />

asiakkaalle<br />

Reklamaation<br />

kirjaus<br />

Reklamaation<br />

analysointi<br />

Lisäselvitykset<br />

Virheiden<br />

korjaukset<br />

Toiminnan<br />

tarkistukset<br />

- kirjaus valmislomakkeeseen<br />

- toimitus käsittelyä ja korjausta varten<br />

- valvonta kunnes kuitataan hoidetuksi<br />

- tuotteen tarkastus sopimuksen perusteella<br />

- laatuvirheiden analysointi tuotekuvausten<br />

avulla<br />

- lisäselvitykset kohteessa<br />

- reklamaatiotietojen täydentäminen<br />

- asiakkaan kanssa tehtävät katselmukset<br />

- välittömät korvaavat toimenpiteet<br />

- mahdolliset hyvitystoimenpiteet<br />

- työohjelmien ja työohjeiden tarkistukset<br />

- työmenetelmien tarkistukset<br />

- työvälineiden tarkistukset<br />

- sopimusten tarkennusehdotukset<br />

Kuva 5.<br />

Reklamaation käsittelyprosessi (Asikainen, J. & Kaivanto, K. Kiinteistönhoitosopimusopas,<br />

1997, s. 128.)<br />

<strong>Toimitilapalvelujen</strong> sopimuksenmukaisuutta arvioidaan laadun mittauksen perusteella<br />

tehtävillä raporteilla. Tavoitteiden alitukset antavat aiheen reklamointiin ja laiminlyönnit<br />

hyvitykseen asiakkaalle. Toistuvista virheistä voidaan rangaista sovitulla sopimussakolla<br />

tai hinnanalennuksella ja hyvästä laadusta sekä toiminnan kehittämisestä voidaan<br />

myöntää laatubonus. Raportteja ovat esimerkiksi kulutus-, katselmus-, kunto-, laatu- ja<br />

reklamaatioraportit. 48<br />

Palvelun onnistumisen välineeksi sopii myös auditiointi. Auditiointi on parhaimmillaan<br />

erittäin tehokas työkalu, jonka avulla voidaan puolueettomasti tarkastella yrityksen prosesseja,<br />

tuotteita ja palveluja sekä varsinaisia liiketoiminnan ja laadunparannuksen tuloksia<br />

(Hannukainen 1992, s.83.). Auditiointien tarkoitus on selvittää, onko yrityksen<br />

toiminta laatujärjestelmän ja tavoitteiden mukaista. Auditioinneissa etsitään sekä toimivia<br />

esimerkkejä hyvistä menetelmistä että kehitetään ja parannetaan huonosti toimivia<br />

osa-alueita. Auditoinneilla arvioitavia ominaisuuksia ovat esimerkiksi 49 :<br />

- henkilöstön koulutustaso<br />

- käytettävät alihankkijat<br />

- laatujärjestelmä<br />

- palveluvalikoima<br />

- hinta- ja laatusuhde.<br />

48 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 83<br />

49 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 83<br />

19


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

2.6. Palvelustrategiat<br />

Monopolit ovat katoamassa. ”uusinta mallia” ja ”viimeisintä muotia” tyrkyttävä mainonta<br />

vain lyhentää tuotteiden ja palvelujen odotettavissa olevaa elinikää. Tekniset parannukset<br />

helpottavat tuotteiden ja palvelujen jakelua. Markkinat segmentoituvat entisestään,<br />

ja asiakkaiden vaatimuksiin on yhä vaikeampi vastata. Menestystä toivovan<br />

yrityksen on luotava itselleen ainutlaatuinen ja kestävä kilpailuetu. Joillakin aloilla palvelustrategia<br />

saattaa olla ainut tapa uusien asiakkaiden houkuttelemiseksi ja vanhojen<br />

asiakassuhteiden vahvistamiseksi. 50<br />

”Kuluttaja on kuningas”. Tällä toteamuksella on ratkaiseva merkitys tuloksekkaan palvelustrategian<br />

kehitykselle. Yritys ei voi elää ilman asiakkaita. Onnistuneen palvelustrategian<br />

tavoitteena on säilyttää nykyiset asiakkaat ja houkutella puoleensa uusia.<br />

Markkinaosuuden valtaamiseen on kaksi tapaa: ryhtyä hintasotaan tai tarjota jotakin ainutlaatuista<br />

ja ominaisuuksiltaan parempaa. 51<br />

Palveluun perustuva taistelu merkitsee palvelualueella sitä, että kiinnitetään huomiota<br />

kaikkeen siihen, mikä liittyy palvelun ominaisuuksiin ja siitä syntyviin kokemuksiin.<br />

Tuloksekas palveluun suuntautuminen edellyttää kohdeasiakasryhmän niiden tarpeiden<br />

ja odotusten määrittelemistä, jotka ylittävät peruspalvelun rajat. Sen tulisi täydentää ja<br />

vahvistaa yrityksen perusmarkkinointistrategiaa. 52<br />

Palvelusektori tarjoaa kolme strategiavaihtoehtoa:<br />

- korkealaatuista palvelua korkeaan hintaan<br />

- yksilöllistä palvelua kohtuuhintaan<br />

- vähimmäispalvelua edulliseen hintaan.<br />

Peruspalvelun tasoon kuuluu kaksi elementtiä: palvelun myyjän ja asiakkaan välinen<br />

vuorovaikutuksen intensiteetti sekä tämän kontaktin kesto. Mitä enemmän palvelun<br />

tarjoaja haluaa voimistaa asiakkaan kanssa syntyvää vuorovaikutusta, sitä enemmän hänen<br />

on yksilöllistettävä palveluaan. Jos hän toisaalta haluaa supistaa ominaisuuksista<br />

koituvia kustannuksia, hänen on mietittävä keinoja standardoinnin lisäämiseksi. 53<br />

Peruspalvelustrategian valinnan olisikin perustuttava mahdollisuuteen standardoida tai<br />

yksilöllistää palvelun yksittäisiä ominaisuuksia. Tällä tavoin voidaan joko lisätä tai vähentää<br />

niihin sisältyvää palvelun määrää. 54<br />

Korkealaatuista palvelua korkeaan hintaan<br />

Tämä on strategioista yksilöllisin. Asiakas saa runsaasti huomiota osakseen ja kontakti<br />

kestää kauan. Kustannukset ovat korkeat ja markkinat rajoitetut. Tämä ei silti tarkoita,<br />

että tämän strategian valitseva yritys ei pyrkisi supistamaan kustannuksiaan ja lisäämään<br />

tuottavuuttaan. 55<br />

50 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 43<br />

51 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 44<br />

52 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 46<br />

53 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 52<br />

54 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 52<br />

55 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 54<br />

20


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Strategian etuna on, että yritys voi säilyttää korkean yksilöllisyystasonsa. Korkean laadun<br />

takaaminen on onnistumisen kannalta ratkaisevaa. Strategian uskotaan usein soveltuvan<br />

vain ylellisyyshyödykkeisiin. Näin ei kuitenkaan ole. Myös kiinteistönhuoltoyhtiöt<br />

ja pikapesulat voivat halutessaan tarjota laatupalvelua. 56<br />

Yksilöllistä palvelua kohtuuhintaan<br />

Yksilöllistä palvelua kohtuuhintaan –strategia on moniselitteisin ja usein vaikein toteuttaa.<br />

Se tarvitsee edellistä suuremmat markkinat, mutta palvelun on silti oltava yksilöllistä.<br />

Hintapolitiikassa puolestaan on pyrittävä lähestymään mahdollisimman suurta<br />

asiakasmäärää. Kaiken tämän onnistumiseksi on kehitettävä menetelmiä, jotka maksavat<br />

vähemmän mutta lisäävät silti palvelun yksilöllisyyttä. Muun muassa klubi-idea ja<br />

osaamisen standardointi esimerkiksi konsulttitoimistoissa ovat esimerkkejä edellä mainituista<br />

menetelmistä. 57<br />

Vähimmäispalvelua edulliseen hintaan<br />

Standardoinnin maksimointi ja asiakaskontaktin keston minimointi auttavat palvelun<br />

tarjoajaa supistamaan kustannuksiaan ja sitä kautta alentamaan hintojaan. Kohderyhmänä<br />

ovat asiakkaat, joita kiinnostaa enemmän hinta kuin palvelun taso. 58<br />

Palvelustrategia perustuu aina asiakkaalle annettuun lupaukseen. Yksi lupaa laatua, nopeutta<br />

ja siisteyttä toinen valinnanvaraa ja luotettavuutta. Palvelurintamalla kilpailemaan<br />

tahtovan yrityksen on laadittava kohderyhmänsä tarpeisiin perustuva lupaus, viestittävä<br />

se selvästi ja pidettävä siitä kiinni. 59<br />

Lupauksen muotoilu on olennaisen tärkeää ja se kuuluukin yrityksen ylimmän johdon<br />

vastuualueisiin. Lupauksen ensimmäinen tarkoitus on helpottaa yrityksen sisäistä<br />

tiedonvälitystä. Jokaisen työntekijän on ymmärrettävä strategian asiakkaalle lupaamat<br />

edut. Jos tavoite on kaikille selvä, sen saavuttaminen on helpompaa. Yrityksen on sitouduttava<br />

lupauksensa pitämiseen, tarjottava takuita todisteeksi sitoutuneisuudestaan ja<br />

oltava valmis korvaamaan rikkomansa lupaukset. 60<br />

On myös muistettava, että kullekin kohderyhmälle voidaan antaa vain yksi lupaus.<br />

Kullakin asiakkaalla on omat tarpeensa ja odotuksensa. Hyvin muotoiltu ja pidettykään<br />

lupaus ei tuota tulosta, jos se esitetään asiakkaalle, joka ei sitä halua tai tarvitse. 61<br />

56 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 54<br />

57 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 55<br />

58 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 56<br />

59 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 56<br />

60 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 57<br />

61 Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa, 1991. s. 58<br />

21


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

3. TOIMITILAPALVELUT<br />

3.1. Toimitilapalvelun käsite<br />

Toimitilapalvelut on laaja palvelukokonaisuus ja palvelujen tarkka luettelointi on hankalaa.<br />

Toimitilapalveluiksi voidaan katsoa kaikki toimitiloissa tapahtuva palvelutoiminta,<br />

jolla tuetaan ja edistetään toimitilojen ydinliiketoimintoja ja käyttäjiä. Esimerkkeinä<br />

käyttäjälähtöisistä toimitilapalveluista voidaan mainita muun muassa 62 :<br />

- siivous<br />

- catering<br />

- aulapalvelu<br />

- puhelinkeskus<br />

- postitus ja postinjakelu<br />

- kopiopalvelu<br />

- toimistolaitteiden hankinta ja ylläpito<br />

- arkistointi<br />

- turvapalvelut ja kulunvalvonta<br />

- toimistotarvikkeiden hankinta ja varastointi<br />

- atk-järjestelmien hankinta ja ylläpito<br />

- ulkoalueiden puhtaanapito<br />

- kunnossapito<br />

- muuttojen toteutus<br />

- toimistosisustuksen ja kalustuksen suunnittelupalvelut.<br />

Toimitilapalveluiden tehtävänä on mahdollistaa, tukea, luoda ja ylläpitää suotuisia olosuhteita<br />

yrityksen ydinliiketoiminnan strategisten tarpeiden täyttämiseksi 63 . Kaikki aika,<br />

joka yrityksessä menee ajan tasalla olemattomien toimitilapalvelujen takia hallintoon<br />

liittyvien asioiden järjestelemiseen, on pois ydinliiketoiminnan tuotteiden kehittämiseltä<br />

ja markkinoimiselta. Jokaiselle yritykselle tulisikin luoda ja räätälöidä yksilöllisesti tarvittavat<br />

palvelut. 64<br />

Toimitilapalveluiden ajatuksena on tuottaa palvelut asiakaslähtöisesti, taloudellisesti ja<br />

turvallisesti. Tavoitteena tulisi olla tarkoituksenmukaisten työskentelyolosuhteiden takaaminen.<br />

Toimitilapalveluiden kehittämisen kannalta on keskeistä tunnistaa ja kuvata<br />

prosessit eli toimintaketjut. Oleellisia prosesseja ovat ne, jotka tuovat jotakin lisäarvoa<br />

asiakkaille. Toimintaa tulisi kehittää ja ohjata näiden olennaisten kokonaisprosessien<br />

puitteissa. Keskeisenä toimintona on halutun palvelun tason määrittäminen ja oikean<br />

palvelun kohdentaminen oikeille asiakkaille. 65<br />

62 Savolainen, S. Laatujohtaminen ja toimitilapalvelut, 2000. s 28-29<br />

63 Savolainen, S. Laatujohtaminen ja toimitilapalvelut, 2000. s 29<br />

64 Hara, J. Toimistohotellit tulevat Suomeen, 1999. s 16-17.<br />

65 Savolainen, S. Laatujohtaminen ja toimitilapalvelut, 2000. s 29<br />

22


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Toimitusjohtaja Pertti Vanhanen on haastattelussa 66 todennut, että toimitilapalveluilla<br />

on joitakin erityispiirteitä muihin palvelualoihin nähden. Viestinnän merkitys palvelun<br />

tilaajan ja tuottajan välillä on erittäin tärkeää. Toimitilapalveluiden kohdalla tämä korostuu<br />

erityisesti, koska alan käsitteistö ei ole vielä täysin vakiintunut. Palvelun tilaajilla<br />

ei ole vielä kovinkaan laaja-alaista kokemusta toimitilapalveluiden tilaamisesta, eikä<br />

tarkkaa kuvaa siitä, mitä kaikkea käsitteen toimitilapalvelut alle kuuluu. Aihetta on perinteisesti<br />

lähestytty varsin tekniseltä kannalta.<br />

Myyjän ja ostajan suhde on myös hyvin poikkeuksellinen toimitilapalveluissa. Toimitilapalvelun<br />

ostaja ei ole kaikissa tapauksissa itse käyttäjä. Usein ostajana toimii yritys,<br />

käyttäjiä ovat tilassa työskentelevät ja oleskelevat henkilöt. 67<br />

<strong>Toimitilapalvelujen</strong> tuottamisessa tilanne ei ole stabiili. Ulkoiset tekijät vaikuttavat<br />

merkittävästi palveluun ja sen laatuun. Kaikki toimitilapalvelut eivät myöskään tapahdu<br />

sisätiloissa. Esimerkiksi lumisade vaikuttaa ulkoalueiden puhtaanapitoon, mutta samalla<br />

myös sisätilojen siivoukseen. Mielenkiintoinen erityispiirre toimitilapalveluille on<br />

myös se, että palvelu tulee asiakkaan luokse. Yleensä palvelua hankittaessa asiakas menee<br />

palvelutapahtuman suorittajan luokse. Tällaisista palveluista ovat esimerkkeinä<br />

muun muassa hotellit, ravintolat ja hiihtokeskukset. 68<br />

3.2. <strong>Toimitilapalvelujen</strong> laatu<br />

Sovellettaessa laatuajattelua toimitilapalveluihin ongelman muodostavat palveluprosessin<br />

monimutkaisuus ja laajuus. Lisäksi asiakkaan ja tuotteen tarkka määritteleminen on<br />

hankalaa. Asiakas voi olla kiinteistön omistaja, vuokralainen, tilan lopullinen käyttäjä<br />

tai palvelun ostaja. Asiakkuudet eivät ole toisiaan poissulkevia.<br />

Laatuajattelun lähtökohtana on edelleen usein massatuotantoon pohjautuva markkinalähtöinen<br />

ajattelu: tuotetaan tavaroita ja niille pitää löytää asiakkaita. Storbacka & Lehtinen<br />

69 ovat esittäneet, että ajattelutavan tulisi muuttua radikaalisti. Mieluummin etsittäisiin<br />

hyville asiakkaille tuotteita kuin tuotteille asiakkaita. Näin asiakkuuksista saataisiin<br />

enemmän hyötyä molemmin puolin, sekä palveluja tuottavalle että niitä tilaavalle yritykselle.<br />

Palveluprosessiin liittyy läheisesti prosessin valvonta ja tuloksen jatkuva varmistaminen.<br />

Seuraavia keinoja voidaan soveltaa toimitilapalveluiden valvomiseen 70 :<br />

Sopimuksenmukaisuuden valvomisen työkaluja<br />

- seurantaraportit<br />

- laskutus (kiinteä tai erillisveloitus)<br />

- asiakaspalaute ja reklamaatiot<br />

- katselmukset<br />

- koonnit mahdollisista laatumittareista.<br />

66 Savolainen, S. Laatujohtaminen ja toimitilapalvelut, 2000. s 30<br />

67 Savolainen, S. Laatujohtaminen ja toimitilapalvelut, 2000. s 30<br />

68 Savolainen, S. Laatujohtaminen ja toimitilapalvelut, 2000. s 31<br />

69 Storbacka, K. & Lehtinen, J. Asiakkuuden ehdoilla vai asiakkaiden armoilla, 1998. s. 19<br />

70 RAKLI, Kiinteistönpidon laatumalli –rakentaminen ja ylläpito, 1993. s. 22<br />

23


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Valvonnan kohdistaminen<br />

- sopimuksen toteutuminen yleisesti<br />

- laatu ja määrä<br />

- laskutuksen oikeellisuus<br />

- toimitusaika<br />

- turvallisuus<br />

- raportoinnit ja informointi.<br />

Pyrittäessä laadukkaaseen palveluun ei riitä, että rutiininomaiset palvelutilanteet hoidetaan<br />

asiakkaan odotusten mukaisesti. Kriittisimpiä tilanteita ovat palveluprosessiin liittyvät<br />

ei-rutiininomaiset, epänormaalit, tapahtumat. 71<br />

Toimitilapalveluiden laadun arvioimisessa on omat ongelmansa. Toimitilapalvelut on<br />

palveluprosessi, johon liittyy myös teknistä toimintaa. Prosesseista puuttuvat kuitenkin<br />

teollisen tuotannon rutiinit ja yrityksen selkeät toimintatavat. Samoin tavoitteet ja asiakkaat<br />

vaihtelevat alalla huomattavasti. Näiden syiden vuoksi laaduntarkkailun mittaristo<br />

olisi suunniteltava yksilöllisesti kunkin organisaation tarpeita ja menetelmiä vastaaviksi.<br />

72<br />

Laatuajattelua on perinteisesti sovellettu kiinteistöalalla melko vähän, lähinnä jonkun<br />

verran kiinteistöjen kunnossapitoon. Nykyisin laatuajattelua osataan jo jossain määrin<br />

soveltaa myös toimitilapalveluiden tuottamiseen. Toimitilapalveluja tilattaessa osataan<br />

laatua vaatia vain, jos sitä voidaan mitata. Laatuvaatimukset asetetaan jo tarjouspyynnössä.<br />

Vaatimustaso ja tavoitteet kirjataan sopimukseen. Myös mahdollisista sopimusrikkomuksista<br />

aiheutuvat sanktiot kirjataan ylös. Lyhyesti sanottuna sopimuksessa määritellään<br />

osapuolten oikeudet ja velvoitteet sopimussuhteessa myös laadun osalta.<br />

3.3. <strong>Toimitilapalvelujen</strong> organisoiminen<br />

Toimitilapalvelut ovat osa toimitilajohtamista (Facility Management). Toimitilajohtaminen<br />

on prosessi, jossa organisaatio tuottaa ja ylläpitää tukipalveluja ydinliiketoimintansa<br />

tueksi. 73<br />

Yrityksen toimitilapalveluorganisaatio voi koostua esimerkiksi toimisto-, ravintola- ja<br />

kiinteistönhoitopalveluyksiköistä. Lisäksi oman yksikkönsä muodostavat usein turvallisuus-<br />

ja toimituspalvelut. Toimitilapalveluyksiköitä ohjaa palvelupäällikkö, joka voi<br />

olla ulkoistettu palvelun tuottaja tai käyttäjäorganisaation oma management-yksikkö<br />

(kuva 6).<br />

71 Äyväri, A. ym. Markkinoi palveluja, 1995. s. 206<br />

72 Savolainen, S. Laatujohtaminen ja toimitilapalvelut, 2000. s 32<br />

73 Alexander, K. Facilities Management –Theory and Practce, 1996. s. 1<br />

24


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Palvelupäällikkö<br />

Toimistopalvelut<br />

Ravintolapalvelut<br />

Kiinteistönhoito<br />

Muut palvelut<br />

Toimistotarvikepalvelu<br />

- paperit<br />

- kansiot<br />

- kynät ym.<br />

Ravintolapalvelut<br />

- henkilöstöruokailu<br />

- kahvilapalvelut<br />

- kabinetit<br />

Kiinteistöhuolto<br />

- LVISA-huolto<br />

- kunnossapito<br />

- käyttäjäpalvelut<br />

Turvallisuuspalvelut<br />

- aulapalvelut<br />

- vartiointipalvelut<br />

- kulunvalvonta<br />

Vastaanottopalvelu<br />

- puhelinkeskus<br />

- sihteeripalvelut<br />

- aulapalvelu<br />

Tarjoilut toisiin tiloihin<br />

- kokoustilat<br />

- saunatilat<br />

- työtilat<br />

Ulkoalueiden hoito<br />

- puhtaanapito<br />

- lumityöt<br />

- kasvityöt<br />

Toimituspalvelut<br />

- Sähkö<br />

- Lämpö<br />

- Vesi<br />

Toimistolaitteet<br />

- kopiokoneet<br />

- tulostimet<br />

- faksit ym.<br />

Automaatit<br />

- juoma-automaatit<br />

- välipala-automaatit<br />

- makeisautomaatit<br />

Jätehuolto<br />

- sekajäte<br />

- erikoisjätteet<br />

- paperin tuhoaminen<br />

Postipalvelut<br />

- sisäposti<br />

- lähettipalvelu<br />

- juoksupoika<br />

Siivous<br />

- Stonesoftin tilat<br />

- yhteiset tilat<br />

Kuva 6.<br />

Esimerkki palveluorganisaatiosta (Puhto, J. 2000, s.6.)<br />

3.3.1. <strong>Toimitilapalvelujen</strong> ostaminen<br />

Toimitilapalveluala elää voimakkaiden muutospaineiden alla. Varsinkin liikekiinteistöjen<br />

omistajat ja kiinteistöissä toimivat liikeyritykset haluavat keskittyä yhä enemmän<br />

oman perusliiketoimintansa hoitamiseen. Toimitilapalvelut pyritään yhä enenevässä<br />

määrin ostamaan ulkoa niihin erikoistuneilta palveluyrityksiltä. 74<br />

<strong>Toimitilapalvelujen</strong> tilaajan on ensimmäiseksi ratkaistava se, tuottaako se tarvittavat<br />

palvelut itse oman henkilöstönsä toimesta vai hankkiiko se palvelut tai osan niistä ostopalveluina.<br />

Ostetaanko ulkoa vai tuotetaanko itse -pohdinnan keskeisiä kriteereitä ovat<br />

muun muassa hinta, ammattitaitovaatimukset, onko palveluja yleensä ostettavissa ulkoa<br />

sekä työnantajana toimimisen rooli verrattuna palvelujen ostajan asemaan. 75<br />

Ostopalvelujen hankkiminen vaatii niiden tilaajalta ammattitaitoa ja osto-osaamista.<br />

Ostajan on määriteltävä yksityiskohtaisesti, minkälaisia palveluja halutaan ostaa. 76<br />

74 Asikainen, J. & Kaivanto, K. Kiinteistönhoitosopimusopas, 1997. s. 40-41<br />

75 Asikainen, J. & Kaivanto, K. Kiinteistönhoitosopimusopas, 1997. s. 41<br />

76 Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu, 2000. s. 68<br />

25


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

3.3.2. Ulkoistaminen<br />

Yhdysvalloissa toimiva The Outsourcing Institute 77 kuvaa ulkoistamisen kokonaisvaltaisena<br />

yrityksen toimintastrategian uudelleen rakentamisena ydinosaamisen ja yrityksen<br />

ulkopuolelle luotujen suhteiden ympärille.<br />

Saman instituutin esitteessä ulkoistaminen määritellään ulkopuolelta ostettavien voimavarojen<br />

strategiseksi käytöksi niihin tehtäviin, joita perinteisesti ovat hoitaneet yritysten<br />

oma henkilöstö omista voimavaroistaan. Ulkoistaminen voidaan myös käsittää<br />

johtamisstrategiaksi, jolla organisaatio antaa ydintoiminnan ulkopuoliset tehtävät niihin<br />

erikoistuneille, ja yrityksen omaa toimintaa tehokkaammille palvelun tarjoajille. Asia ei<br />

ole mitenkään vieras, sillä yritykset ovat aiemminkin vuokranneet työntekijöitä erityisosaamista<br />

vaativiin tehtäviin. Yritykset ovat myös solmineet pitkäaikaisia sopimussuhteita<br />

toisen saman toimialan yritysten kanssa saadakseen synergiaetuja. Yritykset ovat<br />

kautta aikojen jakaneet ja yhdistäneet omaa osaamista ja voimavaroja toisten yritysten<br />

kanssa siten, että yhteistyöstä hyötyvät molemmat osapuolet ja yhdistäminen palvelee<br />

yrityksen omia päämääriä. Tällainen yhteistyö on voinut koskea tiloja, teknologiaa tai<br />

henkilökuntaa. Ero yksinkertaisen alihankkimisen ja ulkoistamisen välillä on se, että ulkoistaminen<br />

ulottuu aina kokonaisen yrityksen rakenteen uudelleen järjestelyyn ydinosaamisen<br />

ja ulkopuolisten suhteiden ympärille. 78<br />

Termiä ulkoistaminen käytetään monissa hyvinkin erilaisissa tilanteissa. Termillä on eri<br />

merkityksiä tapauksesta riippuen. Kirjallisuus käsittelee ulkoistamista yleensä hyvin<br />

pääpiirteittäin ja yleisellä tasolla. Tarkemmin katsoen, ulkoistamien voidaan jakaa kolmeen<br />

kategoriaan riippuen yritysten liikesuhteista 79 :<br />

- ostopalvelut<br />

- ulkoistaminen<br />

- kumppanuus.<br />

Perinteisesti Suomessa on ulkoistettu lähinnä operationaalisen tason palveluja ja kiinteistö-<br />

ja toimitilajohtamisen toiminnot on jätetty yrityksen omaan hoitoon. Asiantuntijapalveluissa<br />

ulkopuolinen organisaatio palkataan tarjoamaan erityisosaamista vaativaa<br />

palvelua. Asiantuntijapalvelut eivät yleensä sisällä henkilöstön tai koko liiketoimintayksikön<br />

siirtoja. 80<br />

Puhdas ulkoistamien käsitetään yleensä tilanteeksi, jossa kokonainen tai osa liiketoimintayksiköstä<br />

siirretään ulkopuoliselle organisaatiolle. Ulkopuolinen organisaatio ottaa<br />

vastuun yksikön työvoimasta ja taloudellisista kysymyksistä. Alkuperäinen omistaja<br />

ottaa tilaajan tai asiakkaan roolin ja hallinnoi vanhaa henkilöstöä sopimuksella. Alkuperäinen<br />

organisaatio siis jatkaa toimintaansa, mutta vastuu valmiista työstä on palvelun<br />

tarjoajalla. 81<br />

77 Corbett, M. The Outsourcing Institute, 2000.<br />

78 Corbett, M. The Outsourcing Institute, 2000.<br />

79 IFMA, Definition of Facility Management, 2000.<br />

80 Tuomela, A. Service Provision Trends of Facility Management in Northern Europe, 2001. s. 22<br />

81 Tuomela, A. Service Provision Trends of Facility Management in Northern Europe, 2001. s. 22<br />

26


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Ulkoistamisen edut<br />

Syy ulkoistamiseen on yleisimmin yrityksen halu keskittyä ydinliiketoimintaansa. Saavutetut<br />

edut ja havaitut puutteellisuudet ovat suurimmalta osin tapauskohtaisia ja määräytyvät<br />

yrityksen organisationaalisen rakenteen ja tehokkuuden mukaan. 82<br />

Yhdysvalloissa on tutkittu kiinteistöpalvelujen ulkoistamisen syitä. Tutkimuksen mukaan<br />

ulkoistaminen on lisääntymässä, koska ulkoistaminen 83 :<br />

1. tarjoaa mahdollisuuden keskittyä omaan ydinosaamiseensa<br />

2. tarjoaa mahdollisuuden käyttää parhaita osaajia<br />

3. tehostaa liiketoiminnan kehittämistä<br />

4. jakaa ja minimoi liiketoiminnan riskejä<br />

5. vapauttaa resursseja<br />

6. vapauttaa yrityksen käyttöpääomaa<br />

7. mahdollistaa kassavirtojen uudelleensuuntaamisen<br />

8. vähentää toiminta- yleis- ja hallintokuluja<br />

9. tarjoaa käyttöön resursseja, joita itsellä ei ole<br />

10. tarjoaa mahdollisuuden siirtää hankalia tehtäviä muiden hallintaan.<br />

82 Tuomela, A. Service Provision Trends of Facility Management in Northern Europe, 2001. s. 25<br />

83 O’Malley, M. F. Corporate Real Estate, 1998.<br />

27


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

4. VERKOTTUMINEN JA KUMPPANUUSAJATTELU<br />

4.1. Verkottuminen<br />

Verkostolle ei ole yleispätevää määritelmää, mutta se voidaan kuvata riippumattomien<br />

osien yhteen kytkeytyneenä kokonaisuutena. Asia voidaan myös luokitella siten, että<br />

verkko on samanasteisten ja samantyyppisten tekijöiden kokonaisuus ja verkosto puolestaan<br />

eriasteisten ja tyyppisten verkkojen kokonaisuus. 84<br />

Verkostot ovat sekä sosiaalipsykologisia että taloudellisia kokonaisuuksia, jotka palvelevat<br />

sekä ihmisen hyvinvointia että tehokkuutta. Verkostoissa on otettava huomioon<br />

kummankin ulottuvuuden vaatimukset 85 :<br />

1. Verkostot perustuvat ihmisten väliselle vuorovaikutukselle, joka edellyttää luottamusta.<br />

Siksi verkostojen rakentaminen vaatii huomattavasti aikaa.<br />

2. Toisaalta verkostojen taloudellinen tehokkuus perustuu siihen, että ne toimivat<br />

samanaikaisesti sekä globaalisesti että lokaalisti eriytetysti. Verkostoyritys pystyy<br />

reagoimaan nopeasti paikallisten markkinoiden muutoksiin, mutta tätä varten sen on<br />

löydettävä toiminnalleen paikalliset verkostokumppanit.<br />

Verkostot yritystoiminnassa<br />

Pertti Linkola 86 on tutkinut syitä yritysten verkottumiseen työpoliittisessa tutkimuksessaan<br />

Liiketoiminnan kehittäminen ja verkostot. Suomalaisten yritysten verkostoitumisen<br />

syitä selvitellessään Linkola erottelee kaksi verkostotavoitteiden pääulottuvuutta. Ne<br />

ovat suuntautuminen tuotannollisten prosessien kehittämiseen sekä tehokkaaseen työhön,<br />

ja toinen puolestaan vuorovaikutuksen painottaminen.<br />

Prosessihyötyä tavoitteleva verkostoituminen tähtää tuotannon kehittämiseen ja prosessien<br />

tehostamiseen. Tässä oman yrityksen koon kasvattamisen sijaan voi toiminnan<br />

laajentaminen tapahtua verkostoitumalla, tällöin pyritään muun muassa 87 :<br />

- prosessien toimivuuteen<br />

- työnjakoon ja tehostettuun viestintään<br />

- kustannussäästöihin ja kansainvälistymiseen<br />

- joustavuuteen<br />

- toiminnalliseen laatuun ja laatujärjestelmiin<br />

- hyvään tuottavuuteen.<br />

84 EVENT. Verkostoituminen, 1998.<br />

85 Lahti, A. Verkostotalous, 2001.<br />

86 Linkola, P. Liiketoiminnan kehittäminen ja verkostot, 1996.<br />

87 EVENT. Verkostoituminen, 1998.<br />

28


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Verkostoitumisessa on kysymys informaation kulusta, sen saannista ja sen oikea-aikaisesta<br />

hyödyntämisestä. Verkostomainen vuorovaikutus on tavallaan yrityksen tiedustelutoimintaa<br />

liiketoimintakentässä. Verkostoituminen voi tähdätä myös resurssien hakemista<br />

laajemmalta alueelta. Tämä resurssien hakeminen voi olla "väljää" ajatusten ja<br />

ideoiden vaihtoon perustuvaa ja ymmärrystä lisäävää tai suoranaista osaamisen ja työsuoritusten<br />

hankintaa. Vuorovaikutusta hyödyntävä verkostomalli ei myöskään sido<br />

yritystä prosessihyöty-mallin lailla, sillä siinä investoinnit ovat lähinnä ihmisten työtä,<br />

lisäksi näin verkostoitunut yritys voi toimia myös verkostoon kuulumattomien kanssa<br />

yhteistyössä. 88<br />

Vuorovaikutusta hyödyntävä verkostoituminen pyrkii 89 :<br />

- kontaktiverkoston hyödyntämiseen<br />

- uusiin ideoihin ja tutkimukseen<br />

- organisaation oppimiseen<br />

- oikeaan ja oikea-aikaiseen tietoon<br />

- tarvittavien resurssien tavoittamiseen tarpeen mukaan.<br />

Verkostoituminen ei ole helppoa muuten kuin puheissa. Usein sitä leimaavat epäluulo ja<br />

pelko ideoiden ja asiakkaiden menettämisestä ja monet muut hyvin voimakkaat tunnepitoiset<br />

asiat. Verkostoitumisen ongelmia ovat muun muassa 90 :<br />

- ydinosaamisen puuttuminen<br />

- yhteistyön tavoitteiden selkiintymättömyys<br />

- avoimuuden puute<br />

- keskusyrityksen puuttuminen, tilanne jossa kukaan ei "vedä" toimintaa<br />

- toimimisessa vitkastelu<br />

- vastuun karttaminen.<br />

4.2. Partnering – kumppanuus<br />

Partnering tai partnership on yksi 90-luvun muotisanoista. Samasta asiasta puhutaan<br />

myös allianssina tai strategisena allianssina. Tässä työssä partneringista käytetään jatkossa<br />

suomen kielistä termiä kumppanuus.<br />

Kumppanuus tarkoittaa siis allianssia eli liittoutumaa asiakkaan ja palvelun tarjoajan välillä.<br />

Yhteistyö tähtää pitkiin sopimuksiin ja osapuolten tasavertaisuuteen. Kumppanuus<br />

perustuu yhteiselle luottamukselle ja se antaa palvelun tarjoajalle enemmän valtaa asioiden<br />

hoidossa.<br />

Perinteisessä asiakkaan ja tuottajan välisessä suhteessa osapuolten päämäärät saattavat<br />

vaihdella suurestikin. Asiakkaan ja tuottajan välinen suhde on perimmiltään hintahakuinen<br />

eikä se tarjoa pysyvää liittoutumaa asiakkaan ja tuottajan välille. Kumppanuudessa<br />

osapuolet tekevät yhteistyötä tietyn päämäärän saavuttamiseksi ja suhteesta muodostuu<br />

pysyvä. Kumppanuudessakin osapuolten taloudelliset intressit voivat vaihdella. 91<br />

88 EVENT. Verkostoituminen, 1998.<br />

89 EVENT. Verkostoituminen, 1998.<br />

90 EVENT. Verkostoituminen, 1998.<br />

91 FDM. Outsourcing, 2000.<br />

29


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Kumppanit määritellään usein organisaatioiksi, joiden motivaatiot kumppanuuden<br />

luomiseen ovat strategisia, mutta samalla myös selkeästi taloudellisia. Organisaatiot<br />

odottavat lisäävänsä kumppaninsa arvoa ja samalla kasvattavansa omaa arvoaan kumppanuuden<br />

avulla. 92<br />

Kumppanuudesta puhutaan nykyään paljon, mutta se on kuitenkin konseptina varsin<br />

tuntematon. Vain harvalla yrityksellä on syvällistä kokemusta laajasta kumppanuuden<br />

toteutuksesta. Kumppanuutta pidetään positiivisena asiana ja siinä halutaan olla mukana.<br />

Koska sen sisällön monimuotoisuus on tuntematon ja sen vaatimia resursseja aliarvioidaan,<br />

jää toteutus usein projektimaiseksi ja suppeaksi. Esimerkkinä voidaan mainita<br />

pelkkien siivouskustannusten minimointi. Projektin loputtua riski ajautua "normaalikäytäntöön"<br />

on suuri. 93<br />

Kumppanuussuhdetta harkittaessa, jokaisessa organisaatiossa tulisi käydä läpi seuraavat<br />

kysymykset 94 :<br />

1. Tuleeko kumppanuussuhde lisäämään liiketoimintamme arvoa<br />

2. Onko se tärkeätä meille<br />

3. Puuttuuko meiltä tämä osaaminen yrityksemme sisältä<br />

4. Jakavatko kumppanimme meidän kanssamme samat arvot<br />

Onnistunutta kumppanuutta luotaessa palveluntarjoajan tulee ymmärtää syvällisesti asiakkaan<br />

liiketoimintaa ja ottaa asiakkaan identiteetti. Palveluntarjoajan tavoitteena tulisi<br />

olla muuttuminen ulkomaailmalle näkymättömäksi, jotta palveluntarjoajan työntekijät<br />

itse asiassa näyttäisivät olevan asiakkaan työntekijöitä. Saavuttaakseen tämän palveluntarjoajan<br />

tulee hallita asiakasyrityksen liiketoiminta sekä koko tapa millä asiakas<br />

hoitaa elinkeinoaan. Onnistuneen kumppanuuden luominen alkaa sopimusneuvotteluista.<br />

Osapuolten pitää ensimmäiseksi määritellä kokonaistavoitteensa ja päämääränsä.<br />

Tämän jälkeen päätetään yhteinen suunnitelma, jolla tavoitteisiin pyritään. Neuvotteluprosessin<br />

aikana tulee pitää mielessä, että tavoitteena on kumppanuuden luominen.<br />

Tämä vaatii täyttä avoimuutta kaikissa neuvottelun aikana esiin tulevissa asioissa. 95<br />

Yritysjohdon tulisi oivaltaa, että kumppanuus ei ole projekti vaan uusi toimintatapa<br />

kahden tai useamman yrityksen välillä. Onnistunut kumppanuus edellyttää ydinprosessien,<br />

organisaatio- ja sopimusrakenteiden ennakkoluulotonta ja avointa uudelleenarviointia.<br />

Mikäli näin ei tehdä kumppanuus jää projektiksi ja saavutukset jäävät tavoitteiksi.<br />

96<br />

Sopimuskumppanien tulisi kommunikoida keskenään riittävästi kumppanuussuhdetta<br />

luotaessa. Yhteisymmärryksen ja lojaalisuuden luominen vie aina oman aikansa. Kaikkien<br />

osapuolien, asiakkaan, toimitilapalvelujohdon ja operationaalisen henkilöstön tulee<br />

olla hyvin motivoituneita. Tuotosten ja rahan näkökulmasta kannustimet ovat parempia<br />

työn ohjaamisessa kuin rangaistukset. 97<br />

92 Reuvid, J. Managing Business Partnerships, 2000. s. 8<br />

93 Hackman, J. Partnering, 1997<br />

94 Reuvid, J. Managing Business Partnerships, 2000. s. 8<br />

95 FDM. Outsourcing, 2000.<br />

96 Hackman, J. Partnering, 1997.<br />

97 Tuomela, A. Service Provision Trends of Facility Management in Northern Europe, 2001. s. 69<br />

30


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Kumppanuudessa puhutaan vähintään kahden yrityskulttuurin ja monen alakulttuurin<br />

yhteensovittamisesta. Kumppanuus ulottuu asiakaskommunikaatiosta logistiikkaan ja<br />

markkinoinnista tuotekehitykseen. Parhaimmillaan se koskee yritysten kaikkia prosesseja.<br />

Näin ollen kyseessä on haastava ja palkitseva kokonaisuus, joka yritysjohdon sitoutumisen<br />

lisäksi vaatii johtajan, joka pystyy paneutumaan kehittämiseen ilman, että<br />

operatiiviset rutiinit häiritsevät tai vaikuttavat käytännön ratkaisuihin. 98<br />

Projektin jatkuvuuden kannalta on tärkeää se, että hankkeella on kehitysvaiheessa neutraali<br />

johtaja-koordinaattori, ja että eri osaprojektien toteutusvaiheessa koko henkilöstö<br />

sitoutuu ja ottaa vastuun toteutuksesta. Jatkuvuuden varmistaminen edellyttää yleensä<br />

merkittäviä muutoksia yritysten välisiin sopimuksiin. 99<br />

Kumppanuus on muodikkuudestaan huolimatta ajaton ja pitkälti hyödyntämätön voimavara.<br />

Se on myös yksi parhaimmista tavoista oppia tekemään oikeita asioita oikein ja<br />

saavuttaa siten mahdollisimman pitkäjänteinen kilpailuetu markkinoilla. 100<br />

98 Hackman, J. Partnering, 1997.<br />

99 Hackman, J. Partnering, 1997.<br />

100 Hackman, J. Partnering, 1997.<br />

31


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

5. TOIMITILAPALVELUJEN LAADUNOHJAUS<br />

5.1. <strong>Toimitilapalvelujen</strong> ohjausprosessi<br />

Elina Routto (1999) on diplomityössään ja siitä tehdyssä raportissa käsitellyt ulkoistetun<br />

kiinteistönhoidon ohjausprosessia. Kaikkia toimitilapalveluita voidaan hyödyntää samanlaisen<br />

prosessin avulla. Käsittelen Routon kiinteistönhoidon ohjausprosessia esimerkkinä<br />

toimitilapalvelujen prosesseista.<br />

<strong>Toimitilapalvelujen</strong> ostopalveluiden kokonaisvaltaista hahmottamista ja kehittämistä<br />

voidaan parantaa prosessimallinnuksella, jolla selvennetään tehtäviä, informaatiovirtaa<br />

ja vastuita eri osapuolten välillä. Prosessin mallintamisessa on pyrkimyksenä saada prosessi<br />

rakenteeltaan tehokkaaksi, taloudelliseksi ja toimivaksi sekä asiakastarpeet ja organisaation<br />

tavoitteet täyttäväksi. 101<br />

Kiinteistönhoidon prosesseissa korostuu asiakkaan tärkeys. Asiakaslähtöisyyttä voidaan<br />

parantaa kehittämällä varsinaisen asiakasrajapinnan taustalla olevien prosessien<br />

suorituskykyä. Itse prosessin kuvaaminen vaatii systemaattista ja selkeää kuvaustapaa,<br />

joka mahdollistaa yhteisymmärryksen prosessista eri osapuolten välillä. Prosessikuvauksessa<br />

esitetään, miten prosessi muuttaa lähtöainekset tuotteiksi. 102<br />

Kiinteistönhoito ja kunnossapito ovat ylläpidon ydinprosessit. Ydinprosessien perustana<br />

on ylläpidon tason määritys, joka perustuu omistajan kiinteistö- ja ylläpitostrategioihin<br />

ja käyttäjän tarpeisiin. Laadun kehittämisen keskeinen lähtökohta on yrityksen todellisten<br />

ydin- ja osaprosessien tunnistaminen. Ulkoistetun kiinteistönhoidon ohjausprosessi<br />

voidaan nähdä suunnitteluvaiheesta, tarjouspyyntövaiheesta ja sopimuskaudesta koostuvana<br />

kokonaisuutena, joka tähtää kiinteistönhoitopalvelujen ohjaamiseen omistajan ja<br />

käyttäjien tarpeiden ja tavoitteiden mukaisesti. Kukin vaihe koostuu pienemmistä osaprosesseista,<br />

jotka osaltaan koostuvat pienemmistä osista, tehtävistä (Kuva 7). Osaprosessien<br />

ja tehtävien tueksi voidaan laatia toimintaohjeet, jotka kuvaavat tuotteiden ja<br />

palvelujen tuottamisprosessin työvaiheina. Prosessien kaikkien osien toimivuus vaikuttaa<br />

ydinprosessin toimivuuteen. 103<br />

Ydinprosessi-taso<br />

Ulkoistetun kiinteistönhoidon ohjaus<br />

Osaprosessi-taso<br />

Suunnitteluvaihe<br />

Tarjouspyyntövaihe<br />

Sopimuskausi<br />

Tehtävä-taso<br />

Toimintaohjeet<br />

Kuva 7.<br />

Prosessien hierarkisuus (Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>,<br />

1999, s. 46)<br />

101 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 45<br />

102 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 45<br />

103 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 45<br />

32


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Ohjaus voidaan määrittää sarjaksi toimenpiteitä, joiden avulla asetettu tavoite pyritään<br />

saavuttamaan 104 . Ohjaus on aktiivista toimintaa, johon sisältyy valvonnan lisäksi myös<br />

toiminnan suunnittelua ja ohjaustoimenpiteitä. Ohjauksen mahdollistavat asiat on kirjattava<br />

aina kiinteistönhoitosopimukseen. Kiinteistönhoitosopimuksessa esitettyjä toimeksiannon<br />

ohjausvälineitä ovat muun muassa kiinteistönhoitosuunnitelma, kokousmenettelyt,<br />

laatumittarien tavoitearvot ja sanktiot häiriötilanteissa. 105<br />

5.2. Prosessikuvaus<br />

Ulkoisen kiinteistönhoidon ohjauksen toimintamalli koostuu prosessikuvauksesta ja siihen<br />

liittyvistä toimintaohjeista. Ohjausprosessi käsittelee niitä laadunhallinnan keinoja,<br />

joiden avulla kiinteistönhoidon koordinoija voi ohjata ulkoistettua kiinteistönhoitopalvelua<br />

ja täyttää kiinteistön omistajan ja käyttäjän kiinteistönhoidolle asettamat vaatimukset.<br />

106<br />

Laatuajattelun mukaisesti ohjausprosessiin on liitettävä laatuvaatimusten asettaminen,<br />

laadunvarmistuksen määrittäminen, laadun valvominen ja korjaavat toimenpiteet. Prosessimalli<br />

vaiheistetaan kolmeen osaan: suunnitteluvaiheeseen, tarjouspyyntövaiheeseen<br />

ja sopimuskauteen. Prosessin osapuolina on kiinteistönhoidon koordinoija, tilaaja, kiinteistön<br />

käyttäjät, kiinteistönhoitoyritys ja sen käyttämät alihankkijat. 107<br />

Ulkoistetun kiinteistönhoidon ohjaus voidaan ymmärtää prosessina, johon peräkkäiset,<br />

toisiinsa liittyvät osajärjestelmät vaikuttavat. Jotta prosessi on kunnossa, tulee osaprosessien<br />

olla toimivia. Prosessin osaprosessit on esitelty kuvassa 8. 108<br />

SUUNNITTELUVAIHE<br />

Kiinteistönhoitosuunni<br />

telma<br />

Kiinteistönhoidon<br />

laadunvarmistuksen<br />

suunnittelu<br />

TARJOUSPYYNTÖVAIHE<br />

Tarjouspyyntö<br />

Tarjousten<br />

vertailu<br />

Sopimusneuvottelu<br />

SOPIMUSKAUSI<br />

Aloituskokous<br />

Käyttäjäinformaatiokokous<br />

Kiinteistön<br />

hoidon<br />

valvonta<br />

Laadun<br />

mittaus ja<br />

arviointi<br />

Hoitokokous<br />

Kehityskokous<br />

Sopimuk –<br />

sen<br />

päivitys<br />

Sopimus<br />

päättyy<br />

Sopimus<br />

jatkuu<br />

Kuva 8.<br />

Ulkoistetun kiinteistönhoidonohjauksen osaprosessit (Routto, E. Ulkoistetun<br />

kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 64)<br />

104 Veräjänkorva, J. Laatutekniikka, 1977. s. 22<br />

105 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 46<br />

106 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 62<br />

107 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 63<br />

108 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 63<br />

33


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Asiakkaan odotusten täyttymisen kannalta on tärkeää, että koko prosessi toimii. Osaprosessien<br />

toimivuuden varmistamiseksi niille on laadittu toimintaohjeet. Toimintaohje kuvaa<br />

osaprosessin tarkoituksen ja tavoitteen, vaiheeseen osallistuvat ja vaiheesta vastuussa<br />

olevat henkilöt, vaiheen lähtötiedot, työvaiheet ja vaiheen tuloksen. Toimintaohje<br />

kuvaa työprosessin sillä tarkkuudella, että haluttu lopputulos saavutetaan. 109<br />

Ohjaus suunnitteluvaiheessa<br />

Suunnitteluvaihe voidaan nähdä ulkoistetun kiinteistönhoidon laadun tuottamisen edellytyksenä.<br />

Suunnitteluvaiheen tavoitteena on kuvata ostettava kiinteistönhoitopalvelu<br />

selkeästi ja kattavasti, jotta tarjouspyyntövaiheessa voidaan valita sopivin hoitoyritys<br />

palvelun tuottajaksi. Suunnittelussa tulee painottaa voimakkaasti kiinteistönhoidon asiakaskeskeisyyttä<br />

sekä toiminnan ja tuotteen laatuongelmia ennakoivia toimenpiteitä. Ulkoistetun<br />

kiinteistönhoidon suunnitteluvaihe koostuu kiinteistönhoitosuunnitelman laatimisesta<br />

ja kiinteistönhoidon laadunvarmistuksen suunnittelusta. 110<br />

Ohjaus tarjouspyyntövaiheessa<br />

Tarjouspyyntövaihe koostuu kolmesta osaprosessista: tarjouspyynnöstä, tarjousten vertailusta<br />

ja sopimusneuvotteluista. Vaiheen tavoitteena on valita sopivin palvelun tuottaja<br />

yhteistyökumppaniksi tarjousten ja sopimusneuvotteluiden pohjalta. Tarjouspyyntövaiheessa<br />

keskeiseksi laadun näkökulmaksi nousee valmistuskeskeinen laatu. Päähuomio<br />

on palvelun tarjoavan yrityksen kyvyssä täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. 111<br />

Ohjaus sopimusaikana<br />

Ulkoistetussa kiinteistönhoidossa pyritään pitkäaikaiseen yhteistyöhön hoitoyrityksen<br />

kanssa. Pitkäaikaisella yhteistyöllä pyritään alaisempiin kustannuksiin ja korkeampaan<br />

laatuun kuin kiinteistönhoidon jokavuotisella kilpailuttamisella. Tavoitteena on, että sopimuksen<br />

molemmat osapuolet hyötyvät yhteistyöstä. Pitkäaikaisella yhteistyöllä saavutettavat<br />

edut perustuvat osapuolten jatkuvaan yhteiseen kehitystyöhön, joka kohdistuu<br />

keskinäisten toimintatapojen ja tuotteiden kehittämiseen, eteen tulevien ongelmien ratkaisemiseen<br />

ja palautteen hyödyntämiseen. 112<br />

Sopimusaikaisen yhteistyön keskeisimmät tavoitteet ovat kiinteistönhoitotehtävien suorittaminen<br />

oikea-aikaisesti, laatuvaatimusten täyttyminen ja kiinteistönhoidon kehittäminen.<br />

sopimuksessa toimeksiannon ohjausvälineitä ovat kiinteistönhoitoaikataulu, kokousmenettelyt,<br />

kiinteistökierrokset ja –katselmukset. 113<br />

109 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 66<br />

110 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 73-74<br />

111 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 75<br />

112 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 77<br />

113 Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>, 1999. s. 77<br />

34


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

6. YHTEENVETO<br />

Laatukäsitteellä on monta erilaista tulkintaa. Laadun käsite on kehittynyt alkuperäisen<br />

tuotteen virheettömyydestä kokonaisvaltaiseksi liikkeenjohtamiseksi. Yleisesti laadulla<br />

tarkoitetaan asiakkaiden tarpeiden täyttämistä yrityksen kannalta mahdollisimman tehokkaalla<br />

ja kannattavalla tavalla. Laatua ei tulisi käyttää erillisenä käsitteenä, vaan<br />

liikkeenjohdon tulisi huomioida laatu systemaattisesti kaikessa toiminnassaan.<br />

Myös palvelun määritelmää on kirjallisuudessa käsitelty useista eri lähtökohdista. Määritelmien<br />

yhteenvetona voidaan todeta palvelujen olevan jotakin, jota voi ostaa ja myydä<br />

muttei pudottaa varpailleen. Palvelualalla palvelut koostuvat kahdesta osatekijästä, jotka<br />

ovat etsityt peruspalvelut ja palvelusta saatu kokemus. Peruspalvelut tarkoittavat niitä<br />

palveluja, joita jokainen palveluja ostava odottaa vähintään saavansa.<br />

Palveluiden aineettomuudesta johtuu se, että niiden laatua on hyvin vaikea mitata.<br />

Koska useinkaan ei ole olemassa sellaisia helposti mitattavia laatumuuttujia, joilla tiettyä<br />

palvelua arvioitaisiin, on palvelusuorituksen arviointi hyvinkin arvioijakohtaista ja<br />

riippuvainen asiakkaan omasta katsantokannasta. Palvelun laatu koostuu kuluttajan<br />

omakohtaisesta vertailusta odotusten ja kokemusten välillä. Jos palvelu ei vastaa odotuksia,<br />

kuluttaja pettyy.<br />

Palvelun onnistumista arvioidaan yritykseen hankittavan palautteen avulla. Palautteen<br />

hankintamenetelmiä ovat reklamaatiot, käyttäjätyytyväisyyskyselyt, erilaiset raportit ja<br />

auditoinnit. Saatua tietoa käytetään ongelmien ennaltaehkäisyyn, korjaaviin toimenpiteisiin<br />

sekä toiminnan jatkuvaan kehittämiseen.<br />

Toimitilapalvelut voidaan määritellä yrityksen ydinliiketoimintaa edistäviksi ja tukeviksi<br />

palveluiksi. Toimitilapalveluiden ajatuksena on tuottaa palvelut asiakaslähtöisesti,<br />

taloudellisesti ja turvallisesti. Tavoitteena tulisi olla tarkoituksenmukaisten työskentelyolosuhteiden<br />

luominen ja ylläpitäminen. Laatuajattelun soveltamisessa toimitilapalveluihin<br />

ongelman muodostavat palveluprosessin monimutkaisuus ja laajuus sekä asiakkaan<br />

ja tuotteen määrittelemisen vaikeus.<br />

Toimitilapalveluiden kokonaisvaltaista hahmottamista ja kehittämistä voidaan parantaa<br />

prosessimallinnuksella, jolla selvennetään tehtäviä, informaatiovirtaa ja vastuita osapuolten<br />

välillä. Prosessin mallintamisen pyrkimyksenä on saada prosessi rakenteeltaan<br />

tehokkaaksi, taloudelliseksi ja toimivaksi sekä asiakastarpeet ja organisaation tavoitteet<br />

täyttäväksi.<br />

Laadun kehittämisen keskeinen lähtökohta on yrityksen todellisten ydin- ja osaprosessien<br />

tunnistaminen. Prosessien kaikkien osien toimivuus vaikuttaa ydinprosessin toimivuuteen.<br />

Ohjausprosessi voidaan kuvata suunnittelu- ja tarjouspyyntövaiheesta sekä sopimuskaudesta<br />

koostuvana kokonaisuutena. Kun laadunvarmistus rakennetaan sisälle<br />

suunnitelma ja sopimusasiakirjoihin, saadaan toimitilapalvelut vastaamaan kiinteistön<br />

omistajan ja käyttäjien tarpeita. Selkeä sopimussisältö vähentää ristiriitoja ja mahdollistaa<br />

laadun pitämisen sovitulla tasolla.<br />

35


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

LÄHTEET<br />

Alalääkkölä 1993<br />

Alalääkkölä, L. Osataanko palveluja markkinoida Porvoo: WSOY, 1993. 112s.<br />

Alexander 1996<br />

Facilities Management – Theory and Practice. Toimittanut Keith Alexander. London,<br />

1996. 173s.<br />

Asikainen & Kaivanto 1997<br />

Asikainen, J. & Kaivanto, K. Kiinteistönhoitosopimusopas. Helsinki: Kiinteistöalan<br />

Kustannus Oy, 1997. 196s.<br />

Atkin & Brooks 2000<br />

Atkin, B. & Brooks, A. Total Facilities Management. Blackwell Science, 2000. 180s.<br />

Barrett 1995<br />

Facilities Management-Towards Best Practice. Toimittanut P. Barrett. Blackwell Science<br />

Ltd, 1995. 245s.<br />

Corbett 2000<br />

Corbett, M. The Outsourcing Institute. 28.01.2000. <br />

EVENT 1998<br />

EVENT. Verkostoituminen. 1998.<br />

<br />

FDM 2000<br />

FDM. Outsourcing. 2000. <br />

Grönroos 1994<br />

Grönroos, C. Nyt kilpaillaan palveluilla. 3. p. Jyväskylä: Weilin+Göös, 1994. 338s.<br />

Gummersson 1991<br />

Gummersson, E. Kvalitetsstyrning i tjänste- och serviceverksamheter. Centrum för<br />

tjänsteforskning. Karlstad, 1991.<br />

Gustafsson & Mannermaa 1987<br />

Gustafsson, K. & Mannermaa, K. Markkinointi. 5.p. Espoo: Weilin+Göös, 1987. 156s.<br />

Hackman 1997<br />

Hackman, J. Partnering. 1997.<br />

<br />

Hannukainen 1992<br />

Hannukainen T. Laatuyritykset - Laatujohtaminen maailman valioyrityksissä. Helsinki:<br />

Metalliteollisuuden Kustannus Oy, 1992. 313s. Julkaisu 8/92.<br />

36


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Hara 1999<br />

Hara, J. Toimistohotellit tulevat Suomeen. Artikkeli. Locus 4/1999, s.16-17<br />

Hope & Mühlemann 1997<br />

Hope, C & Mühlemann, A. Service Operations Management – Strategy, design and<br />

delivery. Prentice Hall, 1997. 352s.<br />

Horovitz 1991<br />

Horovitz, J. Kohti nollavirhettä palvelun laadussa. Paris, France: InterEditions, 1991.<br />

135s.<br />

IFMA 2000<br />

IFMA 2000. Definition of Facility Management, International Facility Management<br />

Association –internetsivu, 17.10.2000. <br />

Kangas & Lehtonen 1991<br />

Kangas, P. ja Lehtonen , L. Laatua palveluun. Suomen laatuyhdistys Ry, Espoo, 1991.<br />

124s.<br />

Korhonen 2000<br />

Korhonen, A. Kiinteistönhoidon hankinnan valmistelu. Diplomityö. Espoo: <strong>TKK</strong><br />

Rakennus- ja ympäristötekniikan osasto, Rakentamistalous, 2000. 104s.<br />

Lahti 2001<br />

Lahti, A. Verkostotalous. 2001.<br />

<br />

Lillrank 1990<br />

Lillrank, P. Laatumaa – Johdatus Japanin talouselämään laatujohtamisen näkökulmasta.<br />

Jyväskylä: Oy Gaudeamus Ab, 1990. 277s.<br />

Linkola 1996<br />

Linkola, P. Liiketoiminnan kehittäminen ja verkostot, Työministeriön julkaisu 125,<br />

1996.<br />

Liukko 1994<br />

Asiakastarve ohjaamaan kehitystä – Menetelmiä ja esimerkkejä. Toimittanut T. Liukko.<br />

Helsinki: Metalliteollisuuden Kustannus Oy, 1994. 86s.<br />

O`Malley 1998<br />

O`Malley, M.F. Corporate Real Estate – Expectations for service providers. NAIOP ’98,<br />

22.10.1998.<br />

Pajusuo 1996<br />

Pajusuo, M. Palvelu ja palvelun laatu. Gradu. Helsinki: Helsingin Yliopisto,<br />

Taloustieteen laitos. 1996, 125s.<br />

37


<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong><br />

Parasuraman 1988<br />

Parasuraman, A. ym. Servqual: A Multiple-Item Scale for Measuring Consumer Perceptions<br />

of Quality. Journal of Retailing. 1988, 64(1).<br />

Puhto 2000<br />

Puhto, J. <strong>Toimitilapalvelujen</strong> organisoinnin ja laadunhallinnan kehittäminen, tutkimussuunnitelma.<br />

Espoo: <strong>TKK</strong>, Rakennus- ja ympäristöntekniikan osasto, Rakentamistalous,<br />

2000. 16 s.<br />

Rakennustietosäätiö 1997<br />

Kiinteistönhoidon laatumalli. KH X2-00231 Rakennustietosäätiö. Rakennustieto Oy,<br />

1997. 10s.<br />

RAKLI 1993<br />

RAKLI. Kiinteistönpidon laatumalli –rakennuttaminen ja ylläpito. Suomen toimitila- ja<br />

rakennuttajaliitto ry. RAKLI ja Tegnologian Kehittämiskeskus TEKES. Kansio 1993.<br />

Reuvid 2000<br />

Managing Business Partnerships. Toimittanut J. Reuvid. London. 2000.<br />

Rope & Pöllänen 1994<br />

Rope, T & Pöllänen, J. Asiakastyytyväisyysjohtaminen. Espoo: Weilin+Göös, 1994.<br />

159s.<br />

Routto 1999<br />

Routto, E. Ulkoistetun kiinteistönhoidon <strong>laadunhallinta</strong>. Diplomityö. Teknillinen<br />

korkeakoulu, Rakennus- ja ympäristötekniikan osasto, Rakentamistalous, 1999. 95s.<br />

Savolainen 2000<br />

Savolainen, S. Laatujohtaminen ja toimitilapalvelut. Erikoistyö. Teknillinen<br />

korkeakoulu, Maanmittausosasto, Kiinteistöopin laboratorio, 2000. 38s.<br />

Strobacka & Lehtinen 1998<br />

Strobacka, K. & Lehtinen, J. Asiakkuuden ehdoilla vai asiakkaiden armoilla. Porvoo:<br />

WSOY, 1998. 177s.<br />

Suomen Standardisoimisliitto SFS 1995<br />

Laadunhallinta ja laadunvarmistus SFS-EN-ISO 8402. Suomen Standardisoimisliitto<br />

SFS. 2.p. Helsinki, 1995.48s.<br />

Tuomela 2001<br />

Tuomela, A. Service Provision Trends of Facility Management in Northern Europe.<br />

Diplomityö. Teknillinen korkeakoulu, Maanmittausosasto, Kiinteistöopin laboratorio,<br />

2001. 90s.<br />

Veräjänkorva 1977<br />

Veräjänkorva, J. Laatutekniikka. Helsinki: Insinööritieto Oy, 1977. 282s.<br />

Äyväri ym. 1995<br />

Äyväri, A. & Suvanto, P. & Vitikainen, M. Markkinoi palveluja. Porvoo, 1995. 210s.<br />

38


TEKNILLISEN KORKEAKOULUN RAKENTAMISTALOUDEN LABORATORION SELVITYKSIÄ:<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-S42 Tuomela, A., Heinimäki, S., Puhto., J.,<br />

Outlook on Facility Management in Finland –2001, 2001.<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-S41 Ventovuori, T., Puhto, J.,<br />

Toimitilajohtamisen ostopalvelut, 2001.<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-<strong>S40</strong> Hanhijärvi, H., Tuomela, A., Puhto, J.,<br />

<strong>Toimitilapalvelujen</strong> <strong>laadunhallinta</strong>, 2001.<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-S39 Lehtonen, T., Tuomela, A., Puhto, J.<br />

<strong>Toimitilapalvelujen</strong> luokittelu, 2001.<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-S38 Kolhonen, R.,<br />

Työmaan laatupalkintokriteeristö, 2001.<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-S37 Saari, A., Vesa, M.,<br />

Ulkoseinän valinta elinkaariedullisuuden perusteella, 2001.<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-S36 Saari, A.,<br />

Tavoitteiden asettaminen rakennuksen muunto- ja käyttöjoustavuudelle, 2001.<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-S35 Heinimäki, S., Puhto, J.,<br />

Kiinteistöjohtamispalvelujen markkinat Suomessa, 2001.<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-S33 Ylikangas, T.,<br />

Tilaajan ja urakoitsijan vuorovaikutus design-build hankemuodossa, 2000.<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-S31 Kolehmainen, E., Kiiras, J.,<br />

Konsultti päätoteuttajana projektinjohtorakentamisessa, 1999.<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-S30 Lamminluoto, S., Kiiras, J.,<br />

Tavoitehintainen yksikköhintaurakka kohteena Harjun Ammattioppilaitoksen peruskorjaus, 1999.<br />

<strong>TKK</strong>-<strong>RTA</strong>-S29 Huovinen, P.,<br />

Suomen investointiklusteriin kuuluvien yritysryhmien kansainvälisen liiketoiminnan, kilpailukyvyn ja sen kehittämisen<br />

vertailuraportti, 1999.<br />

Lisäksi saatavana rakentamistalouden laboratorion raportteja. Tilaukset p. 09 451 3743 tai fax 09 451 3758.<br />

ISBN 951-22-5711-4<br />

ISSN 1456-8403

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!