Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

tään intoa yrittääkään muistaa järjestelmien salasanoja, mikäli niitä ei aktiivisesti käytä.
Eräskin hyväksyjä totesi, että mieluummin tilaa aina suoraan Travelin HelpDeskistä uuden
salasanan, mikäli tuntuu siltä, ettei sitä muista.
Ohjeistustakin tulisi parantaa, sillä tällä hetkellä ohjeita ei löydetä tai niistä ei ole
apua. Eräs kirjoittaja foorumilla kummasteli, miksei järjestelmän käyttöohje ole järjestelmässä
sisällä, vaan piilotettuna TKK:n verkkosivuille. Käyttäjät totesivatkin, että
käyttävät mieluummin jotain vaihtoehtomenetelmiä järjestelmien sijasta. Usein tieto
löytyy helpommin Googlen avulla ja monet asiat voisi käyttäjien mielestä tehdä mieluummin
paperilomakkeilla, sähköpostilla tai joillain muilla vastaavilla yleisillä konsteilla.
Useat järjestelmät ovat sen verran suljettuja, ettei niistä saa ulos tai niihin ei saa
liitettyä helposti haluamaansa tietoa. Esimerkiksi Travelissa tietojen kopiointi tai tulostaminen
on melkoisen hankalaa.
Käyttäjien mielestä järjestelmiä tulisi olla huomattavasti vähemmän. Tutkimuksen
yhteydessä tuli toistuvasti esille, ettei henkilö edes tiennyt, mikä mikäkin järjestelmä
oikeastaan oli. Eräs hyväksyjä ei tiennyt, mikä on Personec HR ja eräs tutkija totesi, ettei
hän muista, mistä Rondo löytyy, vaikka hän oli juuri äsken tehnyt matkalaskuja samalla
etätyöpöydällä. Käsittelijöillä tällaisia ongelmia oli selkeästi vähemmän, johtuen
siitä, että he käyttävät järjestelmiä aktiivisesti. Heille järjestelmiä on paljon, mutta ei
kuitenkaan liikaa ja he osaavat mielestään käyttää järjestelmiä.
"Olisi kiva edes kerran yllättyä ja huomata että TKK onnistuisi ottamaan käyttöön hyvin suunnitellun
web-pohjaisen hallintosoftan, joka noudattaa yleisiä standardeja, on helppokäyttöinen, luotettava ja yksinkertaisesti
niin paljon entistä ratkaisua PAREMPI, ettei sen käyttöönotto aiheuta suunnatonta muutosvastarintaa."
-kommentti foorumilla.
5.2.3 Tietojärjestelmien kehittäminen
Nykyinen tilanne on se, että useimmat järjestelmät vaativat omat tunnuksensa ja
salasanansa. Kun käyttäjän tulisi lisäksi muistaa myös muita salasanoja tai tunnuslukuja,
esim. pankkikorttinsa PIN-koodi tai työkoneensa salasana, niin muistettavien tunnusten
määrä on valtava. Strandén mainitsee tutkimuksessaan, että muistikuorma on tällä hetkellä
huomattava ja muutoksilla palveluiden käytettävyys paranisi ja käyttäjätyytyväisyys
lisääntyisi [55]. Teknillisen korkeakoulun ATK-keskus taas toteaa verkkosivujensa
perusteella, että tunnollisen tietoturvan käyttäminen saattaa olla käyttäjälle vaikeaa,
mutta samalla ei kuitenkaan halua ottaa vastuuta salasanaviidakon setvimisestä, vaan
toteaa, että käytäntö kuuluu nyky-yhteiskuntaan [3].
Ottaen huomioon ihmismielen muistin rakenteen, niin kovin montaa asiaa ei voida
muistaa. Muistisääntöjen avulla voidaan salasanojen muistamista helpottaa, mutta
esimerkiksi oman nimen käyttö salasanana ei ole käypä vaihtoehto. Mikäli järjestelmiä
tulee lisää ja samalla käyttäjän tulisi muistaa näiden uusien järjestelmien salasanat,
muistaminen muodostuu niin rasittavaksi, että tietoturvaa joudutaan heikentämään jollain
muulla tapaa. Olisikin syytä pohtia tietoturvaa uudestaan huomioiden käyttäjien tarpeet
ja tehdä asialle jotain ennen kuin tilanne ajautuu kaoottiseksi.
Käyttäjät totesivat palvelusalasanan käytön hyväksi, koska tällöin tunnusten
määrä vähenee huomattavaksi. Ongelmallista on kuitenkin se, että palvelusalasanan lisäksi
käytössä on pääsalasana, postisalasana ja verkkosalasana, eikä ole aina niin selvää,
87