Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
oikeissa ympäristöissä ja oikeilla käyttäjillä saadaan todellisia käyttäjien mielipiteitä ja<br />
kokemuksia aidosta käytöstä. Tätä varten järjestelmiä tulisikin testauttaa ennen varsinaista<br />
käyttöönottoa ja tulisi varautua siihen, että järjestelmiä joudutaan muuttamaan<br />
rankalla kädellä, että niiden käytettävyys saadaan hyvälle tasolle. Käytettävyys vaatiikin<br />
iteroimista, sillä ensimmäisellä yrittämällä harvoin saadaan kaikkia ongelmia ratkottua.<br />
Oletuksena on, että käytettävyys halutaan hyväksi. Käytettävyydeltä siedettävän<br />
tasoinen järjestelmä ei vastaa tarkoitustaan varsinkin, jos sen kehitykseen ja käyttöönottoon<br />
käytetään tuntuvasti resursseja. Tietojärjestelmän tarkoitus on kuitenkin tukea ja<br />
edistää toimintaa, eikä vain ylläpitää sitä tyydyttävällä tasolla. Tällöin voidaan kuitenkin<br />
alkaa punnitsemaan järjestelmän tuomia hyötyjä verrattuna esimerkiksi paperiseen järjestelmään.<br />
Mikäli järjestelmä ei tehosta toimintaa tai lisää laatua yksilön tai yhteisön<br />
tasolla, niin onko sitä enää tarpeellista ottaa käyttöön?<br />
Yhteisymmärrys järjestelmätoimittajan ja ostajan välillä on tarpeen, eritoten toiminnallisuuden<br />
kannalta, mutta myös muiden vaatimusten tulisi olla niin konkreettisia,<br />
että tuotettu järjestelmä vastaisi myös käyttäjän käsitystä tarvittavasta apuvälineestä.<br />
"En mä ees ymmärrä, miten se on saatu tehtyä niin vaikeeks"<br />
-Hyväksyjän kommentti Hallista<br />
5.2 Suositukset<br />
5.2.1 Matkahallinta Teknillisessä korkeakoulussa<br />
Tutkimuksen perusteella yleinen suhtautuminen sähköiseen järjestelmään oli positiivinen,<br />
mutta nykyinen ratkaisu ei vastannut käyttäjien mielikuvaa toimivasta matkahallintajärjestelmästä.<br />
Ongelmia löytyi sekä itse järjestelmästä, että siihen liittyvästä<br />
prosessista.<br />
Matkaajien kannalta suurin ongelmakohta oli tositteiden skannaaminen. Vaikka<br />
skannaaminen ei sinänsä ole ylitsepääsemättömän vaikeaa on se melkoisen työlästä, varsinkin<br />
verrattuna vanhaan menetelmään, missä matkaaja sai rahat tilille ilman skaannamistakin.<br />
Sen lisäksi, että liitteiden liittäminen on aikaa vievää, se on myös virhealtista.<br />
Eräskin kokenut matkaaja unohti jatkuvasti liittää konferenssiohjelman laskuunsa.<br />
Käsittelijöillekin tositteiden skannaaminen oli prosessin hitain vaihe, eikä hyväksyjillä<br />
ollut toisaalta juurikaan intoa tarkastella tositteita. Maksatuksessa tarkistettiin<br />
vain, että liitteet ovat olemassa, mutta sen tarkemmin niitä ei tarkisteltu. Asiaa tarkemmin<br />
tiedusteltua selvisi, että tositteita tarkastellaan vain pistokokeittain ja vastuu oikeellisuudesta<br />
kuuluu yksikön sisälle lähinnä käsittelijälle. Paperiset tositteet tulee kuitenkin<br />
säilyttää kaksi kuukautta tai viisi vuotta projektin päättymisen jälkeen, jos kyseessä on<br />
EU-projekti.<br />
Näiden tietojen valossa voisi olla hyvinkin suositeltavaa, että tositteiden skannaaminen<br />
jätettäisiin väliin. Skannaamisesta koituu hyvin suuri vaiva matkaajille ja käsittelijöille,<br />
mutta sen tarpeellisuus on kuitenkin vähäistä. Jos pistokoe halutaan tehdä, se<br />
voidaan suorittaa muilla tavoin paperitositteille, jotka matkaajat kykenevät melko helposti<br />
toimittamaan käsittelijälle.<br />
Lienee myös tarpeellista harkita, onko kannattavaa, että hyvin vähän matkustava<br />
henkilö hankkii tunnukset järjestelmään ja opettelee sen käytön. Kerran vuodessa matkaava<br />
saisi varmasti nopeammin aikaiseksi matkalaskun lomakkeella, josta käsittelijä<br />
85