Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

oikeissa ympäristöissä ja oikeilla käyttäjillä saadaan todellisia käyttäjien mielipiteitä ja
kokemuksia aidosta käytöstä. Tätä varten järjestelmiä tulisikin testauttaa ennen varsinaista
käyttöönottoa ja tulisi varautua siihen, että järjestelmiä joudutaan muuttamaan
rankalla kädellä, että niiden käytettävyys saadaan hyvälle tasolle. Käytettävyys vaatiikin
iteroimista, sillä ensimmäisellä yrittämällä harvoin saadaan kaikkia ongelmia ratkottua.
Oletuksena on, että käytettävyys halutaan hyväksi. Käytettävyydeltä siedettävän
tasoinen järjestelmä ei vastaa tarkoitustaan varsinkin, jos sen kehitykseen ja käyttöönottoon
käytetään tuntuvasti resursseja. Tietojärjestelmän tarkoitus on kuitenkin tukea ja
edistää toimintaa, eikä vain ylläpitää sitä tyydyttävällä tasolla. Tällöin voidaan kuitenkin
alkaa punnitsemaan järjestelmän tuomia hyötyjä verrattuna esimerkiksi paperiseen järjestelmään.
Mikäli järjestelmä ei tehosta toimintaa tai lisää laatua yksilön tai yhteisön
tasolla, niin onko sitä enää tarpeellista ottaa käyttöön?
Yhteisymmärrys järjestelmätoimittajan ja ostajan välillä on tarpeen, eritoten toiminnallisuuden
kannalta, mutta myös muiden vaatimusten tulisi olla niin konkreettisia,
että tuotettu järjestelmä vastaisi myös käyttäjän käsitystä tarvittavasta apuvälineestä.
"En mä ees ymmärrä, miten se on saatu tehtyä niin vaikeeks"
-Hyväksyjän kommentti Hallista
5.2 Suositukset
5.2.1 Matkahallinta Teknillisessä korkeakoulussa
Tutkimuksen perusteella yleinen suhtautuminen sähköiseen järjestelmään oli positiivinen,
mutta nykyinen ratkaisu ei vastannut käyttäjien mielikuvaa toimivasta matkahallintajärjestelmästä.
Ongelmia löytyi sekä itse järjestelmästä, että siihen liittyvästä
prosessista.
Matkaajien kannalta suurin ongelmakohta oli tositteiden skannaaminen. Vaikka
skannaaminen ei sinänsä ole ylitsepääsemättömän vaikeaa on se melkoisen työlästä, varsinkin
verrattuna vanhaan menetelmään, missä matkaaja sai rahat tilille ilman skaannamistakin.
Sen lisäksi, että liitteiden liittäminen on aikaa vievää, se on myös virhealtista.
Eräskin kokenut matkaaja unohti jatkuvasti liittää konferenssiohjelman laskuunsa.
Käsittelijöillekin tositteiden skannaaminen oli prosessin hitain vaihe, eikä hyväksyjillä
ollut toisaalta juurikaan intoa tarkastella tositteita. Maksatuksessa tarkistettiin
vain, että liitteet ovat olemassa, mutta sen tarkemmin niitä ei tarkisteltu. Asiaa tarkemmin
tiedusteltua selvisi, että tositteita tarkastellaan vain pistokokeittain ja vastuu oikeellisuudesta
kuuluu yksikön sisälle lähinnä käsittelijälle. Paperiset tositteet tulee kuitenkin
säilyttää kaksi kuukautta tai viisi vuotta projektin päättymisen jälkeen, jos kyseessä on
EU-projekti.
Näiden tietojen valossa voisi olla hyvinkin suositeltavaa, että tositteiden skannaaminen
jätettäisiin väliin. Skannaamisesta koituu hyvin suuri vaiva matkaajille ja käsittelijöille,
mutta sen tarpeellisuus on kuitenkin vähäistä. Jos pistokoe halutaan tehdä, se
voidaan suorittaa muilla tavoin paperitositteille, jotka matkaajat kykenevät melko helposti
toimittamaan käsittelijälle.
Lienee myös tarpeellista harkita, onko kannattavaa, että hyvin vähän matkustava
henkilö hankkii tunnukset järjestelmään ja opettelee sen käytön. Kerran vuodessa matkaava
saisi varmasti nopeammin aikaiseksi matkalaskun lomakkeella, josta käsittelijä
85