Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

tävyys on heikko ja ohjeistus on olematonta. Järjestelmien käytettävyyttä ei kuitenkaan
paranneta, vaikka heikko käytettävyys olisikin tiedossa. Järjestelmiin saatetaan tehdä
marginaalisia muutoksia, mutta todellinen kehitys vaatisi järjestelmän uudelleen suunnittelua
ja rakentamista. Uusia järjestelmiä tuleekin käyttöön kaiken aikaa ja samalla
vanhoja järjestelmiä poistetaan käytöstä.
Esimerkiksi kelvollinen WWWTopi korvattiin Webtopilla, jonka käytettävyys
oli selvästi edeltänyttä järjestelmää heikompi. Webtopista kuitenkin luovuttiin muutaman
vuoden päästä ja tilalle hankittiin WebOodi. Olisi varmasti ollut taloudellisesti
kannattavampaa ja käyttäjien kannalta miellyttävämpää, että järjestelmän käytettävyyttä
olisi testattu asiantuntevasti, ennen kuin se otettiin käyttöön laajasti.
Monet järjestelmät otetaankin käyttöön portaittain. Esimerkiksi Travel on otettu
käyttöön ensiksi muutamalla osastolla ja sitten laajennettu koko TKK:n käyttöön. Samalla
tavalla Noppakin lanseerattiin käyttöön. "Pilotoinnissa varmistettiin, että Noppaportaali
on teknisesti valmis tuotantokäyttöön" [18]. Olisiko tarpeellista, että tuossa pilotointivaiheessa
kiinnitettäisiin käytettävyyteen, sekä järjestelmän tarkoitusperään huomiota?
Vaikuttaa siltä, että järjestelmät otetaan suoraan käyttöön pilotoinnin jälkeen,
vaikka käyttäjät eivät olisi siihen tyytyväisiä. Mikäli järjestelmä on käytettävyydeltään
heikko, se tulisi hylätä tai sitä tulisi kehittää vastaamaan tarpeita. Kehityksessä pelkkä
ulkoasun muokkaus ei riitä, mikäli tarkoitusperät eivät vastaa käyttäjän mallia tai käyttäjätarpeita
ei ole kunnolla huomioitu.
Yleinen linja taitaa olla se, että järjestelmiä kehitetään vain niiltä osin, mikä on
tarpeeksi halpaa. Tällainen tyyli ei käytännössä ratkaise kovinkaan monia ongelmia, jolloin
seurauksena on epäkäytännöllisten järjestelmien verkko. Ongelmat kumuloituvat
järjestelmämäärien kasvaessa, sillä tällöin pitää esimerkiksi muistaa enemmän salasanoja.
Järjestelmiä ei kehitetä, mutta niiden käyttäjiä kyllä. Teknillinen korkeakoulu tarjoaa
tuon tuostakin koulutustilaisuuksia, joilla ilmeisesti kuvitellaan ratkaisevan järjestelmien
käyttöön liittyvät ongelmat. Todellisuudessa käyttäjät eivät kuitenkaan ole kiinnostuneita
käyttämään työaikaansa kouluttautumiseen, sillä koulutustilaisuudet todettiin hyvin
hyödyttömiksi.
Mikäli kilpailutetaan järjestelmiä vain hinnan perusteella, lähtökohtana on se, että
pyritään tekemään mahdollisimman halpa järjestelmä. Tämä taas käytännössä tarkoittaa
sitä, että pyritään käyttämään mahdollisimman vähän resursseja suunnitteluun, toteuttamiseen
ja testaamiseen, mikä tietenkin näkyy heikompana laatuna. Kilpailutuksessa
tulisikin arvioida järjestelmiä ennemmin laadun, kuin hinnan kannalta.
Järjestelmien kehittäminen käyttäjälähtöisesti vaatii syvällisen analyysin järjestelmän
käyttökontekstista. Tämä taas vaatii panostusta ja resursseja. Samoin käyttöliittymän
suunnitteluun tulee panostaa, mikäli siitä halutaan helppokäyttöinen. Useat käytettävyysmenetelmät
ovat melkoisen raskaita ja niistä ei välttämättä saada irti niin paljon
kuin voisi olettaa, mutta jos menetelmiä soveltaa ja yrittää keventää liiaksi, voivat tulokset
jäädä hyvin laihoiksi. Käytettävyystutkimus tulisi myös tehdä tarpeeksi ajoissa, sillä
valmiiseen ja jo käyttöön otettuun järjestelmään on vaikeaa tehdä muutoksia varsinkin,
jos tarvittavat muutokset koskettavat isompaa kokonaisuutta.
Tutkimuksessa huomattiin, että merkittävimmät muutokset matkahallintajärjestelmään
eivät ole kovin hankalia, mutta vaativat muutoksia laajalta osalta järjestelmää.
Mikäli käyttäjätarpeet olisi huomioitu paremmin jo järjestelmän suunnitteluvaiheessa,
olisi esimerkiksi tämän raportin parannusehdotukset voitu lisätä jo ennen järjestelmän
käyttöönottoa. On kuitenkin syytä huomata, että vasta kun järjestelmiä testataan niiden
84