Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

Noppa toimii samalla tavalla, jolloin järjestelmät ovat ainakin osin yhtenäisiä, vaikka
käyttötarkoitus onkin erilainen.
Vaikka ulkoasu olisikin erilainen muiden järjestelmien kanssa, sen tulisi olla kuitenkin
sisäisesti selkeä. Esimerkiksi Rondoa haukuttiin huonon laskun näkymän takia ja
Raindance taas koettiin selkeämmäksi kuin Travel. Ulkoasuun on kuitenkin kytköksissä
tarpeellinen informaatio ja toiminnallisuus. Esimerkiksi Elisa HelpNET tarjoaa sen verran
tarkkaa tietoa, ettei sitä voida näyttää ilman, että järjestelmään kirjaudutaan sisään.
Samalla tietoa kuitenkin tarjotaan sen verran vähän, ettei kirjautuminen kannata. Raindancesta
taas informaatiota löytyy paljon, mutta sen lukeminen tai tässä tapauksessa tulostaminen
on hankalaa. Vaikka painikkeet ja tietokentät olisivatkin helposti löydettävissä,
käytettävyys ei ole hyvä, mikäli on epäselvää, mitä painikkeet tekevät tai mitä tietokenttään
tulee syöttää. Toiminnallisuuksien implementoinnissa tulisi myös käyttää
yleisiä konventioita, esimerkiksi Web-maailmasta tuttuja elementtejä.
Yhtenäisten tunnusten lisäksi tietoturvan tulisi muutenkin olla mahdollisimman
vaivatonta käyttäjälle. Liika käyttäjän rasittaminen johtaa siihen, että luottamuksellinen
tieto kirjataan ylös helposti saataville, kuten esimerkiksi Travelin salasanat. Toisaalta
rasitus saattaa myös johtaa siihen, ettei järjestelmää käytetä, kuten esimerkiksi Elisa
HelpNETin kanssa on käynyt.
Tyytyväisyys liittyy usein järjestelmän hyödyllisyyteen ja toimivuuteen, mutta
yleisesti ottaen tyytyväisyys saattaa liittyä muutenkin käyttöön. Esimerkiksi Halli koettiin
ärsyttäväksi, koska se ei tue tarkoitustaan, vaikka muuten sen käytettävyys on ihan
kelvollisella tasolla. Järjestelmä kuitenkin toimii oikukkaasti, mikä kruunaa tyytymättömyyden
järjestelmän suhteen. Aika harvassa TKK:n järjestelmässä on ensisijaisesti
pyritty miellyttävään käyttökokemukseen.
Usein tarpeellisten toimintojen olemassaolo on asetettu tarpeeksi, mutta niiden
tuottavuuteen tai tehokkuuteen ei ole yleensä otettu kantaa. Mikäli edellä mainitut elementit
on nostettu tarpeiksi, niin ne on ajateltu lähinnä vain hallinnolliselta kannalta.
Peruskäyttäjälle järjestelmät harvemmin ovat tuottavia, josta seuraa, että niihin käytetty
aika ei tehosta omaa työtä. Esimerkiksi Personec HR:n käyttö ei lisää perustyöntekijän
työtulosta, vaikka käyttö vaikuttaakin hänen palkkaluokitukseensa.
Järjestelmien käyttöympäristö ja tarkoitusperätkin tulisi huomioida. Esimerkiksi
Travel ei toimi kovinkaan helposti matkan aikana. Halli taas ei oikein tarkoitukseltaan
vastaa käyttäjän mielikuvaa työajan seurannasta, vaan sen käyttö on pikemminkin pakkopullaa,
jolloin käytön hyödyllisyys on kyseenalaistettavissa. Tulisikin tutkia, mitä eri
käyttäjäryhmien tavoitteita järjestelmä voisi tukea. Mikäli järjestelmällä pystyisi tekemään
jotain käyttäjän kannalta relevanttia, motivaatio käyttöön kasvaisi ja sitä kautta
järjestelmän käyttökin tehostuisi.
Erityisen tärkeää olisi, että järjestelmät olisivat opastavia tai sen verran itsestään
selviä, etteivät käyttäjät tarvitsisi ohjeita tai erillistä koulutusta. Usein nämäkään eivät
ole riittäneet, vaan käyttäjät joutuvat turvautumaan kokeneemman työtoverin opastukseen.
Perustyöntekijöiden ei tarvitse käyttää kovin usein joitain TKK:n tietojärjestelmiä,
kuten Personec HR:ää tai Travelia, joten ei voida olettaa, että työntekijä kävisi muutaman
tunnin kestoisessa koulutustilaisuudessa sitä varten.
Tietojärjestelmien hyödyllisyys
Kaiken kaikkiaan nykytilanne on sellainen, että on iso joukko järjestelmiä, joiden
tarkoitusperä ei ole niiden käyttäjille kovinkaan selkeä. Lisäksi järjestelmien käytet-
83