Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

järjestelmiä pidetään hyvin vaikeakäyttöisinä ja huonosti suunniteltuina." Samaa kertoo
matkasihteereille suunnatun koulutusmateriaalin(2006) ensimmäinen kalvo on otsikoitu
"Travelin käytettävyysongelmia" ja perään todetaan, että "Travel-ohjelman käytettävyys
ja käyttöliittymä ovat tällä hetkellä huonoja" [32].
Professori Martti Valtosen nettikirjoituksessa [63] on kiteytetty useimpien
TKK:n tietojärjestelmän ongelmia. Travel-järjestelmästä mainitaan esimerkiksi ongelmat
kirjautumisessa ja informaation kulussa. Näistä on seurannut luonnollisesti tehokkuusongelmia.
Samantyyppisiä tehokkuuteen ja tyytyväisyyteen vaikuttavia tekijöitä on
listattu myös muiden TKK:n tietojärjestelmien kohdalle. Valtonen esittää myös kritiikkiä
sen suhteen, että hallinnon työt on kaadettu perustyöntekijän harteille.
Vuonna 2006 tehtiin TKK:lla noin 15 000 laskua ja määrä on ollut koko ajan selkeässä
kasvussa. Hanke-ehdotuksen mukaan matkalaskulomakkeen täyttämiseen kului
matkasihteeriltä 40 minuuttia. Mikäli prosessia pystyttäisiin tehostamaan helppokäyttöisemmällä
käyttöliittymällä ja selkeämmällä prosessilla niin, että siihen kuluisi esimerkiksi
10 minuuttia vähemmän työaikaa, säästettäisiin suoraan vuositasolla 2500 miestyötuntia.
Ajallisen ja siitä seuraavan rahallisen säästön lisäksi on kuitenkin tärkeää, että
myös käyttäjätyytyväisyyttä saadaan parannettua.
Opetusministeriöstä oli annettu seuraava lausunto vuoden 2006 syksyllä: "On
ymmärrettävää, että uuden oppiminen ja tehtävän rutiiniksi muuttuminen vie aikansa.
Peruskysymys onkin, onko järkevää vyöryttää tällaisia toimintoja henkilöstölle, jolle se
ei kuulu - ja onko esim. Travel-järjestelmä liian monimutkainen peruskäyttäjälle? Travel-järjestelmä
tuntuu tällä hetkellä vaativan perehtyneen asiantuntijan käyttäjäkseen ja
saman ohjelman kanssa on tuhlattu tuhansia työtunteja eri yliopistoissa." [34] Jokseenkin
samoilla linjoilla on myös nimettömän henkilön terveiset Valtion virkamatkustuksen
ohjauksen kehittämistyöryhmälle: "Travel-järjestelmää tulisi vielä kehittää (on hieman
"kökkö")" [60]
Käytettävyys voidaan ymmärtää ihmisen kyvyksi työskennellä menestyksekkäästi
koneen kanssa tietyn rajapinnan kautta. Yleensä tavoitteena on luoda mahdollisimman
helppokäyttöinen rajapinta, jotta sitä käyttävä ihminen, eli käyttäjä, kykenee
tekemään tarvittavat tehtävät sen avulla tuottavasti, tehokkaasti ja tyytyväisesti [29]. Tavoitteena
on siis pyrkiä luontevaan ja toimivaan kokonaisuuteen.
Käytettävyysselvityksellä tarkoitetaan tässä tutkimusta järjestelmän käytettävyyteen,
käyttöön ja käyttökontekstiin liittyen. Käytettävyyden arvioinnissa tutkitaan käyttöä
ja käyttöliittymää, sekä niihin liittyviä ongelmia ja toteutusperiaatteita, kun taas
käyttäjätutkimuksessa pyritään saamaan tietoa käyttökontekstista ja käyttäjistä, sekä
heidän tehtävistään, taustoistaan ja käyttöympäristöstä.
Käytettävyyteen liittyvien ongelmien tunnistamisen jälkeen voidaan suunnitella
parannusehdotuksia, jotka lisäävät järjestelmän käytettävyyttä. Käyttäjätiedon hankkimisella
voidaan nostaa esille ilmiöitä, joidenka avulla voidaan luoda suunnittelulähtökohtia
uuden järjestelmän rakentamiseksi tai nykyisen kehittämiseksi.
1.2 Matkaprosessi
Projektien ja opetuksen yhteydessä joutuu tekemään virkamatkoja kotimaan ja
ulkomaan kohteisiin. Matkakulut maksetaan yleensä omasta toimesta ja matka saattaa
ajoittua vapaa-ajalle, kuten viikonlopulle. Näistä syistä matkaaja on oikeutettu korvauksiin.
Luonnollisesti matkaan liittyvät matkustus- ja asumiskulut korvataan matkaajalle ja
2