Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
järjestelmiä pidetään hyvin vaikeakäyttöisinä ja huonosti suunniteltuina." Samaa kertoo<br />
matkasihteereille suunnatun koulutusmateriaalin(2006) ensimmäinen kalvo on otsikoitu<br />
"Travelin käytettävyysongelmia" ja perään todetaan, että "Travel-ohjelman käytettävyys<br />
ja käyttöliittymä ovat tällä hetkellä huonoja" [32].<br />
Professori Martti Valtosen nettikirjoituksessa [63] on kiteytetty useimpien<br />
<strong>TKK</strong>:n tietojärjestelmän ongelmia. Travel-järjestelmästä mainitaan esimerkiksi ongelmat<br />
kirjautumisessa ja informaation kulussa. Näistä on seurannut luonnollisesti tehokkuusongelmia.<br />
Samantyyppisiä tehokkuuteen ja tyytyväisyyteen vaikuttavia tekijöitä on<br />
listattu myös muiden <strong>TKK</strong>:n tietojärjestelmien kohdalle. Valtonen esittää myös kritiikkiä<br />
sen suhteen, että hallinnon työt on kaadettu perustyöntekijän harteille.<br />
Vuonna 2006 tehtiin <strong>TKK</strong>:lla noin 15 000 laskua ja määrä on ollut koko ajan selkeässä<br />
kasvussa. Hanke-ehdotuksen mukaan matkalaskulomakkeen täyttämiseen kului<br />
matkasihteeriltä 40 minuuttia. Mikäli prosessia pystyttäisiin tehostamaan helppokäyttöisemmällä<br />
käyttöliittymällä ja selkeämmällä prosessilla niin, että siihen kuluisi esimerkiksi<br />
10 minuuttia vähemmän työaikaa, säästettäisiin suoraan vuositasolla 2500 miestyötuntia.<br />
Ajallisen ja siitä seuraavan rahallisen säästön lisäksi on kuitenkin tärkeää, että<br />
myös käyttäjätyytyväisyyttä saadaan parannettua.<br />
Opetusministeriöstä oli annettu seuraava lausunto vuoden 2006 syksyllä: "On<br />
ymmärrettävää, että uuden oppiminen ja tehtävän rutiiniksi muuttuminen vie aikansa.<br />
Peruskysymys onkin, onko järkevää vyöryttää tällaisia toimintoja henkilöstölle, jolle se<br />
ei kuulu - ja onko esim. Travel-järjestelmä liian monimutkainen peruskäyttäjälle? Travel-järjestelmä<br />
tuntuu tällä hetkellä vaativan perehtyneen asiantuntijan käyttäjäkseen ja<br />
saman ohjelman kanssa on tuhlattu tuhansia työtunteja eri yliopistoissa." [34] Jokseenkin<br />
samoilla linjoilla on myös nimettömän henkilön terveiset Valtion virkamatkustuksen<br />
ohjauksen kehittämistyöryhmälle: "Travel-järjestelmää tulisi vielä kehittää (on hieman<br />
"kökkö")" [60]<br />
Käytettävyys voidaan ymmärtää ihmisen kyvyksi työskennellä menestyksekkäästi<br />
koneen kanssa tietyn rajapinnan kautta. Yleensä tavoitteena on luoda mahdollisimman<br />
helppokäyttöinen rajapinta, jotta sitä käyttävä ihminen, eli käyttäjä, kykenee<br />
tekemään tarvittavat tehtävät sen avulla tuottavasti, tehokkaasti ja tyytyväisesti [29]. Tavoitteena<br />
on siis pyrkiä luontevaan ja toimivaan kokonaisuuteen.<br />
Käytettävyysselvityksellä tarkoitetaan tässä tutkimusta järjestelmän käytettävyyteen,<br />
käyttöön ja käyttökontekstiin liittyen. Käytettävyyden arvioinnissa tutkitaan käyttöä<br />
ja käyttöliittymää, sekä niihin liittyviä ongelmia ja toteutusperiaatteita, kun taas<br />
käyttäjätutkimuksessa pyritään saamaan tietoa käyttökontekstista ja käyttäjistä, sekä<br />
heidän tehtävistään, taustoistaan ja käyttöympäristöstä.<br />
Käytettävyyteen liittyvien ongelmien tunnistamisen jälkeen voidaan suunnitella<br />
parannusehdotuksia, jotka lisäävät järjestelmän käytettävyyttä. Käyttäjätiedon hankkimisella<br />
voidaan nostaa esille ilmiöitä, joidenka avulla voidaan luoda suunnittelulähtökohtia<br />
uuden järjestelmän rakentamiseksi tai nykyisen kehittämiseksi.<br />
1.2 Matkaprosessi<br />
Projektien ja opetuksen yhteydessä joutuu tekemään virkamatkoja kotimaan ja<br />
ulkomaan kohteisiin. Matkakulut maksetaan yleensä omasta toimesta ja matka saattaa<br />
ajoittua vapaa-ajalle, kuten viikonlopulle. Näistä syistä matkaaja on oikeutettu korvauksiin.<br />
Luonnollisesti matkaan liittyvät matkustus- ja asumiskulut korvataan matkaajalle ja<br />
2