Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

Myöskään esimerkiksi skannaaminen matkan aikana ei onnistu ja usein matkaajilla menee
toimistollakin muutama tovi skannerin käytön yhteydessä.
Monet esitetyistä parannusehdotuksista on suhteellisen helposti implementoitavissa
järjestelmään, mutta korkeamman tason päämäärää koskevat muutokset ovat tässä
vaiheessa vaikeampia sisällyttää järjestelmään, koska järjestelmä on jo suunniteltu, toteutettu
ja otettu käyttöön. Import-toiminnon tai viestilaatikon lisääminen tulisi olla silti
mahdollista. Järjestelmän siirtäminen Web-palveluksi olisi toivottavaa, mutta sen toteutusmahdollisuudet
ovat ilmeisesti pienet. Järjestelmän muuttaminen laajempaa toiminnallisuutta
toteuttavaksi ei myöskään välttämättä onnistu.
Prosessia koskevat muutokset tulisi olla mahdollisia, joskin pientä ristiriitaa saattaa
syntyä sen suhteen, halutaanko helpottaa matkalaskujen tekemistä vai ylläpitää järjestelmällistä
taloutta. Esimerkiksi jättämällä tositteet skannaamatta voidaan nopeuttaa
ja selkeyttää prosessia huomattavasti matkaajan päästä, mutta samalla mahdolliset pistotarkastukset
tulevat hankalemmiksi. Ristiriita saattaa myös syntyä esimerkiksi salasanojen
yksinkertaistamisen yhteydessä, mikäli Valtiokonttorin säädöksiä halutaan noudattaa
tarkasti.
Järjestelmästä ja prosessista löydettiin tutkimuksen yhteydessä hyviäkin puolia.
Sähköinen järjestelmä koettiin hyväksi ja automaation avulla esimerkiksi päivärahojen
laskeminen oli yksinkertaistunut. Monissa tapauksissa sähköinen lasku kiersi prosessin
nopeammin kuin paperilomake ja matkaaja sai rahat nopeasti tililleen. Joissain tilanteissa
lasku kuitenkin jumiutui hyväksyjälle, jolloin eteneminen oli hitaampaa kuin paperilomakkeella.
5.1.3 Teknillisen korkeakoulun tietojärjestelmät
Käyttäjätarpeiden huomioiminen
Lukuisten käytettävyysongelmien ja alhaisen käyttäjätyytyväisyyden perusteella
voisi päätellä, ettei käyttäjälähtöisiä tarpeita ole huomioitu riittävissä määrin. Monet järjestelmät
sisältävät kyllä työtehtävien suorittamiseen tarpeelliset toiminnot, mutta muut
käyttöön liittyvät tekijät on sivuutettu lukuisten järjestelmien kohdalla. Käyttäjätarpeita
on laiminlyöty sekä yksittäisen järjestelmän kohdalla, että järjestelmien muodostamassa
kokonaisuudessa. Eritoten vaikuttaa siltä, että toteutetut järjestelmät vastaavat parhaiten
hallintoa ylläpitävien käyttäjien tarpeita, eivätkä rivityöntekijän tarpeita.
Yleisesti voidaan olettaa, että jokainen järjestelmä tulisi toteuttaa hyvien käyttöliittymäsuunnittelun
yleisperiaatteiden avulla, sillä jokaiseen järjestelmään liittyy tehokkuuden,
tuloksellisuuden ja tyytyväisyyden tarve. Yksittäisen järjestelmän kohdalla nämä
kuitenkin tulisi purkaa auki ja tutkia tarkemmin esimerkiksi, mitä tavoitteita tuloksellisuuteen
liittyy.
Yleistäen Traveliin liittyviä käyttäjätarpeita voidaan tarkastella muidenkin järjestelmien
käyttäjätarpeiden toteutumista. Täytyy kuitenkin muistaa, että jokaiseen järjestelmään
liittyvät niiden omat käyttäjätarpeet riippuen mm. järjestelmän käyttötarkoituksesta
ja käyttäjäryhmistä.
Useimmat järjestelmät ovat ulkoasultaan ja toiminnoiltaan omanlaisiaan, mutta
suurempi ongelma on, että järjestelmiä käytetään erilaisista paikoista ja niihin on omat
tunnukset. Osa järjestelmistä on kuitenkin yhtenäisiä keskenään. Esimerkiksi Halli sai
kehuja siitä, että toimii tavallisella selaimella ja kirjautumiseen kelpaa palvelusalasana.
82