Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Myös työtehtävät ja niihin vaadittava koulutus tulisi huomioida, kuten myös<br />
käyttäjäryhmän tavoitteet. Esimerkiksi teknillisen koulutuksen omaava matkaaja, joka<br />
haluaa vain työmatkalta kertyneet kulut korvatuiksi, ei ole kiinnostunut tai kyvykäs tekemään<br />
talouteen liittyviä toimenpiteitä, kuten infokulujen merkitsemistä tai ALVarvojen<br />
erottelua.<br />
Matkaajan kannalta merkittävimmät tarpeet liittyvät järjestelmän käyttöönottoon<br />
ja tehokkuuteen. Matkaajille järjestelmän käyttö on täysin ylimääräistä oman työn edistymisen<br />
kannalta. Tällöin on tarpeellista, että laskun tekeminen pystytään aloittamaan<br />
nopeasti ja tietojen syöttö on suoraviivaista. Tarpeellista on myös se, ettei laskun teon<br />
jälkeen matkaajalle jää epävarmaa tuntumaa laskun oikeellisuudesta, sillä virheelliset<br />
kulut vaikuttavat suoraan matkaajalle maksettavaan rahamäärään.<br />
Käsittelijän kannalta järjestelmän tulisi tarjota paljon automaatiota, jolloin tarkistustyö<br />
vähenee. Käsittelijöillä on myös tarve keskustella tai muulla tavoin vaihtaa informaatiota<br />
matkaajien kanssa. Toiminnallisia puutteita tai tarpeita ei tullut tutkimuksessa<br />
juurikaan esille, joten oletettavaa on, että nykyiset toiminnot ovat riittäviä.<br />
Hyväksyjälle on tarpeellista, että laskun kokonaisuuden näkee selvästi. Harvemmin<br />
oli tarvetta tarkastella tietoja tarkemmin, mutta todettiin, että mielenkiintoisia<br />
kohtia pitää pystyä katselemaan tarkemmin tai myöhemmin.<br />
Edellä mainitut kaikkia rooleja koskevat käyttäjätarpeet ovat melko hyvin yleistettävissä<br />
muihinkin <strong>TKK</strong>:lla käytettäviin tietojärjestelmiin. Eritoten järjestelmien yhtenäisyys<br />
ja käyttäjäystävällinen tietoturva olivat monen käyttäjän mielestä tarpeellisia.<br />
5.1.2 Matkahallintajärjestelmän ja sen käytön kehitys<br />
Tutkimuksessa löytyi selkeitä kehitystarpeita järjestelmälle. Suurimmat kehityksen<br />
tarpeet liittyivät järjestelmän oppimiseen. Käyttöliittymän lisäksi itse järjestelmässä<br />
olisi jonkin verran kehitettävää, sillä se sisältää monia toimintahäiriöitä ja järjestelmä<br />
vaatii melkoisen omaperäiset tekniset ratkaisut toimiakseen. Näiden ratkaisujen käyttö<br />
on taas kaatunut käyttäjien niskaan, mikä aiheuttaa tehottomuutta ja ärsyyntymistä. Lisäksi<br />
myös käytössä ja matkalaskuprosessissa olisi jotain kehittämisen arvoisia kohtia.<br />
Peruskäyttöliittymäsuunnittelulla voidaan ratkaista monia pienempiä käytettävyysongelmia.<br />
Ulkoasun avulla voidaan selkeyttää käyttöliittymän toimintojen tarkoitusta<br />
ja helpottaa niiden löytämistä. Ohjeiden ja vinkkien avulla pystytään kertomaan<br />
käyttäjälle, mitä minnekin tulee syöttää ja missä muodossa. Tulisi myös miettiä, mitä<br />
ylipäätään tarvitsee syöttää ja mitä voitaisiin antaa automaattisesti. Automaation lisäksi<br />
tulisi käyttää enemmän oikopolkuja, jolloin kokeneemmat käyttäjät eivät joudu joka kerta<br />
käymään monta askelta läpi päästäkseen haluamaansa kohtaan tai suorittaakseen tietyn<br />
toiminnon.<br />
Yleisesti prosessissa tulisi huomioida tarkemmin käyttäjän työtehtävät ja niihin<br />
liittyvät tavoitteet. Eri käyttäjillä on erilaiset taustat, mutta tiettyjä käyttäjärooleja yhdistävät<br />
monet tekijät ja nämä tulisi ottaa huomioon. Esimerkiksi matkaajilla on harvemmin<br />
tavoite saada ALV-arvoja oikeille tileilleen, mutta käsittelijälle se on tärkeää. Matkaajalla<br />
harvemmin on myöskään koulutusta matkustussääntöihin liittyen, joten ei voida<br />
olettaa, että hän lähtisi tekemään laskua täsmällisen tarkasti.<br />
Lisäksi tulisi myös huomioida järjestelmän käyttöympäristö. Matkaajat mielellään<br />
tekisivät ainakin osan laskusta matkan aikana mieluummin kuin toimistolla. Tämä<br />
ei kuitenkaan onnistu helposti, sillä etätyöpöytää varten pitäisi ottaa VPN-yhteys.<br />
81