Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

Myös työtehtävät ja niihin vaadittava koulutus tulisi huomioida, kuten myös
käyttäjäryhmän tavoitteet. Esimerkiksi teknillisen koulutuksen omaava matkaaja, joka
haluaa vain työmatkalta kertyneet kulut korvatuiksi, ei ole kiinnostunut tai kyvykäs tekemään
talouteen liittyviä toimenpiteitä, kuten infokulujen merkitsemistä tai ALVarvojen
erottelua.
Matkaajan kannalta merkittävimmät tarpeet liittyvät järjestelmän käyttöönottoon
ja tehokkuuteen. Matkaajille järjestelmän käyttö on täysin ylimääräistä oman työn edistymisen
kannalta. Tällöin on tarpeellista, että laskun tekeminen pystytään aloittamaan
nopeasti ja tietojen syöttö on suoraviivaista. Tarpeellista on myös se, ettei laskun teon
jälkeen matkaajalle jää epävarmaa tuntumaa laskun oikeellisuudesta, sillä virheelliset
kulut vaikuttavat suoraan matkaajalle maksettavaan rahamäärään.
Käsittelijän kannalta järjestelmän tulisi tarjota paljon automaatiota, jolloin tarkistustyö
vähenee. Käsittelijöillä on myös tarve keskustella tai muulla tavoin vaihtaa informaatiota
matkaajien kanssa. Toiminnallisia puutteita tai tarpeita ei tullut tutkimuksessa
juurikaan esille, joten oletettavaa on, että nykyiset toiminnot ovat riittäviä.
Hyväksyjälle on tarpeellista, että laskun kokonaisuuden näkee selvästi. Harvemmin
oli tarvetta tarkastella tietoja tarkemmin, mutta todettiin, että mielenkiintoisia
kohtia pitää pystyä katselemaan tarkemmin tai myöhemmin.
Edellä mainitut kaikkia rooleja koskevat käyttäjätarpeet ovat melko hyvin yleistettävissä
muihinkin TKK:lla käytettäviin tietojärjestelmiin. Eritoten järjestelmien yhtenäisyys
ja käyttäjäystävällinen tietoturva olivat monen käyttäjän mielestä tarpeellisia.
5.1.2 Matkahallintajärjestelmän ja sen käytön kehitys
Tutkimuksessa löytyi selkeitä kehitystarpeita järjestelmälle. Suurimmat kehityksen
tarpeet liittyivät järjestelmän oppimiseen. Käyttöliittymän lisäksi itse järjestelmässä
olisi jonkin verran kehitettävää, sillä se sisältää monia toimintahäiriöitä ja järjestelmä
vaatii melkoisen omaperäiset tekniset ratkaisut toimiakseen. Näiden ratkaisujen käyttö
on taas kaatunut käyttäjien niskaan, mikä aiheuttaa tehottomuutta ja ärsyyntymistä. Lisäksi
myös käytössä ja matkalaskuprosessissa olisi jotain kehittämisen arvoisia kohtia.
Peruskäyttöliittymäsuunnittelulla voidaan ratkaista monia pienempiä käytettävyysongelmia.
Ulkoasun avulla voidaan selkeyttää käyttöliittymän toimintojen tarkoitusta
ja helpottaa niiden löytämistä. Ohjeiden ja vinkkien avulla pystytään kertomaan
käyttäjälle, mitä minnekin tulee syöttää ja missä muodossa. Tulisi myös miettiä, mitä
ylipäätään tarvitsee syöttää ja mitä voitaisiin antaa automaattisesti. Automaation lisäksi
tulisi käyttää enemmän oikopolkuja, jolloin kokeneemmat käyttäjät eivät joudu joka kerta
käymään monta askelta läpi päästäkseen haluamaansa kohtaan tai suorittaakseen tietyn
toiminnon.
Yleisesti prosessissa tulisi huomioida tarkemmin käyttäjän työtehtävät ja niihin
liittyvät tavoitteet. Eri käyttäjillä on erilaiset taustat, mutta tiettyjä käyttäjärooleja yhdistävät
monet tekijät ja nämä tulisi ottaa huomioon. Esimerkiksi matkaajilla on harvemmin
tavoite saada ALV-arvoja oikeille tileilleen, mutta käsittelijälle se on tärkeää. Matkaajalla
harvemmin on myöskään koulutusta matkustussääntöihin liittyen, joten ei voida
olettaa, että hän lähtisi tekemään laskua täsmällisen tarkasti.
Lisäksi tulisi myös huomioida järjestelmän käyttöympäristö. Matkaajat mielellään
tekisivät ainakin osan laskusta matkan aikana mieluummin kuin toimistolla. Tämä
ei kuitenkaan onnistu helposti, sillä etätyöpöytää varten pitäisi ottaa VPN-yhteys.
81